Projektledningsmål: Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Lägga till resurser till ditt projekt

När du ger personer arbetsuppgifter ska du tänka på två saker:

  1. Du måste lägga till personer i ditt projektschema innan ...

  2. Du kan tilldela dem arbetsuppgifter.

Den här skillnaden är en vanlig källa till förvirring när man jobbar med ett projekthanteringsprogram.

Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar ...

Om projektledning är nytt för dig Om projektledning är nytt för dig kanske du märker att det finns mer att oroa sig över än att lägga till personer i aktiviteter. Till exempel hur många personer du ska lägga till, hur du ska ta med helgdagar och semestrar i beräkning, och hur du lägger till personlig information som telefonnummer, e-post och löneuppgifter.

Här är några tips som hjälper dig att komma igång.

  • Ta reda på vilka typer av resurser du kan tilldela aktiviteter    Efter att du har samlat in den information du behöver om projektaktiviteter kan du identifiera vilka typer av resurser du behöver.

    • Personresurser    Vi tänker vanligtvis på personer som arbetskraft. Projektledare kallar ibland personer för arbetsresurser, tillsammans med material och utrustning.

    • Företagsresurser    De här resurserna är arbetsresurser som hanteras och delas i en organisation. Företagsresurser används med Project Professional.

    • Materialresurser    Till de här resurserna räknas datorer eller andra maskiner.

    • Allmänna resurser    De här resurserna avser personalkrav för aktiviteter och inte enskilda personer som snickare eller utvecklare.

  • Ta reda på hur antalet resurser påverkar varaktigheten Om du lägger till flera resurser i en aktivitet förutsätter du att varaktigheten ska förkortas. Men ibland kan du motsatt effekt. Det kan medföra ytterligare kostnader, mer kommunikation och andra hinder. Om ni till exempel ska konstruera en ny betalstation går det antagligen inte snabbare om du dubblerar antalet arkitekter. Med Project kan du ta kontrollen över vad som händer med aktiviteternas varaktighet efter att du har lagt till aktiviteter.

  • Ta reda på hur en persons kompetens påverkar aktiviteters varaktighet En persons erfarenhet kan direkt påverka en aktivitets varaktighet. Du kanske förväntar dig att en person med fem års erfarenheter ska slutföra en aktivitet snabbare än vad någon med två års erfarenhet skulle göra.

Om du är en van projektledare När projektet växer är det mycket att tänka på. Du oroar dig för att använda resurser från andra avdelningar, kontakta underleverantörer, övervaka hundra personers arbete, generera rapporter till chefer och andra saker du ännu inte har tänkt på. Som tur är har Microsoft Project de expertverktyg du behöver.

Här finns några tips om hur du kan odla din expertis.

  • Gå igenom och förfina beräkningarna av varaktighet    Använd informationen som du samlar in om det aktuella projektet och liknande projekt för att förfina beräkningarna om varaktighet. Hur exakta beräkningarna av resurskrav (och i slutänden projektkostnader) är beror till stor del på hur exakta beräkningarna av varaktighet för aktiviteter är.

  • Följa upp resursstatus    Se till att alla i projektet skickar in regelbundna statusuppdateringar. Med vyerna och rapporterna i Microsoft Project kan du hålla reda på vad alla gör.

  • Identifiera problem med resursöverbeläggning    Med Project får du hjälp att identifiera när en person arbetar med för många aktiviteter samtidigt.

  • Håll ett öga på originalplanerna   

  • Originalplaner ger en ögonblicksbild av projektet så att du jämför aktuellt förlopp med det du planerade i början.

  • Fördela arbete genom utjämning    Om personer arbetar med för många saker samtidigt kan aktiviteterna justeras i Project så att arbetsbördan jämnas ut. Utjämning av resurstilldelningen är ett sätt att fördela belastningen.

  • Exportera projektdata till Excel för analys Med Excel får du hjälp att analysera Project-information mer ingående. Du kan till exempel exportera aktivitets- och resursinformation till Excel där du kan arbeta med avancerade EV-rapporter och sedan visa informationen med miniatyrdiagram där du enkelt kan se hur mycket som spenderas i relation till hur mycket arbete som slutförts.

    Använda miniatyrdiagram i projekthantering

    Utbilda anställda för ny kompetens    Stora organisationer investerar tid och pengar i att utbilda sina anställda så att de kan utveckla sin kompetens och arbeta i olika miljöer. Att utbilda medarbetare kan vara ett kostnadseffektivt sätt att förbättra kompetensen i företaget i stället för att anställa nya personer.

