Ordna filer i ett bibliotek

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Hur du ska ordna filerna i ett bibliotek beror på vilka behov din grupp har och hur du föredrar att lagra och söka efter information. Med lite planering kan du skapa den struktur som fungerar bäst i ditt företag.

I Microsoft Office SharePoint Server 2007 finns ett antal bibliotek och biblioteksmallar färdiga att använda. Dessa bibliotek och mallar är en bra utgångspunkt när du ska ordna filerna.

I den här artikeln

Office SharePoint Server 2007 bibliotek och biblioteksmallar

Sätt att ordna filer

Lägga till en kolumn i ett bibliotek

Skapa en vy

Skapa en mapp i ett bibliotek

Office SharePoint Server 2007-bibliotek och -biblioteksmallar

När du installerar Office SharePoint Server 2007 skapas ett antal bibliotek automatiskt så att du kan göra webbplatssamlingen strukturerad. Vilka bibliotek som skapas beror på hur webbplatssamlingen konfigureras. Webbplatssamlingar som har publiceringsfunktioner konfigurerade innehåller till exempel följande bibliotek:

  • Dokument     Det här biblioteket skapas för varje webbplats för lagring av dokument som används på sidorna på webbplatsen.

  • Bilder     Det här biblioteket skapas för varje webbplats för lagring av bilder som används på sidorna på webbplatsen.

  • Sidor     Det här biblioteket skapas för varje webbplats för lagring av sidor som finns på webbplatsen.

  • Webbplatssamlingens dokument     Det här biblioteket skapas för lagring av dokument som används i hela webbplatssamlingen.

  • Webbplatssamlingens bilder     Det här biblioteket skapas för lagring av bilder som används i hela webbplatssamlingen.

  • Formatbibliotek     Det här biblioteket skapas för lagring av anpassade XSL-formatmallar och formatmallsfiler.

Mallar för dokumentbibliotek är ett annat sätt att Office SharePoint Server 2007 hjälper dig att organisera dina filer. Med hjälp av mallar för dokumentbibliotek kan skapa du enkelt bibliotek som är utformad för att stödja viss typ av filer och aktivera viss library funktioner. Mer information om Office SharePoint Server 2007 biblioteksmallar finns i artikeln biblioteksmallar som är tillgängliga i Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Överst på sidan

Olika sätt att ordna filer

Bibliotek har olika funktioner som gör det enklare att arbeta med flera filer i ett enskilt bibliotek. För ditt företag kanske det emellertid passar bättre att ha flera bibliotek.

Lagra många dokument i ett enda bibliotek

Du kanske vill ha ett stort bibliotek som uppfyller flera behov. Du kanske till exempel har flera projekt inom samma grupp, eller flera grupper som arbetar med samma projekt.

Du bör fundera på att använda ett enda bibliotek när:

  • Din grupp behöver visa sammanfattningsinformation om, eller olika vyer av, samma uppsättning filer. En chef vill kanske se alla filer grupperade efter avdelning eller förfallodag.

  • Flera personer vill kunna söka efter filer på samma plats på en webbplats.

  • Du vill använda samma inställningar för till exempel spårningsversioner eller godkännande för samtliga filer.

  • Grupperna som arbetar med biblioteket har likartade egenskaper, till exempel samma behörighetsnivå.

    Obs!: Unika behörighetsnivåer kan tillämpas på specifika filer, men om behörighetsnivåerna varierar stort bör du använda flera bibliotek.

  • Du vill analysera information om filerna i ett kalkylblad, eller ta emot konsoliderade uppdateringar om filerna.

    Obs!: Du kan använda RSS-teknik om du vill ha aviseringar om ändringar i ett bibliotek, till exempel när filer som lagras i biblioteket ändras. Med hjälp av RSS-feeds kan medlemmarna i arbetsgruppen visa en sammanfattningslista med filer som har ändrats.

Nedan beskrivs några metoder för att visa och hantera filer i samma bibliotek:

  • Lägg till kolumner    Om du vill att din grupp kan du hitta de data som är viktigast och visa data på olika sätt, kan du lägga till spalter i biblioteket. Kolumner visas högst upp på sidan för biblioteket som rubriker, till exempel "Avdelningsnamn" eller "Förfallodatum". Du kan använda kolumnrubrikerna för att sortera och filtrera filer i ett bibliotek.

  • Skapa vyer    Du kan använda vyer om personerna i din grupp behöver ofta visa data på ett visst sätt. I vyer för kolumner att sortera, gruppera, filtrera och visa data.

  • Skapa mappar    Om ett bibliotek innehåller många filer som kan grupperas på ett logiskt sätt, kan du skapa dessa grupper i biblioteket med hjälp av mappar. Mapparna gör det enklare för andra att söka igenom och hantera filer på ett välbekant sätt. I Office SharePoint Server 2007 finns tre vyer som kan användas för att navigera bland webbplatser och mappar, som påminner om hur man arbetar med mappar på en hårddisk.

