Regler som används av Tillgänglighetskontroll

Tillgänglighetskontroll körs i Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016. Med den kan du söka igenom ett dokument, ett kalkylblad eller en presentation för att identifiera problem som kan försvåra för personer med funktionshinder. I tillgänglighetskontrollen jämförs filen mot en uppsättning regler. Sedan sammanställs en lista med problem. Här förklaras varför problemet är viktigt och hur du kan åtgärda det.

Regler i tillgänglighetskontrollen

Reglerna i tillgänglighetskontrollen fungerar som en checklista. Utifrån dem genomsöks filen efter tillgänglighetsproblem, sådant som kan göra det svårt eller omöjligt för någon som har ett funktionshinder att ta del av innehållet. Problem klassificeras som fel, varningar eller tips beroende på hur allvarliga de är för personer med funktionshinder. Du får också ett kort tips på hur du åtgärdar dem.

Följ en eller flera av de här länkarna om du vill veta mer om de här problemen:

Fel

Om innehållet i filen gör det mycket svårt eller omöjligt för någon med ett funktionshinder att ta del av det, klassificerar tillgänglighetskontrollen det som ett fel.

I följande tabell beskrivs de regler som styr problem som är allvarliga för personer med funktionshinder. Vill du veta mer om en regel följer du regellänken i tabellen.

Namn på regel

Test som utförts i tillgänglighetskontrollen

Gäller för de här apparna

Allt innehåll som inte är text har alternativtext

  • Alla objekt använder alternativtext

  • Alternativtext innehåller inte en bild eller ett filnamnstillägg.

Excel, PowerPoint, Word

I tabellerna anges information för kolumnrubriker

  • Rutan Sidhuvud är markerad för varje cellblock som har markerats som en tabell (Excel).

  • Rutan Sidhuvudet är markerad för varje tabell i ett bildspel (PowerPoint).

  • Tabeller har en angiven rubrikrad eller formatet Normal tabell (Word).

Excel, PowerPoint, Word

Alla bilder har namn

  • Alla bilder i en bildsamling har namn.

PowerPoint

I dokumentet används rubrikformat

  • Innehållet ordnas med hjälp av rubriker och/eller en innehållsförteckningar.

Word

Detaljerad beskrivning av felregler

I följande avsnitt ges en mer detaljerad förklaring av felreglerna.

Du får en beskrivning av scenariot, en förklaring till varför det här är viktigt för personer med funktionshinder och instruktioner för hur du åtgärdar problemet.

Regel: Allt innehåll som inte är text har alternativ text

Den här regeln kontrollerar om det finns alternativ text för följande typer av objekt. Den gäller för allt elektroniskt innehåll.

Meddelanden: Alla objekt i den här listan med undantag för figurer, bör också ha alternativ text när de finns i grupper.

  • Bilder, figurer, SmartArt och ClipArt

  • Diagram, tabeller, pivottabeller och inbäddade objekt

  • Pennanteckning

  • Video- och ljudfiler

  • Varför du bör lösa problemet    Skärmläsare hittar innehåll som inte är textbaserat, till exempel bilder, och läser upp alternativtexten. Alternativtexten är kanske den enda informationen om bilderna som användarna har. Bra alternativtext hjälper blinda läsare att förstå information som presenteras med hjälp av bilder och andra visuella objekt.

  • Så här löser du det    Lägg till alternativtext för objektet. Du kan göra det genom att högerklicka på objektet och öppna snabbmenyn, och sedan klicka på ett menyalternativet för att formatera objektet eller ändra egenskaperna. Detaljerad information finns i Lägga till alternativtext till en figur, en bild, ett diagram, SmartArt-grafik eller något annat objekt.

Regel: I tabellerna anges kolumnrubriker

Den här regeln säkerställer att alla datatabeller har en rubrikrad (förutom pivottabeller).

  • Varför du bör lösa problemet    Tabellrubriker är viktigt för de som läser tabeller och för de tekniska hjälpmedel som läser upp tabellerna för användare.

    • Kolumnrubriker kan hjälpa alla att förstå informationen i tabellen. En rubrikrad i en tabell innehåller kolumnrubriker.

