Metodtips för Outlook 2010

Den här artikeln är skriven av den produktgrupp som skapade Microsoft Outlook 2010 av bästa möjliga skäl: kundernas efterfrågan. Outlook 2010 är avsett för snart sagt alla slags användare, oavsett deras behov och arbetssätt. Det finns inget allenarådande "rätt sätt" att arbeta i programmet, men det finns vissa sätt som bevisligen är enklare än andra. Tanken är att du med de tips vi ger dig här ska kunna få ut mesta möjliga av Outlook.

I den här handboken ger vi vår syn på hur du får ut mesta möjliga av Outlook 2010. Det handlar dock inte om någon heltäckande genomgång. Vi tar endast upp några av de viktigaste tipsen på hur du hanterar information effektivt med Outlook.

Den här handboken är avsedd för dig som:

  • Arbetar på ett stort företag med en egen IT-avdelning.

  • Får över 30 e-postmeddelanden per dag.

  • Dagligen använder Outlook 2010 för att skicka och ta emot meddelanden samt boka eller delta i möten.

  • Använder Outlook 2010 med ett Microsoft Exchange Server-konto.

Oavsett serverinställningar och storlek på organisationen har du nytta av det här dokumentet.

För IT-administratörer

Meningar som föregås av Office 2010-logotypen Office 2010-logotyp refererar till andra Microsoft Office 2010-produkter, t.ex. Microsoft OneNote 2010 och Microsoft SharePoint Server. Meningar som nämner Arkivera automatiskt och Outlook-datafiler (.pst) är markerade med en ikon som föreställer ett arkivskåp Arkiveringsikon . Om din organisation inte använder sig av de här produkterna eller funktionerna kan meningarna bortses från utan att påverka det övergripande dokumentet och arbetsflödet.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

Grunderna i tidshantering

Konfigurera Outlook 2010: layouten

Mappar

Regler

Att göra-fält

Meddelanden

Kategorier

Snabbsteg

Tämja inkorgen med fyra enkla knep

Dagligt underhåll: hantera tid och uppgifter

Aktiviteter: få jobbet gjort

Hitta rätt meddelande: så här söker du effektivt

Så här hittar du ett meddelande från en viss person

Skriva bra e-postmeddelanden

Kalendern och möten

Kontakter

Vanliga frågor och svar

Referenser

Om författaren

Grunderna i tidshantering

Med Outlook 2010 som verktyg kan du hantera e-postmeddelanden, kalenderfunktioner, kontakter och aktiviteter. Det är alltså här som du både hanterar meddelanden och håller reda på hur du ska fördela din tid. Följ de här grundläggande principerna om du vill få ut mesta möjliga av Outlook 2010:

  • Minska antalet platser där du läser meddelanden. Använd olika regler för att slussa alla meddelanden som behöver läsas till en och samma plats: inkorgen.

  • Låt vissa meddelanden vara. Använd regler för att skicka de meddelanden som du behöver läsa till inkorgen. Låt övriga meddelanden gå direkt till berörda kontaktgruppsmappar (kallas även distributionslistor). Du behöver inte – och hinner troligen inte, om det handlar om höga volymer av meddelanden – läsa alla meddelanden som skickas till dig. Endast de viktiga meddelandena bör nå inkorgen. Det kan förstås vara en god idé att spara även övriga meddelanden – kanske blir du i ett senare skede delaktig i ett givet ärende.

  • Minska antalet platser där du arkiverar meddelanden manuellt. Låt hjärnan vila: lita till sökfunktionen (i stället för arkivering) när du behöver hitta ett meddelande.

  • Hantera meddelanden utifrån fyra principer. När du läser ett meddelande bör du direkt bestämma dig för om du ska:

    • Ta bort det.

    • Åtgärda det (svara på det eller arkivera det).

    • Delegera det (vidarebefordra det).

    • Lägga det i aktivitetslistan med hjälp av kategorier och flaggor.

  • Använd endast en att-göra-lista. Hantera möten, aktiviteter osv. i en enda att-göra-lista och en enda kalender.

  • Dela upp så mycket du kan i grupper. Dela upp likartade aktiviteter i grupper med hjälp av kategorier.

  • Använd sunt förnuft när du skickar meddelanden. Följ vedertagen etikett när du skriver meddelanden.

  • Gå igenom kalendern och aktivitetslistan regelbundet.

