Projektledningsmål: Kommunicera projektinformation

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Kommunicera med din grupp

Att kommunicera projektinformation är ofta svårt, oavsett om det handlar om att få statusinformation från teamet eller kommunicera projektstatus till chefer.

Lär dig när och hur du ska kommunicera och rapportera projektinformation. Annars kan samarbetet bli lidande och projektets framgång kan stå på spel.

Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar ...

  • En lista över intressenterna    Ta reda på vilka som dina intressenter är innan du börjar ett projekt. En till sätt att Parkeringsfickans ett projekt är att glömma kritiska intressent som påverkar ditt projekt gå till gå/Nej

  • Kom igång tidigt en kommunikationsplan    Utforma Kommunikationsstrategier för och processer i projektet innan projektet påbörjas. Har ännu bättre kommunikationsprocesser visas som en aktivitet i de första raderna i projektet så att den här viktig del av samarbete blir allas bekräftelsen.

  • Kommunicera ofta    Samla in information om uppgiftsstatus när en vecka handlar om rätt att huvudkontor av problem innan de gå vidare från. Om du brukar kommunicera oftare än vad som kan gruppmedlemmarna sluta skicka uppdateringar på grund av den extra tid när du förbereder dem.

  • Sök efter problem    Om allt verkar gå bra eftersom du inte har hört något negativt är du antagligen Spetsig mot problem. Även bäst kör projekten har problem. Ditt jobb är att gå hitta dem innan de blir större på större problem.

  • Använd rätt teknik    Förstå din gruppmedlem och intressenternas kommunikationsbehov. Gruppmedlemmarna rapporterar en aktivitetsstatus kanske till exempel vill du använda e-post eller Project Server medan en chef kanske föredrar en välstrukturerad diagram eller en pivottabell. Här följer en lista över program som du kan använda för att i kommunikation.

Program

Fördelar

Nackdelar

Projekt

  • Har inbyggda presentationsverktyg för intressenter på alla nivåer.

  • Har lättolkade tidslinje- och teamplaneringsvyer.

  • Exporterar data till Excel och Visio för kommunikation av komplexa data.

  • Företaget kanske inte använder Project.

  • De projekt företaget jobbar med kanske är för små för att dra nytta av en kraftfull schemaläggningsprogramvara.

Project Server

  • Bäst för avancerad kommunikation och för att rapportera projektinformation i en hel organisation.

  • Kan jämföra status för flera projekt eller för en portfölj med projekt.

  • Mindre företag kan behöva hjälp av konsulter för att installera och använda Project Server.

Excel

  • Från kan du exportera data till Excel för avancerad analys, till exempel ANOVA och Earned Value-analys.

  • Idealiskt för tidig planering av projekt och för slutprodukter som kan läggas till i Project senare.

  • Excel har inga funktioner för automatisk schemaläggning för mer komplexa projekt.

Ord

  • Idealiskt under initieringsfasen när du behöver dela planeringsdokument som budget och leveransprodukter.

  • Inte idealiskt för visuella presentationer för chefsintressenter. Använd Excel, Visio, PowerPoint eller Projects rapportfunktioner i stället.

SharePoint

  • Erbjuder synkroniseringsfunktioner utan Project Server. Om en av aktivitetslistorna ändras återspeglas detta i den andra aktivitetslistan.

PowerPoint

  • Idealiskt för effektfulla presentationer till chefsintressenterna.

  • Analytiker och tekniker kanske vill ha mer detaljerade diagram för komplex budgetanalys.

Visio

  • Idealiskt under de inledande faserna av ett projekt där du behöver kommunicera affärs- och tillverkningsprocesser med flödesscheman och andra diagram.

  • Kan vara för mycket information för chefer. Använd Projects egna rapportfunktioner i stället.

Lync   

  • Idealiskt för team på olika platser. Du kan dela projektinformation med snabbmeddelanden, röst, video och onlinemöten.

  • Kräver en IT-avdelningen för att distribuera. Om du inte har företagsresurser att installera Lync kan använda du Office 365 med Lync Online.

Kontrollera statusuppdateringar från Project Server

Om teamet använder Project Server bör du ladda ned aktivitetsstatusuppdateringar från servern innan du kommunicerar framstegen i projektet med teamet.

Följ upp planeringen, från lätt till expert

Det finns enkla sätt att följa upp framstegen och det finns mer komplicerade sätt. Hitta det sätt som passar bäst för ditt projekt och teamet.

Snabbmeddelandechatt med en projektgruppmedlem i Lync

Om det uppstår en kort fråga i samband med att ni arbetar med projektets schema kan du hålla pekaren över en persons namn och skicka ett snabbmeddelande direkt via Lync.

Anslut till ett Lync-möte online

Om inte alla kan komma till ett möte kan du delad projektinformation med hjälp av Lync. Visa bilder i PowerPoint, kalkylblad i Excel eller en anteckningsbok i OneNote för att dela med dig av projektplaneringen. Deltagarna kan vara med på mötet från sitt kontor, hemifrån eller via sin mobila enhet.

Skapa en projektrapport

Med Project 2013 kan du skapa och anpassa anslående grafiska rapporter över vilka projektdata du vill, utan att använda någon annan programvara. Medan du arbetar med projektet ändras rapporterna så att de återspeglar den senaste informationen – inga manuella uppdateringar krävs.

Synkronisera mot en SharePoint-aktivitetslista

De andra teammedlemmarna kan visa schemat och uppdatera det de arbetar med i SharePoint, och du ser ändringarna i Project. Och tvärtom.

Använda Office 365 med SharePoint och Lync online

Arbeta med utkast till specifikationer med Office 365. Så länge som du har en dator med anslutning till Internet kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – när du behöver det, där du behöver det.

Du kan också använda SharePoint och Lync Online om företaget inte har installerat programmen på användarnas datorer.

Publicera aktivitetsändringar på servern

När du gör ändringar i aktiviteter kan du publicera dem till Project Server så att alla har rätt information för att fortsätta med sitt arbete.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×