  • Skapa flera mallar    Om flera innehållstyper har konfigurerats i ett bibliotek kan du skapa olika typer av standardmallar – t.ex. försäljningskontrakt, marknadsföringspresentationer och budgetkalkylblad – i samma bibliotek. Innehållstyper ger flexibilitet och konsekvens över flera bibliotek.

Skapa flera bibliotek

Du kanske vill skapa flera bibliotek om det finns tydliga skillnader mellan de grupper av filer som du vill lagra och hantera, eller mellan de persongrupper som arbetar med filerna.

Använd flera bibliotek när:

  • Det finns flera distinkta typer av filer som du vill spara och hantera, och om det inte är troligt att användare ofta vill visa översikter över filerna eller söka i filerna samtidigt.

  • De persongrupper som använder filerna är olika och har olika behörighetsnivåer.

  • Du behöver använda inställningar, till exempel versionshantering och godkännande, på olika grupper med filer.

  • Du inte behöver analysera filerna tillsammans eller ta emot konsoliderade uppdateringar om filerna.

  • Du vill tillhandahålla olika uppsättningar med alternativ för att skapa nya filer, eller så vill du att alternativen på Nytt-menyn i ett bibliotek ska visas i en annan ordning.

Nedan beskrivs några sätt som du kan arbeta effektivt på med flera bibliotek:

  • Skapa webbplatsmallar och webbplatskolumner     Om organisationen behöver konsekventa inställningar över flera bibliotek kan webbplatsmallar och webbplatskolumner vara användbara. Du kan dela inställningarna över flera bibliotek så att du inte behöver skapa inställningarna på nytt varje gång.

  • Skicka filer till en annan plats     Om du vill att en fil ska vara tillgänglig i flera bibliotek kan du lagra den i ett bibliotek och sedan skicka en kopia till andra bibliotek. Du kan välja om du vill bli påmind att uppdatera kopiorna av dokumenten när du ändrar i originalet.

  • Skapa biblioteksmallar     Om du vill ha enhetliga inställningar för bibliotek och återanvända egenskaper mellan biblioteken, kan du spara ett bibliotek som en mall. Biblioteksmallarna finns tillgängliga som ett alternativ när du klickar på SkapaWebbplatsåtgärder-menyn.

Obs!: Om du lägger till nya filer i ett bibliotek som innehåller filer från ett tidigare projekt, kan det vara svårt att bestämma om ett nytt bibliotek ska skapas eller om filerna ska läggs till i ett befintligt. Alla situationer är olika, men om du tror att du behöver analysera eller hantera alla filer tillsammans någon gång, bör du lägga till filerna i det befintliga biblioteket. Du kan använda kolumner, filter och vyer så att bara de senaste filerna visas i standardvyn.

Överst på sidan

Lägga till en kolumn i ett bibliotek

I biblioteken spåras som standard namnet på en fil samt information om filens status, till exempel om den har checkats in. Du kan ange fler kolumner som gör det enklare för gruppen att kategorisera och spåra filer, till exempel ett avdelningsnamn eller ett projektnummer. Om du lägger till kolumner får du ut mesta möjliga av bibliotekets vyer.

Det finns flera alternativ för den typ av kolumn som du skapar, bland annat en enskild textrad, en listruta med alternativ och ett tal som beräknas utifrån andra kolumner samt namn och bild på en person på webbplatsen.

Obs!: Proceduren nedan inleds från bibliotekssidan för det bibliotek där du vill lägga till en kolumn. Om biblioteket inte är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om bibliotekets namn inte visas där klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll. Klicka sedan på bibliotekets namn.

  1. Klicka på Skapa kolumnInställningar-menyn menyn inställningar .

  2. Ange önskat namn i rutan Kolumnnamn i avsnittet Namn och typ.

  3. Välj vilken typ av information som du vill ska visas i kolumnen under Informationstypen i den här kolumnen är.

  4. I avsnittet Ytterligare kolumninställningar skriver du en beskrivning i rutan Beskrivning för att hjälpa andra att förstå avsikten med kolumnen och vilka data den ska innehålla. Den här beskrivningen är valfri.

  5. Beroende på vilken typ av kolumn du har valt kan fler alternativ visas i avsnittet Ytterligare kolumninställningar. Välj önskade ytterligare inställningar.

  6. Om du vill lägga till kolumnen i standardvyn, som personer på webbplatsen automatiskt ser först när de öppnar en lista eller ett bibliotek, klickar du på Lägg till i standardvy.

  7. Klicka på OK.

Överst på sidan

Skapa en vy

Du kan använda vyer om du vill visa de filer som är viktigast för dig eller som passar bäst för ett visst syfte. Du kan till exempel skapa vyer över de filer som skapades senast, filer från en viss avdelning eller filer som har skapats av en angiven person. När du har skapat en vy är den alltid tillgänglig när du arbetar med ett bibliotek.

Vyer på Visa-menyn

När du tittar på filerna i ett bibliotek kan du sortera eller filtrera dem tillfälligt genom att peka på namnet på en kolumn och sedan klicka på nedpilen bredvid namnet. Detta är användbart om du behöver visa filerna på ett visst sätt, men du måste upprepa stegen nästa gång som du visar biblioteket.

