Projekt kan komma igång snabbt. Innan du vet det blir ett enkelt byggprojekt ett collage av mindre projekt, till exempel design, utgrävning, grundarbete och marknadsföring. Du kan ha mer kontroll över projektet genom att skapa mindre projekt i Project och sedan länka dem till en enda Project-fil för att visa var de får plats i ditt huvudprojekt.
I den här artikeln
Översikt över huvudprojekt
Tänk på en huvudprojekt som en samling konsoliderade projekt som visar en hierarki mellan flera relaterade projekt. Projekt som infogas i ett huvudprojekt kallas delprojekt.
När du infogar ett delprojekt i huvudprojektet länkas de två projekten och du kan visa all information i delprojektet från huvudprojektet.
När du uppdaterar ett underprojekt från huvudprojektet uppdateras det även i källfilen. Om du bara måste kombinera filer för att skapa en rapport eller skriva ut en vy med kombinerad projektinformation kan du även konsolidera dem tillfälligt i en vy.
Om du skapar ett huvudprojekt och underprojekt kan du dela upp ett stort projekt och delegera dess delar till de personer som behövs. När det gäller projektledning ger tilldelning av delprojekt på detta sätt ansvar till dem som utför arbetet och matchar auktoritet med ansvarsskyldighet. När du skapar delprojekt i ett huvudprojekt i Project får projektledare tillgång till och kontroll över sina delar av schemat.
För att avgöra om du ska dela upp ett stort projekt i ett huvudprojekt och delprojekt bör du tänka på följande:
-
Projektet är mycket stort och detaljerat. Om projektet innehåller fler än några hundra aktiviteter kan det bli enklare att hantera genom att dela upp det i delprojekt. Om vissa delar av projektet innehåller arbete som har delats upp mer detaljerat än andra kan det vara klokt att göra dessa delar till delprojekt så att de flesta användare bara ser en upplyft beskrivning av delprojektet, men berörda parter kan visa den mer i detalj. En enda fil är nästan alltid det snabbare alternativet, men att kunna fokusera på bara en del av projektet kan vara värt kompromissen.
-
Din organisation är inte centraliserad. I en decentraliserad eller distribuerad organisation ger ett huvudprojekt och underprojekt arbetstagare större kontroll över sitt eget arbete än en centraliserad projektfil gör.
-
Du vill öka effektiviteten i organisationens planeringsmetoder. Om chefer på lägre nivå ansvarar för och vet vilka aktiviteter som behövs i projektet kan det vara mer meningsfullt att göra det möjligt för dem att planera sina gruppers arbete och sedan konsolidera sina projektfiler till ett huvudprojekt. Om uppifrån och ned-planering är normen kanske du vill ordna om den ursprungliga planen till delprojekt när den implementeras så att enskilda projektledare eller team har tillgång till och kontroll över sina egna scheman.
-
Du arbetar med flera projekt. Projektledare kan ha en uppsättning projekt som de arbetar med hela tiden, oavsett om projekten är sammankopplade eller inte. I stället för att öppna dem en i taget kan du öppna alla delprojekt samtidigt när du öppnar huvudprojektet. Den här metoden gör det också enklare att skapa rapporter om flera projekt. Om projekten är relaterade kan projektledaren skapa aktivitetssamband mellan aktiviteter i olika projekt. Genom att skapa samband mellan projekt blir det enklare för olika projektledare att se hur andra projektledares arbete påverkar deras scheman.
-
Vissa projekt är underordnade andra. Du kan korrekt visa hierarkin i flera projekt genom att infoga olika projekt i andra filer. Underprojektens resulterande struktur bör återspegla gruppmedlemmarnas prioriteringar och ansvar samt sambanden mellan aktiviteter inom olika områden och den övergripande tidsgränsen.
-
Flera personer kan ändra ditt projekt. Under idealiska fall ägs, hanteras och ändras en projektfil av en enskild projektledare. Men ofta är ett projekt en del av ett större program som chefer på den övre nivån kan behöva hantera. Projektgruppmedlemmar kan behålla fokus på sitt arbete genom att visa det som en separat fil, och projektledaren som styr huvudprojektet kan koordinera varje delprojektgrupps schema.
Det kan vara klokt att låta huvudprojektets milstolpar driva varje delprojektgrupps milstolpar för att hålla schemana koordinerade för en deadline. Du kan samordna milstolpar genom att skapa ett samband mellan milstolparna eller genom att kopiera och klistra in milstolpar från huvudprojektet till varje delprojekt.
-
Projektet har flera intressenter som bryr sig om olika delar av projektet. När personer vill titta på olika detaljer kan projektledare placera alla projektfiler på en server och anpassa olika vyer för olika intressenter. Samma projektfil kan användas som ett delprojekt i olika huvudprojekt för att anpassa informationen som visas.
