Modifiera, redigera eller ändra en rapport

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Det här avsnittet beskrivs de metoder du kan använda för att ändra en befintlig rapport. Microsoft Office Access 2007 får du två vyer som du kan använda för att göra ändringar i rapporten: layoutvyn och Design-vyn. Ditt val av vilken vy som ska användas beror på vilken specifik aktivitet du vill åstadkomma. Du kan få med hjälp av båda vyer gör ändringarna.

Vad vill du göra?

Förstå layoutvyn

Förstå designvyn

Växla mellan vyerna

Ändra rapporten i layoutvyn

Ändra rapporten i designvyn

Förstå layoutvyn

Layoutvyn är den mest intuitiva vyn som du använder för att ändra rapporter, och kan användas till nästan alla ändringar som du vill göra i en Office Access 2007-rapport. I layoutvyn körs i själva verket rapporten, så att du kan visa data på ungefär samma sätt som när rapporten skrivs ut. Du kan emellertid också göra ändringar av rapportdesignen i den här vyn. Eftersom du kan visa data medan du ändrar rapporten, är läget mycket praktiskt om du vill ange kolumnbredd, lägga till grupperingsnivåer eller utföra i princip alla åtgärder som påverkar rapportens utseende och läsbarhet. I bilden nedan visas rapporten Telefonbok för kunder i layoutvyn.

Rapport i layoutvyn

Rapporten som visas i layoutvyn ser inte ut exakt som den utskrivna rapporten. Det finns till exempel inga sidbrytningar i layoutvyn. Om du har använt Utskriftsformat för att formatera rapporten med kolumner, visas kolumnerna heller inte i layoutvyn. I layoutvyn får du emellertid en bra uppfattning om den utskrivna rapporten. Om du vill se hur den ser ut när den skrivs ut, använder du förhandsgranskningsvyn.

Vissa åtgärder kan inte utföras i layoutvyn, och då måste du byta till designvyn. I vissa situationer visas ett meddelande om att du måste växla till designvyn för att kunna göra en viss ändring.

Överst på sidan

Förstå designvyn

I designvyn får du en mer detaljerad vy över rapportens struktur. Du kan visa huvud- och fotbanderoller för rapporter, sidor och grupper. Rapporten körs inte i designvyn så du kan inte visa underliggande data medan du arbetar, men vissa åtgärder är enklare att utföra i designvyn än i layoutvyn. Du kan:

  • Lägga till flera typer av kontroller i rapporten, till exempel etiketter, bilder, linjer och rektanglar.

  • Redigera textrutekontrollens källa i själva textrutan, utan att använda egenskapslistan.

  • Ändra vissa egenskaper som inte är tillgängliga i layoutvyn.

I bilden nedan visas rapporten Telefonbok för kunder i designvyn.

Rapport i Designvyn

Överst på sidan

Växla mellan vyerna

I Access kan du växla mellan vyer på en mängd olika sätt. Om rapporten redan är öppen kan du växla till en annan vy genom att göra något av följande:

  • Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och sedan klicka på önskad vy på snabbmenyn.

  • Högerklicka på rapportens dokumentflik eller namnlist, och sedan klicka på önskad vy på snabbmenyn.

  • Klicka på knappen Visa om du vill växla mellan tillgängliga vyer på fliken Start i gruppen Visa. Du kan du kan också klicka på pilen under Visa och välja någon av vyerna i menyn. Förhandsgranskning av utskrift är inte tillgänglig på den här menyn.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  • Högerklicka i ett tomt område i själva rapporten och sedan klicka på önskad vy. Om rapporten är öppen i designvyn måste du högerklicka utanför designrutnätet.

  • Klicka på någon av de små vyikonerna i statusfältet.

Om rapporten inte är öppen, dubbelklickar du på den i navigeringsfönstret så att den öppnas i rapportvyn. Om du vill öppna rapporten i någon annan vy, högerklickar du på rapporten i navigeringsfönstret och klickar sedan på önskad vy på snabbmenyn.