    • I en rubrikrad i tabellen finns information om plats och antal, till exempel rad- och kolumnnummer, vilket gör att tekniska hjälpmedel kan navigera på rätt sätt i tabellen.

  • Så här löser du det    Ange en rubrikrad för varje tabell.

Ange en rubrikrad
  1. Markera tabellen och klicka på Tabellverktyg i menyfliksområdet och sedan på fliken Design

  2. Markera Rubrikrad i alternativen för tabellformat.

Regel: Alla bilder har namn

Den här regeln kontrollerar att det finns en rubrik för varje bild i en presentation. Den här regeln förstås enklast om du tänker på vad som visas som den översta punkten för en bild i fönstret Disposition.

  • Varför du bör lösa problemet    Med hjälp av bildnamn kan hjälpmedelsteknik gå från en bild till nästa i en presentation. De gör det också möjligt att markera en enstaka bild och gå direkt till den.

  • Så här löser du det    Lägg till ett namn för de bilder som inte har något. Om du vill kan du lägga till ett namn som inte visas.

Lägga till ett synligt namn
  1. Markera bilden och tryck på knappen Återställ på fliken Start. Bildplatshållarna återställs för bilden.

  2. Gå med tabbtangenten till platshållaren för Rubrik och ange ett unikt namn.

Lägga till ett namn som inte visas
  1. Lägga till rubriken

  2. På fliken Start går du till gruppen Ritning och klickar på menyn Ordna.

  3. Klicka på Markeringsfönster.

  4. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för att växla mellan att visa och dölja den.

Regel: Rubrikformat används i dokument för att tillhandahålla struktur

Den här regeln kontrollerar om den som skapat dokumentet har använt inbyggda rubriker och andra format för dokument. Med inbyggda formatmallar anges hur texten ska visas, till exempel teckenstorlek och färg, och gör att det går att skapa saker som en innehållsförteckning omedelbart.

Utifrån rubrikformaten kan skärmläsare hjälpa användarna att navigera från ett avsnitt till nästa och den visuella strukturen som skapas med rubriker underlättar för användare med lässvårigheter som dyslexi.

  • Varför du bör lösa problemet    För att skapa struktur och göra det enklare för användarna att navigera och hitta information i dokumentet.

  • Så här löser du det    Använd rubrikformat i hela dokumentet. Information om hur du gör det finns i Lägga till en rubrik.

Varningar

En varning innebär att merparten av innehållet, men inte allt, är svårt för användare med funktionshinder att förstå.

Namn på regel

Test som utförts i tillgänglighetskontrollen

Gäller för de här apparna

Regel: Hyperlänktexten är relevant

  • Länktexten fungerar som fristående information och ger läsarna exakt information om målplatsen.

Excel, PowerPoint, Word

Regel: Tabellen har en enkel struktur

  • Tabeller är enkla rektanglar. Det finns ingen delade och sammanfogade celler eller kapslade tabeller.

Excel, PowerPoint, Word

Regel: Tomma celler används inte som mellanrum i tabeller

  • Det finns inga helt tomma rader eller kolumner i en tabell.

Excel, PowerPoint, Word

Regel: Bladflikarna har beskrivande namn

  • Alla kalkylblad med innehåll i en arbetsbok har beskrivande namn

Excel

Regel: Undvik att använda upprepade tomma tecken

  • Det finns inga serier av blanksteg, tabbar och vagnreturer.

Word

Regel: Rubrikerna är korta och koncisa

  • Rubriker innehåller nyckelord som ger läsarna information om innehållet som följer.

Word

Regel: Bilder och andra objekt är placerade i nivå med texten

  • Objekt har figursättning inställd i nivå med texten.

Word

Detaljerad beskrivning av varningsregler

I följande avsnitt beskrivs varför dessa varningsregler är viktiga och hur du kan förbättra innehållet för att undanröja problemen.

Regel: Hyperlänktexten är relevant

Den här regeln kontrollerar att hyperlänkar har lagts till på ett sätt som gör att de kan visas i ett läsbart format.