Du kanske inte kommer att använda alla de metoder som beskrivs här, men om du tar till dig bara några få av dem får du ut så mycket mer av Outlook 2010.

Överst på sidan

Konfigurera Outlook 2010: layouten

Om du vill kunna använda Outlook 2010 effektivt måste du börja med att konfigurera verktyget på bästa sätt. Vi rekommenderar följande inställningar:

Mer information om hur du konfigurerar den rekommenderade layouten finns i avsnittet vanliga frågor och svar.

Överst på sidan

Mappar

Vi rekommenderar följande inställningar:

  • En inkorg för de meddelanden som du behöver åtgärda. Inkorgen är avsedd för meddelanden som skickas direkt till dig eller som du behöver ta del av.

Om du får många meddelanden där flera olika personer svarar varandra kan du ändra till konversationsvyn. I annat fall bör du sortera efter datum (standard). Använd automatiska formateringsregler så att alla meddelanden som skickas endast till dig visas i blått.

  • En enda samlingsmapp i inkorgen, för referensmaterial som du kan tänkas behöva senare. Ingenting sparas automatiskt (det vill säga med en regel) i den mappen. Döp den här mappen till 1-Referens. (Genom att lägga till 1- ser du till att mappen blir det första objektet under inkorgen.) Den här mappen skapas under inkorgen så att du kan dölja mappen genom att minimera inkorgen.

Arkiveringsikon Ställ in den här mappen på autoarkivering årligen.

Obs!: Om mappen blir för stor (10 000 objekt eller mer) kan det gå långsamt att använda Outlook 2010 när du växlar till den mappen.

  • En mapp för karriärrelaterade, privata och personliga meddelanden. Om du har en separat mapp för personlig och karriärrelaterad information kan du söka efter meddelanden också om någon står bakom dig – du behöver då inte oroa dig för att något känsligt meddelande ska visas. Döp den här mappen till 2-Personligt. Som chef kan du ha en egen mapp för utvärdering av de anställda. Den mappen kan du döpa till 3-Chefsärenden.

Arkiveringsikon Ställ in mapparna på autoarkivering årligen.

  • En uppsättning mappar för kontaktgruppsmeddelanden. Alla meddelanden som skickas till kontaktgrupper (kallas även listservrar, e-postlistor och distributionslistor) är inte nödvändigtvis oumbärliga för just dig. Den här uppsättningen mappar utgör lagringsplatsen för alla kontaktgruppsmeddelanden som du inte automatiskt får till inkorgen. Skapa en mapp på översta nivån under inkorgen. Döp den till Kontaktgrupper. Skapa sedan en undermapp för varje kontaktgrupp. En mapp per kontaktgrupp är vanligtvis tillräckligt, men om du ingår i flera relaterade kontaktgrupper bör du se till att alla meddelanden skickas till samma mapp.

Minimera den översta kontaktgruppsmappen, så störs du inte av olästa meddelanden i mapparna under den.

Obs!: Om du behöver läsa alla meddelanden i en kontaktgrupp bör du inte skapa någon mapp för den. De meddelandena bör du i stället slussa direkt till inkorgen.

Arkiveringsikon Ställ in dina kontaktgruppsmappar på autoarkivering var sjätte månad eller oftare om de är tidskänsliga – t.ex. bör en kontaktgrupp för att ordna samåkning arkiveras dagligen.

  • En uppsättning mappar för RSS-feeds. RSS representerar, i likhet med kontaktgruppsmapparna, en annan uppsättning data som kan ha intressant information men inte behöver läsas lika regelbundet eller med samma angelägenhet som meddelanden som skickas direkt till dig. Outlook 2010 skapar de här mapparna automatiskt.

Sökmappar

Sökmappar är ett bra sätt att samla information från olika e-post- och RSS-mappar. Sökmappar är användbara inte minst när du behöver samla in information som sparats i olika mappar – till exempel när du förbereder dig inför ett kvartalsmöte.

Om du får ett stort antal meddelanden (fler än 200 meddelanden per dag), kan sökmappar vara ett bra sätt att sortera e-post från olika avsändare.

Avsnittet Favoriter i navigeringsfönstret

Favoriter (valfritt)

Favoriter synliggör mappar som annars kan vara svåra att hitta i e-postmapplistan.