Obs!: Om du redigerar en rapport där du har använt Utskriftsformat för att skapa flera kolumner (till exempel för adressetiketter), kan du bara visa kolumnerna i förhandsgranskningsvyn. När du visar rapporten i rapport- eller layoutvyn, visas data i en enda kolumn.

Överst på sidan

Ändra rapporten i layoutvyn

I det här avsnittet beskrivs några vanliga rapportändringar som du kan utföra i layoutvyn.

Ändra kolumn- eller fältbredd

Ändra rad- eller fälthöjd

Lägga till fält i en frågas designrutnät eller i ett avancerat filter

Förstå kontrollayouter

Ta bort ett fält eller en kolumn

Ändra utskriftsformat

Ändra formatering för ett fält

Binda en textruta till ett annat fält (ändra kontrollkällan för en kontroll)

Ändra rapportens datakälla

Radbryta text i ett fält

Lägga till stödlinjer

Lägga till eller ändra en logotyp eller annan bild

Lägga till eller redigera en rapportrubrik

Lägga till sidnummer, aktuellt datum eller aktuell tid

Ändra kolumn- eller fältbredd

  1. Klicka på ett objekt i kolumnen som du vill justera.

    En kantlinje ritas runt objektet vilket anger att fältet är markerat.

  2. Dra höger- eller vänsterkanten på kantlinjen tills kolumnen har rätt bredd.

Överst på sidan

Ändra rad- eller fälthöjd

  1. Klicka på ett objekt i raden som du vill justera.

    En kantlinje ritas runt objektet vilket anger att fältet är markerat.

  2. Dra över- eller nederkanten på kantlinjen tills raden har rätt höjd.

Överst på sidan

Lägga till fält i en frågas designrutnät eller i ett avancerat filter

  • Klicka på Lägg till befintliga fält på fliken Format i gruppen kontroller. Bild av knapp

    Listan över tillgängliga fält visas. Om det finns fält i andra tabeller, visas dessa under Tillgängliga fält i andra tabeller.

  • Dra ett fält från fönstret Fältlista till rapporten. När du flyttar fältet anger ett markerat område var fältet kommer att placeras när du släpper musknappen.

    Obs!: Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du ned CTRL och klickar på fälten i fönstret Fältlista. Släpp sedan upp CTRL och dra fälten till rapporten. De placeras bredvid varandra.

Överst på sidan

Förstå kontrollayouter

Kontrollayouter består av stödlinjer som justerar kontrollerna vågrätt och lodrätt så att rapporten blir enhetlig. Du kan tänka dig en kontrollayout som en tabell, där varje cell i tabellen innehåller en kontroll. I anvisningarna nedan visas hur du lägger till, tar bort eller ordnar om kontrollerna i kontrollayouter.

Kontrollayouter finns i två varianter: tabell och staplade.

  • I kontrollayouter i tabellformat, ordnas kontrollerna i rader och kolumner som ett kalkylblad, med etiketter högst upp. Kontrollayouter i tabellformat sträcker sig över två avsnitt i en rapport. Etiketterna finns i avsnittet ovanför det som kontrollerna finns i. I bilden nedan visas en enkel kontrollayout i tabellformat.

    Kontrollayout för grundtabellform

  • I staplade layouter ordnas kontrollerna lodrätt på det sätt som du kan se i ett pappersformulär, med en etikett till vänster om respektive kontroll. Staplade layouter ryms alltid inom ett enskilt rapportavsnitt. I bilden nedan visas en enkel staplad kontrollayout.

    Enkel staplad kontrollayout

Du kan ha flera kontrollayouter av vardera typen i en rapport. Du kanske har en tabellayout som skapar en rad med data för varje post, och sedan en eller flera staplade layouter därunder som innehåller fler data från samma post.

