Microsoft MyAnalytics tips

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

De här tipsen kan hjälpa dig ägna din tid bättre och fokusera på det som är viktigt i ditt arbete. Alla tips inte för alla. Vad du kan och ska göra alltid beror på din roll och hur du arbetar i.

Använda MyAnalytics i Outlook

Vill du veta hur många som läste ett visst e-postmeddelande från dig? Ta en titt på Outlook-tillägget MyAnalytics och se hur många som har läst, svarat på eller vidarebefordrat meddelandet.

Tips: Gå till Outlook och öppna ett e-postmeddelande som du har skickat eller tagit emot. Klicka sedan på MyAnalytics högst upp i meddelandet, strax under mottagarraden, för att se statistiken.

Möten

Färre möten, kortare möten eller bara mer fokuserade möten. Det är några alternativ om du vill lägga mindre tid på möten.

Skicka sammanfattningar i stället för inbjudningar

E-post är inte alltid slöseri med tid. Det kan vara ett bra sätt att minska mötesnärvaron samtidigt som du håller andra informerade. Om du har kollegor som inte behöver vara med på ett möte kan du skicka e-post till dem efter mötet och informera dem om vilka beslut som togs.

Förkorta mötena

En undersökning bland chefer nyligen visade att 25 till 50 procent av tiden i möten var bortkastad. En del företag har infört stående möten. Det passar inte för alla typer av möten, men ett stående möte blir kortare och mer effektivt än ett vanligt, sittande möte. Du kan också överväga att förkorta eller konsolidera återkommande möten, i synnerhet om det är fler än 10 deltagare.

Tänk om när det gäller återkommande möten

Ett vanligt produktivitetstips är att "vårstäda" i kalendern. Försök med att avboka alla återkommande möten i en vecka och sedan lägga till dem igen om de verkligen behövs. Det har visat sig minska antalet möten med 10–30 % när det görs i en grupp.

Tänk om när det gäller deltagarlistan

Stora statusmöten och uppdateringsmöten för deltagare som "behöver informeras" kan bli oengagerade när inte alla deltagare är fullt engagerade. När någon gör andra saker under mötet är det ett bra tecken på att den personen kanske inte behöver närvara. Går det att skicka en sammanfattning till den personen i stället?

Motverka "företagsturism"

Termen "företagsturister" har använts för personer i ett företag som "deltar i alla möten de kan bara för att känna att de är informerade om allt". För att ett möte ska bli lyckat behövs dynamiskt deltagande och fokus från alla deltagare, och oengagerade deltagare kan minska möteseffektiviteten. Som organisatör bör du försöka begränsa samarbetet enbart till mötesdeltagarna för att minska distraktionen och se till att deltagarna bidrar till mötet.

E-post

Använd telefonen, tryck inte på "Svara alla" och avsluta prenumerationen på e-postlistor som inte ger något. Det är något av det du kan göra om du lägger för mycket tid på e-post.

Ta bort e-postmottagare som inte behövs

Innan du klickar på Skicka bör du se över mottagarlistan och se till att alla mottagare behövs i konversationen. Tänk efter innan du använder Svara alla. Standard bör vara att enbart svara avsändaren. Använd Svara alla endast när informationen verkligen är relevant för alla berörda. En del mottagare kanske bara behöver få reda på besluten, inte få en kopia på hela konversationen som ledde dit.

Skicka färre e-postmeddelanden – använd Skype eller telefonen

Innan du skickar ett e-postmeddelande kan du fundera över detta. En grupp som skulle effektivisera en organisation upptäckte att om man minskade chefernas e-postutskick med 54 procent ökade hela företagets produktivitet med 7 procent. En kolumn med tips och råd för företagsledningar stödde den här metoden och uppmanade cheferna att använda telefonen. Ofta är ett telefonsamtal mer effektivt än långa e-postkonversationer, och frågor kan besvaras i realtid. Skype är ett bra alternativ.

Sluta prenumerera på grupper som du inte läser

Överväg att gå ur grupper som du inte måste vara med i. Om du bara tar bort e-postmeddelanden eller flyttar dem till din "Läs senare"-mapp och aldrig tittar på dem, kanske det är bättre att inte få de e-postmeddelandena i inkorgen.

Spara utrymme i andras inkorgar

Du kanske kan introducera följande företagsrutin när det gäller e-post. Det är egentligen väldigt enkelt: när du svarar på ett e-postmeddelande flyttar du alla du kan till Hemlig kopia med en anteckning där det står "Flyttar Johan, Sara och Ellen till Hemlig kopia för att spara plats i deras inkorg". Det ger de här kollegorna möjlighet att säga till om de vill fortsätta vara med i tråden, men det ger dem också en enkel utväg om de vill slippa e-post som bara slösar bort deras tid. Det är ett enkelt sätt att visa att man värderar andras tid och hjälper till att sprida goda vanor. Vidarebefordra det.

Efter arbetstid

Var en omtänksam kollega!

  • Samla e-postmeddelanden och statusuppdateringar i dagliga eller veckovisa sammanfattningar och skicka ut som information. Det minskar det övergripande antalet meddelanden och hjälper medarbetarna att prioritera.

  • Spara utkast eller fördröj leveransen av e-post till mottagarnas normala arbetstid. Begränsa utskick under sen kväll/tidig morgonen till enbart brådskande e-post för att minska mängden meddelanden.

  • Stäng av aviseringar på telefonen och skrivbordet när du vill fokusera.

I gruppen:

  • Till exempel: Inga möten på onsdagar

  • Kom överens om "grupptid"

  • Respektera andras tid

  • Var uppmärksam på mötestider och vilka deltagare du bjuder in

Fokustid

Vi definierar fokustid som minst två timmar i sträck utan möten. Fokustiden ska vara tillräckligt lång för att du ska kunna fokusera på slutprodukter eller utföra andra viktiga uppgifter.

Lägg in fokustid som block i kalendern

Prioritera din egen tid och spärra dubbelbokning under den tiden. På samma sätt bör du undvika att dubbelboka andras spärrade tid.  

Färre möten

Färre möten kan ge dig mer tid att fokusera på viktiga uppgifter eller vila.

Mer tid för relationsbygge kan ge högre produktivitetsnivåer

Att planera in tid för lite avkoppling under arbetstid kan innebära mer än bara vila. Det kan även ge framgång i jobbet. Att avsätta tid för att bygga upp relationer och nätverk har visat sig vara ovärderligt för yrkesmässig framgång. En undersökning som utförts av en partnergrupp visade på ett samband mellan framgångsrika säljare och stora nätverk. Man upptäckte att toppsäljare hade interna nätverk som var 33 % större än de säljare som hade resultat under genomsnittet. I det här fallet är det viktigt att investera i relationer till medarbetarna eftersom det förbättrar resultaten.

Skapa tid för det som är viktigt

I stället för att hoppa över lunchen och ta en fjärde kopp kaffe vid skrivbordet kan du gå och äta en god lunch med din grupp. Då får hjärnan lite paus, du bygger upp ditt nätverk och höjer antagligen produktiviteten.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×