Projektledningsmål: Kommunicera projektinformation

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Bild av vyöversikt

Mer än något annat är det kommunikation som avgör om ett projekt lyckas eller inte. Som tur är har det tack vare Project 2010 blivit mycket lättare att förmedla information om dina projekt – oavsett om du kommunicerar i en liten grupp som arbetar med ett enstaka projekt eller i en stor organisation med globala kommunikationsbehov som sträcker sig över flera projektportföljer.

Dessutom får du nu funktioner för att integrera Project med SharePoint för att hjälpa dig att dela information om olika projekt – integreringen fungerar även utan Project Server.

I den här artikeln är ett av många projektledningsmål på Översikt över projektledning.

Exempel från projekthantering...

Ditt uppdrag: du har blivit ombedd att leda ett nytt projekt och att regelbundet kommunicera med intressenterna. Du slår upp ordet "intressent" och inser då plötsligt att kommunikation med intressenterna innebär samröre med många fler än bara din chef. Med "intressenter" avses i stället alla som är intresserade av ditt projekt, från din chef till externa leverantörer samt potentiellt även till den som är VD för din organisation. Du inser också att det inte bara är viktiga intressenter som behöver känna till hur det går med projektet. Din grupp behöver också få veta vad som händer. Plötsligt börjar det här med kommunikation att kännas krångligt.

En sak i taget. Analysera vilka kommunikationsbehov dina intressenter har. Många företag med de bästa avsikter att kommunicera rätt misslyckas ändå, eftersom de inte inser att effektiv kommunikation sker på flera sätt. Du kan använda Excel för att skapa ett kvadrantdiagram över inflytande/intresse som hjälper dig att förstå vilka som behöver känna till vad i vilken grad. Som du kan se i diagrammet bör du vara mest lyhörd för behoven av kommunikation hos den person som har såväl störst inflytande över projektresultatet som mest inflytande över projektet.

Bild av inflytanderutnät i Excel

Som tur är upptäckte du nyss att din organisation just installerat Microsoft Project 2010 i hela organisationen och du tänkte nu att du skulle testa de robusta kommunikationsfunktionerna i programmet. Du har kontaktat erfarna projektledare i organisationen som hjälper dig med grunderna i projektledning, och du har fått goda råd om de avancerade funktioner för rapportering och spårning som du kan använda dig av i Project för att underlätta gruppens arbete. Och du har hunnit bli trött på att vädja i e-postmeddelanden och knacka dörr för att få projektuppdateringar.

När du har gjort en intressentanalys kan det hända att du finner att något specifikt Office-program är särskilt väl lämpat för den typ av information du vill skicka. Här är en sammanfattning av olika Office-program samt deras fördelar och nackdelar som du kan tänkas komma på, beroende på dina intressentbehov.

Program

Fördelar

Nackdelar

Excel

Kan importera data från Project för avancerad analys, till exempel ANOVA och upparbetat värde. Lär dig mer om Project personers avancerade analysfunktioner.

Alltför lätt att skapa invecklade diagram när högre detaljnivå är mer lämplig.

Word

Word-dokument kan användas till och med projektets livscykel, särskilt under fasen initiering då specifikationer planeringsdokument behöver skapas och delas. Mer information om hur du använder Word onlinedokument under project initiering (video).

Vissa intressenter föredrar en visuell presentation av status för pågående projekt, vilket du troligen skapar lättast i Excel, Project eller Visio.

Project

Microsoft Project har inbyggda presentationsverktyg för intressenter, inklusive en tidslinje på alla nivåer, team planering funktioner och data export funktioner. Lär dig mer om olika sätt att visa och presentera projektinformation.

Intressenterna har kanske inte Project installerat på sina datorer och även om de skulle ha det kan komplexiteten i dina data vara överväldigande. Det kan vara lämpligare att använda de inbyggda funktionerna för rapportering i Project, till exempel tidslinjer och visuella rapporter, om du vill kommunicera information till chefsintressenter.

SharePoint

Om du utgick från en SharePoint-aktivitetslista kan du importera den till Project. En ändring i en aktivitetslista återspeglas i andra uppgiftslistan. Mer med hjälp av SharePoint med Project.

Kräver en IT-avdelning eller IT-leverantör som kan investera företagsresurser för driftsättning. Däremot kan du minimera problem administration av SharePoint genom att distribuera från molnet.