Skapa en ny kontrollayout

Kontrollayouter med kolumnformat skapas automatiskt i följande fall:

  • Du skapar en ny rapport genom att klicka på Rapport Bild av knapp i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

  • Du skapar en ny rapport genom att klicka på Tom rapport Bild av knapp i gruppen Rapporter på fliken Skapa och drar sedan ett fält i fönstret Fältlista till rapporten.

Så här skapar du en ny kontrollayout i en befintlig rapport:

  1. Markera en kontroll som du vill lägga till i layouten.

  2. Om du vill lägga till andra kontroller i samma layout håller du ned SKIFT och markerar även dessa kontroller.

  3. Gör något av följande:

    • Klicka på Tabell Bild av knapp eller Staplad Bild av knapp i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna.

    • Högerklicka på den markerade kontrollen eller kontrollerna, peka på Layout och sedan på Tabell Bild av knapp eller Staplad Bild av knapp .

Kontrollayouten skapas och den markerade kontrollen läggs till i den.

Byta en kontrollayout från tabell till staplad eller tvärtom

Så här byter du en hel layout från en typ till en annan:

  • Markera kontrollayouten genom att klicka på den orangefärgade layoutväljaren i det övre vänstra hörnet i layouten.

    Alla celler i layouten markeras.

  • Gör något av följande:

    • Klicka på den layouttyp som du vill ha (Tabell Bild av knapp eller Staplad Bild av knapp ) i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna.

    • Högerklicka på kontrollayouten, peka på Layout och klicka på önskad typ av kontrollayout.

Kontrollerna ordnas om efter den layouttyp som du vill ha.

Dela upp en kontrollayout i två layouter

Så här delar du upp en kontrollayout i två layouter:

  1. Håll ned SKIFT och klicka på de kontroller som du vill flytta till en ny kontrollayout.

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på den layouttyp som du vill ha för den nya layouten (Tabell Bild av knapp eller Staplad Bild av knapp ) i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna.

    • Högerklicka på de markerade kontrollerna, peka på Layout och klicka på den layouttyp som du vill ha för den nya layouten.

En ny kontrollayout skapas och den markerade kontrollen läggs till i den.

Ordna om kontroller i en kontrollayout

  • Du kan flytta en kontroll inom en kontrollayout genom att dra den till önskad plats. När du drar fältet anger ett vågrätt eller lodrätt streck var det kommer att placeras när du släpper musknappen.

  • Du kan flytta en kontroll från en kontrollayout till en annan av samma typ. Du kan till exempel dra en kontroll från en staplad layout till en annan staplad layout, men inte till en tabellayout.

Lägga till kontroller i en kontrollayout

Lägga till ett nytt fält från fönstret Fältlista i en befintlig kontrollayout    

  • Dra fältet från fönstret Fältlista till layouten. Ett vågrätt eller lodrätt streck anger var fältet kommer att placeras när du släpper upp musknappen.

Lägga till befintliga kontroller i en befintlig kontrollayout   

  1. Markera den första kontrollen som du vill lägga till i layouten.

  2. Om du vill lägga till andra kontroller i samma layout håller du ned SKIFT och markerar även dessa kontroller. Du kan välja kontroller i andra kontrollayouter.

  3. Gör något av följande:

    • Om rapporten är öppen i designvyn drar du de markerade fälten till layouten. Ett vågrätt eller lodrätt streck anger var fältet kommer att placeras när du släpper upp musknappen.

    • Om rapporten är öppen i layoutvyn:

      1. Klicka i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna på den typ av layout som du lägger till. Om du lägger till kontrollerna i en tabellayout klickar du på Tabell. Om du lägger till kontrollerna i en staplad layout klickar du på Staplad.

        En ny layout skapas och den markerade kontrollen läggs till i den.

      2. Dra den nya layouten till den befintliga layouten. Ett vågrätt eller lodrätt streck anger var fältet kommer att placeras när du släpper upp musknappen.

Ta bort kontroller från en kontrollayout

Om du tar bort en kontroll från en kontrollayout kan du placera den var som helst i formuläret utan att det påverkar placeringen av andra kontroller.