-
Du vill att delprojekten ska vara skrivskyddade. Du kan behålla ytterligare kontroll över delar av ett projekt genom att flytta aktiviteter till ett delprojekt och begränsa åtkomsten till nyckelpersoner.
-
Du vill analysera den kritiska linjen för varje fas utöver det övergripande projektet. Varje enskilt projekt innehåller en kritisk linje. Genom att konsolidera flera projekt i ett huvudprojekt är det enkelt att se helhetsbilden som flera kritiska linjer i huvudprojektet, samtidigt som separata kritiska linjer bibehålls för varje delprojekt.
Läs mer
Arbeta med delprojekt i ett huvudprojekt
När du infogar ett delprojekt i ett huvudprojekt representeras delprojektet som en sammanfattningsaktivitet i aktivitetslistan och en projektikonindikator visas i fältet Indikatorer . Delprojektet är indraget på dispositionsnivån för raden där du infogar det, men du kan dra in eller dra ut det precis som andra aktiviteter. Eftersom delprojektet representeras som en sammanfattningsaktivitet kan du inte redigera dess sammanfattningsinformation, men du kan expandera dispositionen för att visa underprojektets aktiviteter och redigera projektinformationen i huvudprojektfilen.
Obs!: All formatering som du har tillämpat på sammanfattningsaktiviteter eller Gantt-staplar i ett delprojekt visas inte i huvudprojektet. Formateringsinformationen lagras i varje fil och måste tillämpas separat på huvudprojektet.
När du sparar huvudprojektet sparas även ändringar i delprojektets källfil. Om du vill arbeta direkt i källfilen utan att öppna huvudprojektfilen uppdateras ändringar i underprojektets källfil automatiskt i huvudprojektfilen.
Obs!: Om du inte längre behöver synkronisera huvudprojektet och delprojektet kan du ta bort länken mellan dem. Om ändringar görs i antingen underprojektet eller huvudprojektet förblir den andra filen oförändrad.
Läs mer
Hur resurser påverkas när du kombinerar filer
När du konsoliderar filer till en huvudprojektfil förblir resurserna för båda filerna separata, precis som aktiviteterna i ett delprojekt finns kvar i delprojektet. Du kan ändra resursinformation i huvudprojektet och ändringarna replikeras i underprojektets källfil. Du kan visa alla resurser i huvudprojektet och delprojekt tillsammans i vyn Resurslista , men du kan inte tilldela en resurs till något annat projekt än det delprojekt som det kom från.
Obs!: Om samma resurser används i flera delprojekt visas dubbletter av resursnamn eftersom resurserna inte kombineras. Men om du vill tilldela resurser i olika delprojekt och lösa dubbletter av resursnamn kan du kombinera dem i en resurspool och göra dem tillgängliga för de andra filerna.
Andra sätt att kombinera filer
Med huvudprojekt och underprojekt kan du skapa en hierarki med projekt som återspeglar relationen mellan dem och i vissa fall organisationens struktur. Men du kan ha andra skäl att konsolidera projektfiler. Du kanske till exempel vill kombinera dem tillfälligt för en snabb granskning eller för utskrift.
Konsolidera orelaterade filer
Använd konsoliderade filer om du har flera filer som du vill kombinera i ett fönster, oavsett om filerna är relaterade eller inte. Om du kombinerar orelaterade filer i ett konsoliderat projekt blir det enklare att se information från flera projekt i olika vyer och att skriva ut dem. Du kan konsolidera projektfiler om du måste hålla reda på många pågående projekt, till exempel när du utvecklar olika produkter samtidigt. Du kan sortera och gruppera efter produktnamn, projektets tidsgränser och chefer för att hitta och utvärdera den specifika information du behöver. Du kan till exempel skriva ut en vyn Gantt-schema som innehåller alla dina projekt.
Skapa en arbetsyta
Ett alternativ till att konsolidera projekt är att skapa en arbetsyta som innehåller enskilda projektfiler, var och en öppen i ett eget fönster. Använd en arbetsyta om du arbetar med samma projektfiler ofta och inte vill konsolidera dem till ett enda stort projekt.
När du öppnar filerna och sedan sparar dem som en arbetsyta sparas filerna och deras aktuella inställningar i en enda arbetsyta. När du sedan öppnar arbetsytans fil öppnar du alla inkluderade filer samtidigt. Varje projekt har en egen knapp i Aktivitetsfältet, vilket gör det enkelt att växla från ett projekt till ett annat.
Om du vill skapa en arbetsyta markerar eller öppnar du projektfilerna och väljer sedan Arkiv >Spara arbetsyta.