Meddelanden: En hyperlänk flaggas om:

  • Länktexten är identisk med målplatsen. I stället för att till exempel visa en webbadress som http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml visas rubriken på sidan som länken går till.

  • Länktexten är högst fem tecken lång, börjar med en punkt och har inga skärmtips – har till exempel filnamnstillägget (.pdf) som länktext.

  • Varför du bör lösa problemet    Hyperlänktexten ska vara förståelig och ge tydlig information om länkens mål.

  • Så här löser du det    Lägg till visningstext som anger webbadressens mål.

Lägga till och ändra visningstext för en hyperlänk
  1. Markera länken, klicka på Infoga > Hyperlänk.

  2. I rutan Text som ska visas skriver du in i en fras som kort beskriver länkens mål.

  3. Klicka på OK.

Regel: Tabellen har en enkel struktur

Den här regeln kontrollerar om ett dokument har kapslade tabeller, eller sammanfogade eller delade celler inuti datatabeller. Kapslade tabeller och delade eller sammanfogade celler kan göra det svårare att förstå data i tabellen.

  • Varför du bör lösa problemet    En tabell bör ha en enkel struktur som gör att den är enkel att förstå för användare med funktionshinder.

  • Så här löser du det   Testa tabellstrukturen och förenkla den om den inte är en enkel tvådimensionell struktur.

Så här testar du om en tabell har en enkel struktur och sammanfogade eller delade celler
  1. Markera den första cellen.

  2. Tryck på TABB tangenten upprepade gånger. Fokus bör flyttas helt över raden och sedan flytta ned till nästa rad.

    Om tabellen innehåller sammanfogade eller delade celler kan fokus flyttas två gånger över raderna som innehåller de cellerna. Om tabellen innehåller en kapslad tabell.

  3. Om du behöver förenkla tabellen genom att ta bort sammanfogade eller delade celler klickar du på Tabellverktyg – Layout > Sammanfoga celler eller Dela celler efter vad som passar.

Regel: Tomma celler används inte som mellanrum i tabeller

Utifrån den här regeln kontrolleras om det finns tabeller med en helt tom rad eller kolumn i en datatabell för att förenkla tabellens struktur och läsbarhet för personer med funktionshinder.

  • Varför du bör lösa problemet   Tomma tabellceller kan få personer med nedsatt syn att tro att det inte finns något mer i tabellen.

  • Hur du åtgärdar detta   Ta bort onödiga tomma celler. Om en tabell bara är avsedd att presentera innehållet i dokumentet tar du bort alla tabellformat från tabellen.

Ta bort tabellformat från en tabell
  1. Markera hela tabellen.

  2. Expandera galleriet med tabellformat genom att klicka på Tabelldesignverktyg > pilen bredvid formatgalleriet.

  3. På menyn under galleriet klickar du på Rensa.

Regel: Bladflikarna har beskrivande namn

Den här regeln kontrollerar om Excel-kalkylblad med innehåll har beskrivande namn.

  • Varför du bör lösa problemet    Standardnamn som Blad1 försvårar navigeringen i arbetsboken för personer med funktionshinder. Namnen på kalkylbladen bör ge information om vad som finns i kalkylbladet och tomma blad bör tas bort.

  • Så här löser du det   Byt namn på de blad som har innehåll som ska ersätta standardnamnet.

Byta namn på ett kalkylblad
  1. Högerklicka på bladfliken och klicka på Byt namn.

  2. Skriv ett kort namn som beskriver innehållet i kalkylbladet.

Regel: Undvik att använda upprepade tomma tecken

Den här regeln söker efter upprepade tomma tecken (blanksteg, tabbar och vagnreturer). I stället för tomma tecken bör stycken ha styckeformatering som skapar önskat utrymme runt dem.

  • Varför är det viktigt att rätta till detta?    Blanksteg, tabbar och tomma stycken kan uppfattas som tomma områden av personer som använder skärmläsare. När de har hört "tomt" flera gånger kan det tolkas som att läsaren har kommit till slutet av informationen.

  • Så här löser du det    Använd formatering, indrag och format om du vill skapa mellanrum i stället för att infoga flera tomma tecken.