  • Markera kontrollen som du vill ta bort från layouten. Om du vill markera flera kontroller håller du ned SKIFT och klickar på kontrollerna som du vill ta bort. Om du vill ta bort alla kontroller i layouten klickar du på layoutväljaren i det övre vänstra hörnet i layouten.

  • Gör något av följande:

    • Klicka på Ta bort Bild av knapp i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna.

    • Högerklicka på någon av de markerade kontrollerna, peka på Layout och klicka sedan på Ta bort.

      De markerade kontrollerna tas bort från layouten.

Tips: Om du vill förhindra att en kontroll som ska infogas i en Kontrollayout som du flyttar den håller du ned CTRL och dra kontrollen till önskad plats.

Överst på sidan

Ta bort ett fält eller en kolumn

  1. Klicka på fältet eller kolumnen som ska tas bort, eller klicka på dess etikett eller kolumnrubrik.

    En kantlinje ritas runt objektet vilket anger att det är markerat.

  2. Tryck på DEL.

Överst på sidan

Ändra utskriftsformat

Använd gruppen Sidlayout på fliken Utskriftsformat när du vill ändra storlek, orientering, marginaler och så vidare.

  1. Klicka på fliken Utskriftsformat.

  2. Klicka på Storlek Bild av knapp i gruppen Sidlayout om du vill välja en annan pappersstorlek.

  3. Klicka på Stående Bild av knapp eller Liggande Bild av knapp om du vill ändra pappersorientering.

  4. Klicka på Marginaler Bild av knapp om du vill justera rapportens marginaler.

Överst på sidan

Ändra formatering för ett fält

  1. Markera fältet som du vill formatera.

  2. På fliken Format använder du verktygen i gruppen tecken den formatering du vill använda.

    Bild av menyfliksområdet i Access

Överst på sidan

Binda en textruta till ett annat fält (ändra kontrollkällan för en kontroll)

  1. Klicka i kolumnen eller i fältet som du vill ändra kontrollkällan för.

    En kantlinje ritas runt objektet vilket anger att fältet är markerat.

  2. Tryck på F4 om egenskapslistan inte redan visas.

  3. Ange egenskapen Kontrollkälla till det nya fältet på fliken Data i egenskapslistan. Du kan välja ett fält från listrutan eller skriva ett uttryck i rutan. Mer information om uttryck finns under Se även.

Överst på sidan

Ändra rapportens datakälla

  1. Tryck på F4 om egenskapslistan inte redan visas.

  2. Klicka på Rapport i den nedrullningsbara listrutan högst upp i egenskapslistan.

  3. Klicka på fliken Data i egenskapsrutan.

  4. Välj den tabell eller fråga som du vill använda som datakälla i den nedrullningsbara listrutan Datakälla, eller klicka på Knappen Verktyg så att frågeverktyget visas.

    Obs!: Om rapporten baseras på en tabell blir du tillfrågad om du vill skapa en fråga som baseras på tabellen. Klicka på Ja om du vill visa frågeverktyget eller på Nej om du vill avbryta åtgärden. Om du väljer att skapa en fråga, blir den nya frågan datakällan till rapporten. Den skapas som en "inbäddad" fråga, det vill säga en fråga som lagras i rapportens Datakälla-egenskap i stället för som ett enskilt frågeobjekt.

Överst på sidan

Radbryta text i ett fält

  1. Om egenskapslistan inte visas högerklickar du på fältet där texten ska radbrytas och klickar sedan på Egenskaper. Annars klickar du på fältet så att det markeras.

  2. Ange egenskapen KanFörstoras till Ja på fliken Format.

Överst på sidan

Lägga till stödlinjer

Om kontrollerna finns i en kontrollayout, kan du lägga till stödlinjer som visuellt avgränsar kontrollerna. Mer information om kontrollayouter finns i avsnittet Arbeta med kontrollayouter.

