Rekommendationer för användning av Outlook-kalendern

Rekommendationer för användning av Outlook-kalendern

Outlook-kalendern integreras helt med e-post, kontakter och andra funktioner. Denna integration gör kalenderkomponenten till en av de mest populära funktionerna i Outlook. I den här artikeln guidar vi dig genom kalenderns olika funktioner. Dessutom introducerar vi dig till förbättringar av kalendern som är speciellt anpassade för att göra din upplevelse mer konsekvent.

Obs!: Service Pack-uppdateringarna för Outlook 2007 innehöll många förbättringar av kalendern. Därför är den första rekommendationen att du använder SP3 (Outlook 2007 Service Pack 3) eller senare. Avsnitten nedan utgår från att du använder Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 eller Outlook 2016.

Vidarebefordra mötesförfrågningar

Om du använder Outlook 2007 bör du inte vidarebefordra mötesförfrågningar. Det kan resultera i förlorade eller felmatchade möten. Be i stället mötesorganisatören att lägga till deltagaren i den ursprungliga mötesförfrågan.

Om du använder Outlook 2010 eller senare och du är en mötesdeltagare kan du vidarebefordra möten till andra personer som använder Outlook 2010 eller senare med funktionen meddelanden om vidarebefordrade möten. När du använder Outlook 2010 eller senare för att vidarebefordra ett möte till någon som inte ursprungligen var inbjuden till mötet, skickar Outlook ett meddelande om vidarebefordrat möte till mötesorganisatören. När organisatören får meddelandet läggs den nya deltagaren till i mötet. Om de befintliga deltagarna behöver veta att en ny deltagare lades till i mötet, måste organisatören öppna mötet och skicka en mötesuppdatering till alla deltagare.

Obs!: Om du vill uppmärksamma någon på ett möte, men inte bjuda in dem, drar du mötesförfrågan från din kalender till Mail-ikonen nere till vänster i Outlook. Då öppnas ett e-postmeddelande med information om mötet som du kan skicka. Observera att det här e-postmeddelandet inte lägger till mottagarna i mötet, utan innehåller bara mötesinformation som datum, tid, ämne och dagordning.

För Microsoft Exchange-användare

I Microsoft Exchange Server 2007 introducerades funktionen Avisering om vidarebefordrat möte, en del av funktionen Kalenderassistent. Om du använder Outlook för att ansluta till en brevlåda i en organisation med Exchange Server, kan inställningarna för aviseringar om vidarebefordrade möten befinna sig under Exchange-inställningar, om det konfigurerats av Exchange-administratören. Till exempel kan Exchange-administratören förhindra att aviseringar om vidarebefordrade möten skickas till fjärrdomäner.

Vi rekommenderar att en deltagare inte vidarebefordrar ett möte om den inte befinner sig i samma Exchange-organisation som organisatören, om inte följande gäller:

  • Deltagaren använder Microsoft Outlook 2010 eller senare.

  • Deltagarens Exchange-administratör tillåter att aviseringar om vidarebefordrade möten skickas till fjärrdomäner.

  • Organisatören använder en Microsoft Outlook-klient.

Om en deltagare använder ett e-postsystem som inte tillhör Exchange rekommenderar vi att den inte vidarebefordrar ett möte, om inte följande gäller:

  • Deltagaren använder Microsoft Outlook 2010 eller senare.

  • Organisatören använder en Microsoft Outlook-klient.

Om organisatören av någon anledning inte får aviseringen om vidarebefordrat möte läggs inte mötesdeltagarna till i organisatörens möte. Om organisatören sedan ändrar mötet och skickar ut en uppdatering kommer den bara till de från början inbjudna deltagarna. Deltagare som tidigare fått den vidarebefordrade möteskopian får inte uppdateringen.

Om begränsningarna ovan hindrar dig från att konsekvent vidarebefordra mötesinbjudningar är det bäst att be mötesorganisatören lägga till deltagarna. Det är viktigt att be mötesorganisatören lägga till deltagare om du inte är säker på att både din och deltagarnas miljöer möter kriterierna ovan.

Obs!: Outlook-ombud får inte Avisering om vidarebefordrat möte.