Korrigera mellanrum runt ett eller flera stycken
  1. Ta bort eventuellt befintligt mellanrum runt stycket.

  2. Markera texten, högerklicka på den och klicka sedan på Stycke.

  3. Skapa mellanrummet genom att välja värden för Indrag och Avstånd.

Regel: Rubrikerna är korta och koncisa

Den här regeln säkerställer att rubrikerna är korta. (På engelska: färre än 20 ord.) Det förhindrar att dokumentstrukturen blir rörig på grund av att långa stycken formateras i semantiskt format.

Obs!: Tillgänglighetskontroll kan bara kontrollera längden på en rubrik om den är formaterad i ett rubrikformat.

  • Varför är det viktigt att rätta till detta?    Korta, koncisa rubriker gör det lättare för personer med funktionshinder att snabbt navigera i dokumentstrukturen.

  • Så här löser du det    Använd enkla ord eller en kort fras som rubrik som ger en bild av vad den följande texten handlar om. En rubrik bör i allmänhet vara högst en rad lång.

Regel: Bilder och andra objekt är placerade i nivå med texten

Den här regeln kontrollerar om objekt har textlayout inställd på I nivå med text.

  • Varför du bör lösa problemet    Om en bild eller något annat objekt inte är inställd på I nivå med text kanske skärmläsaren läser upp bildens beskrivning på fel plats. Det kan göra alternativtexten svår att förstå eftersom den kanske läses med orelaterad information.

  • Så här löser du det    Ändra objekt till i nivå och ta bort figursättningen.

Tips

Ett tips visas om innehållet kan förstås av användare med funktionshinder, men om det kan struktureras bättre eller presenteras på ett sätt som optimerar upplevelsen för dessa användare.

Namn på regel

Program

Följande kontrolleras med Tillgänglighetskontroll:

Undertexter ingår för infogade ljud- och videoobjekt

Excel, PowerPoint, Word

  • Ljud- och videoobjekt i dokumentet har dolda undertexter.

En bilds läsordning bör vara logisk.

PowerPoint

  • Bilderna verkar komma i logisk ordning.

Bildrubriker i en presentation är unika

PowerPoint

  • Alla bilder i en bildsamling som inte är tomma har ett unikt namn.

Layouttabellernas struktur gör navigeringen enkel.

Word

  • Layoutordningen bör vara logisk för språket och tabbordningen är inte cirkulär.

Inga vattenstämplar används för bilder

Word

  • Det finns inga vattenstämplar i dokumentet.

Alla rubriker är i rätt ordning

Word

  • Alla rubriker följer en logisk ordning

Överst på sidan

Detaljerade förklaringar av regler för tips

I följande avsnitt beskrivs varför dessa tipsregler är viktiga och hur du kan förbättra innehållet för att undanröja problemen.

Regel: Undertext ingår för infogade ljud- och videoobjekt

Den här regeln kontrollerar om budskapet i ljud och videor som infogats överförs via alternativa format. Tillgänglighetskontrollens test är mycket enkelt och flaggar bara alla ljud- och videoobjekt.

  • Varför är det viktigt att rätta till detta?    Visuella media, liksom tal eller ljud kan förmedla viktig information som kanske inte är tillgänglig för personer med vissa funktionshinder.

  • Så här löser du det    Förmedla viktig information som inte förmedlas via text med hjälp av alternativa metoder, till exempel alternativ text. Lägg till undertext, transkriptioner och ljudbeskrivningar i videor om du kan.

Regel: En bilds läsordning bör vara logisk

Den här regeln kontrollerar att läsordningen för bildinnehåll fungerar när det finns objekt i dokumentet som inte ingår i bildmallen. Tillgänglighetskontrollens test är mycket enkelt och flaggar bara alla bilder med sådana objekt.

  • Varför du bör lösa problemet    Användare som inte kan se bilden hör text, figuretiketter och innehåll läsas upp i en viss ordning. Du bör kontrollera att läsordningen och etiketterna är begripliga i den ordning som de läses upp.

