Ordna filer i en lista

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan organisera dina listor beror på behov av arbetsgruppen och hur du föredrar att lagra och söka efter information.

I Microsoft Office SharePoint Server 2007 finns ett antal listor och listmallar färdiga att använda. Dessa listor och mallar är en bra utgångspunkt när du ska ordna listobjekten.

I den här artikeln

Office SharePoint Server listor och listmallar

Sätt att ordna listor

Lägga till en kolumn i en lista

Skapa en vy

Välj en annan vy

Lägga till en mapp i en lista

Office SharePoint Server-listor och -listmallar

När du installerar Office SharePoint Server 2007 skapas ett antal listor automatiskt. Alla dessa listor har samma grundläggande egenskaper, men de är skräddarsydda efter olika behov. Listan Innehåll som kan återanvändas kan till exempel lagra objekt som innehåller HTML- eller textinnehåll som kan infogas på webbsidor. Listan Innehåll som kan återanvändas har också stöd för automatisk uppdatering, så att ändringarna av objekten i listan automatiskt tillämpas på webbsidorna där de används.

Listmallar är ett annat sätt att Office SharePoint Server 2007 hjälper dig att hålla ordning. Genom att använda mallar, är det enkelt att skapa listor som är utformade för att stödja särskilda typer av objekt och aktivera viss lista funktioner. Mer information om Office SharePoint Server 2007 listmallar finns i artikeln listmallar som är tillgängliga i Office SharePoint Server 2007.

Överst på sidan

Olika sätt att ordna listor

Nedan beskrivs några olika sätt att ordna listor och listobjekt:

  • Lägga till kolumner     Om du vill göra det enklare för gruppen att hitta de objekt som är viktigast kan du lägga till kolumner i listan. Du kanske också vill lägga till fler kolumner om du vill samla in mer information för varje listobjekt, till exempel namnet på avdelningen eller namnet på en anställd.

    Om du har flera objekt i en lista bör du överväga att indexera vissa kolumner så att prestanda förbättras när flera objekt visas eller när vyer växlas. Den här funktionen ändrar inte hur objekten ordnas, men kan göra det enklare för en organisation att lagra ett stort antal objekt i en lista. Indexeringen kan emellertid ta upp mer databasutrymme. Mer information finns hos administratören.

  • Skapa vyer    Du kan använda vyer om personerna i din grupp ofta behöver kunna visa data på ett visst sätt. I vyer används kolumner för att sortera, gruppera, filtrera och visa data. Du kan också välja hur många objekt som ska visas samtidigt i respektive vy. Användarna kan till exempel bläddra i en lista med grupper om 25 eller 100 listobjekt per sida, beroende på inställningar och anslutningshastighet.

    Med vyer kan du spara ett stort antal objekt i en lista men välja att visa bara de delmängder som du vill visa vid ett visst tillfälle, t.ex. bara de ärenden som har anslagits i år eller aktuella händelser i en kalender. Du kan skapa personliga vyer som bara är tillgängliga för dig. Om du har behörighet för att ändra en lista kan du också skapa offentliga vyer som är tillgängliga för alla.

  • Skapa mappar     Du kan lägga till mappar i de flesta typer av listor, om listans ägare tillåter att mappar skapas. Detta är särskilt värdefullt om listobjekten kan delas upp på ett visst sätt, till exempel per projekt eller per grupp. Med mappar blir det enklare att söka efter och hantera listobjekt. I Office SharePoint Server 2007 finns tre vyer som kan användas för att navigera bland webbplatser och mappar, som påminner om hur man arbetar med mappar på en hårddisk. Varje avdelning kan till exempel ha en egen mapp.

    • Använda listor konsekvent flera webbplatser    Om din grupp arbetar med flera typer av listor kan du lägga till ännu mer konsekvent över flera listor med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. De här funktionerna kan du återanvända inställningar och Liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för en kund tjänstproblem som anger vissa kolumner (till exempel kundkontakt) och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel skapar en webbplatskolumn för avdelningsnamn som har en nedrullningsbar lista med avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att se till att namnen alltid visas på samma sätt i varje lista.

      Hitta länkar till mer information om innehållstyper, webbplatskolumner och listmallar i avsnittet Se även.

Du kan använda listfunktionerna på många olika sätt, beroende på hur stora och hur många listor du har och vad som behöver göras i organisationen.

Spara många objekt i en lista

Ibland kan du behöva en enda stor lista som ska användas i olika syften. Det kanske t.ex. finns ett stort antal tekniska ärenden som måste spåras i hela organisationen och ärendena kan gälla flera olika projekt och grupper.

