Regler som används av Tillgänglighetskontroll

Tillgänglighetskontroll körs i Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016. Med den kan du söka igenom ett dokument, ett kalkylblad eller en presentation för att identifiera problem som kan försvåra för personer med funktionshinder. I tillgänglighetskontrollen jämförs filen mot en uppsättning regler. Sedan sammanställs en lista med problem. Här förklaras varför problemet är viktigt och hur du kan åtgärda det.

Obs!: I det här avsnittet antas att JAWS-användarna har inaktiverat funktionen Virtual Ribbon Menu.

Regler i tillgänglighetskontrollen

Reglerna i tillgänglighetskontrollen fungerar som en checklista. Utifrån dem genomsöks filen efter tillgänglighetsproblem, sådant som kan göra det svårt eller omöjligt för någon som har ett funktionshinder att ta del av innehållet. Problem klassificeras som fel, varningar eller tips beroende på hur allvarliga de är för personer med funktionshinder. Du får också ett kort tips på hur du åtgärdar dem.

Följ en eller flera av de här länkarna om du vill veta mer om de här problemen:

Fel

Om innehållet i filen gör det mycket svårt eller omöjligt för någon med ett funktionshinder att ta del av det, klassificerar tillgänglighetskontrollen det som ett fel.

I följande tabell beskrivs de regler som styr problem som är allvarliga för personer med funktionshinder. Vill du veta mer om en regel följer du regellänken i tabellen.

Namn på regel

Test som utförts i tillgänglighetskontrollen

Alla objekt har alternativ text

Excel, PowerPoint, Word

  • Alla objekt använder alternativtext

  • Alternativtext innehåller inte en bild eller ett filnamnstillägg.

I tabellerna anges information för kolumnrubriker

Excel, PowerPoint, Word

  • Rutan Sidhuvud är markerad för varje cellblock som har markerats som en tabell (Excel).

  • Rutan Sidhuvudet är markerad för varje tabell i ett bildspel (PowerPoint).

  • Tabeller har en angiven rubrikrad eller formatet Normal tabell (Word).

Alla bilder har namn

PowerPoint

  • Alla bilder i en bildsamling har namn.

I dokumentet används rubrikformat

Word

  • Innehållet ordnas med hjälp av rubriker och/eller en innehållsförteckningar.

Detaljerad beskrivning av felregler

I följande avsnitt beskrivs varför dessa felregler är viktiga och hur du kan förbättra innehållet för att undanröja problemen.

Regel: Allt innehåll som inte är text har alternativ text

Den här regeln kontrollerar om det finns alternativ text för följande typer av objekt. Den gäller för allt elektroniskt innehåll.

Alla objekt i den här listan med undantag för figurer, bör också ha alternativ text när de finns i grupper.

  • Bilder, figurer, SmartArt och ClipArt

  • Diagram, tabeller och pivottabeller

  • Inbäddade objekt

  • Pennanteckning

  • Video- och ljudfiler

Varför du bör lösa problemet    Skärmläsare läser upp alternativ text för allt innehåll som inte är text för blinda användare. Bra alternativ text hjälper blinda läsare att förstå information som presenteras med hjälp av bilder och andra visuella objekt.

Så här löser du det    Lägg till alternativ text för objektet. Du kan göra det genom att högerklicka på objektet och öppna snabbmenyn, och sedan klicka på ett menyalternativet för att formatera objektet eller ändra egenskaperna. Detaljerad information finns i Lägga till alternativ text till en figur, en bild, ett diagram, SmartArt-grafik eller något annat objekt.

Regel: I tabellerna anges kolumnrubriker

Den här regeln säkerställer att alla datatabeller har en rubrikrad (förutom pivottabeller).

Varför du bör lösa problemet    Tabellrubriker är viktigt för de som läser tabeller och för de tekniska hjälpmedel som läser upp tabellerna för användare.

  • En rubrikrad i tabellen innehåller kolumnrubriker som hjälper läsarna att identifiera de data som finns i tabellen.

