Om arbetsflödena som ingår i SharePoint

Om arbetsflödena som ingår i SharePoint

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

SharePoint-arbetsflöden är förprogrammerade mini-program som förenkla och automatisera en mängd olika affärsprocesser. Arbetsflöden kan ligga mellan samla in signaturer, feedback eller godkännande för en plan eller ett dokument med uppföljning av aktuell status för en rutinmässigt procedur. SharePoint-arbetsflöden är utformad för att spara tid och arbete och att få ännu mer konsekvent och effektiv till uppgifter som du utför regelbundet.

Vad är ett SharePoint-arbetsflöde?

Du vet antagligen redan vad ett flödesschema är. Det är en grafisk karta över en process, med instruktioner om vad som händer i varje steg.

Arbetsflödesprocess

Ett SharePoint-arbetsflöde kan liknas vid ett automatiserat flödesschema som förenklar av arbete, gissningar och slumpen standard arbete.

Titta på dokumentgodkännandeprocessen i bilden. Om den här processen körs manuellt måste mycket kontrolleras och spåras, dokument måste vidarebefordras och påminnelser skickas, och var och en av dessa uppgifter måste utföras av dig eller av en eller flera av dina kollegor. Det betyder en hel del extra arbete och, vilket kanske är ännu värre, många avbrott.

Men när du använder SharePoint dokument godkännande för att köra processen alla den kontroll och uppföljning och påminna och vidarebefordra görs av arbetsflödet, automatiskt. Om någon utförs för sent när en aktivitet, eller om några andra minsta problem uppstår, generera en avisering så att du känner till den delen av arbetsflöden som ingår. Ingen i gruppen kan övervaka processen proaktivt eftersom med ett SharePoint-arbetsflöde processen är alltid proaktivt övervakning själva.

Dessutom är det enkelt att köra ett SharePoint-arbetsflöde. Du väljer bara en arbetsflödestyp, anger de alternativ som passar bäst och låter sedan arbetsflödet sköta resten. Och självklart kan du avbryta eller avsluta ett arbetsflöde när du vill.

Var och en av arbetsflödestyper med act som en mall. Du lägger till en version av arbetsflödet för en enskild lista eller ett bibliotek eller för en hel webbplatssamling som använder en initieringsformulär för att ange vilka alternativ och alternativ du vill använda för den här versionen. Dessa alternativ och val innehåller som arbetsflödet tilldelas uppgifter till uppgift deadlines, hur arbetsflödet kan startas och av vem anvisningarna för att tas med i uppgift meddelanden och så vidare.

Viktigt!:  Som standard är arbetsflödena Godkännande, Samla in feedback och Samla in signaturer inte aktiverade, och därför syns de inte i listrutan Välj arbetsflödesmall i associationsformuläret. Om du ska kunna använda dem måste du be en administratör aktivera dem på webbplatssamlingsnivå.

Det finns fem förprogrammerade arbetsflödestyper.

Bockmarkering Ett arbetsflöde för godkännande dirigerar ett dokument eller andra objekt som ska utses personer för godkännande eller avslag. Du kan också använda ett arbetsflöde för godkännande för att styra godkännande av innehåll i en lista eller ett bibliotek. Mer information och stegvisa instruktioner finns i allt om arbetsflöden för godkännande.

Arbetsflödet Samla in feedback Ett arbetsflöde för insamling av Feedback dirigerar ett dokument eller andra objekt till angivna personer för deras feedback. Arbetsflöde för insamling av Feedback konsoliderar alla feedback från deltagare för arbetsflödets ägare och innehåller en post över granskningsprocessen. Mer information och stegvisa instruktioner finns i allt om arbetsflöden för insamling av Feedback.

Arbetsflödet Samla in signaturer Arbetsflöde för insamling av signaturer dirigerar ett Microsoft Office-dokument till angivna personer för sina digitala signaturer. Observera att arbetsflöde för insamling av signaturer fungerar bara med Word-dokument, Excel-arbetsböcker och InfoPath-formulär. Mer information och stegvisa instruktioner finns i allt om arbetsflöden för insamling av signaturer.

Arbetsflödet Tre lägen Arbetsflödet tre lägen är utformad för att spåra status för ett listobjekt genom tre lägen (faser). Det kan användas för att hantera affärsprocesser som kräver organisationer att spåra en stor volym ärenden eller objekt – kundsupport problem, säljmöjligheter och projektuppgifter, till exempel.

