Projektöverblick: Din karta till projektledning

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med hjälp av Projektöverblicken får du ut så mycket som möjligt av Microsoft Office Project 2007 och kan uppnå projektmålen genom att använda godkända standarder och projektledningsmetoder.

Obs!: Även om du använder agil projekthantering kan du fortfarande använda de mål som finns i Projektöverblicken, så att det blir enklare att hantera och slutföra projektet.

Projektkartan visar projektets tre faser: Skapa en plan, Följa upp och hantera ett projekt och Avsluta ett projekt. Bekanta dig med projekthanteringsöverblicken genom att utforska målen under respektive fas.

Tips: Klicka på länkarna nedan om du vill visa de olika projekthanteringsaktiviteterna och klicka sedan på målobjekten för detaljerade instruktioner om hur du uppnår vart och ett av målen i Office Project 2007.

Karta och kompass

Skapa en plan

Definiera ett projekt

Innan du kan skapa ett projekt måste du bestämma exakt vad projektet består i, vad det har för omfattning och vad det är du vill uppnå med det.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Initiera ett projekt

Under planeringsfasen för projekt som sträcker sig över en längre tid eller som innefattar många personer är det viktigt att definiera mål, förutsättningar och villkor för projektet.

Starta en projektplan

Efter den inledande planeringen kan du skapa en projektfil, ange preliminär projektinformation samt bifoga dina planeringsdokument till filen.

Definiera projektets slutprodukter

När du har fastställt projektets mål måste du definiera den faktiska produkt eller tjänst som målen ska leda fram till.

Planera projektaktiviteter

När du har definierat projektets utformning bör du undersöka dess huvudaktiviteter för att projektet ska bli framgångsrikt. Många projekt har misslyckats eftersom projektchefen inte på ett tidigt stadium tänkt igenom hur mycket arbete som krävs för projektet.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Definiera faser och aktiviteter

När du har fastställt hur mycket arbete som projektet medför kan du organisera arbetet i milstolpar, faser och aktiviteter och lägga in det i en projektplan.

Visa projektets struktur

När du har skapat en disposition för aktiviteterna kan du även visa projektets struktur genom att använda inbyggda eller anpassade strukturkoder eller dispositionskoder.

Uppskatta aktiviteternas varaktighet

I Project 2007 kan du beräkna ett realistiskt schema automatiskt, ofta enbart utifrån aktiviteters varaktighet och de aktivitetssamband som du anger.

Schemalägga projektets aktiviteter

När du har angett aktiviteternas varaktighet är det dags att titta på hur aktiviteterna är relaterade till varandra eller knutna till vissa datum.

Skapa relationer mellan projekt

Genom att skapa aktivitetssamband mellan aktiviteter i olika projekt kan du utvärdera de effekter ändringar i ett projekt har på andra projekt.

Planera för och Tillhandahåll resurser

Vid det här stadiet i planeringsprocessen har du identifierat projektets omfattning, gjort upp en aktivitetslista och gjort en uppskattning av aktiviteternas varaktighet.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Uppskatta resursbehov

Efter att du har angett dina projektaktiviteter är du nu redo att göra preliminära uppskattningar, identifiera behov och börja med bemannings- och införskaffningsprocesser så du har de resurser som krävs för projektaktiviteterna.

Bygga upp en projektgrupp

Vid det här stadiet i projektplaneringsprocessen har alla resurser identifierats, godkänts och införskaffats. Du vet vilka som ingår i din grupp och vilken utrustning och vilket material du ska införskaffa för att uppnå målsättningarna i projektet.

Dela resurser mellan olika projekt

Med Project 2007 blir det enklare att dela resurser mellan flera projekt där samma personer, material eller utrustning används.

Tilldela resurser till aktiviteter

Nu när resursinformation har angetts i projektet kan du tilldela resurser till de specifika aktiviteter som du har angett som arbete i projektet.

Planera projektkostnader

Om man inte är införstådd med var kostnaderna finns i ett projekt kan projektet snabbt misslyckas och bli olönsamt. Kostnaderna består av alla de resurser som krävs för att utföra ett projekt, bland annat de personer och den utrustning som behövs samt det material som går åt vid projektarbetet.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Beräkna kostnader

När du uppskattar kostnader beräknar du de ungefärliga resurs- och aktivitetskostnader som krävs för att slutföra aktiviteterna i projektet.

Definiera budget och originalplan kostnadsinformation

När alla kostnader har angetts kan du spara dem som en budget (eller originalplan) innan du börjar följa upp och hantera schemat. Vid det här stadiet kan du innefatta viktiga anteckningar om budgetbeslut, dela budgetinformation med andra eller föra över den till andra program, till exempel det ekonomisystem ditt företag använder.

Förbereda kostnadshantering

När du har tagit fram kostnaderna bör du förbereda uppföljning och hantering av dem så att du kan se till att projektet håller sig inom budgeten. Du kan ange räkenskapsårets startdatum, kontrollera beräkningsalternativen och bestämma när kostnaderna ska betalas.

Planera för kvalitet och risker

Kvalitet är en central fråga som direkt påverkar dina kunder eller användare. Utan en riskhanteringsplan kan ditt projekt bli lidande på oväntade sätt.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Planera för kvalitet

Innan du börjar ett projekt bör du identifiera de kvalitetsstandarder som du måste ta hänsyn till för att uppfylla samtliga mål för projektet.

