Postlådor för rum och utrustning

Om du har ett konferensrum, en företagsbil eller utrustning som alla kan behöva använda, behöver man kunna boka dessa resurser. Det bästa sättet är att skapa en postlåda för ett rum eller en utrustning i Office 365 för varje resurs. Du kan t.ex. skapa den för ditt konferensrum på första våningen, din medieutrustning eller en lastbil.

När du har skapat en postlåda för ett rum eller en utrustning, kan alla i företaget boka den för möten eller händelser med hjälp av Outlook. Lär dig hur du använder den och hur du konfigurerar den på följande två flikar. Här är några andra vanliga frågor om postlådor för rum och utrustning.

Öppna Outlook och skapa ett nytt möte. Lägg till ett rum eller en utrustning till mötet som om det var en person. Välj sedan Schemaläggningsassistenten för att se en kalendervy i realtid över rummets eller utrustningens tillgänglighet. Om den aktuella timmen är tom är den tillgänglig. Om den är blå är den bokad.

Öppna det möte som du har schemalagt i Outlook och ta sedan bort rummet eller utrustningen från mötet, precis som du skulle ha gjort med en deltagare. Rummet är nu tillgängligt för bokning igen.

Nej, det är ingen som behöver godkänna eller avvisa begäranden. Du kan bestämma om du vill låta rummet eller utrustningen bokas automatiskt eller hanteras av någon på företaget.

Nej. Eftersom de flesta i organisationen måste ha en licens för att kunna använda Office 365, behöver du inte tilldela någon licens till en rumspostlåda eller en utrustningspostlåda.

Nej, du behöver inte någon som ansvarar för rumspostlådan eller utrustningspostlådan.

När du vill använda postlådor för rum eller utrustning, öppnar du Outlook från datorn eller loggar in i Outlook på webben. Schemalägg ett nytt möte och lägg till rummet eller utrustningen till mötet, precis som du gör när du bjuder in andra anställda eller kunder. Du har nu gjort en bokning.

  1. Öppna Outlook på datorn.

  2. På fliken Start väljer du Nya objekt > Möte.

    Välj Nya objekt och sedan Möte i gruppen Ny på fliken Start om du vill schemalägga ett möte.

    Eller välj Nytt möte i din kalender.

  3. I fältet Till skriver du namnet på det konferensrum eller den utrustning som du vill boka. Lägg sedan till de deltagare som du vill bjuda in.

    Eller klicka på Till och dubbelklicka sedan på konferensrummet eller utrustningen i listan. Klicka sedan på OK.

    Boka en rumspostlåda i Outlook
  4. På raden Ämne skriver du syftet med bokningen eller mötet.

  5. Ändra värdet för Plats eller lämna det som det är.

  6. Ändra Starttid och Sluttid. Eller välj Hela dagen. Om du vill upprepa mötet eller bokningen väljer du Återkommande högst upp.

    Boka en mötestid

  7. Skriv ett meddelande som beskriver syftet och bifoga filer om det behövs.

  8. Om du vill tillåta att andra ansluter online eller ringer in till mötet klickar du på Skype-möte.

  9. Kontrollera att det rum, den utrustning och de personer som du har bjudit in är tillgängliga genom att klicka på Schemaläggningsassistenten högst upp. Välj sedan en ledig tid i kalendern.

    Kontrollera om rumsutrustningen är tillgänglig

    Tips: I schemaläggningskalendern innebär blått att rummet eller utrustningen är bokad eller upptagen. Välj vita (eller lediga) områden i kalendern.

  10. När du är klar väljer du Skicka.

Om du vill konfigurera en postlåda för ett rum eller en utrustning, går du till administrationscentret för Office 365. (Du måste ha administratörsbehörighet för att kunna göra detta.) Skapa postlådan och meddela alla att de kan börja boka den för möten och händelser.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Gå till administrationscentret för Office 365.

  3. Sök efter rum eller utrustning, eller gå till Resurser > Rum och utrustning.

    Gå till Office 365-resurser och välj Rum och utrustning
  4. Klicka på Lägg till.

  5. Fyll i fälten för rummet eller utrustningen:

    Lägga till en rumspostlåda i Office 365
    • Rum eller Utrustning: Den typ av postlåda som du vill skapa.

    • Namn: Ett eget namn eller en kort beskrivning.

    • E-post: E-postalias för rummet eller utrustningen. Du måste skicka en mötesförfrågan till rummet eller utrustningen.

    • Kapacitet: Antalet personer som får vara i rummet eller som kan använda utrustningen samtidigt.

    • Plats: Rumsnummer eller rummets placering i en byggnad eller region.

    • Telefonnummer: Numret för själva rummet. Detta skiljer sig från mötets telefonnummer som genereras när du använder Skype för företag.

  6. Välj Add.

  7. Välj Visa information för att se rummet eller utrustningspostlådan som du har skapat.

    Eller välj Ange alternativ för schemaläggning för att ändra tillåtna mötestider, bokningsfönster och så vidare.

    Redigera bokningsalternativ för rum och utrustning

  8. Spara sedan och Stäng.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×