En person tilldelas en uppgift och får en e-postavisering om uppgiften från arbetsflödet i samband med varje övergång till ett nytt läge. När uppgiften har utförts, uppdateras statusen för objektet och nästa läge initieras. Trelägesarbetsflödet är utformat så att det fungerar med listmallen Ärendeuppföljning, men kan användas med alla listor som innehåller en Alternativ-kolumn med tre eller fler värden.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i använda ett arbetsflöde för tre lägen.

arbetsflödet Dispositionsgodkännande Ett arbetsflöde av typen Publiceringsgodkännande liknar andra SharePoint-arbetsflöden i den här den automatisera vidarebefordran av innehåll till ämnesexperter och andra intressenter för granskning och godkännande. Vad gör typen Publiceringsgodkännande unika är avsett för publicering av webbplatser där publicering av nya och uppdaterade webbsidor styrs tätt. I dessa typer av webbplatser kan ingen nytt innehåll publiceras tills den har godkänts av alla granskare i arbetsflödet. Mer information och stegvisa instruktioner finns i arbeta med ett arbetsflöde av typen Publiceringsgodkännande.

För att kunna lägga till eller starta ett arbetsflöde måste du ha rätt behörighet för listan, biblioteket eller webbplatssamlingen där arbetsflödet körs:

  • Lägga till ett arbetsflöde    Som standard, måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

  • Så här startar du ett arbetsflöde    Också som standard, måste du ha behörigheten Redigera objekt för att Starta ett arbetsflöde som redan lagts till. (Gruppen medlemmar och gruppen ägare har båda behörigheten Redigera objekt som standard, gruppen besökare betyder inte.)
    Ägare kan också välja att konfigurera särskilda arbetsflöden så att de kan vara igång endast medlemmar i gruppen ägare.

Följande diagram ger en översiktlig vy över de grundläggande stegen för planering, körning och ändring av ett SharePoint-arbetsflöde. Särskilda avsnitt om respektive steg finns nedan.

Arbetsflödesprocess

  • Planera    När du lägger till din version av arbetsflödet via initieringsformuläret är det viktigt att du vet vilka alternativ som du vill använda och vilken information du behöver.

  • Lägga till    Fyll i initieringsformuläret när du vill lägga till arbetsflödesversionen till en lista, ett bibliotek eller en webbplatssamling.

  • Starta    Starta det nya arbetsflödet, manuellt eller automatiskt, för ett dokument eller ett annat objekt i en lista eller i ett bibliotek. (Om du startar det manuellt kan du ändra vissa av inställningarna i arbetsflödets associationsformulär i ett kortare initieringsformulär.) När arbetsflödet startar skapas uppgifter, aviseringar skickas och åtgärder och händelser börjar spåras.

  • Övervaka    När arbetsflödet körs kan du visa sidan Arbetsflödesstatus om du vill se vilka uppgifter som har utförts och vilka andra åtgärder som har inträffat. Om det behövs kan du justera aktuella och framtida uppgifter härifrån och även avbryta arbetsflödesinstansen.

  • Granska    När arbetsflödet har slutförts kan du granska hela arbetsflödets historik på sidan Arbetsflödesstatus. Från statussidan kan du också skapa statistiska rapporter om arbetsflödets allmänna prestanda.

  • Ändra    Om arbetsflödet inte fungerar som förväntat kan du öppna det ursprungliga associationsformuläret som du använde när du lade till arbetsflödet och göra dina ändringar där.

Om du behöver större flexibilitet kan du anpassa ett inbyggt arbetsflöde ytterligare med hjälp av ett verktyg som SharePoint Designer 2013. Du kan också skapa ett eget arbetsflöde från grunden.

Med Workflow Designer skapar du regler som associerar villkor och åtgärder med objekt i SharePoint-listor och -bibliotek. Ändringar av objekt i listor eller bibliotek utlöser åtgärder i arbetsflödet.

Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde som startar ett annat arbetsflöde för godkännande om kostnaden för en artikel överstiger ett visst belopp.

Du kan också definiera ett arbetsflöde för en uppsättning relaterade dokument. Om arbetsflödet till exempel är kopplat till ett dokumentbibliotek, eller om det filtreras efter innehållstypen Dokument, visas ett antal relaterade åtgärder för dokumentuppsättningar. En dokumentuppsättning gör att en grupp med dokument kan behandlas som en enda enhet, så att en arbetsflödesåtgärd för en dokumentuppsättning körs för alla objekt i dokumentuppsättningen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×