  • I en rubrikrad i tabellen finns information om plats och antal, till exempel rad- och kolumnnummer, vilket gör att tekniska hjälpmedel kan navigera på rätt sätt i tabellen.

Så här löser du det    Ange en rubrikrad för varje tabell.

Ange en rubrikrad
  1. Markera tabellen och klicka på Tabellverktyg i menyfliksområdet och sedan på fliken Design

  2. Markera Rubrikrad i alternativen för tabellformat.

Regel: Alla bilder har namn

Den här regeln kontrollerar att det finns en rubrik för varje bild i en presentation. Den här regeln förstås enklast om du tänker på vad som visas som den översta punkten för en bild i fönstret Disposition.

Varför du bör lösa problemet    Med hjälp av bildnamn kan hjälpmedelsteknik gå från en bild till nästa i en presentation. De gör det också möjligt att markera en enstaka bild och gå direkt till den.

Så här löser du det   

Lägg till ett namn för de bilder som inte har något. Om du vill kan du lägga till ett namn som inte visas.

Lägga till ett synligt namn
  1. Markera bilden och tryck på knappen Återställ på fliken Start. Bildplatshållarna återställs för bilden.

  2. Gå med tabbtangenten till platshållaren för Rubrik och ange ett unikt namn.

Lägga till ett namn som inte visas
  1. Lägga till rubriken

  2. På fliken Start går du till gruppen Ritning och klickar på menyn Ordna.

  3. Klicka på Markeringsfönster.

  4. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för att växla mellan att visa och dölja den.

Regel: Rubrikformat används i dokument för att tillhandahålla struktur

Den här regeln kontrollerar om den som skapat dokumentet har använt inbyggda rubriker och andra format för dokument. Med inbyggda formatmallar anges hur texten ska visas, till exempel teckenstorlek och färg, och gör att det går att skapa saker som en innehållsförteckning omedelbart.

Utifrån rubrikformaten kan skärmläsare hjälpa användarna att navigera från ett avsnitt till nästa och den visuella strukturen som skapas med rubriker underlättar för användare med lässvårigheter som dyslexi.

Varför du bör lösa problemet    För att skapa struktur och göra det enklare för användarna att navigera och hitta information i dokumentet.

Så här löser du det    Använd rubrikformat i hela dokumentet. Information om hur du gör det finns i Lägga till en rubrik.

Varningar

En varning innebär att merparten av innehållet, men inte allt, är svårt för användare med funktionshinder att förstå.

Namn på regel

Test som utförts i tillgänglighetskontrollen

Hyperlänktexten är relevant

Excel, PowerPoint, Word

  • Länktexten fungerar som fristående information och ger läsarna exakt information om målplatsen.

Tabellerna har en enkel struktur

Excel, PowerPoint, Word

  • Tabeller är enkla rektanglar. Det finns ingen delade och sammanfogade celler eller kapslade tabeller.

Tomma celler används inte som mellanrum i tabeller

Excel, PowerPoint, Word

  • Det finns inga helt tomma rader eller kolumner i en tabell.

Bladflikarna har beskrivande namn

Excel

  • Alla kalkylblad med innehåll i en arbetsbok har beskrivande namn

Undvik att använda upprepade "tomma" tecken

Word

  • Det finns inga serier av blanksteg, tabbar och vagnreturer.

Rubrikerna är korta och koncisa

Word

  • Rubriker innehåller nyckelord som ger läsarna information om innehållet som följer.

Bilder och andra objekt är placerade i nivå med texten

Word

  • Objekt har figursättning inställd i nivå med texten.

Detaljerad beskrivning av varningsregler

I följande avsnitt beskrivs varför dessa varningsregler är viktiga och hur du kan förbättra innehållet för att undanröja problemen.

Regel: Hyperlänktexten är relevant

Den här regeln kontrollerar att hyperlänkar har lagts till på ett sätt som gör att de kan visas i ett läsbart format.

En hyperlänk flaggas om:

  • Länktexten är identisk med målplatsen. I stället för att till exempel visa en webbadress som http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml visas rubriken på sidan som länken går till.

