Metodtips för Outlook för Mac 2011: Ställ in Outlook så att det fungerar för dig

Den här artikeln är en del av en serie metodtips för Outlook för Mac 2011. Mer information om de specifika delarna i serien finns under Se även längst ned på sidan.

Konfigurera Outlook för Mac 2011: Layouten

Det första steget i följande metodtips är att upprätta ett system för att optimera hur du använder Outlook för Mac 2011. Rekommendationen är att ha:

Mer information om hur du konfigurerar den rekommenderade layouten finns i avsnittet Vanliga frågor och svar i slutet av det här dokumentet.

Mappar

Rekommendationen är att ha:

  • En inkorg för meddelanden som du behöver bearbeta (ta itu med). Inkorgen är till för meddelanden som skickas direkt till dig eller som kan vara viktiga för dig att läsa. Om du får många meddelanden som går fram och tillbaka mellan flera olika personer byter du till konversationsvy. I annat fall använder du datumordning (standardordningen).

  • En enskild referensmapp i Inkorgen för allt referensmaterial som du kanske vill gå tillbaka till senare. Ingenting arkiveras automatiskt (dvs. med en regel) i den här mappen. Ge den här mappen namnet 1-Referens. (Genom att lägga till 1- blir det den första posten i Inkorgen.) Den här mappen skapas i Inkorgen så att du kan komprimera Inkorgen och dölja mappen.

    Obs!   Om mappen blir för stor (10 000 objekt eller mer) kan Outlook för Mac 2011 bli långsam när du växlar till den här mappen.

  • En mapp för jobbrelaterade, privata och personliga meddelanden. Att ha en separat mapp för personlig och jobbrelaterad information ger dig frihet att söka efter ett meddelande medan någon tittar på utan att du behöver oroa dig för att ett personligt känsligt meddelande visas. Ge den här mappen namnet 2-Personligt.

    Chefer kan ha en mapp för feedback om sina anställda som heter 3-Hantering.

  • En uppsättning mappar för kontaktgruppmeddelanden. Alla meddelanden som skickas till kontaktgrupper (kallas även listservrar, e-postlistor eller distributionslistor) behöver inte nödvändigtvis läsas. Den här uppsättningen av mappar är lagringsplats för alla kontaktgruppmeddelanden som inte automatiskt skickas till Inkorgen. Skapa en enskild mapp på översta nivån i Inkorgen som kallas Kontaktgrupper och skapa sedan en undermapp för var och en av kontaktgruppens ämnen. Vanligtvis räcker en mapp per kontaktgrupp, men om du är med i flera relaterade kontaktgrupper bör du överväga att få alla meddelanden till samma mapp. Komprimera kontaktgruppmappen på den översta nivån så att du inte störs av olästa meddelanden i mapparna under den.

    Obs!    Om du behöver läsa varje meddelande i en kontaktgrupp ska du inte skapa en mapp för den. Dessa meddelanden ska gå direkt till Inkorgen.

Smarta mappar   

Smarta mappar, även kallat sökmappar, är användbara för insamling av information från olika e-postmappar. Smarta mappar kan vara särskilt användbara när du behöver samla in information som sparas i olika mappar – till exempel när du förbereder för ett kvartalsmöte.

Smarta mappar

Om du får ett stort antal meddelanden (fler än 200 meddelanden per dag) kan sökmappar vara ett bra sätt att dela upp e-post från olika avsändare.

Mer information om hur du konfigurerar smarta mappar finns i avsnittet Vanliga frågor och svar i slutet av det här dokumentet.

Regler

Målet med att organisera Outlook är att minska mängden onödigt "brus" i Inkorgen och att få de viktigaste objekten att hamna högst upp. Regler hjälper till i den här processen genom att flytta meddelanden till mappar baserat på villkor som du anger. Regler filtrerar meddelanden som kommer till Inkorgen bara efter objekt som måste läsas.

Rekommendationen är att ha följande regler (information om hur du konfigurerar reglerna finns i Vanliga frågor och svar i slutet av det här dokumentet):

  • Till: mig    Ett meddelande som skickas direkt till dig eller med dig på raden Kopia skickas till Inkorgen och bearbetas inte av andra regler, även om det också skickas till en kontaktgrupp.

