Planera innehållet på din SharePoint-webbplats

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När en webbplatsinnehåll ordnas logiskt och enkelt-att söka efter, är det enklare att underhålla och hantera och webbplatsanvändarna är mer produktiv. Du kanske vill planera ut din webbplats strategi innan du skapar webbplatsen som en webbplatsadministratör eller webbplatsägare. I den här artikeln ska vi titta närmare:

Vilka typer av webbplatser behöver du?

Beroende på storleken eller din organisation och mängd innehåll som du planerar att ha på din webbplats, kanske du vill skapa underwebbplatser under din huvudsakliga webbplats för att ordna innehåll. Mer information om hur du skapar webbplatser finns i Skapa en webbplats.

Diagram över en webbplatshierarki

Det finns många möjliga sätt som du kan välja att organisera underwebbplatser. Det är några exempel:

  • Efter arbetsgrupp eller avdelning

  • Efter innehållskategori

  • Efter projekt

  • Efter kund

  • Efter behörighetsnivå eller känslighet (om det exempelvis finns information som måste begränsas kanske du vill isolera den till en särskild webbplats)

Innan du börjar skapa webbplatser bör du tänka igenom hur många webbplatser som du behöver och hur de ska struktureras. Det kan vara lättare att planera strukturen om du skapar ett diagram över webbplatshierarkin. Du kan snabbt rita upp ett diagram på ett papper eller en whiteboard, men du kan också skapa ett mer formellt diagram med hjälp av de hierarkiformer som finns tillgängliga som SmartArt i Microsoft Word och Microsoft PowerPoint. På så sätt kan du skapa ett diagram som du kan gå tillbaka till och göra ändringar i längre fram.

Dessutom bör du fundera på syftet med de olika webbplatserna. Då blir det lättare att bestämma vilka webbplatsmallar som du ska använda för att skapa nya webbplatser. I SharePoint Online finns det en rad olika webbplatsmallar att välja mellan. Genom att välja en webbplatsmall som är utformad för ett visst ändamål ger du användarna en bra start i arbetet. Om du till exempel vill skapa en webbplats där gruppmedlemmarna regelbundet ska kunna dela med sig av intressanta nyheter och idéer kan du utgå ifrån webbplatsmallen Blogg, eftersom den är utformad för just den här typen av kommunikation.

Några exempel på webbplatsmallar som ingår i SharePoint är:

  • Gruppwebbplats

  • Blogg

  • Projektwebbplats

  • Community-webbplats

Mer information om webbplatsmallar finns i använda mallar för att skapa olika typer av SharePoint-webbplatser.

Vilken typ av innehåll ska finnas på webbplatserna?

När du har tänkt igenom hur många och vilken typ av webbplatser som behövs bör du planera innehållet på webbplatserna. Tanken är att du ska fastställa:

  • Vilka typer av listor, bibliotek, eller sidor som du vill skapa på webbplatserna för att ordna innehåll    Bibliotek kan användas för att lagra dokument och andra filer, medan listor är bra för att spåra aktiviteter eller problem. Sidorna är enskilda objekt inom en plats där du kan visa innehåll, program, länkar och mer.

  • Vilka typer av program som du vill ta med    SharePoint Online omfattar inbyggda appar, till exempel dokumentbibliotek och listor, men du kan också skapa egna program eller köpa program från tredje part i SharePoint Store.

  • Om du vill skapa innehållstyper    Innehåll skriver hjälp du anpassa hur du hanterar och spårar specifika typer av innehåll.

Din organisation kanske vill sköta den här typen av planering på ett centraliserat sätt (särskilt när det gäller innehållstyperna), men det här är också den typ av planering som du kan uppmuntra enskilda webbplatsägare att utföra när de anpassar webbplatser som de ansvarar för.

Vilka typer av appar vill du lägga till?

Förutom att fundera på innehållstyperna kan det vara bra att tänka igenom vilka andra informationstyper som ska lagras på webbplatserna, eller vilka aktiviteter som användarna inom företaget vill kunna använda webbplatserna till. Då blir det lättare att planera vilka typer av appar som du behöver lägga till på webbplatserna för att komma igång. Om du till exempel vet att användarna behöver en plats för att lagra dokument kommer du antagligen att lägga till ett dokumentbibliotek, och om det är viktigt att kunna hålla reda på viktiga datum lägger du till en kalender.

