Om Access-databaser

En databas är en samling information om ett speciellt ämne eller som har ett speciellt syfte. Den kan till exempel hålla reda på kundorder eller en skivsamling. Om databasen inte är lagrad på en dator eller om endast delar av den är det, kan du spåra information från ett antal olika källor som du måste koordinera och organisera själv.

Anta att du har telefonnumren till dina leverantörer på flera olika ställen: i ett kartotek med leverantörsnummer, i produktinformationsfiler i ett filkabinett, och i ett kalkylblad med orderinformation. Om en leverantör byter nummer blir du kanske tvungen att uppdatera informationen överallt. Om du däremot använder en databas behöver du bara uppdatera på ett enda ställe eftersom leverantörens nummer uppdateras automatiskt på alla andra platser i databasen där numret används.

Access-databasfiler

Genom att använda Microsoft Access kan du hantera all din information i en enda databas. I filen kan du använda

  • Tabeller för att lagra data.  

  • Frågor för att hitta och hämta exakt den information som du vill ha.

  • Formulär för att granska, lägga till och uppdatera data i tabeller.   

  • Rapporter för att analysera och skriva ut information med en viss layout.

  • Dataåtkomstsidor för att granska, uppdatera och analysera innehållet i databasen via Internet eller i ett intranät.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Bild av knapp   Du kan spara information i en tabell, men granska informationen från flera platser. När du uppdaterar data uppdateras de automatiskt överallt i databasen.

Bildtext 2   Visa data i en fråga

  Visa data i ett formulär

  Visa data i en rapport

  Visa data på en dataåtkomstsida

Tabeller och relationer

Om du vill lagra informationen, skapar du en tabell för varje typ av information som du hanterar. När du vill sammanföra information från flera tabeller i en fråga, ett formulär, en rapport eller en dataåtkomstsida, definierar du relationer mellan tabellerna.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Bild av knapp   Kundinformation som du en gång i tiden hade i en distributionslista finns nu i tabellen Kunder.

Bildtext 2   Orderinformation som du en gång i tiden hade i ett kalkylblad finns nu i tabellen Order.

  Det som skiljer en post från en annan i en tabell är ett unikt ID, till exempel ett kund-ID. Genom att lägga till ett unikt ID-fält från en tabell till en annan och definiera en relation, kan relaterade poster i de båda tabellerna matchas och sammanfogas i ett formulär, en rapport eller i en fråga.

Frågor

Vad du ska göra när du vill söka efter och hämta just den information som uppfyller de villkor som du anger, inklusive data från flera tabeller, är att skapa en fråga. En fråga kan också uppdatera eller ta bort flera poster samtidigt och utföra fördefinierade eller anpassade beräkningar på informationen.

A query with fields from two tables

Bild av knapp   Denna fråga söker i flera olika tabeller för att hämta order-ID, begärt leveransdatum, företagsnamn och adressinformation för kunder i London med begärt leveransdatum i april.

Formulär

Om du vill visa, skriva och ändra data direkt i en tabell, skapar du ett formulär. När du öppnar formuläret, hämtas data från en eller flera tabeller och visas på skärmen med den layout som du väljer i Formulärguiden, eller med en layout som du själv skapar i Designvyn.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Bild av knapp    I en tabell visas många poster samtidigt, men du kanske måste bläddra för att se alla data i en post. Du kan inte heller uppdatera data från mer än en tabell i taget när du granskar en tabell.

Bildtext 2    I ett formulär är en post i fokus hela tiden, och det är möjligt att visa flera fält från olika tabeller, liksom bilder och objekt.

 Ett formulär kan innehålla knappar för utskrift, för att öppna andra objekt eller för andra automatiserade åtgärder.

Rapporter

Skapa en rapport när du vill analysera informationen eller presentera den i tryckt format. Du kanske till exempel vill skriva ut först en rapport som grupperar data och gör beräkningar och sedan en annan rapport med andra data formaterade som adressetiketter.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Bild av knapp   Använda en rapport för att skapa adressetiketter.

Bildtext 2   Använda en rapport för att visa summor i ett diagram.

  Använda en rapport för att beräkna summor.

Dataåtkomstsidor

Om du vill göra dina data tillgängliga på Internet eller ett intranät för interaktiv rapportering, inmatning eller dataanalys, använder du en dataåtkomstsida. Information hämtas från en eller flera tabeller och visas på skärmen med layout som du själv skapar i designläge, eller med layout som du väljer i Sidguiden.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Bild av knapp   Klicka på expanderingsindikatorn...

Bildtext 2   ... om du vill visa verktygsfältet för data- och posthantering för nästa detaljnivå.

  Du använder verktygsfälten för posthantering när du behöver flytta, sortera och filtrera poster, och för att få hjälp.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×