Office
Logga in

Riktlinjer och exempel för sortering och filtrering av data enligt färg

Sortering och filtrering av data efter färg är ett utmärkt sätt att förenkla dataanalys och hjälpa användarna av kalkylbladet att snabbt se höjdpunkter och datatrender.

Ljus som passerar genom ett färgprisma visar 6 färger på ett kalkylblad

I den här artikeln

Översikt över sortering och filtrering av data enligt färg och ikonuppsättning

Använda färg effektivare vid dataanalys

Välja färg efter behov

En genomgång av några exempel

Översikt över sortering och filtrering av data enligt färg och ikonuppsättning

Att sortera och filtrera data, tillsammans med villkorlig dataformatering, utgör de väsentliga delarna av dataanalys och kan hjälpa dig att besvara frågor som följande:

  • Vem har sålt tjänster för mer än 50 000 kronor den här månaden?

  • Vilka produkter uppvisar en vinstökning på över 10 % från år till år?

  • Vilka elever presterar bäst och sämst i första ring?

  • Var finns undantagen i en resultatsammanfattning över de senaste fem åren?

  • Hur ser åldersfördelningen ut bland företagets anställda?

Du sorterar data för att snabbt kunna ordna uppgifterna och söka reda på den information som du är ute efter. Du filtrerar data för att endast visa de rader som uppfyller de villkor som du anger, och för att dölja de rader som du inte vill visa, för en eller flera datakolumner. Du tillämpar villkorsstyrd formatering på data för att underlätta den rent visuella utforskningen och analysen av informationen, för att upptäcka allvarliga problem och för att identifiera mönster och trender. Sammantaget kan sortering, filtrering och villkorsstyrd formatering av data hjälpa dig och andra användare att ta bättre beslut utifrån informationen i kalkylbladen.

Du kan sortera och filtrera enligt format, inklusive cell- och teckenfärg, oavsett om du har formaterat cellerna manuellt eller villkorligt.

Den här bilden visar filtrering och sortering baserat på färg eller ikon i kolumnerna Kategori, M/M Δ% och Pålägg.

Villkorsstyrd formatering med cellbakgrundsfärger och ikonuppsättningar

Du kan även sortera och filtrera enligt en ikonuppsättning som du har skapat genom villkorsstyrt format. Använd en ikonuppsättning för att kommentera och klassificera data i tre till fem kategorier som separeras av ett tröskelvärde. Varje ikon representerar en grupp av värden. I följande tabell med ikonuppsättningar med 3 pilar pekar den gröna pilen uppåt och markerar högre värden, den gula pekar åt sidan och markerar medelvärden och den röda pilen pekar nedåt och markerar lägre värden.

Tabell med ikonuppsättningar

Tabell med ikonuppsättningar

Du kan formatera celler genom att använda en tvåfärgsskala, trefärgsskala, datafält och ikonuppsättningar; formatera celler som innehåller viss text, vissa numeriska värden, datum- eller tidsuppgifter, högsta och lägsta värden, vad som är över eller under ett genomsnitt, unika eller dubblerade värden; samt skapa många regler och hantera reglerna med större enkelhet.

Överst på sidan

Använda färg effektivare vid dataanalys

Nästan alla människor tycker om färger. En effektiv färganvändning kan dramatiskt öka läsbarheten och kvaliteten för de flesta dokumenten. Genom att använda färgerna och ikonerna i dina Excel-rapporter på ett bra sätt kan de utgöra en bättre grund för användaren när han eller hon ska läsa viktiga avsnitt, förstå resultat och fatta välgrundade beslut. Färger kan även ge en positiv inställning hos läsaren från start, om de används på ett genomtänkt sätt. Å andra sidan kan felaktig färganvändning distrahera användarna och vid användning av för mycket färg kan det även orsaka trötthet. Följande avsnitt erbjuder riktlinjer för att hjälpa dig att använda färger på bästa sätt och undvika felaktig färganvändning.