Behandla alla mötesförfrågningar och inställda möten

Även om du kan ta bort en mötesförfrågan direkt i din Inkorg bör du fortfarande behandla din mötesförfrågan genom att antingen acceptera eller avvisa den. Använd alltid kommandot Ta bort från kalender för att behandla inställda möten i Inkorgen. Undvik att behandla mötena direkt från kalendermodulen.

Arbeta med återkommande möten

Ange slutdatum och begränsa antalet förekomster

Med Outlook är det enkelt att schemalägga ett möte som återkommer regelbundet. Vi rekommenderar att du alltid anger ett slutdatum och begränsar den återkommande serien till ett specifikt antal förekomster. Återkommande möten kommer sannolikt att behöva ändras, förr eller senare. Till exempel läggs deltagare till eller tas bort från ett enskilt möte. Plats och tid för mötet kan behöva ändras på grund av semesterdagar eller oförutsedda händelser. I Outlook sparas varje sådan ändring som ett undantag. Möten med ett stort antal undantag blir till en mötesserie som är svår att hantera. Det kan också göra att funktionen beter sig på ett oväntat sätt. Du kan alltid skapa en ny mötesserie när den nuvarande tar slut. När du ska ställa in antalet förekomster bör du tänka på frekvensen. Under ett års tid förekommer ett möte som hålls två gånger i veckan 90 fler gånger än ett månatligt möte under samma period.

Avsluta ett återkommande möte innan slutdatumet

Du kan ställa in ett återkommande möte, men ett bättre alternativ är att ändra slutdatumet för hela serien. Det gör att du och deltagarna kan hålla koll på de tidigare mötena. Om du ställer in det återkommande mötet helt försvinner den historiken. Det bästa alternativet är att ange ett nytt slutdatum och sedan skicka uppdateringarna till alla deltagare. Det här gör att mötesserien slutar tidigt samtidigt som historiken finns kvar.

Obs!: Om du avslutar mötesserien tidigt försvinner undantagen som är kopplade till det återkommande mötet. Om du vill lära dig mer om undantag kan du läsa avsnittet "Ange slutdatum och begränsa antalet förekomster" ovan.

Om du vill ha mer information om hur du ställer in alla framtida möten i en serie går du till: Ställa in alla framtida möten i en serie

Byta organisatör

Det går inte att byta mötesorganisatör i Outlook. Om du vill byta mötesorganisatör för ett återkommande möte måste du avsluta det återkommande mötet. Om du vill göra det anger du ett tidigare slutdatum och skickar uppdateringen till alla deltagare. Efter att du gjort det ska den nya organisatören kunna skapa ett nytt återkommande möte.

Mer information om hur du anger ett tidigare slutdatum finns i Ställa in ett möte.

Undvik att använda ett återkommande möte för att dela bilagor

Bilagorna läggs till i undantagen för de återkommande mötena. Varje undantag innehåller en egen kopia av bilagorna. När undantag läggs till i återkommande möten bildas nya kopior av bilagorna. Om du gör ändringar i en uppsättning bilagor sprider sig inte ändringarna till andra undantag. Om du kräver att alla deltagare ska ha den senaste kopian med ändringar i ett valfritt möte delar du dokumenten via en delningstjänst, till exempel OneDrive. Enterprise-användare kan använda SharePoint eller annan delad filserver i nätverket.

Undvika att kopiera möten

Som standard tas alla länkar mellan ett kopierat möte och originalmötet bort i Outlook. Det ger en enhetlig hantering. I nyare versioner av Outlook läggs textsträngen "Kopia:" till i ämnesraden. Det här gör att det blir enklare att identifiera kopior.

Åtgärder som gäller kopierade möten ger oväntade resultat, så undvik helst att kopiera möten. Det här gäller både för möten som kopieras från en annan användares kalender, likaväl som de som kopieras från en av dina andra kalendermappar.

