Om att designa en databas

En bra databasdesign gör att databasen är lätt att underhålla. Du lagrar data i tabeller, och varje tabell innehåller data om bara ett ämne, t ex kunder. Du behöver alltså uppdatera en viss uppgift, t ex en adress, bara på ett ställe för att den ändringen automatiskt ska göras i hela databasen.

En väldesignad databas innehåller vanligen olika slags frågor som kan visa den information du behöver. En fråga kan visa en delmängd data, t ex alla kunder i Stockholm, eller kombinationer av data från olika tabeller, t ex orderinformation kombinerad med kundinformation.

A query with fields from two tables

Bild av knapp  Den här frågan hämtar ordernummer, företagsnamn, stad och de begärda datumuppgifterna för kunder i Stockholm vilkas order begärdes i april.

De resultat du vill ha från databasen – de formulär och de dataåtkomstsida som du vill använda, och de rapporter du vill skriva ut – ger inte nödvändigtvis ledtrådar till hur du bör strukturera tabellerna i databasen, eftersom du ofta baserar formulär, rapporter och dataåtkomstsidor på frågor och inte på tabeller.

Innan du använder Microsoft Access för att skapa tabeller, frågor, formulär och andra objekt, är det lämpligt att först skissera och gå igenom designen på papper. Du kan också undersöka väldesignade databaser som liknar den du designar, eller du kan öppna exempeldatabasen Northwind och sedan öppna fönstret Relationer och undersöka dess design.

Följ de här stegen när du designar databasen.

Bestäm syftet med databasen

Det första steget när du designar en databas är att bestämma syftet med den och hur den ska användas.

  • Tala med dem som ska använda databasen. Diskutera vilka frågor som databasen ska kunna ge svar på.

  • Skissera vilka rapporter som ska kunna skapas.

  • Samla in aktuella formulär som används för att registrera data.

Allteftersom du bestämmer databasens syfte, kommer en lista över den information som du vill att den ska innehålla att utkristalliseras. Utgående från den kan du bestämma vilka uppgifter du behöver lagra i databasen och vilken ämnesrubrik som varje uppgift hör till. De uppgifterna motsvarar fälten (kolumnerna) i databasen, och de ämnesrubriker som uppgifterna tillhör motsvarar tabellerna.

Bestäm de fält som behövs i databasen

Varje fält är en uppgift om ett visst ämne. Exempel: Du behöver lagra följande uppgifter om kunderna: företagsnamn, adress, postnummer, ortsnamn och telefonnummer. Du behöver skapa ett särskilt fält för var och en av de uppgifterna. När du bestämmer vilka fält du behöver, bör du tänka på följande designprinciper:

  • Ta med all information som du behöver.

  • Lagra informationen i form av dess minsta logiska delar. Exempel: Namn på personal delas ofta upp i två fält, Förnamn och Efternamn, så att det är enkelt att sortera data efter Efternamn.

  • Skapa inte fält för data som utgör listor över flera företeelser. Exempel: Om du i en leverantörstabell spar ett produktfält som innehåller en kommaseparerad lista över alla produkter som du köper av leverantören, blir det svårare att hitta de leverantörer som tillhandahåller en viss produkt.

  • Inkludera inga beräknade data (data som är resultatet av ett uttryck). Exempel: Om du har ett fält PrisPerEnhet och ett fält Antal, bör du inte skapa ett ytterligare fält som multiplicerar värdena i de två fälten.

  • Skapa inte fält som liknar varandra. Exempel: Om du i tabellen Leverantörer skapar fälten Produkt1, Produkt2 och Produkt3, blir det svårare att hitta alla leverantörer som tillhandahåller en viss produkt. Dessutom måste du ändra databasens design om en leverantör tillhandahåller fler än tre produkter. Du behöver bara ett fält för produkterna, om du placerar det i tabellen Produkter i stället för i tabellen Leverantörer.