Mer om dokumentteman     Med Excel är det enkelt att skapa konsekventa teman och att lägga till anpassade format och effekter. En stor del av det tankearbete som krävs för att kombinera färger på ett effektivt sätt är redan gjort och finns praktiskt uttryckt i fördefinierade dokumentteman med tilltalande färgscheman. Om du använder dokumentteman kan du snabbt och enkelt formatera ett helt dokument så att det ser professionellt och modernt ut. Ett dokumenttema är en uppsättning formateringsval som omfattar en uppsättning temafärger, en uppsättning temateckensnitt (inklusive teckensnitt för rubriker och brödtext) samt en uppsättning temaeffekter (inklusive rad- och fyllningseffekter).

Använd standardfärger och begränsa antalet färger

När du sorterar och filtrerar enligt färg kan du välja färger du föredrar så kommer du att trivas med utseendet. Men det finns en viktig fråga att besvara och den är: "Tycker dina läsare om samma färger som du?" Din dator klarar av att visa 16 777 216 färger i läget för 24 bitar. De flesta användare klarar dock bara av att urskilja en liten del av de här färgerna. Dessutom kan bildkvaliteten variera på olika datorer. Rummets ljusförhållanden, papperskvaliteten, skärmen, skrivarens upplösning och inställningar för webbläsaren kan variera. Upp till 10 % av befolkningen har problem med att urskilja och se vissa färger. Det här är viktiga variabler som du inte har kontroll över.

Däremot har du kontroll över sådana variabler som färgval, antalet färger och bakgrund för kalkylblad eller celler. Genom att göra väl genomtänkta val baserade på grundläggande research kan du göra så att färgerna kommunicerar ett korrekt meddelande och en lämplig tolkning av dina data. Du kan även använda tilläggsfärger med ikoner och förklaringar för att göra det enklare att säkerställa att användare förstår det avsedda meddelandet.

Ta hänsyn till färgkontrast och bakgrund

Använd i allmänhet färger med en hög mättnad, t.ex. ljusgul, mediumgrön eller mörkröd. Se till att kontrasten är hög mellan bak- och förgrund. Använd exempelvis en vit eller grå bakgrund för kalkylbladet med vita färger för cellerna, eller en vit eller grå färg för cellerna med en teckenfärg. Om du måste använda en bakgrundsfärg eller -bild, gör färgen eller bilden så ljus som möjligt så att cellen eller teckenfärgen inte dämpas. Om du endast använder en teckenfärg kan du se om det är lämpligt att öka storleken för teckensnittet eller använda fetstil. Ju större teckensnittet är, desto enklare blir det för läsaren att se eller urskilja färgen. Justera eller ta bort ränder på rader eller kolumner vid behov, eftersom ränder kan störa cellen eller teckenfärgen. Alla dessa överväganden bör göras för att bidra till att färgen används på ett sätt så att den blir överskådlig och lättbegriplig.

Undvik färgsammansättningar som kan minska färgens synbarhet eller göra läsaren förvirrad. Du vill inte oavsiktligt skapa en skrikig färgkombination eller en optisk illusion som stör läsarens ögon. Det kan vara lämpligt att använda en marginal för celler för att särskilja problematiska färger, t.ex. rött eller grönt, om det inte går att förhindra att dessa visas intill varandra. Använd kompletterande och kontrasterande färger för att öka kontrasten och undvik att använda liknande färger. Det lönar sig att känna till det grundläggande färghjulet och avgöra vilka färger som liknar, kontrasterar eller komplimenterar varandra.

Grundläggande färghjul

1. En liknande färg är den färg som befinner sig intill en annan färg på färghjulet (exempelvis är både violett och orange färger som är liknande den röda).

2. En kontrasterande färg ligger tre färger bort från en färg (exempelvis är blå och grön kontrasterande till röd).

3. Kompletterande färger befinner sig på motsatt sida av varandra på färghjulet (exempelvis är blå/grön kompletterande till röd).

Om du har tid kan du prova ut dina färger och testa dem tillsammans med några kolleger, prova vid olika ljusförhållanden, på olika datorskärmar och med olika skrivarinställningar.