  • Så här löser du det    Kontrollera i vilken ordning innehållet kommer att läsas upp.

Kontrollera läsordning för innehållet i en presentation
  1. Markera den första bilden i presentationen.

  2. Klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster.

  3. Markera ett objekt i markeringsfönstret som du vill flytta, och flytta det i listan genom att klicka på uppåt- eller nedåtpilen.

    Objekten läses upp från slutet till början av listan. Flytta därför de objekt som ska läsas först till slutet av listan.

Regel: Bildrubriker i en presentation är unika

Den här regeln kontrollerar om varje bild i en presentation har ett unikt namn. Den här kontrollen hjälper till att verifiera att bildrubrikerna är användbara och har unika rubriker, vilket är ett bra sätt att förmedla presentationens struktur för läsaren.

  • Varför du bör lösa problemet    Alla bilder bör ha unika namn så att de som inte kan se bilderna ändå enkelt kan navigera till information.

  • Så här löser du det    Uppdatera texten i textrutan Rubrik så att bildens innehåll beskrivs unikt.

Tips: Om rutan Rubrik för bilden inte visas kan du klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster. Leta upp Rubrik i listan med objekt i fönstret. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för bildtiteln för att göra den synlig eller dölja den.

Regel: Layouttabellernas struktur gör navigeringen enkel

Den här regeln kontrollerar läsordningen när författaren har använt layouttabeller (tabeller med formatet Normal tabell), så att läsordningen i tabellen är logisk (t.ex. vänster till höger, ovanifrån och nedåt för svenska). Det här är en väldigt grundläggande regel som flaggar alla layouttabeller.

  • Varför är det viktigt att rätta till detta?    Tabeller som används i layoutsyfte bör visa information i en logisk ordning från den första cellen till den sista.

  • Så här löser du det    Kontrollera tabellens läsordning genom att tabba dig igenom cellerna och kontrollera att informationen visas i en logisk ordning.

Obs!:  Om tabellen ska visa listor eller strukturerade data tillämpar du ett tabellformat från galleriet Tabellformat på fliken Design under Tabellverktyg.

Inga vattenstämplar används

Den här regeln kontrollerar om ett Word-dokument har vattenstämplar. Vattenstämplar kan minska läsbarheten och göra det svårt att se för personer med nedsatt syn.

  • Varför är det viktigt att rätta till detta?    Bilder som används som vattenstämplar kan vara svåra att förstå för personer med nedsatt syn eller andra funktionshinder.

  • Så här löser du det   Viktig information bör inte endast kommuniceras via en vattenstämpel, eftersom den informationen inte kan göras lättillgänglig för användare med funktionshinder. Kontrollera att all information som ingår i en vattenstämpel också ingår någon annanstans i dokumentet. Om en vattenstämpel till exempel anger ett dokument som konfidentiellt, bör du också ange det i brödtexten.

Regel: Alla rubriker är i rätt ordning

Den här regeln säkerställer att dokumentskaparen har använt rubriker utan att hoppa över en nivå (till exempel genom att ha rubrik 4 som underordnad rubrik 2).

  • Varför du bör lösa problemet    Rubriknivåer i ordningsföljd gör det enklare för läsarna att hitta information och navigera i dokumentet.

  • Så här löser du det   Justera rubriknivåerna så att de blir sekventiella.

Ändrar rubrikformat
  1. Markera rubriken du vill ändra.

  2. På fliken Start går du till gruppen Format och väljer det rubrikformat som placerar rubriken på rätt nivå.

Lägga till en rubrikrad
  1. Infoga en textrad som ska formateras som den nya rubriken.

  2. På fliken Start går du till gruppen Format och väljer det rubrikformat som placerar rubriken på rätt nivå.

Tips:  Kontrollera dokumentets organisation, klicka på Visa och välj sedan Navigeringsfönster. Hjälp läsare att navigera i längre dokument genom att kontrollera att det finns minst en rubrik per två sidor och att rubriknivåerna följer sekventiellt på varandra (att rubrik 3 finns under rubrik 2, att rubrik 2 finns under rubrik 1 och så vidare).

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×