Steg 1: Lägga till personer i ditt projekt

Lägga till personer i ett projekt

Du måste lägga till personer såväl som andra resurser innan du kan tilldela dem aktiviteter. Andra resurser kan vara materialresurser som cement eller färg, eller kostnadsresurser som resor och måltider.

Ändra arbetsdagar för projektkalendern

Efter att du har lagt till personer i ett projekt kan du ändra deras arbetskalendrar så att du kan ta med deras arbetstider i beräkningen. I Project antas personer arbeta måndag till fredag, 08.00 till 17.00. Men du måste inte hålla dig till det arbetsschemat.

Lägga till helgdagar och semesterdagar

Vi behöver alla semester. Vi kan bli sjuka. Och vi gillar alla våra lediga dagar. Lär dig hur du tar med denna fritid genom att lägga till den i tidsplaneringen.

Dela personer med en resurspool

Du kan lägga till personer i ditt projekt från en resurspool. Med en resurspool kan du ha all information om personer i en Project-fil som kan användas som del av huvudprojekt.

Dölja en kolumn med känslig information

Du kan lägga till känslig information som löner och telefonnummer i ett projekt men dölja den information – utan att förlora den.

Överst på sidan

Steg 2: Tilldela aktiviteter personer och andra resurser

Tilldela personer aktiviteter

Efter att du har lagt till aktiviteter i ditt schema kan du börja tilldela personer dem.

Visa aktiviteternas namn intill staplar i Gantt-schema

Det är lättare att förstå Gantt-fält om aktivitetsnamnen visas bredvid dem. Det här är användbart i rapporter och möten.

Ange kostnader för personer och material

När du lägger till personer i ett projekt kan du lägga till kostnader för dem. Efter att du tilldelar personer aktiviteter beräknas projektets kostnad automatiskt i Microsoft Project.

Kontrollera statusuppdateringar

Efter att personer har angett sin arbetsstatus kan du visa schemaändringarna i Project.

Ta bort en person ur projektet

Personer lämnar projekt, byter arbetsplats och projektledare lägger till fel personer eller stavar fel på namn. Oavsett anledning så måste du kanske ta bort personer från ett projekt.

Överst på sidan

Steg 3: Hantera personer och andra resurser

Välja rätt vy för att visa resurser

Efter att du har tilldelat personer aktiviteter och arbetet har börjat finns det många vyer i Project du kan använda för att övervaka utvecklingen och ändra schemat.

Ändra varaktigheten för en aktivitet

Ett sätt att hantera problem med arbetsbelastningen är att minska aktivitetens varaktighet.

Minska personers arbetsbörda genom att fördela arbetet

Om personer i ditt projekt arbetar med för många uppgifter på en och samma gång kan du låta Project fördela arbetsbördan jämnare.

Ändra den insatsberoende inställningen för aktivitetstyper

När du tar bort eller lägger till personer i en aktivitet förlängs eller förkortas aktivitetens varaktighet i Project. Det här insatsberoende schemaläggning. Om du inte vill att varaktigheten ska ändras kan du ändra aktivitetens insatsberoende inställning.

Följa upp ditt schema

Att övervaka arbetet som görs i projektet är inte bara viktigt för att projektet ska slutföras i tid, det ger dig även en chans att lära av misstag och framgångar i projektet.

Spara en originalplan

När din chef frågar dig om hur det går med projektet jämfört med din originalplan är ”Jag vet inte” det sista du vill säga. Det kan du undvika genom att spara en originalplan som en ögonblicksbild av ditt ursprungliga schema innan projektet drar igång.

Kommunicera med din grupp

Efter att du har ändrat en persons schema bör du meddela personen om ändringarna så att de inte tappas bort.

Visa en projektrapport om personers utveckling

Skapa och anpassa grafiska rapporter om projektutvecklingen. Du kan visa de här rapporterna i Project eller exportera dem till andra program som PowerPoint, Word eller Excel.

Snabbmeddelandechatt med en projektgruppmedlem i Lync

När det kommer upp frågor om en aktivitet finns det nu flera sätt att få svar direkt med hjälp av Project. Hovra över ett namn och klicka på Skicka ett snabbmeddelande för att starta en snabbmeddelandesession i Lync.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×