Tips: Dubbelklicka på cellfärgen och -teckensnittet om du skriver ut dokumentet i färg och vill ha bättre läsbarhet. Om cellfärgen är för mörk kanske du vill använda ett vitt teckensnitt för att öka läsbarheten.

Överst på sidan

Välja färg efter behov

Ska du göra en snabböversikt? Använd röd, gul eller blå färg mot en vit eller grå bakgrund.

Tilldela mening till färgerna du väljer baserat på vilka läsarna och det avsedda syftet är. Erbjud vid behov en förklaring för att specifikt förklara meningen med varje färg. De flesta människor kan enkelt urskilja sju till tio färger på samma kalkylblad. Upp till 50 färger går att urskilja, men skulle kräva specialutbildning och ligger utanför den här artikelns område.

De 10 vanligaste färgerna

Använd följande tabell för att avgöra vilka färger du ska välja när du sorterar och filtrerar data enligt färg. De här färgerna erbjuder den mest dramatiska kontrasten och är i allmänhet enklast för många människor att urskilja.

En tabell över färgalternativ

Du kan enkelt använda de här färgerna för celler och teckensnitt genom att använda Fyllningsfärg eller Teckenfärg i gruppen Teckensnitt på fliken Start.

Standardfärger

Använda färger som överför en mening

När du läser finansiella data är negativa siffror alltid röda och positiva siffror svarta. En röd färg överför en mening som är allmänt accepterad. Om du vill markera negativa siffror är röd färg därför det bästa valet. Beroende på vilken datatyp du har, kanske du kan använda speciella färger då de överför en mening till läsarna eller kanske det finns en accepterad standard för deras mening. Till exempel:

  • Om datauppgifterna handlar om temperaturavläsningar kan du använda varma färger (röd, gul och orange) för att indikera varmare temperaturer, och kalla färger (grön, blå och lila) för att indikera kallare temperaturer.

  • Om datauppgifterna handlar om topografi kan du använda blå färg för vatten, grön för växtlighet, brun för öken och berg och vit för is och snö.

  • Om datauppgifterna handlar om trafik och säkerhet kan du använda röd färg för att visa på stopp eller halt, orange för farlig utrustning, gul för fara, grön för säkerhet och blå för allmän information.

  • Om dina data behandlar el-resistorer kan du använda standardfärgkoden för svart, brunt, orange, gult, grönt blått, violett, grått och vitt.

Överst på sidan

En genomgång av några exempel

Anta att du förbereder en uppsättning rapporter om produktbeskrivningar, prissättning och lagernivåer. I de kommande avsnitten illustreras frågor som du ofta stöter på i sådana sammanhang och hur du kan besvara frågorna genom att använda färg- och ikonuppsättningar.

Exempeldata

Följande exempeldata används i exemplen.

Exempeldata i exempel

Om du vill kopiera data till en tom arbetsbok gör du följande:

Hur du sparar exempeldata som en .xlsx-fil

  1. Starta Microsoft Anteckningar.

  2. Markera exempeltexten, kopiera och klistra in den i Anteckningar.

  3. Spara filen med ett filnamn och ett filnamnstillägg som t.ex. Produkter.csv.

  4. Stäng Anteckningar.

  5. Starta Excel.

  6. Öppna filen som du har sparat i Anteckningar.

  7. Spara filen som en .xlsx-fil.

Exempeldata

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Vilka olika typer av emballage finns för produkter?

Problem

Du vill undersöka vilka olika emballagetyper som finns för produkterna, men det finns inte någon emballagekolumn. I stället kan du använda kolumnen Antal/enhet för att färga varje cell manuellt och sedan sortera cellerna efter färg. Du kan också lägga till en förklaring som tydliggör vad färgerna står för.

Resultat

Exempel på resultat för olika typer av problem med produktemballage

Lösning

  1. Om du vill färga varje cell manuellt enligt färgschemat i föregående tabell klickar du på en cell i taget och fyller den med en cellfärg. Det gör du genom att klicka på knappen Fyllningsfärg i gruppen Tecken på fliken Start.