Du måste inte lägga till alla appar som du kan komma att behöva senare på en gång. Webbplatsägarna kan lägga till och ta bort appar efterhand, i takt med att affärsbehoven förändras. Men om du planerar hur innehållet på webbplatserna ska anpassas på ett tidigt stadium kan du se till att användarna får användning av webbplatserna direkt.

SharePoint Online innehåller inbyggda appar som går att använda för en rad olika affärsändamål – alltifrån lagring och hantering av dokument till projektledning, projektuppföljning och kommunikation. Om du vill kan du lägga till flera instanser av de olika apptyperna på webbplatserna. Dessutom kan du köpa och lägga till appar från tredje part via SharePoint Store.

Få reda på mer i Lägga till en app på en webbplats och Köpa en app i SharePoint Store.

Behöver du hjälp med att definiera innehållstyper?

Med innehållstyper kan webbplatsanvändarna snabbt skapa särskilda typer av innehåll med hjälp av kommandona Nytt objekt eller Nytt dokument i en lista eller i ett bibliotek. Innehållstyper är användbara eftersom de gör det lättare för webbplatsägarna att se till att innehållet är enhetlig på de olika webbplatserna. Innehållstyper gör också att en enda lista eller ett enskilt bibliotek kan innehålla flera objekttyper eller dokumenttyper. Webbplatsägare kan förkonfigurera särskild information om innehållet när de konfigurerar innehållstyper för en webbplats, lista eller ett bibliotek.

Webbplatsägare kan definiera innehållstyper för listobjekt, dokument och mappar.

Det kan vara praktiskt att definiera innehållstyper för en del av innehållet om innehållet uppfyller något av följande kriterier:

Om följande är sant:

Kan innehållstyper vara användbara på följande sätt:

Du har särskilda typer av dokument som har ett standardiserat format eller syfte och du vill att de ska vara enhetliga i hela organisationen.

Konfigurera innehållstyper för webbplatser för dessa typer av dokument på gruppwebbplatsnivå så att de kan användas på alla underwebbplatser till gruppwebbplatsen. På så sätt kommer alla användare inom organisationen att skapa dokumenten på ett enhetligt sätt.

Du har särskilda mallar som användarna måste använda för särskilda typer av dokument.

Lägg till dessa dokumentmallar till relevanta dokumenttyper så att mallen används för alla nya dokument som skapas från innehållstypen.

Det finns en standarduppsättning med information som du vill spåra för särskilda typer av dokument eller objekt.

Lägg till kolumner till innehållstypen för att spåra den här informationen. Om någon information är särskilt viktig kan du ange de kolumnerna som obligatoriska. Du kan också tillhandahålla standardvärden för särskilda kolumner när du konfigurerar innehållstypen.

Det finns en definierad affärsprocess för hur särskilda typer av dokument hanteras eller granskas.

Överväg att konfigurera arbetsflöden för särskilda innehållstyper. Du kan använda arbetsflöden för att hantera affärsprocesser som dokumentgranskning eller -godkännande.

När du har kommit på vilket innehåll som du vill definiera innehållstyper för bör du fundera på var du vill definiera innehållstyperna. Om du definierar webbplatsinnehållstyperna på gruppwebbplatsnivå kan de återanvändas i hög utsträckning i listorna och biblioteken på gruppwebbplatsens alla underwebbplatser. En enskild webbplatsägare kan också definiera webbplatsinnehållstyper för sin webbplats, men de innehållstyperna kan bara användas i listorna och biblioteken på just den webbplatsen och dess underwebbplatser.

Det kan vara bra att skapa ett kalkylblad eller en tabell där du lägger in den information som ska tas med när du definierar innehållstyperna. Du kan till exempel börja med att skapa en enkel tabell, som den här nedanför, och sedan anpassa den och lägga till all information som du vill kunna spåra, till exempel vilka webbplatser eller grupper som ska använda innehållstyperna:

Ny innehållstyp

Överordnad innehållstyp

Kolumner

Dokumentmall

Arbetsflöden

Ange namnet på den innehållstyp som du vill skapa.