Bestäm vilka tabeller som behövs i databasen

Varje tabell bör innehålla uppgifter om ett ämne. Fältlistan ger en antyda om vilka tabeller du behöver. Exempel: Om du har ett fält Anställningsdatum, är ämnet en anställd och fältet hör alltså hemma i tabellen Anställda. Du kanske också har en tabell över Kunder, en tabell över Produkter och en över Beställningar.

Bestäm vilken tabell som varje fält hör till

När du bestämmer vilken tabell varje fält hör till, bör du tänka på följande designprinciper:

  • Lägg in fältet i en enda tabell.

  • Lägg inte in fältet i en tabell om det betyder att samma uppgift kommer att finnas i flera poster i den tabellen. Om du finner att ett fält i en tabell kommer att innehålla duplicerade uppgifter, har det antagligen hamnat i fel tabell.

    Exempel: Om du placerar det fält som innehåller adressen till en kund i tabellen Beställningar, kommer den uppgiften antagligen att upprepas i flera poster, eftersom kunden antagligen gör mer än en beställning. Om du däremot lägger in adressfältet i tabellen Kunder, kommer det bara att förekomma en gång. Därvidlag skiljer sig en tablell i en Microsoft Access-databas från en tabell som finns i ett normalfilsdatabas, t ex ett kalkylblad.

    Om varje informationsdel bara lagras i en enda tabell, behöver du bara uppdatera den på ett ställe. Detta är effektivare och tar också bort risken att dubblettposter innehåller olika information.

Identifiera de fält som har unika värden i varje post

För att information som är lagrad i olika tabeller ska kunna kopplas ihop i Microsoft Access, t ex för att koppla ihop en kund med kundens samtliga order, måste varje tabell i databasen innehålla ett fält eller en uppsättning fält som unikt identifierar varje enskild post i tabellen. Ett sådant fält eller en sådan fältuppsättning kallas primärnyckel.

Bestäm relationerna mellan tabellerna

När du nu har delat upp informationen i tabeller och identifierat primärnyckelfält behöver du ange hur Microsoft Access ska föra ihop relaterad information på ett meningsfullt sätt. Det gör du genom att definiera relation mellan tabeller.

Du kan ha nytta av att studera relationerna i en väldesignad databas som exempeldatabasen Northwind.

Förfina designen

När du har designat de tabeller, fält och relation som du behöver är det dags att undersöka designen och försöka upptäcka svagheter som kan förekomma. Det är lättare att ändra databasdesignen i det här läget än när du har fyllt tabellerna med data.

Använd Microsoft Access och skapa tabellerna, ange relationer mellan tabellerna och ange tillräckligt med exempeldata i tabellerna så att du kan testa designen. Du testar relationerna i databasen genom att kontrollera att du kan skapa frågor och få önskade svar. Skapa enkla utkast av formulären och rapporterna och kontrollera om önskade data visas. Kontrollera att inga onödiga dubblettdata finns och ta bort dem om det gör det.

Ange data och skapa andra databasobjekt

När du tycker att tabellstrukturerna motsvarar designmålsättningarna som har beskrivits här är det dags att gå vidare och lägga till befintliga data i tabellerna. Därefter kan du skapa andra databasobjekt – fråga, formulär, rapport, dataåtkomstsida, makro och modul.

Använd analysverktygen i Microsoft Access

Microsoft Access innehåller två verktyg som du kan använda för att förfina designen av en Microsoft Access-databas.

  • Med Tabellanalys kan du analysera designen av en tabell i taget, du kan få förslag på nya tabellstrukturer och relation om det behövs, och du kan dela upp en tabell i nya relaterade tabeller om det leder till förbättringar.

  • Med Analysera prestanda analyseras hela databasen och du får rekommendationer och förslag på åtgärder för att förbättra den. Du kan även använda guiden för att föra in dessa rekommendationer och förslag.

Mer information om hur du skapar en databas i Access finns i Knowledge Base-artikeln Information om att skapa och utforma databaser i Access (på engelska).

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×