  • Kontaktgrupper    Ett e-postmeddelande som skickas till en kontaktgrupp skickas till en kontaktgruppmapp – såvida inte nyckelord anger att det är viktigt för dig, i vilket fall det skickas till din inkorg. Flera kontaktgrupper som liknar varandra bör ha samma regel och arkiveras i samma mapp. Om du är medlem i en kontaktgrupp där du måste läsa alla meddelanden ska du inte skapa en regel för den. Meddelanden som du måste läsa ska gå direkt till din inkorg.

Meddelanden

Om du får många meddelanden eller lätt störs av aviseringsljudet som hörs för inkommande meddelanden rekommenderar vi att du inaktiverar följande alternativ:

Om du vill ändra de här inställningarna klickar du på InställningarOutlook-menyn och klickar sedan på Aviseringar och ljud. Avmarkera alla kryssrutor under Mottagna meddelanden.

Mottagna meddelanden

Kategorier

Med kategorier i Outlook för Mac 2011 kan du hantera objekt på många olika sätt. Det finns tre huvudsakliga typer av kategorier som vi rekommenderar att du skapar:

  • Projekt (kan inkludera personer)

  • Ämne

  • Plats eller aktivitet

Kategorier är inte en nödvändig del av det här systemet, men de gör livet lite lättare om du använder dem flitigt. Till exempel kan du lättare identifiera vad du kan ta itu med nu och du kan gruppera liknande uppgifter så att du kan göra alla samtidigt.

Om du vill skapa kategorier gör du så här:

  • Klicka på Kategorisera på fliken Start och sedan på Lägg till ny.

Rekommendationen är att ha en kategori för:

  • Var och en av dina underställda och din chef för objekt som du vill kontrollera nästa gång ni träffas (till exempel en kategori med namnet 1:1 Chef).

  • Var och en av de viktiga platserna eller typerna av aktiviteter som du gör så att du kan utföra många åtgärder (en användbar del för att hantera dina uppgifter), till exempel:

    @Pendling    för uppgifter som du kan göra på väg hem från arbetet.

    @E-post    för uppgifter som rör e-postmeddelanden, möten eller andra delar av Outlook för Mac 2011.

    @Hemma    för uppgifter som du bara kan göra hemma.

    @Möte    för objekt som du behöver för att förbereda ett möte.

    @Offline    för uppgifter som gör att du är borta från datorn, t.ex. att kopiera ett dokument.

    @Online    för uppgifter som du bara kan utföra online eller via en webbläsare.

    @Telefon    för samtal som du måste ringa eller ta emot.

    @Läsa    för uppgifter som bara behöver läsas – inte besvaras. Den här kategorin är användbar för långa meddelanden eller bifogade filer som du måste läsa men inte kan ta itu med direkt.

    @Väntar    för meddelanden eller uppgifter som du väntar svar på, men för vilka det inte finns någon direkt nästa åtgärd för dig.

    Outlook-kategorier

    Obs!   Med hjälp av @-symbolen framhävs kategorierna i kategorilistan. Genom att ange @ framför vissa kategorier placeras kategorierna högst upp i kategorilistan och påminner dig om var du ska vara när du utför uppgiften (@Telefon betyder t.ex. "i telefon").

  • Varje viktigt ämne eller projekt så att du lätt hittar meddelanden om ett visst ämne, särskilt om det inte finns något ord i brödtexten eller ämnet som gör att det går att hitta i en sökning.

  • Viktiga objekt som måste göras idag och inte kan vänta till en annan dag.

    Obs!   Du kan använda flera kategorier för ett enskilt objekt – i motsats till arkivering, där objekt kan finnas bara i en mapp i taget. Om du till exempel har ett viktigt meddelande som du vill diskutera med din chef innan du svarar kan det kategoriseras med både @E-post och 1:1 Chef.

Som du ser gör kategorier sökningen effektivare och hjälper dig att förbereda dig för möten.

Obs!   Var mycket noga när du kategoriserar dina utgående meddelanden eftersom dina mottagare eventuellt kan se kategorierna. Om mottagarna inte använder Outlook för Mac 2011 eller Exchange Server 2010 kan de se de kategorier du anger.

Se även

Metodtips för Outlook för Mac 2011: God tidshantering

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hantera Inkorgen med fyra enkla principer

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hantera tiden med en daglig genomgång

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Sköta ditt arbete med hjälp av uppgifter

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hitta meddelandet!

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Skriva bra e-postmeddelanden

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Kalendrar och möten

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Vanliga frågor

Gäller för: Outlook for Mac 2011



Hade du nytta av den här informationen?

Ja Nej

Hur kan vi förbättra den?

255 återstående tecken

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!

Supportresurser

Ändra språk