Identifiera och planera för risker

Att identifiera, planera för och reducera risker vid olika tillfällen under ett projekt kan hjälpa dig att hålla projektet inom tidsplanen och budgeten.

Planera för kommunikation och säkerhet

En välfungerande och säker kommunikation är mycket viktigt när det gäller att skapa en grupp som ska kunna samarbeta.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Ange metoder för att vidarebefordra projektinformation

Ange en metod för att kommunicera med projektgruppen och hålla projektet uppdaterat.

Skydda projektinformation

Microsoft Office Project Server 2007 och Project 2007 innehåller grundläggande säkerhetsfunktioner som hjälper dig att skydda din projektinformation från obehörig åtkomst.

Optimera projektschemat

När ditt projekt har satt igång kan du behöva övervaka hur saker och ting framskrider och finjustera aktiviteter, resurser eller kostnader.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Optimera projektschemat ska uppfylla slutdatumet

När du har skapat ditt projektschema kan du granska och finjustera det så att projektet blir klart i tid för det schemalagda slutdatumet.

Optimera resursanvändningen i projektschemat

När du har skapat ett projektschema kan du granska dina resursers tilldelningar och optimera deras arbetsbelastning.

Optimera projektschemat ska uppfylla budgeten

Granska de planerade kostnaderna i ditt färdiga projektschema och kontrollera att de håller sig inom budgeten.

Skriva ut och distribuera projektinformation

Håll intressenter och gruppmedlemmar uppdaterade om projektstatus genom att ge dem åtkomst till vyer och rapporter online eller i utskrivet format.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Skriva ut projektinformation

Du kanske vill distribuera utskrivna kopior av den senaste projektinformationen till exempelvis intressenter eller gruppmedlemmar.

Distribuera projektinformation online

Du kan distribuera den mesta projektinformationen online genom att skapa rapporter för intressegrupper och gruppmedlemmar.

Följa upp och hantera ett projekt

Spåra förloppet

Markera de objekt du vill följa upp och välj uppföljningsmetod och påbörja därefter övervakningen av projektförloppet.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Konfigurera ett projekt för uppföljning

Även om det är enkelt att göra uppföljningar i Project 2007 finns det flera åtgärder du kan vidta innan du börjar följa upp projektstatus.

Registrera status och svara på uppdateringar

När du har valt de poster du vill följa upp samt den uppföljningsmetod du vill använda kan du börja följa upp dessa poster.

Hantera ett schema

Hantera projektet genom att identifiera problem, finjustera schemat och rapportera status till intressenter och gruppmedlemmar.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Identifiera schemaproblem

När du följer upp aktiviteternas status kan du granska schemat och identifiera problem eller potentiella problem med aktivitetsscheman.

Se till att aktiviteter, faser eller projektet följer schemat

Om du identifierar problem i ditt schema kan du använda många olika strategier för att hantera projektschemat.

Hantera resurser

Hantera resurser genom att följa upp deras status, identifiera och lösa beläggningsproblem, hantera delade resurser och rapportera projektstatus till intressenter och gruppmedlemmar.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Följa upp resursstatus

Det mest effektiva sättet att mäta status för resursernas arbete i ett projekt är att balansera resursernas arbetsbelastning och följa upp status för aktiviteter.

Identifiera resursbeläggningsproblem

Genom att granska resursinformation som tilldelningar, överbeläggningar eller underbeläggningar, resurskostnader samt avvikelser mellan planerat och utfört arbete kan du kontrollera att resurserna är tilldelade till aktiviteterna på ett sätt som ger bästa möjliga resultat.

Lösa resursbeläggningsproblem

För att få bästa möjliga resultat från resurserna måste du hantera deras arbetsbelastning och lösa över- och underbeläggningar.

Hantera information om delade resurser

När du har lagt till företagsresurser, ska du granska eller ändra informationen om de delade resurserna så att du är säker på att projektet är så flexibelt och kostnadseffektivt som möjligt.

Hantera kostnader

Du hanterar kostnader genom att se till att de håller sig inom budgeten. Kostnaderna utgörs av alla de resurser som krävs för att utföra ett projekt, även de personer och den utrustning som utför arbetet samt det material som går åt under projektets gång.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Övervaka kostnader

Genom att regelbundet granska projektets baskostnader ,s amt utföra mer detaljerade kostnadsanalyser, ser du till att projektet följer budgeten.

Justera kostnader så att projektet följer budget

När du har identifierat ett budgetproblem kan du vidta rätt åtgärd genom att använda Project 2007 för att korrigera problemet och optimera om schemat efter kostnad.

Hantera risker

Identifiera potentiella problemområden genom att förutse risker och reagera på riskhändelser, samt rapportera projektstatus till intressenter och gruppmedlemmar.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Identifiera nya risker

Att identifiera, åtgärda och kontrollera risker gör det enklare att uppnå projektmålen.

Kontrollera projektrisker

När en riskhändelse har inträffat måste du reagera på den risken för att kontrollera effekten som den har på projektet.

Stänga ett projekt

Granska slutlig projektinformation

I slutet av ett projekt är det lämpligt för intressenter och gruppmedlemmar att samlas och analysera vad som gick bra eller dåligt, samt skapa slutgiltiga vyer eller rapporter i utskrivet format eller online-format.

Vad vill du utforska?   

Mål

Beskrivning

Granska slutlig projektinformation

Att avsluta ett projekt innebär att summera och kommunicera projektinformation, analysera projekteffektivitet och arkivera projektuppgifter.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×