  1. Klicka på ett fält i kontrollayouten.

    En kantlinje ritas runt fältet vilket anger att det är markerat.

  2. Klicka på stödlinjer på fliken Format i gruppen stödlinjer.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  3. Markera den typ av stödlinjer som du vill använda.

Obs!: Du kan också lägga till stödlinjer genom att högerklicka på ett fält i kontrollayouten, peka på Layout, peka på Stödlinjer och sedan markera den typ av stödlinjer som du vill använda.

Överst på sidan

Lägga till eller ändra en logotyp eller annan bild

I proceduren nedan beskrivs hur du lägger till en logotyp i en rapport med logotypverktyget och hur du ändrar storlek på en bildkontroll eller en bild i en bildkontroll.

Lägga till en logotyp

  • Klicka på logotypen på fliken Format i gruppen kontroller. Bild av knapp

    Dialogrutan Infoga bild visas.

  • Bläddra till mappen där logotypfilen lagras och dubbelklicka på filen.

    Logotypen läggs till i rapportens övre vänstra hörn.

Ändra storlek på en kontroll som innehåller en logotyp eller annan bild

  1. Klicka på kontrollen som innehåller bilden.

    En kantlinje ritas runt kontrollen vilket anger att den är markerad.

  2. Placera pekaren på kantlinjen. När pekaren ändras till en dubbelpil drar du den i pilarnas riktningarna så att bildkontrollen blir större eller mindre.

Standardvärdet för egenskapen Skalning är Klipp, vilket innebär att bilden har samma storlek oavsett hur stor eller liten du gör bildkontrollen. Om du vill att bilden blir mindre eller större allt eftersom du ändrar storlek på kontrollen, gör du så här:

Ändra storlek på logotypen eller bilden i kontrollen

  1. Markera bilden.

  2. Om egenskapslistan inte visas trycker du på F4 för att visa den.

  3. Ange egenskapen Skalning på fliken Format för egenskapen till önskat alternativ:

Inställning

Beskrivning

Klipp

Bildens storlek ändras inte, oavsett hur stor eller liten du gör bildkontrollen. Om du gör bildkontrollen mindre än bilden, klipps bilden.

Sträck ut

Bilden sträcks ut både lodrätt och vågrätt för att matcha storleken på bildkontrollen. De ursprungliga bildförhållandena bevaras inte, så den här inställningen kan leda till en förvrängd bild såvida du inte anger exakta värden för höjd och bredd på bildkontrollen.

Zooma

Allt eftersom bildkontrollen ändrar storlek, justeras bilden så att den blir så stor som möjligt utan att påverka bildens ursprungliga proportioner.

Överst på sidan

Lägga till eller redigera en rapportrubrik

I proceduren nedan beskrivs hur du lägger till eller redigerar en etikett som innehåller rapportens rubrik.

Lägga till en rubrik för rapporten

  • Klicka på Rubrik på fliken Format i gruppen kontroller. Bild av knapp

    En ny etikett läggs till i rapporthuvudet och rapportnamnet anges som rapportrubrik.

  • När etiketten skapas markeras texten i etiketten så att du kan ändra texten om du vill.

  • Tryck på RETUR när du är klar.

Redigera rapportrubriken

  1. Dubbelklicka på etiketten som innehåller rapportrubriken så att markören placeras i etiketten.

  2. Skriv texten som du vill använda som rapportrubrik och tryck på RETUR när du är klar.

Överst på sidan

Lägga till sidnummer, aktuellt datum eller aktuell tid

I proceduren nedan beskrivs hur du lägger till sidnummer i en rapport och hur du lägger till aktuellt datum eller aktuell tid.

Lägga till sidnummer

  • Klicka på Sidnummer på fliken Format i gruppen kontroller. Bild av knapp

    Dialogrutan Infoga sidnummer visas.

  • Välj format, placering och justering för sidnumren.

  • Avmarkera kryssrutan Visa på första sidan om du inte vill ha sidnummer på första sidan.

  • Klicka på OK.