Använd en enda lista om:

  • Gruppen behöver översiktlig information om listobjekten eller olika vyer av samma uppsättning objekt. En chef kanske t.ex. vill se förloppet för alla tekniska ärenden för organisationen eller alla ärenden som har skapats under en viss tidsperiod.

  • Användarna vill kunna söka efter ärendena på samma plats på en webbplats.

  • Du vill använda samma inställningar för listobjekten, till exempel spåra versioner eller kräva godkännande.

  • Alla grupper som arbetar med listan liknar varandra. De kan t.ex. ha samma behörighetsnivå. Unika behörigheter kan användas för specifika listobjekt, men om behörighetsnivåerna varierar mycket bör du överväga att använda flera listor.

  • Du vill kunna analysera information om listan eller ta emot sammanställda uppdateringar för listan. Du kan ange att du vill ha aviseringar när listobjekten ändras eller visa ändringarna i en lista med hjälp av RSS-teknik. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över information som har ändrats.

Skapa flera listor

Överväg att använda flera listor om det finns klara skillnader mellan de objekt du vill hantera eller mellan de grupper med användare som arbetar med objekten.

Använd flera listor om:

  • Det inte är troligt att användare behöver visa översikter över samtliga objekt.

  • De grupper som arbetar med informationen är distinkta och har klart olika behörighetsnivåer.

  • Du behöver använda olika inställningar för t.ex. versionsinformation eller godkännande för flera uppsättningar med objekt.

  • Du inte behöver analysera objekten samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om listan.

Överst på sidan

Lägga till en kolumn i en lista

Information i listor lagras i kolumner, t.ex. Rubrik, Efternamn och Företag. Om du behöver spara ytterligare information om listobjekt kan du lägga till kolumner för att göra det lättare att sortera, gruppera och skapa flera vyer i listan. Du kan t.ex. sortera en lista efter förfallodatum eller gruppera objekten efter avdelningsnamn.

Du har många möjligheter vad gäller typen av innehåll i kolumner: du kan t.ex. ange en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namn och bild på en person.

Obs!: Proceduren nedan inleds från listsidan för den lista där du vill lägga till en kolumn. Om listan inte är öppen klickar du på listans namn i Snabbstart. Om listans namn inte visas där klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll. Klicka sedan på listans namn.

  1. Klicka på Skapa kolumnInställningar-menyn menyn inställningar .

  2. Ange önskat namn i rutan Kolumnnamn i avsnittet Namn och typ.

  3. Välj vilken typ av information som du vill ska visas i kolumnen under Informationstypen i den här kolumnen är.

  4. I avsnittet Ytterligare kolumninställningar skriver du en beskrivning i rutan Beskrivning för att hjälpa andra att förstå avsikten med kolumnen och vilka data den ska innehålla. Den här beskrivningen är valfri.

  5. Beroende på vilken typ av kolumn du har valt kan fler alternativ visas i avsnittet Ytterligare kolumninställningar. Välj önskade ytterligare inställningar.

  6. Om du vill lägga till kolumnen i standardvyn, som personer på webbplatsen automatiskt ser först när de öppnar en lista eller ett bibliotek, klickar du på Lägg till i standardvy.

  7. Klicka på OK.

Överst på sidan

Skapa en vy

Du kan använda vyer om du vill visa de listobjekt som är viktigast för dig eller som passar bäst för ett visst syfte. Du kan till exempel skapa vyer över de objekt som skapades senast, objekt för en viss avdelning eller alla objekt som har skapats av en angiven person.

Vyer på Visa-menyn

När du visar de flesta listor kan du sortera eller filtrera objekten tillfälligt genom att peka på namnet på en kolumn och sedan klicka på pilen bredvid kolumnnamnet. Detta är användbart om du behöver visa listobjekten på ett visst sätt, men du måste upprepa stegen nästa gång som du visar listan.

Sortera objekt i en lista eller ett bibliotek

Om du tror att visa listan i en viss vägen ofta kan skapa du en vy. Du kan använda den här vyn varje gång som du arbetar med i listan. När du skapar en vy läggs den till Visa-menyn Visa-menyn av en lista.

Du kan skapa personliga och offentliga vyer för listor. Vem som helst kan skapa en personlig vy för att visa en lista på ett visst sätt eller filtrera fram de objekt som behövs för tillfället. Om du har behörighet för att utforma en webbplats kan du skapa en offentlig vy som alla kan använda när de visar listan. Du kan också ange att en offentlig vy ska användas som standardvy som visas automatiskt för alla som öppnar listan.