Project Server

För enterprise-kommunikation och rapporter, särskilt på nivån portföljval har Project Server avancerade kommunikations- och Rapporteringsverktyg. Lär dig mer om Project Server.

För små företag med endast några få anställda kan det vara en utmaning att driftsätta Project Server. För att ni ska kunna använda Project Server effektivt bör ni i din organisation förstå funktionerna för affärsprocesser, metoder och projektledning, samt hur ni ska konfigurera och hantera klyftan mellan organisationens situation i dagsläget och vart ni vill nå för att få ut mesta möjliga av servern.

PowerPoint

Idealiskt för effektfulla presentationer till genomgången intressenter. Mer information om hur du använder PowerPoint för effektiva presentationer.

För leverantörer, analytiker och ingenjörer kanske det passar bäst att använda ett program som Excel för att skapa detaljerade diagram.

Visio

Idealiskt för inledande faserna av ett projekt där flöde diagram av business- och tillverkningsprocesser är bra. Lär dig mer skapa flödesscheman för project kommunikation med hjälp av Visio.

Kan presentera för mycket information om processerna om presentationen riktar sig till intressenter i ledande befattning.

Lync Server

Gör en anslutna team upplevelse som omvandlar varje meddelande till en interaktion som är samverkande engagerande och tillgängliga överallt.

Kräver en IT-avdelning eller IT-leverantör som kan investera företagsresurser för driftsättning.

Office Online program (molnet)

Snygg och enkelt sätt att visa projektinformation på företagets webbsida med inbäddat kalkylblad kod från Excel Online. Ett exempel från Excel-bloggen finns.

Säkerhet kan vara ett problem för vissa företag. Kontrollera att inbäddade kalkylblad visas på en säker webbplats eller från en privat (inte offentlig) OneDrive-mapp.

Sociala media

Twitter, Facebook och andra sociala media kan hjälpa hantera projekt och team, särskilt under initiering faserna i ett projekt. Läs mer om hur du använder sociala media i projekthantering

Gruppmedlemmar kan vara motvilliga att dela information som är mindre skyddad än SharePoint-servrar.

Överst på sidan

Kommunicera projektinformation

Granska problem i ditt schema som måste förmedlas

Avgörande för hur väl du lyckas förmedla information till gruppmedlemmar och andra intressenter är huruvida du lyckas upptäcka var i schemat problemen ligger.

Kommunicera information om upparbetat värde

Att samla information om Earned Value är ett mer avancerat men mycket kraftfullt steg mot att upptäcka de bra och mindre bra inslagen i projektets status. Den högnivåinformation du tar med dig från den processen är just den information dina intressenter vill ta del av.

Synkronisera projektaktiviteter mot en SharePoint-aktivitetslista

Om du redan har skapat ett projekt kan du synkronisera listan över aktiviteter med en SharePoint-aktivitetslista. Om en av aktivitetslistorna ändras återspeglas detta i den andra aktivitetslistan.

Exportera en SharePoint-lista till en aktivitetslista i Project

Om du började med en SharePoint-aktivitetslista kan du importera den till Project. Om en av aktivitetslistorna ändras återspeglas detta i den andra aktivitetslistan.

Skapa och hantera en Projektaktivitetslista för SharePoint

Om du har en aktivitetslista i SharePoint kan du lägga till aktiviteter, tilldela personer till dessa aktiviteter samt hantera arbetet utan Project Server.

Visa projektinformation utan Project 2010

Om du letar efter andra sätt att visa projektinformation utan Project och utan SharePoint kan du exportera Project-information med hjälp av ett antal olika format och verktyg.

Komma igång med Project Web App

Lär dig hur du kan använda Project Server och Project Web App i din organisation: de här videoklippen vägleder dig igenom grunderna.

Använda Outlook 2010 för att kommunicera med din grupp

Lär dig hur du använder Outlook på bästa sätt för att maximera effektiviteten i de e-postmeddelanden du skickar till din grupp. Lös problem i stället för att skapa dem!

Bädda in en Excel-arbetsbok på en webbsida

Visa ett inbäddat kalkylblad på ett intranät så att intressenterna kan se uppdaterad projektinformation. Arbetsboken lagras på en offentlig plats, t.ex. Windows Live OneDrive

Skapa Visio-diagram

Med Visio 2010 kan du skapa imponerande diagram för att kommunicera övergripande projektinformation till intressenter.

Överst på sidan | Gå tillbaka till Projektöverblick

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×