Om arbetsflödena i SharePoint

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

SharePoint-arbetsflöden är förprogrammerade miniprogram som effektiviserar och automatiserar många olika affärsprocesser, från insamlingen av signaturer, feedback och godkännanden för en plan eller ett dokument, till övervakningen av statusen för procedurer och rutiner. Genom att använda SharePoint-arbetsflöden kan du spara tid och arbete, samtidigt som åtgärder som du utför regelbundet effektiviseras och blir mer konsekventa.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

Den här artikeln handlar om de förprogrammerade arbetsflöden som ingår i SharePoint 2010, vars alternativ du väljer i ett associationsformulär när du lägger till versioner av dem för användning i listor, bibliotek och hela webbplatssamlingar.

Det går även att göra mer omfattande anpassningar av de här arbetsflödestyperna som ingår – och till och med skapa egna anpassade arbetsflöden från grunden – med hjälp av SharePoint Designer och andra program. Mer information om de processerna finns i artikeln Introduktion till utformning och anpassning av arbetsflöden.

I den här artikeln får du lära dig mer om hela uppsättningen med arbetsflöden som ingår.

Om du vill gå direkt till detaljerade anvisningar om ett visst arbetsflöde hittar du länkar till alla i avsnittet Nästa steg, som det finns en länk till i följande innehållsförteckning.

Vad vill du veta?

Vad är ett SharePoint-arbetsflöde?

Vilka processer kan jag automatisera med hjälp av ett SharePoint-arbetsflöde?

Godkännande (dirigera ett dokument eller ett objekt för godkännande eller avvisande)

Samla in feedback (dirigera ett dokument eller ett objekt för feedback)

Samla in signaturer (dirigera ett dokument, en arbetsbok eller ett formulär för digital signering)

Dispositionsgodkännande (hantera förfallo- och lagringstid för dokument)

Tre lägen (spåra ett ärende, ett projekt eller en uppgift genom tre lägen eller faser)

Vem kan lägga till och starta ett SharePoint-arbetsflöde?

Hur lägger jag till och kör ett SharePoint-arbetsflöde?

Kan jag skapa anpassade SharePoint-arbetsflöden själv?

Nästa steg

Vad är ett SharePoint-arbetsflöde?

Du vet antagligen redan vad ett flödesschema är. Det är en grafisk karta över en process, med instruktioner om vad som händer i varje steg.

Arbetsflödesprocess

Ett SharePoint-arbetsflöde kan liknas vid ett automatiserat flödesschema som förenklar standardarbetsprocesserna så att du slipper förlita dig på gissningar och slumpen.

Titta på dokumentgodkännandeprocessen i bilden. Om den här processen körs manuellt måste mycket kontrolleras och spåras, dokument måste vidarebefordras och påminnelser skickas, och var och en av dessa uppgifter måste utföras av dig eller av en eller flera av dina kollegor. Det betyder en hel del extra arbete och, vilket kanske är ännu värre, många avbrott.

Men när du kör processen via SharePoint-arbetsflödet för dokumentgodkännande utförs alla dessa uppgifter automatiskt. Om någon ligger efter med sin uppgift eller om det uppstår något annat hinder genererar de flesta av de inbyggda arbetsflödena ett meddelande som upplyser dig om detta. Ingen i gruppen behöver övervaka processen proaktivt – med ett SharePoint-arbetsflöde övervakar processen sig själv.

Dessutom är det enkelt att köra ett SharePoint-arbetsflöde. Du väljer bara en arbetsflödestyp, anger de alternativ som passar bäst och låter sedan SharePoint sköta resten. Och självklart kan du avbryta eller avsluta ett arbetsflöde när du vill.

Överst på sidan

Vilka processer kan jag automatisera med hjälp av ett SharePoint-arbetsflöde?

Alla arbetsflödestyper som ingår i SharePoint fungerar som mallar. Du lägger till en version av arbetsflödet för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek – eller för en hel webbplatssamling – med hjälp av ett initieringsformulär. I formuläret anger du de alternativ och inställningar som du vill ska gälla för den aktuella versionen, som vem som ska tilldelas uppgifter via arbetsflödet, förfallodatum för olika uppgifter, hur arbetsflödet kan startas och av vem, instruktioner som ska läggas till i uppgiftsaviseringarna och så vidare.