Ange den överordnade innehållstyp som den ska skapas från.

Lista den nya eller befintliga kolumn som du vill lägga till för innehållstypen.

Ange om en dokumentmall ska associeras med innehållstypen.

Ange om arbetsflöden ska associeras med innehållstypen.

Mer information om hur du arbetar med innehållstyper finns i Skapa eller anpassa en innehållstyp.

Hur ska användarna hitta och komma åt innehåll?

Fundera på hur webbplatsanvändarna ska kunna hitta och använda innehållet på SharePoint Online-webbplatserna. Den här typen av planering gör det lättare för dig att fatta beslut om hur navigerings- och sökfunktionen på gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser ska konfigureras.

Vilka webbplatser ska ingå i den globala navigeringen?

När du planerar navigeringen kan det vara bra att skapa ett diagram över webbplatserna i webbplatshierarkin. Om du skapade ett diagram när du planerade webbplatserna kan du använda det diagrammet och ändra det. Ta med alla underwebbplatser till gruppwebbplatsen. Du kan också ta med viktiga listor eller bibliotek som finns på gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser. På så sätt blir det lättare att snabbt identifiera de viktiga platser som webbplatsanvändarna kan vilja gå till om de börjar från gruppwebbplatsens startsida.

Du hittar den globala navigeringen i det övre navigeringsfältet på webbplatserna.

Övre länkar med ett markerad.

Som standard har varje webbplats ett eget unikt övre navigeringsfält, men du kan också välja att låta underwebbplatserna ärva det övre navigeringsfältet från den överordnade webbplatsen. På så sätt blir navigeringsmiljön enhetlig på alla webbplatser. Du kan själv bestämma vilka webbplatser som ska visas i det övre navigeringsfältet, och du kan dessutom lägga till länkar till externa resurser i navigeringen på webbplatsen. Få reda på mer om hur du anpassar det övre navigeringsfältet i Anpassa navigeringen på gruppwebbplatsen.

Om gruppwebbplatsen innehåller många underwebbplatser vill du kanske inte visa alla i det övre länkfältet eftersom det kan bli för mycket för webbplatsanvändarna. Men samtidigt vill du förstås inte att det ska vara svårt att hitta viktiga webbplatser eller viktigt innehåll. Använd därför ditt diagram över webbplatshierarkin för att identifiera vilka webbplatser som är extra viktiga, och som du vill ska visas i den globala navigeringen.

Hur ska användarna navigera på webbplatserna?

Förutom det övre navigeringsfältet finns det också ett navigeringselement – Snabbstart – till vänster på webbplatserna.

I Snabbstart brukar det finnas länkar som är specifika för den aktuella webbplatsen. Snabbstart kan också användas för att framhäva det innehåll som är viktigast. När du skapar en ny lista eller ett nytt bibliotek dyker det automatiskt upp en ny länk under Senaste i Snabbstart. Här visas bara de fem senaste länkarna.

Länken Tidigare i Snabbstart visar de senast skapade sidorna, listorna och biblioteken

Du kan anpassa Snabbstart om du vill lägga till eller ta bort länkar till listorna och biblioteken på webbplatsen. Du kan också gruppen länkar under anpassade rubriker. Om du väljer att låta alla underwebbplatser som ärver från den globala navigeringen att kommer det vara viktigt för webbplatsägare att anpassa navigeringen på Snabbstart eftersom det är primära hur användare hitta innehåll på en webbplats när de besöker. Om du bestämmer inte dig för att har underwebbplatser som ärver global navigering från gruppwebbplatsen kommer användare att kunna använda det övre länkfältet och Snabbstart på en underwebbplats för att hitta innehåll i den. Mer information om att redigera länkar i Snabbstart finns i anpassa navigeringen på gruppwebbplatsen.

Överst på sidan

Vad bör du tänka på när du planerar sökningar?

