Metodtips för att skicka och rapportering på verkligt arbete

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Organisationer väljer att spåra arbete som utförs av resurser på många olika sätt. Microsoft Project Server 2010 har stöd för flexibilitet för organisationernas varierande spårnings behov. Vissa organisationer kräver att det arbete som tillhandahålls av resurserna registreras på ett dygn, särskilt om det verkliga arbetet används för fakturering, lön och andra ekonomiska ändamål. Project Server 2010 kan användas för att spara verkligt arbete som skickas av användare. Vissa organisationer väljer att överföra verkligt arbete till andra system för företags resurs planering (ERP) och rapportering. En organisation kan till exempel välja att använda Project Server 2010 för att fånga in verkligt arbete, men sedan överföra det verkliga arbetet till ett redovisnings verktyg för att fakturera till interna och externa kunder.

Eftersom Project Server hjälper dig att hantera projekt kan verkligt arbete fångas upp på flera olika sätt och det visas på det sätt som gör det mest användbart för den användare som använder det. I tid rapporten är fokus till exempel på användare som angetts per dag (eller per period), i Microsoft Project-klienten fokus på total summan eller det skalära värdet för arbete som har slutförts och återstår för en aktivitet för planering.

I den här artikeln beskrivs de bästa metoderna för att skicka och rapportera verkligt arbete i Project Server 2010.

Artikelinnehåll

1. Använd läget enkel inmatning

2. skydda användar uppdateringar

3. Använd faktiskt arbete som har lämnats in från tid rapporter i stället för Project-planer för tidfasad rapportering

4. Använd kategorier för administrativ tid för att spåra icke-projicerat arbete

5. Stäng aktiviteter för uppdateringar i stället för att använda fälten publicera och boknings typ

Sammanfattning

Bekräftelser

1. Använd läget enkel inmatning

Den bästa metoden för att se till att verkligt arbete fylls på rätt sätt i hela Project Server 2010 är att använda enkelt inmatnings läget och bara ange verkligt arbete i vyn tid rapport .

Så här aktiverar du läget enkel inmatning:

  1. I snabb start klickar du på Server inställningari avsnittet Inställningar .

  2. På sidan Server inställningar går du till avsnittet tids-och uppgifts hantering och klickar på Inställningar för tid rapport och standard.

  3. Markera kryss rutan enskilt inmatnings läge i området enskilt inmatnings läge .

Om din organisation använder läget enkel inmatning kan det vara i dina bästa intresse att dölja vyn uppgifter helt så att resurserna bara kan ange verkligt arbete med vyn tid rapport . När båda vyerna är tillgängliga kan användarna ange verkligt arbete i antingen vyn och data sparas i båda vyerna. Om din organisation hämtar data från tid rapporter till en enhets fakturering eller lön, till exempel bör du bara tillåta användare att ange verkligt arbete i vyn tid rapport . Detta minskar risken för att verkligt arbete skrivs över felaktigt om en användare också kan ange verkligt arbete i aktivitetsvyn .

Ett undantag till det här är att det finns material resurser. Tilldelnings ägare för material resurser måste ange tid för dessa material resurser med hjälp av aktivitetsvyn . Om din organisation har tilldelnings ägare som spelar in tid för material resurser ska aktivitetsvyn vara synlig, och användarna bör ges instruktioner för att endast ange verkligt arbete för deras tilldelningar i vyn tid rapport .

Så här döljer du aktivitetsvyn:

  1. I snabb start klickar du på Server inställningari avsnittet Inställningar .

  2. Klicka på snabb starti avsnittet utseende på sidan Server inställningar .

  3. Klicka på vyn uppgifter i kolumnen namn under Ange meny alternativ information.

  4. Klicka på Nej i listan Visa i snabb start och klicka sedan på OK.

Det finns några viktiga anteckningar att tänka på när enkel inmatning är aktiverat i din organisation. Låt oss säga att en användares tid rapport innehåller en rad för en viss uppgift och att uppgiften tas bort. Nästa gång användaren öppnar tid rapporten kan den rad som är kopplad till den borttagna tilldelningen tas bort, beroende på följande:

  • Om raden inte innehåller några användar poster tas den bort.