  • Länktexten är högst fem tecken lång, börjar med en punkt och har inga skärmtips – har till exempel filnamnstillägget (.pdf) som länktext.

Varför du bör lösa problemet    Hyperlänktexten ska vara förståelig och ge tydlig information om länkens mål.

Så här löser du det    Lägg till text som anger webbadressens mål.

Lägga till och ändra beskrivande text för en hyperlänk
  1. Markera länken och klicka på Infoga > Hyperlänk.

  2. I rutan Text som ska visas skriver du in i en fras som kort beskriver länkens mål.

  3. Klicka på OK.

Regel: Tabellen har en enkel struktur

Den här regeln kontrollerar om ett dokument har kapslade tabeller, eller sammanfogade eller delade celler inuti datatabeller. Kapslade tabeller och delade eller sammanfogade celler kan göra det svårare att förstå data i tabellen.

Varför du bör lösa problemet    En tabell bör ha en enkel, tvådimensionell struktur som gör att den är enkel att förstå för användare med funktionshinder.

Så här löser du det   Testa tabellstrukturen och förenkla den om den inte är en enkel tvådimensionell struktur.

Så här testar du om en tabell har tvådimensionell struktur och sammanfogade eller delade celler
  1. Markera den första cellen.

  2. Tryck på Tabb flera gånger och kontrollera att fokus först flyttas längs raden och sedan går ned till nästa rad.

  3. Om du behöver sammanfoga eller dela upp celler för att förenkla tabellen klickar du på Sammanfoga celler eller Dela upp celler på fliken Tabellverktyg | Layout.

Regel: Tomma celler används inte som mellanrum i tabeller

Utifrån den här regeln kontrolleras om det finns tabeller med en helt tom rad eller kolumn i en datatabell för att förenkla tabellens struktur och läsbarhet för personer med funktionshinder.

Varför du bör lösa problemet   Tomma tabellceller kan få personer med nedsatt syn att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Hur du åtgärdar detta   Ta bort onödiga tomma celler. Om en tabell bara är avsedd att presentera innehållet i dokumentet tar du bort alla tabellformat från tabellen.

Ta bort tabellformat från en tabell
  1. Markera hela tabellen.

  2. Expandera galleriet med tabellformat genom att klicka på Tabelldesignverktyg > pilen bredvid formatgalleriet.

  3. På menyn under galleriet klickar du på Rensa.

Regel: Bladflikar har inga standardnamn

Den här regeln kontrollerar om Excel-kalkylblad med innehåll har beskrivande namn.

Varför du bör lösa problemet    Standardnamn som Blad1 försvårar navigeringen i arbetsboken för personer med funktionshinder. Namnen på kalkylbladen bör ge information om vad som finns i kalkylbladet och tomma blad bör tas bort.

Så här löser du det   Byt namn på de blad som har innehåll som ska ersätta standardnamnet.

Byta namn på ett kalkylblad
  1. Högerklicka på bladfliken och klicka på Byt namn.

  2. Skriv ett kort namn som beskriver innehållet i kalkylbladet.

Ta bort ett tomt kalkylblad
  • Högerklicka på bladfliken och klicka på Ta bort.

Regel: Undvik att använda upprepade tomma tecken

Den här regeln söker efter upprepade tomma tecken (blanksteg, tabbar och vagnreturer). I stället för tomma tecken bör stycken ha styckeformatering som skapar önskat utrymme runt dem.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Blanksteg, tabbar och tomma stycken kan uppfattas som tomma områden av personer som använder skärmläsare. När de har hört "tomt" flera gånger kan det tolkas som att läsaren har kommit till slutet av informationen.

Så här löser du det    Skapa mellanrum med hjälp av formatering, indrag och formatmallar i stället för upprepade tomma tecken.

Korrigera mellanrum runt ett eller flera stycken
  1. Ta bort eventuellt befintligt mellanrum runt stycket.