Användarna blir troligen mer benägna att använda SharePoint Online om de lätt kan hitta den information som de söker. Om du utnyttjar innehållsfunktioner som innehållstyper, eller lägger till metadatakolumner i listor och bibliotek, blir innehållet mer lättåtkomligt vid sökningar.

Administratörer för webbplatssamlingar och webbplatser kan göra ett antal konfigurationer för att anpassa sökupplevelsen för användarna.

Om du vill:

Läs igenom det här avsnittet:

Anpassa det format och de inställningar som påverkar sökresultatet – du kan anpassa sökcentret och de webbdelar som används på sökcentersidorna.

Hantera sökcentret i SharePoint Online

Skapa frågeregler för att sökningarna bättre ska motsvara användarens syfte.

Hantera frågeregler

Anpassa sökningarnas resultatkällor.

Hantera resultatkällor

Visa, skapa eller ändra hanterade egenskaper eller mappa crawlade egenskaper till hanterade egenskaper.

Hantera sökschemat i SharePoint Online

Exportera och importera anpassade sökkonfigurationsinställningar mellan olika webbplatser. De inställningar som du exporterar och importerar omfattar inställningarna för alla anpassade frågeregler, resultatkällor, resultattyper, rangordningsmodeller och webbplatssökningar.

Exportera och importera anpassade inställningar för sökkonfiguration

Hur innehåll blir tillgängligt i sökningar

Söktjänsten är schemalagd att crawlning SharePoint Online-innehåll var femte minut. När ett objekt har lagts till en SharePoint Online-webbplats, kommer det att en tidsperiod innan den kan indexeras och returneras i sökresultaten. Tiden varierar beroende på aktuella användaraktiviteter. Uppgifter som webbplats migrering, uppgradering och underhåll öka belastning på indexering försäljningsförloppet. Ny innehållsobjekt bör vanligtvis visas i sökresultat inom en timme.

Vad ska användarna kunna göra med innehållet?

Genom att ställa några grundläggande frågor om vad webbplatsanvändarna behöver kunna göra med innehållet kan du avgöra hur du bör konfigurera särskilda webbplatser, listor och bibliotek. Dessutom får du reda på vilka specifika funktioner som webbplatsanvändarna kan behöva använda sig av.

Frågor att undersöka:

Att tänka på vid innehållskonfiguration:

Behöver du spåra versioner av särskilda typer av dokument eller listobjekt?

  • Överväg att aktivera versionshantering för dessa listor eller bibliotek.

  • Överväg att kräva att dokument eller objekt checkas ut innan de ändras.

Behöver webbplatsanvändarna kunna arbeta eller samarbeta samtidigt i särskilda typer av dokument?

  • Överväg att aktivera samtidig redigering för relevanta bibliotek för att underlätta samarbetet.

Behöver särskilda typer av innehåll godkännas innan de görs tillgängliga?

  • Överväg att aktivera innehållsgodkännande för bibliotek eller att använda arbetsflöden för att hantera godkännande.

Används särskilda affärsprocesser eller arbetsflöden för vissa typer av dokument?

  • Överväg att skapa eller konfigurera arbetsflöden för de innehållstyper som gäller för dessa dokument eller för de bibliotek som dessa dokument ska finnas i.

Ska du använda listor för att leda eller hantera processer?

  • Överväg att skapa eller konfigurera listbaserade arbetsflöden för processer som ärendeuppföljning och hantering.

Kommer det att finnas känsligt innehåll på webbplatser som måste begränsas från allmän åtkomst?

  • Överväg att skapa särskilda webbplatser eller bibliotek som är konfigurerade med unika behörigheter för att lagra känsligt innehåll.

  • Överväg behörigheter på objektnivå om det finns ett minimalt behov av att begränsa åtkomsten till innehållet.

  • Överväg att använda målgruppsanpassning om du vill visa olika innehåll för olika användare.

  • Överväg om särskilda listor eller bibliotek behöver uteslutas från sökindexeringen.

Behöver användarna få uppdateringar om innehållsändringar?

  • Överväg att aktivera RSS för viktiga listor och bibliotek.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×