När du skapar en webbplats kan länka du dessutom till olika vyer eller design sidor med webbdelar som använder de olika vyerna. Ett team kan till exempel vill länka till en vy av en lista som visar endast de dokument som har skapats av deras gruppmedlemmar.

Om medlemmarna i din grupp visar en lista på en mobil enhet, kan du skapa mobila vyer med vissa begränsningar, till exempel antalet objekt som visas i vyn, och som är optimala för bandbredden och enhetens begränsningar. Länkar till mer information om hur du skapar vyer finns under Se även.

  1. Om listan inte redan är öppen, klickar du på dess namn i Snabbstart.

    Om namnet på listan inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på namnet på listan.

  2. Klicka på Skapa vyInställningar-menyn menyn inställningar .

  3. Klicka på den typ av vy som du vill skapa under Välj vyformat. I många fall bör du skapa en Standardvy men du kan välja andra vyer för vissa situationer, till exempel när du vill skapa en kalender eller en Gantt-vy.

  4. Ange ett namn för vyn, till exempel sorterad efter efternamn i rutan Vynamn.

  5. Om du vill göra detta i standardvyn markerar du kryssrutan Kontrollera detta i standardvyn. Du kan göra det i standardvyn om det är en offentlig vy och om du har behörighet att ändra design på en lista.

  6. Välj om du vill skapa en personlig vy som bara du kan använda eller en vy som andra kan använda under Visa målgrupp i målgruppsavsnittet.

  7. I avsnittet Kolumner kan du visa och dölja kolumner genom att markera olika kryssrutor. Skriv in ordningsnumren för kolumnerna i vyn bredvid namnet på respektive kolumn.

  8. I området Sortera anger du alternativ för om/hur du vill sortera filerna. Du kan använda två kolumner för sorteringen. Du kan t.ex. först sortera efter efternamn och sedan efter förnamn.

  9. I området Filter anger du alternativ för om/hur du vill filtrera filerna. I en filtrerad vy ser du bara en del av listan, t.ex. bara de objekt som har skapats av en angiven avdelning eller objekt som är godkända.

  10. I sektionen Gruppera kan du gruppera poster med samma värde i respektive sektioner, exempelvis en utvidgningsbar sektion för dokument av en viss författare.

  11. I sektionen Summor kan du räkna antalet poster i en kolumn, exempelvis det totala antalet ärenden. I en del fall kan du göra en sammanfattning av ytterligare information, som genomsnitt.

  12. I avsnittet Format väljer du det format som du vill använda för vyn, till exempel en skuggad lista där varannan rad är skuggad.

  13. Om det finns mappar i listan kan du skapa en vy som inte innehåller mapparna. Detta kallas ibland för en otrådad vy. Om du vill visa alla objekt på samma nivå klickar du på Visa alla objekt utan mappar.

  14. Du kan begränsa antalet objekt som ska kunna visas i listan eller hur många objekt som kan visas på samma sida. De här inställningarna är särskilt viktiga om du skapar en vy för en mobil enhet. Ange de alternativ du vill använda i områdetObjektgräns.

  15. Om du planerar att visa listan på en mobil enhet markerar du de alternativ du vill använda i området Mobil.

  16. Klicka på OK.

Överst på sidan

Välja en annan vy

För en del listor finns det flera vyer och du kan skapa ytterligare vyer. Om flera vyer är tillgängliga kan du växla mellan dem med hjälp av Visa-menyn.

  1. Om listan inte redan är öppen, klickar du på dess namn i Snabbstart.

    Om namnet på listan inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på namnet på listan.

  2. Klicka på den vy som du vill använda på Visa-menyn Visa-menyn .

    Tips: Om du vill ändra den befintliga vyn klickar du på Visa-menyn och sedan på Ändra den här vyn.

Överst på sidan

Lägga till en mapp i en lista

Om det finns flera typer av listobjekt kan du lägga till mappar för att göra det lättare att ordna listan.

  1. Om listan inte redan är öppen, klickar du på dess namn i Snabbstart.

    Om namnet på listan inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på namnet på listan.

  2. Klicka på Ny mappNytt-menyn Nytt-menyn .

    Kommandot Ny mapp är inte tillgängligt om den person som skapade listan har angett att mappar inte får skapas i listan.

  3. Skriv ett namn på mappen och klicka på OK.

Tips: Om du har flera listor med mappar, eller om medlemmarna i gruppen vill kunna bläddra i en lista på samma sätt som de bläddrar på hårddisken kan gruppen välja att aktivera trädvyn. Med hjälp av trädvyn kan du expandera, komprimera och navigera i mappar på ett lättare sätt.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×