SharePoint 2010 innehåller fem förprogrammerade arbetsflödestyper

Obs!:  I SharePoint Server 2010 och SharePoint Online för Office 365 för företag ingår alla fem av följande arbetsflödestyper. I SharePoint Online för Office 365 för småföretag och experter ingår dock bara arbetsflödestypen med tre lägen.

Godkännande (dirigera ett dokument eller ett objekt för godkännande eller avvisande)

Bockmarkering Ett arbetsflöde för godkännande dirigerar ett dokument eller annat objekt till angivna personer för godkännande eller avvisande.

Du kan också använda ett arbetsflöde för godkännande för att styra godkännande av innehåll i en lista eller ett bibliotek.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i artikeln Allt om arbetsflöden för godkännande.

(Det finns även en annan, liknande arbetsflödestyp för användning på publiceringswebbplatser, arbetsflödet Publiceringsgodkännande.)

Samla in feedback (dirigera ett dokument eller ett objekt för feedback)

Arbetsflödet Samla in feedback Ett arbetsflöde för insamling av feedback dirigerar ett dokument eller annat objekt till angivna personer för feedback.

Arbetsflödet för insamling av feedback sammanställer all feedback från deltagare till arbetsflödets ägare och registrerar granskningsprocessen.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback.

Samla in signaturer (dirigera ett dokument, en arbetsbok eller ett formulär för digital signering)

Arbetsflödet Samla in signaturer Arbetsflödet för insamling av signaturer dirigerar ett Microsoft Office-dokument till angivna personer för deras digitala signaturer.

Observera att arbetsflödet för insamling av signaturer bara fungerar med Word-dokument, Excel-arbetsböcker och InfoPath-formulär.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer.

Dispositionsgodkännande (hantera förfallo- och lagringstid för dokument)

arbetsflödet Dispositionsgodkännande Arbetsflödet för dispositionsgodkännande har utformats för att stödja posthanteringsbehov i en organisation. Detta arbetsflöde hanterar förfallo- och lagringsprocessen för dokument genom att låta deltagare avgöra om de vill lagra eller ta bort inaktuella dokument eller objekt.

När ett arbetsflöde för dispositionsgodkännande startar skapar det arbetsflödesuppgifter för specifika dokument och objekt i uppgiftslistan för arbetsflödet. Det är troligt att arbetsflödet för dispositionsgodkännande genererar en stor volym uppgifter (särskilt om det har konfigurerats för att starta automatiskt när objekt förfaller), och därför erbjuder arbetsflödet för dispositionsgodkännande stöd för att slutföra flera uppgifter samtidigt. På så sätt kan hanterare av arkivhandlingar eller andra auktoriserade personer bearbeta ett stort antal objekt för borttagning i ett enda steg.

Du kan konfigurera arbetsflödet för dispositionsgodkännande så att det fungerar tillsammans med förfalloprincipsfunktionen för en informationshanteringsprincip, så att arbetsflödet startar automatiskt varje gång ett dokument eller objekt på en webbplats förfaller.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i artikeln Använda ett arbetsflöde för dispositionsgodkännande.

Tre lägen (spåra ett ärende, ett projekt eller en uppgift genom tre lägen eller faser)

Arbetsflödet Tre lägen Med trelägesarbetsflödet följs status för ett listobjekt upp genom tre lägen (faser). Det kan användas i hantering av affärsprocesser där en organisation är tvungen att följa upp en stor volym av ärenden eller objekt – exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.

En person tilldelas en uppgift och erhåller en e-postavisering om uppgiften från arbetsflödet i samband med varje övergång mellan lägen. När uppgiften utförts uppdateras statusen för objektet av arbetsflödet, som sedan fortsätter till nästa läge. Trelägesarbetsflödet är utformat så att det fungerar med listmallen Ärendeuppföljning, men kan användas med alla listor som innehåller en Alternativ-kolumn med tre eller fler värden.

Mer information och stegvisa anvisningar finns i artikeln Använda ett trelägesarbetsflöde.

Överst på sidan

Vem kan lägga till och starta ett SharePoint-arbetsflöde?