Favoriter är en underkategori av dina e-postmappar och visas högst upp i navigeringsfönster. Du måste inte använda favoriter för att systemet ska fungera, men om du har en liten skärm kan du minimera navigeringsfönstret och fortfarande arkivera meddelanden genom att dra dem till det minimerade fältet, göra vanliga sökningar och gå till kalendern, kontakter och aktiviteter.

Vi rekommenderar att ha följande mappar i dina Favoriter: Inkorgen, 1-Referens, Skickat och Borttaget.

Överst på sidan

Regler

Syftet med att hålla god ordning i Outlook är att minska mängden onödigt "brus" i inkorgen samt att se till att de viktigaste objekten så att säga flyter upp till ytan. Du kan åstadkomma detta genom att med hjälp av olika regler flytta meddelanden till rätt mappar utifrån bestämda kriterier (som du själv anger). Med rätt regler kan du se till att endast de meddelanden som just du behöver läsa når din inkorg.

Vi rekommenderar följande regler (information om hur du konfigurerar dem finns i Vanliga frågor och svar längst ned i den här handboken):

  • Autosvar    Flytta alla svar på möten som inte har något innehåll till Borttaget. Du kan se vilka deltagare som har tackat ja genom att titta på fliken spårning i mötesfönstret.

  • Till: mig    Alla meddelanden som skickas direkt till dig samt där du står med på raden Kopia skickas till inkorgen. De berörs inte av andra regler, inte ens om de skickas till en kontaktgrupp också.

  • Mötesförfrågningar skickas till Inkorgen    Alla mötesförfrågningar, även de som skickas till en kontaktgrupp, ska skickas till Inkorgen.

  • Skjut upp skickade meddelanden    Den här regeln gör att meddelanden dröjer en minut eller längre innan de skickas. När du använder den här regeln bör du se till att dina meddelanden har skickats innan du stänger av datorn.

Obs!:  Office 2010-logotyp Den här regeln är endast klientspecifik och fungerar inte i Outlook Web App (OWA).

  • Kontaktgrupper    Alla e-postmeddelanden som skickas till en kontaktgrupp hamnar direkt i en kontaktgruppsmapp – såvida de inte innehåller nyckelord som är viktiga för dig. Meddelanden med sådana nyckelord skickas i stället till din inkorg. Om du har flera liknande kontaktgrupper bör du använda samma regel för dem samt använda en och samma mapp som arkiv för dem. Om du är medlem i någon kontaktgrupp där du behöver läsa alla meddelanden bör du inte skapa en regel för den gruppen. Alla meddelanden som du måste läsa bör du slussa direkt till inkorgen.

Din uppsättning regler bör se ut ungefär så här när du är klar med att organisera dem.

Överst på sidan

Att göra-fält

Att göra-fältet är panelen på höger sida i Outlook 2010. Fältet visar en kalender, dina kommande möten och den enhetliga aktivitetslistan som innehåller:

  • Meddelanden som du behöver svara på (flaggade meddelanden).

  • Kontakter som du behöver ringa (flaggade kontakter).

  • Aktiviteter som dyker upp spontant.

Vi rekommenderar att konfigurera Att göra-fältet så här:

  • Visa Datumbläddring (aktiverat som standard).

  • Visa endast tre avtalade tider om du har en liten skärmupplösning eller inte har många möten på en genomsnittlig dag (standard).

  • Visa fem avtalade tider om du har en stor skärmupplösning eller om du har många möten varje dag (fem eller fler).

  • Visa aktiviteter (aktiverat som standard).

  • Office 2010-logotyp Visa snabbkontakter (tillgängligt och aktiverat som standard om du har Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Som standard sorteras aktiviteter efter förfallodatum, men du kanske vill byta till att ordna efter startdatum beroende på hur du använder flaggor. Om du vill se de aktiviteter som du har skjutit upp till nästa vecka på måndag ordnar du efter startdatum. Om du vill se aktiviteter på den dag de förfaller ordnar du efter förfallodatum.

Standardflagga

Vi rekommenderar att ställa in snabbklicksflaggan till I dag (vilket är standard).

Överst på sidan

Meddelanden

Om du får många meddelanden eller lätt störs av ljudet för inkommande meddelanden, rekommenderar vi att du avaktiverar följande alternativ:

Skrivbordsavisering i Outlook

  • Kuvertikonen som visas på Outlook-ikonen i aktivitetsfältet i Windows

Avisering om ny e-post i Aktivitetsfältet

  • Markören som tillfälligt ändras till ett kuvert

  • Det ljud som medföljer alla ovanstående inställningar

Ändra de här inställningarna genom att klicka på Arkiv, Alternativ och sedan på E-post.