  2. Markera texten, högerklicka på den och klicka sedan på Stycke.

  3. Skapa mellanrummet genom att välja värden för Indrag och Avstånd.

Regel: Rubrikerna är korta och koncisa

Den här regeln säkerställer att rubrikerna är korta. (På engelska: färre än 20 ord.) (Tillgänglighetskontroll kan bara kontrollera längden på en rubrik om den är formaterad i ett rubrikformat.) Det förhindrar att dokumentstrukturen blir rörig på grund av att långa stycken formateras i semantiskt format.

Varför du bör lösa problemet    Korta, koncisa rubriker gör det enklare för personer med funktionshinder att snabbt navigera i dokumentets struktur.

Så här löser du det    Använd enkla ord eller en kort fras som rubrik som ger en bild av vad den följande texten handlar om. En rubrik bör i allmänhet vara högst en rad lång.

Regel: Bilder och andra objekt är placerade i nivå med texten

Den här regeln kontrollerar om objekt har textlayout inställd på Över- och nederkant eller I nivå med texten.

Varför du bör lösa problemet    Objekt som inte är i nivå med texten är svåra att navigera till och kan till och med vara oåtkomliga för personer med nedsatt syn.

Så här löser du det    Ändra objekt till i nivå och ta bort figursättningen.

Så här lägger du text runt ett objekt på samma nivå
  1. Markera objektet och högerklicka på den.

  2. Klicka på Radbryt text och sedan på I nivå med texten eller Över- och nederkant.

Överst på sidan

Tips

Ett tips visas om innehållet kan förstås av användare med funktionshinder, men om det kan struktureras bättre eller presenteras på ett sätt som optimerar upplevelsen för dessa användare.

Namn på regel

Program

Följande kontrolleras med Tillgänglighetskontroll:

Undertexter ingår för infogade ljud- och videoobjekt

Excel, PowerPoint, Word

  • Ljud- och videoobjekt i dokumentet har dolda undertexter.

En bilds läsordning bör vara logisk.

PowerPoint

  • Bilderna verkar komma i logisk ordning.

Bildnamnen i ett bildspel måste vara unika

PowerPoint

  • Alla bilder i en bildsamling som inte är tomma har ett unikt namn.

Layoutabellernas struktur gör navigeringen enkel.

Word

  • Layoutordningen bör vara logisk för språket och tabbordningen är inte cirkulär.

Inga vattenstämplar används för bilder

Word

  • Det finns inga vattenstämplar i dokumentet.

Alla rubriker är i rätt ordning

Word

  • Alla rubriker följer en logisk ordning

Detaljerad beskrivning av tipsregler

I följande avsnitt beskrivs varför dessa tipsregler är viktiga och hur du kan förbättra innehållet för att undanröja problemen.

Regel: Undertext ingår för infogade ljud- och videoobjekt

Den här regeln kontrollerar om budskapet i ljud och videor som infogats överförs via alternativa format. Tillgänglighetskontrollens test är mycket enkelt och flaggar bara alla ljud- och videoobjekt.

Varför du bör lösa problemet    Bilder, tal och ljud kan förmedla viktig information som kanske inte alltid är tillgänglig för personer med funktionshinder.

Så här löser du det    Förmedla viktig information som inte förmedlas via text med hjälp av alternativa metoder, till exempel alternativ text. Lägg till undertext, transkriptioner och ljudbeskrivningar i videor om du kan.

Regel: En bilds läsordning bör vara logisk.

Den här regeln kontrollerar att läsordningen för bildinnehåll fungerar när det finns objekt i dokumentet som inte ingår i bildmallen. Tillgänglighetskontrollens test är mycket enkelt och flaggar bara alla bilder med sådana objekt.

Varför du bör lösa problemet    Användare som inte kan se bilden hör text, figuretiketter och innehåll läsas upp i en viss ordning. Du bör kontrollera att läsordningen och etiketterna är begripliga i den ordning som de läses upp.

Så här löser du det    Kontrollera ordningen innehållet ska läsas upp i.

Kontrollera läsordning för innehållet i en presentation
  1. Markera den första bilden i presentationen.