    Tips: Använd knappen Hämta format i gruppen Urklipp på fliken Start för att snabbt använda en färg för en annan cell.

  2. Klicka i en cell i kolumnen Antal/enhet. Gå sedan till fliken Start, gruppen Redigering och klicka på Sortera och filtrera och sedan på Anpassad sortering.

  3. Gå till dialogrutan Sortera, välj Antal/enhet under Kolumn, välj Cellfärg under Sortera efter och klicka slutligen på Kopiera nivå två gånger.

  4. Markera rött under Ordna för den första raden, blått för den andra raden och gult för den tredje.

    Om någon cell inte innehåller en av färgerna, t.ex. vita celler, förblir de på samma plats.

    Obs!: De färger som finns med i listan är de färger som är tillgängliga för kolumnen. Det finns ingen standardordning för färger, och du kan inte heller skapa en anpassad sorteringsordning genom att använda en egen lista.

  5. Lägg till en förklaring med hjälp av celler på sidan av rapporten genom att använda tabellen nedan som en guide.

Förklaring:

Röd

Paket och lådor

Blå

Burkar

Grön

Glasburkar och flaskor

Vit

(Osäker)

Vilka produkter har pålägg på över 67 % eller under 34 %?

Problem

Du vill snabbt kunna se de högsta och lägsta påläggsvärdena längst upp i rapporten.

Resultat

Exempelresultat för produktpåläggsproblem

Lösning

  1. Markera cellerna E2:E26 och klicka på pilen intill Villkorsstyrd formatering i gruppen Format på fliken Start, klicka sedan på Ikonuppsättning och markera Tre pilar (färgade).

  2. Högerklicka på en cell i kolumnen Pålägg, peka på Sortera och klicka på Anpassad sortering.

  3. Markera alternativet Pålägg under Kolumn i dialogrutan Sortera och välj Cellikon under Sortera efter och klicka på Kopiera nivå.

  4. Markera den gröna pilen som pekar uppåt i första raden på Ordning och den röda pilen som pekar uppåt i andra raden.

Vilka produkter behöver beställas om omedelbart?

Problem

Du vill snabbt kunna generera en rapport över produkter som måste beställas direkt och sedan e-posta rapporten till din personal.

Resultat

Exempelresultat för produkter med beställningsproblem

Lösning

  1. Markera cellerna I2:I26. Välj fliken Start, gruppen Format och klicka på pilen bredvid Villkorsstyrd formatering. Peka på Regler för markering av celler och klicka på Lika med.

  2. Skriv Ja i första rutan och markera sedan Ljusröd fyllning med mörkröd text i den andra rutan.

  3. Högerklicka på valfri formaterad cell i kolumnen, peka på Filtrera och markera sedan Filtrera enligt markerad cells färg.

    Tips: Håll pekaren över knappen Filtrera i kolumnrubriken för att se hur kolumnen är filtrerad.

Vilka produkter har de högsta och lägsta priserna och kostnaderna?

Problem

Du vill se de högsta och lägsta priserna och kostnaderna grupperade längst upp på rapporten.

Resultat

Exempelresultat för problem när det gäller priser och kostnader för produkter

Lösning

  1. Gör följande för cellerna C2:C26 och D2:D26:

    • Klicka på pilen intill Villkorsstyrd formatering i gruppen Format på fliken Start. Peka på Regler för över/under och klicka på 10 högsta.

    • Skriv 1 i den första rutan och välj sedan Gul fyllning med mörkgul text i den andra rutan.

    • Klicka på pilen intill Villkorsstyrd formatering i gruppen Format på fliken Start, peka på Regler för över/under och klicka på 10 lägsta.

    • Skriv 1 i den första rutan och välj sedan Grön fyllning med mörkgrön text i den andra rutan.

  2. Gör följande i kolumnerna Kostnad och Pris:

    • Högerklicka på det lägsta värdet, peka på Sortera och välj sedan Sortera efter den markerade cellens färg.

    • Högerklicka på det högsta värdet, peka på Sortera och välj sedan Sortera efter den markerade cellens färg.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×