Sortera objekt i en lista eller ett bibliotek

Om du tror att visa filer i en viss vägen ofta kan skapa du en vy. Du kan använda den här vyn varje gång som du arbetar med biblioteket. När du skapar en vy läggs den till Visa-menyn Visa-menyn för biblioteket.

Ett bibliotek kan innehålla personliga vyer och offentliga vyer. Vem som helst kan skapa en personlig vy för att visa filerna på ett visst sätt eller filtrera fram de filer som behövs för tillfället. Om du har behörighet för att utforma en webbplats kan du skapa en offentlig vy som alla kan använda när de arbetar med biblioteket. Du kan också ange att en offentlig vy ska användas som standardvy som visas automatiskt för alla som öppnar biblioteket.

När du skapar en webbplats kan länka du dessutom till olika vyer eller design sidor med webbdelar som använder de olika vyerna.

Om medlemmarna i din grupp visar biblioteken på en mobil enhet, kan du skapa mobila vyer med vissa begränsningar, till exempel antalet objekt som visas i vyn, och som är optimala för bandbredden och enhetens begränsningar. Länkar till mer information om hur du skapar vyer finns under Se även.

Nedanstående instruktioner handlar om hur du skapar en standardvy. Vilka alternativ du kan ange varierar för andra typer av vyer men grundproceduren för hur du skapar en vy är alltid ungefär densamma.

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

    Om ditt biblioteks namn inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll, och klicka sedan på namnet på ditt bibliotek.

  2. Klicka på Skapa vyInställningar-menyn menyn inställningar .

  3. Klicka på den typ av vy som du vill skapa under Välj vyformat. I många fall ska du klicka på Standardvy men du kan välja andra vyer för vissa situationer, till exempel när du skapar en rapport.

  4. Ange ett namn för vyn, till exempel sorterad efter efternamn i rutan Vynamn.

  5. Om du vill att den aktuella vyn ska användas som standardvy för biblioteket markerar du kryssrutan Gör den här vyn till standardvy. Du kan bara ange vyn som standardvy om det är en offentlig vy.

  6. Välj om du vill skapa en personlig vy som bara du kan använda eller en vy som andra kan använda under Visa målgrupp i målgruppsavsnittet.

  7. I avsnittet Kolumner kan du visa och dölja kolumner genom att markera olika kryssrutor. Skriv in ordningsnumren för kolumnerna i vyn bredvid namnet på respektive kolumn.

  8. Välj alternativ för om och hur du vill sortera filerna i området Sortera. Du kan använda två kolumner för sorteringen. Du kan till exempel sortera först efter författare och därefter efter filnamn för varje författare.

  9. I området Filter anger du alternativ för om/hur du vill filtrera filerna. I en filtrerad vy ser du bara en del av filerna, t.ex. bara de filer som har skapats på en angiven avdelning eller bara de filer som har status Godkänd.

  10. I området Gruppera kan du gruppera objekt med samma värde i ett avsnitt. Du kan t.ex. skapa ett avsnitt med dokumenten från en viss författare, som du kan expandera eller komprimera.

  11. I sektionen Summor kan du räkna antalet poster i en kolumn, exempelvis det totala antalet ärenden. I en del fall kan du göra en sammanfattning av ytterligare information, som genomsnitt.

  12. I avsnittet Format väljer du det format som du vill använda för vyn, till exempel en skuggad lista där varannan rad är skuggad.

  13. Om det finns mappar i biblioteket kan du skapa en vy som inte innehåller mapparna. Detta kallas ibland för en otrådad vy. Om du vill visa alla filer på samma nivå klickar du på Visa alla objekt utan mappar i området Mappar.

  14. Du kan begränsa antalet filer som ska kunna visas i biblioteket eller hur många filer som kan visas på samma sida. De här inställningarna är särskilt viktiga om du skapar en vy för en mobil enhet. Ange de alternativ du vill använda i området Objektgräns.

  15. Om du planerar att visa biblioteket på en mobil enhet markerar du de alternativ du vill använda i området Mobil.

  16. Klicka på OK.

Överst på sidan

Skapa en mapp i ett bibliotek

Om du har flera typer av dokument eller olika innehåll inom ett bibliotek kan du skapa mappar så att det blir lättare att ordna innehållet.

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

    Om ditt biblioteks namn inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll, och klicka sedan på namnet på ditt bibliotek.

  2. Klicka på Ny mappNytt-menyn Nytt-menyn .

    Obs!: Den person som skapade biblioteket kan ha angett att mappar inte får skapas i biblioteket. I så fall är kommandot Ny mapp inte tillgängligt.

  3. Skriv ett namn på mappen och klicka på OK.

Tips: Om du har flera bibliotek med mappar och medlemmarna i gruppen vill kunna bläddra i ett bibliotek på samma sätt som de bläddrar på hårddisken kan du välja att aktivera trädvyn i ett eller flera bibliotek. Du kan använda trädvyn om du vill kunna expandera, komprimera och navigera i mappar på ett lättare sätt. Om du har behörighet för att utforma webbplatser kan du aktivera trädvyn under Navigeringsalternativ på sidan Webbplatsinställningar.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×