  2. Klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster.

  3. Markera ett objekt i markeringsfönstret som du vill flytta, och flytta det i listan genom att klicka på uppåt- eller nedåtpilen.

    Objekten läses upp från slutet till början av listan. Flytta därför de objekt som ska läsas först till slutet av listan.

Regel: Bildnamnen i ett bildspel måste vara unika

Den här regeln kontrollerar om varje bild i en presentation har ett unikt namn. Den här kontrollen hjälper till att verifiera att bildrubrikerna är användbara och har unika rubriker, vilket är ett bra sätt att förmedla presentationens struktur för läsaren.

Varför du bör lösa problemet    Alla bilder bör ha unika namn så att de som inte kan se bilderna ändå enkelt kan navigera till information.

Så här löser du det    Uppdatera texten i textrutan Rubrik så att den ger en unik beskrivning av bildens innehåll.

Om rutan Rubrik för bilden inte visas kan du klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster. Leta upp Rubrik i listan med objekt i fönstret. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för bildtiteln för att göra den synlig eller dölja den.

Regel: Layoutabellernas struktur gör navigeringen enkel.

Den här regeln kontrollerar att läsordningen i eventuella layouttabeller (tabeller med formatet Normal tabell) verifieras av dokumentförfattaren så att den är logisk (t.ex. vänster till höger, ovanifrån och nedåt för svenska). Det här är en väldigt grundläggande regel som flaggar alla layouttabeller.

Varför du bör lösa problemet    Layouttabeller ska presentera information i en meningsfull ordning från den första till den sista cellen.

Så här löser du det    Kontrollera tabellens läsordning genom att tabba dig igenom cellerna och kontrollera att informationen visas i en logisk ordning.

Obs!:  Om tabellen ska visa listor eller strukturerade data tillämpar du ett tabellformat från galleriet Tabellformat på fliken Design under Tabellverktyg.

Inga vattenstämplar används

Den här regeln kontrollerar om ett Word-dokument har vattenstämplar. Vattenstämplar kan minska läsbarheten och göra det svårt att se för personer med nedsatt syn.

Varför du bör lösa problemet    Bilder som används som vattenstämplar kan inte alltid tolkas av personer med nedsatt syn eller kognitiva funktionshinder.

Så här löser du det   Viktig information bör inte endast kommuniceras via en vattenstämpel, eftersom den informationen inte kan göras lättillgänglig för användare med funktionshinder. Kontrollera att all information som ingår i en vattenstämpel också ingår någon annanstans i dokumentet. Om en vattenstämpel till exempel anger ett dokument som konfidentiellt, bör du också ange det i brödtexten.

Regel: Alla rubriker är i rätt ordning

Den här regeln säkerställer att dokumentskaparen har använt rubriker utan att hoppa över en nivå (till exempel genom att ha rubrik 4 som underordnad rubrik 3).

Varför du bör lösa problemet    Rubriknivåer i ordningsföljd gör det enklare för läsarna att hitta information och navigera i dokumentet.

Så här löser du det   Justera rubriknivåerna så att de blir sekventiella.

Ändrar rubrikformat
  1. Markera rubriken du vill ändra.

  2. På fliken Start går du till gruppen Format och väljer det rubrikformat som placerar rubriken på rätt nivå.

Lägga till en rubrikrad
  1. Infoga en textrad som ska formateras som den nya rubriken.

  2. På fliken Start går du till gruppen Format och väljer det rubrikformat som placerar rubriken på rätt nivå.

Kontrollera dokumentets organisation, klicka på Visa och välj sedan Navigeringsfönster. Hjälp läsare att navigera i längre dokument genom att kontrollera att det finns minst en rubrik per två sidor och att rubriknivåerna följer sekventiellt på varandra (att rubrik 3 finns under rubrik 2, att rubrik 2 finns under rubrik 1 och så vidare).

Överst på sidan

Hade du nytta av den här informationen?

Hur kan vi förbättra den?

Hur kan vi förbättra den?

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!