Rapporter, den enkla vägen

Delarna i en rapport

Chefen gillar vad du har gjort med databasen för tillgångar, men hon behöver viss information för ett möte, och hon behöver det snabbt. Det är dags att skapa rapporter.

Rapporter är databasens slutprodukt. De kombinerar faktiska data i databasen med information som ger mening åt dessa data och presenterar resultaten visuellt. Om du till exempel behöver använda diagram eller grafer kan du använda en rapport. Rapporter är också det bästa sättet att formatera och skriva ut dina data och de är också bra på att sammanfatta data. Du kan till exempel gruppera tillgångar efter leverantör och beräkna en delsumma för varje grupp, samt en totalsumma för alla grupper tillsammans.

En rapport i Access består av olika avsnitt.

  1. Rubrikavsnitt kan visas högst upp i rapporten, eller om det är ett sidhuvudavsnitt, högst upp på varje sida i rapporten. Rapporthuvuden innehåller vanligtvis rubriker och bilder, till exempel företagets logotyp. Sidhuvuden innehåller vanligtvis kolumnrubriker.

  2. Om du grupperar data i en rapport visas ett grupphuvud. I det avsnittet visas de fält som du grupperar dina data efter. Om du till exempel behöver ta reda på vem som reparerar en viss dator kan du gruppera dina data efter reparationstekniker.

  3. Informationsavsnittet är själva brödtexten i rapporten, det vill säga de data som dina användare behöver se. Alla rapporter måste ha ett informationsavsnitt.

  4. Sidfotsavsnitt kan visas på flera olika platser. Du kan till exempel skapa gruppfötter som visar summor, antal eller medelvärden för en grupp data. Du kan också skapa sidfötter som visas längst ned på varje rapportsida med sidnummer eller andra element.

Sidhuvud- och sidfotsavsnitten är valfria. Om du till exempel inte vill gruppera dina data behöver du inte några grupphuvuden eller gruppfötter. Men se till att rapporterna innehåller tillräcklig information så att de är meningsfulla och lätta att förstå.

Ämne 1 av 10

Nästa

(Tillbaka till start)

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×