    Sidnumren läggs till i rapporten. Växla till förhandsgranskningsvyn om du vill visa hur numren kommer att se ut när rapporten skrivs ut.

Lägga till datum eller tid

  • Klicka på datum och tid på fliken Format i gruppen kontroller. Bild av knapp

    Dialogrutan Datum och tid visas.

  • Avmarkera kryssrutan Visa datum om du inte vill ha med datumet.

  • Om du vill ta med ett datum klickar du på önskat datumformat.

  • Avmarkera kryssrutan Visa tid om du inte vill ha med tiden.

  • Om du vill ta med en tid klickar du på önskat tidsformat.

    Ett exempel på datum och tid i det valda formatet visas i området Exempel i dialogrutan.

  • Klicka på OK.

Överst på sidan

Ändra rapporten i designvyn

I vissa fall kan du inte utföra en del ändringar av rapporten i layoutvyn, och måste i stället använda designvyn.

Lägga till radnummer

  1. Klicka på Textruta Bild av knapp i gruppen Kontroller på fliken Design.

  2. Klicka i ett tomt område på det avsnitt där du vill att radnumren ska visas. I de flesta fall blir informationsavsnittet. Du flyttar textrutan till den sista platsen senare.

    När du klickar på rapporten skapas en ny, obunden textruta.

  3. Klicka på etiketten (precis till vänster om den nya textrutan) och tryck på DEL.

  4. Klicka en gång i den nya textrutan så att den markeras och klicka sedan igen för att placera markören i textrutan.

  5. Skriv = 1 och tryck sedan på RETUR.

  6. Om egenskapslistan inte visas trycker du på F4 för att visa den.

  7. Ange egenskapen Löpande summering till Över alla på fliken Data i egenskapslistan.

    Obs!: Om detta är en grupperad rapport och du vill att numreringen ska börja vid 1 för varje grupp, anger du egenskapen till Över grupper.

  8. Ändra storlek på textrutan till en mindre bredd genom att placera pekaren över storlekshandtaget på textrutans högra kant och dra det åt vänster. Lämna tillräckligt med utrymme för det högsta radnumret du tror att rapporten kommer att ha.

  9. Om det behövs skapar du utrymme för textrutan längst till vänster i detaljavsnittet genom att dra de befintliga kontrollerna i det området åt höger, eller genom att ändra storlek på kontrollen längst till vänster i det området.

  10. Dra den nya textrutan till den plats som du vill att den i rapporten.

  11. Växla till rapportvyn, förhandsgranskningsvyn eller layoutvyn när du vill visa radnumren.

Skapa ett grupphuvud som visas högst upp på varje sida

För grupper som sträcker sig över flera sidor kan det vara bra att ha ett grupphuvud som visas högst upp på varje sida så att du lätt kan se vilken grupp data finns i. Du kan markera ett grupphuvud i layoutvyn, men det är enklare att göra detta designvyn.

  1. Dubbelklicka på avsnittsväljaren för grupphuvudet (det vågräta fältet ovanför grupphuvudavsnittet).

  2. Ange egenskapen Upprepa avsnitt till Ja på fliken Format.

Öppna en underrapport i ett eget fönster i designvyn

När du öppnar en rapport i designvyn, öppnas även alla underrapporter som finns i rapporten i designvyn. Varje underrapport visas emellertid i en underrapportkontroll, inte som ett separat fönster. Eftersom underrapportkontrollen ofta är för liten för att arbeta i, är det vanligtvis mer praktiskt att öppna underrapporten i ett eget fönster och sedan redigera den. Om du vill öppna en underrapport i ett nytt fönster gör du något av följande:

  • Markera underrapporten och klicka sedan på Underrapport i nytt fönster Bild av knapp i gruppen Verktyg på fliken Design.

  • Klicka en gång utanför underrapportkontrollen för att se till att den inte är markerad, och högerklicka sedan i underrapportkontrollen och klicka på Underrapport i nytt fönster.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×