För att kunna lägga till eller starta ett arbetsflöde måste du ha rätt behörighet för listan, biblioteket eller webbplatssamlingen där arbetsflödet körs:

  • Om du vill lägga till ett arbetsflöde    Som standard behöver du behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde. (Behörigheten Hantera listor ingår som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

  • Om du vill starta ett arbetsflöde    Som standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att kunna starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Behörigheten Redigera objekt ingår som standard i gruppen Medlemmar och i gruppen Ägare, men inte i gruppen Besökare.)
    Ägare kan också välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare.

Överst på sidan

Hur lägger jag till och kör ett SharePoint-arbetsflöde?

Följande diagram ger en översiktlig vy över de grundläggande stegen för planering, körning och ändring av ett SharePoint-arbetsflöde. Särskilda avsnitt om respektive steg finns nedan.

Arbetsflödesprocess

Planera När du lägger till din version av arbetsflödet via initieringsformuläret är det viktigt att du vet vilka alternativ som du vill använda och vilken information du behöver.

  • Veta    Ta reda på vilka av arbetsflödestyperna som ingår som kan göra det du vill.

  • Lägga till    Fyll i initieringsformuläret när du vill lägga till arbetsflödesversionen till en lista, ett bibliotek eller en webbplatssamling.

  • Starta    Starta det nya arbetsflödet, manuellt eller automatiskt, för ett dokument eller ett annat objekt i en lista eller i ett bibliotek. (Om du startar det manuellt kan du ändra vissa av inställningarna i arbetsflödets associationsformulär i ett kortare initieringsformulär.) När arbetsflödet startar skapas uppgifter, aviseringar skickas och åtgärder och händelser börjar spåras.

  • Övervaka    När arbetsflödet körs kan du visa sidan Arbetsflödesstatus om du vill se vilka uppgifter som har utförts och vilka andra åtgärder som har inträffat. Om det behövs kan du justera aktuella och framtida uppgifter härifrån och även avbryta arbetsflödesinstansen.

  • Granska    När arbetsflödet har slutförts kan du granska hela arbetsflödets historik på sidan Arbetsflödesstatus. Från statussidan kan du också skapa statistiska rapporter om arbetsflödets allmänna prestanda.

  • Ändra    Om arbetsflödet inte fungerar som förväntat kan du öppna det ursprungliga associationsformuläret som du använde när du lade till arbetsflödet och göra dina ändringar där.

Överst på sidan

Kan jag skapa anpassade SharePoint-arbetsflöden själv?

Om du behöver större flexibilitet kan du anpassa ett inbyggt arbetsflöde ytterligare med hjälp av ett verktyg som SharePoint Designer. Du kan också skapa ett eget arbetsflöde från grunden.

Genom att använda arbetsflödesdesignern skapar du regler för hur villkor och åtgärder är kopplade till objekt i SharePoint-listor och -bibliotek. Om objekt i listor eller bibliotek ändras aktiveras åtgärder i arbetsflödet.

Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde som startar ett annat arbetsflöde för godkännande om kostnaden för en artikel överstiger ett visst belopp.

Du kan också definiera ett arbetsflöde för en uppsättning relaterade dokument. Om arbetsflödet till exempel är kopplat till ett dokumentbibliotek, eller om det filtreras efter innehållstypen Dokument, visas ett antal relaterade åtgärder för dokumentuppsättningar. En dokumentuppsättning är en ny funktion i SharePoint Server 2010 som gör att en grupp med dokument kan behandlas som en enda enhet, så att en arbetsflödesåtgärd för en dokumentuppsättning körs för alla objekt i dokumentuppsättningen.

Mer information finns i Introduktion till utformning och anpassning av arbetsflöden.

Överst på sidan

Nästa steg

Läs någon av följande artiklar om du vill ha mer detaljerade anvisningar om hur du arbetar med de arbetsflödestyper som ingår:

Och om du är intresserad av att göra ytterligare anpassningar av någon av de grundläggande arbetsflödestyperna som ingår – det vill säga utöver det du kan göra med hjälp av associationsformuläret – eller om du vill skapa ett eget arbetsflöde från grunden, kan du läsa artikeln Introduktion till utformning och anpassning av arbetsflöden.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×