Mer information om hur du flyttar möten som du lagt i en annan kalendermapp finns i:

Så här flyttar du Outlook-möten utan att förlora alternativet "Skicka uppdatering"

Behålla enheter som ansluts till din kalender

Kontrollera att alla enheter som ansluter till din kalender har alla de senaste uppdateringarna. Vissa enheter använder Exchange ActiveSync för att synkronisera kalendern och andra mappar. Exempel på de här enheterna är Windows Phone, Windows RT, Apple iOS och Android-enheter. RIM BlackBerry-enheter och andra kan också synkronisera med kalendern.

Mer information om några av de kända problemen finns i: Aktuella problem med Microsoft Exchange ActiveSync och enheter från utomstående leverantörer.

Obs!:  I vissa fall kan flera Outlook-klienter och enheter ändra objekt samtidigt, vilket kan orsaka konflikter. Du kan minimera sannolikheten för konflikter genom att inte bearbeta samma objekt på två eller fler klienter eller enheter inom en kort tidsram.

Behåll tillägg om integrerar med Outlook

De flesta, om inte alla, Outlook-tillägg har åtkomst till Outlook-data. Ett tillägg kan ändra ett Outlook-objekt som du samtidigt redigerar, i Outlook eller på en annan enhet. Det här kan orsaka konflikter. Om du vill minimera sannolikheten för konflikter kontrollerar du att du har installerat de senaste uppdateringarna för tillägg eller program som interagerar med Outlook. Avinstallera eller inaktivera de program eller tillägg som du inte använder eller vill integrera med Outlook.

Obs!:  I vissa fall kan flera Outlook-klienter och enheter ändra objekt samtidigt, vilket kan orsaka konflikter. Du kan minimera sannolikheten för konflikter genom att inte bearbeta samma objekt på två eller fler klienter eller enheter inom en kort tidsram.

Ytterligare rekommendationer för Microsoft Exchange-användare

Arbeta i ett chef/ombudsscenario

Om din organisation tillåter det konfigurerar du Outlook så att det ansluter till din Exchange-inkorg genom att använda Cachelagrat Exchange-läge. Då får du bästa möjliga prestanda.

Nyare versioner av Microsoft Outlook, Microsoft Entourage och Microsoft Outlook för Mac kan innehålla flera förbättringar av ombudsfunktionen. Mer information om de här versionerna finns i:

Outlooks ombudsfunktion i olika versioner av Microsoft Outlook och Entourage

Begränsa antalet ombud

Antalet ombud du kan lägga till begränsas inte i Outlook. Men, vi rekommenderar att du bara ger behörigheten Redaktör till ett (1) ombud. Det här gör att du kan spåra hur ett möte bearbetades. Med tanke på att ett ombud kan använda flera enheter för att komma åt dina data, kan det bli väldigt svårt att avgöra varför möten saknas eller är inaktuella om du har flera ombud med behörigheten Redaktör.

Även om du bara ger behörigheten Redaktör till ett ombud bör du undvika att lägga till ett stort antal ombud med behörigheterna Granskare eller Deltagare. Det beror på att andra resurser kan användas upp om många ombud lagts till. Till exempel kan storleksgränsen för regeldata nås. När du lägger till ett ombud kan flera ändringar ske:

  • Outlook tillämpar behörigheter på relevanta mappar.

  • Active Directory-attributet PublicDelegates uppdateras så att behörigheterna "skicka-för-någon-annan" ges till ombudet.

  • Ombudet läggs till på en regel som vidarebefordrar e-postmeddelanden. Det gör att mötesförfrågningar vidarebefordras till ombudet.

  • Ytterligare information om ombudet sparas i chefens brevlåda.

Varje komponentområde kan ha olika gränser. Att närma sig de här gränserna kan påverka prestandan och stabiliteten.

Meddelanden: 

  • Maximalt fyra (4) ombud användes under utvecklingen och testningen av produkten. De här ombuden använde bara Outlook. Enheter inkluderades inte i testet.

  • Om ombudet med behörigheten Redaktör måste ersättas antingen temporärt eller permanent ändrar du behörigheterna från Redaktör till Granskare eller inget. Ge sedan behörigheten Redaktör till det nya ombudet.

Se även

Information om analysverktyget för Office-konfiguration (OffCAT)

Information om kontrollverktyget för Outlook-kalendern (CalCheck)

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×