  • Om användar uppdateringar inte är skyddade och raden innehåller godkänt verkligt arbete, tas den bort.

  • Om användar uppdateringar är skyddade och raden innehåller godkänt verkligt arbete kvarstår raden i tid rapporten. Men om den godkända tid rapporten återställs, tas raden bort.

  • Om raden innehåller verkligt arbete som har angetts i tid rapporten men fortfarande väntar på godkännande, tas raden bort även när användar uppdateringar är skyddade.

Projektledarna bör vara försiktig när du tar bort eller ändrar tilldelningar, för att se till att alla inlämnat verkligt arbete granskas före ändringen eller borttagningen. Detta hjälper till att se till att giltiga användar uppgifter inte försvinner. Tilldelningar kan uttryckligen eller implicit ändras i något av följande scenarier:

  • Projektledaren tar bort en uppgift som inte väntar på uppdatering av verkligt arbete.

  • Projektplanen som innehåller uppgiften återställs från arkivet.

  • Projektplanen som innehåller uppgiften tas bort.

  • Projektplanen som innehåller uppgiften skrivs över med funktionen Spara som i Microsoft Project 2010.

Överst på sidan

2. skydda användar uppdateringar

Vissa organisationer kan välja att förhindra att en projekt administratör uppdaterar projektets verkliga arbete i projektet.

Obs!:  Projektledarna kan inte uppdatera resursens verkliga arbete i en tid rapport.

Om din organisation vill behålla resurs värden för verkligt arbete i tid rapporterna och se till att värdet återspeglas i projektplanen, är det bästa sättet att aktivera funktionen i Project Server 2010 som skyddar användar uppdateringar.

Så här skyddar du användar uppdateringar:

  1. I snabb start klickar du på Server inställningari avsnittet Inställningar .

  2. Klicka på aktivitets inställningar ochsedan på Visa i avsnittet tids-och uppgifts hantering på sidan Server inställningar .

  3. I avsnittet skydda användar uppdateringar markerar du kryss rutan Tillåt endast aktivitets uppdateringar via aktiviteter och tid rapporter .

När du skyddar användar uppdateringar bibehåller tid rapporter alltid exakt vad användaren angav för tidfasat arbete och de skalära värdena mellan tid rapporter och projektplanen alltid är konsekventa. Den tidfasade distributionen av det skalära värdet kan dock skilja sig något i projektplanen, eftersom den är inriktad mot framtida arbets planering och inte underhåll av historiska värden. Planerings motorn kan justera vissa tidfasade verkliga arbete för att hålla planen konsekvent.

Överst på sidan

3. Använd faktiskt arbete som har lämnats in från tid rapporter i stället för Project-planer för tidfasad rapportering

Verkligt arbete kan hämtas med antingen Project 2010-klienten (projektplanen) eller tid rapporter. Många användare fångar bara in verkligt arbete direkt från sina resurser med hjälp av tid rapporter, särskilt om de också skyddar faktiska uppdateringar enligt beskrivningen ovan. När du använder tid rapporter för att spåra inlämning av verkliga värden per dag eller vecka är det bästa sättet att rapportera direkt mot det verkliga arbete som har fångats i tid rapporter när du synkroniserar med externa ERP och rapporterings system. Tid rapports data återges specifikt för att säkerställa korrektheten av en historisk och per period precis som användaren angett, även om villkoren i projektplanen har ändrats.

När många beräkningar görs i en projektplan, till exempel kostnader baserat på kostnads priser, kan dessa enkelt replikeras med tid rapports data. Projektplanen, å andra sidan, återger faktiska arbets uppgifter (och andra schema data) med tonvikt på framtida arbets planering (värden för analys och upparbetat värde). Därför kan det finnas omständigheter där det värde som användaren angav i tid rapporten inte exakt matchar samma värde i projektplanen för en viss dag. Den totala summan eller det skalära värdet för tilldelningen är dock konsekvent mellan projektplanen och tid rapporten när skyddade verkliga värden är aktiverat.

Om du rapporterar om inlämnat verkligt arbete från tid rapporter är det viktigt att resurserna ombeds att inte omfördela eller tilldela aktiviteter själv. Alla uppgifter ska gå igenom projektledaren eller Resource Manager. Det gör att verkliga arbets uppgifter hanteras korrekt.

I BI Center i Microsoft Project Web App finns rapportmallar som utnyttjar rapporterings databas (T-SQL) och Analysis Services (OLAP). De här mallarna kan hjälpa dig att skapa rapporter i tid rapportens data lager.

Överst på sidan

4. Använd kategorier för administrativ tid för att spåra icke-projicerat arbete

Vissa organisationer kräver uppföljning av administrativa aktiviteter eller projekt arbete. Exempel på administrativa aktiviteter inkluderar tids-, semester-och arbetsrelaterade aktiviteter som kund support, system underhåll och möten. Vi rekommenderar att dessa aktiviteter spåras med hjälp av kategorier för administrativ tid. Dessa kategorier kräver minimalt underhåll och tid som samlas in i dessa kategorier kan användas för att generera data analys rapporter från motsvarande OLAP-kub.

Om de administrativa tids kategorierna inte uppfyller organisationens behov och du bestämmer dig för att använda projekt för att spåra administrativa aktiviteter, bör projekt ägaren följa dessa rikt linjer för effektivare projekt:

  • Begränsa antalet resurser som har tilldelats till projektplanen med färre än 100 resurser.

  • Begränsa tids åtgången för projektschemat för att spåra administrativa aktiviteter per kvartal eller halva året.

  • Håll aktiviteterna i projektplanen automatiskt schemalagda med åtgärds typen fast Unit.

  • Behåll projektplanen i Project i rad med tid rapport perioder.

Överst på sidan

5. Stäng aktiviteter för uppdateringar i stället för att använda fälten publicera och boknings typ

Projektledarna kan hitta fälten publicera och boknings typ för att styra synligheten för aktiviteter och resurser. Publicerings fältet kan användas för att kontrol lera vilka uppgifter som visas i Project Web App och fältet boknings typ kan användas för att kontrol lera vilka resurser som visas under resurs planerings processen. Tänk på att de här fälten är en del av processen för tidigt planering. De är inte utformade för att begränsa användarnas möjlighet att fortsätta att spåra tid för en viss aktivitet. Om fälten publicerings -och boknings typ används felaktigt kan de resultera i borttagningen av uppgifts poster från en användares tid rapport eller aktivitets status. Det här är särskilt viktigt eftersom borttagning av uppgifts poster kan innebära att du inte har skickat in tid.

Om du vill stänga en viss uppgift så att ingen ytterligare tid kan skickas kan du använda alternativet för att uppdatera i Project Server 2010.

Överst på sidan

Sammanfattning

Om din organisation använder verkligt arbete som registrerats i Project Server 2010 tillsammans med andra ERP-eller rapporterings system, är det i dina bästa intresse att följa rikt linjerna i den här artikeln:

  • Använda enkelt inmatnings läge

  • Skydda användar uppdateringar

  • Använd faktiskt arbete som har lämnats in i tid rapporter i stället för Project-planer för tidfasad rapportering

  • Använda administrativa tids kategorier för att spåra icke-projicerat arbete

  • Stäng aktiviteter för uppdateringar i stället för att använda fälten publicera och boknings typ

Genom att följa de här metod tipsen arbetar du med att bevara korrektheten för de verkliga arbets uppgifter som anges i tid rapporter av organisationens resurser.

Överst på sidan

Bekräftelser

Teamet för innehålls publicering i Project Server tack vare följande deltagare i den här artikeln:

  • Bobby, program hanteraren II, Project/Project Server

  • AIK Chen, chef för utöknings ingenjör, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, erfaren teknisk produkt chef, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, chef för program chef, Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, huvud program chef för Project/Project Server

  • Matt Roe, program chef, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, program chef, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, program chef, Project/Project Server

  • Brian Smith, chef för utöknings ingenjör, Project/Project Server

  • Eric Zenz, chef för program chef, Project/Project Server

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×