Avmarkera alla kryssrutor under Mottagna meddelanden.

Inställningar för mottagna meddelanden i Backstage-vyn

Överst på sidan

Kategorier

Med kategorierna i Outlook 2010 kan du hantera objekt på en rad olika sätt. Det finns tre huvudsakliga typer av kategorier som vi rekommenderar att du skapar:

  • Projekt (här kan personer ingå)

  • Ämne

  • Plats eller aktivitet

Kategorier är inte obligatoriska i det här systemet – men du gör dig själv en stor tjänst om du väljer att använda dig av dem. Till exempel kan du enkelt hålla reda på vilka aktiviteter du kan utföra direkt samt gruppera liknande aktiviteter så att du kan göra dem samtidigt.

Så här skapar du kategorier:

  • I valfri vy går du till fliken Start, sedan till gruppen Taggar där du klickar på Kategorisera och sedan på Alla kategorier.

Vi rekommenderar dig att skapa en kategori för:

  • Var och en av dina underställda samt din chef för objekt som du vill gå igenom nästa gång ni har möte (till exempel en kategori med namnet 1:1 Chef).

  • Alla viktiga platser samt typer av aktiviteter som du utför, så att du kan utföra massåtgärder (ett effektivt sätt att hantera aktiviteter), till exempel:

    • @Pendling för de uppgifter som du kan sköta på vägen hem från arbetet.

    • @E-post för de uppgifter som omfattar e-postmeddelanden, möten och andra funktioner i Outlook 2010.

    • @Hemma för de uppgifter som du endast kan göra hemma.

    • @Möte för objekt som du behöver när du ska förbereda dig inför ett möte.

    • @Offline för aktiviteter där du inte kan använda endast datorn, t.ex. om du ska ta en kopia av ett dokument.

    • @Online för de uppgifter som du kan utföra endast online eller i en webbläsare.

    • @Telefon för de samtal du ringer och tar emot.

    • @Läs för uppgifter där du endast behöver läsa information – inte skicka något svar. Den här kategorin är användbar vid långa meddelanden och bifogade filer som du behöver läsa men inte kan ta tag i direkt.

    • @Väntar för meddelanden och uppgifter där du väntar på ett svar, men där det inte finns någon uttrycklig åtgärd för dig att utföra härnäst.

Dialogrutan Färgkategorier

Obs!: Med @-symbolen kan du få kategorierna att sticka ut i kategorilistan. Genom att markera @ framför olika kategorier ser du till att de ligger kvar högst upp i kategorilistan, samtidigt som det är ett bra sätt för dig att komma ihåg var du bör befinna dig när du utför en viss aktivitet (t.ex. står @Telefon för "vid telefonen/i telefon").

  • Alla viktiga ämnen och projekt, så att du lätt kan hitta meddelanden om ett ämne, särskilt om varken brödtexten eller ämnesraden innehåller något relevant sökord.

  • Viktiga objekt som måste åtgärdas i dag och som alltså inte går att skjuta på till en annan dag.

Du kan använda flera kategorier för varje objekt – i motsats till vad som gäller vid arkivering, där varje objekt kan sparas i endast en mapp i taget. Exempel: ett viktigt meddelande där du vill diskutera med din chef innan du svarar kan kategoriseras med både @E-post-kategorin och 1:1 Chef-kategorin.

Uppgifter med flera kategorier

Din snabbklickskategori bör vara den kategori som du använder oftast.

För att ställa in snabbklickskategori gör du så här:

  • I valfri vy går du till fliken Start, sedan till gruppen Taggar där du klickar på Kategorisera och sedan på Snabbklick.

Som du kommer att märka gör kategorier att meddelanden och aktiviteter syns tydligare i Att göra-fältet, du kan söka mer effektivt, samtidigt som de också är bra att ha när du gör dig redo för möten.

Obs!: Tänk på hur du kategoriserar utgående meddelanden – kategorierna kan nämligen komma att visas för mottagarna. Om mottagarna inte använder Outlook 2010 eller Exchange Server 2010, kommer de att kunna se de kategorier du använder.

Överst på sidan

Snabbsteg

Snabbstegsgalleri Snabbsteg ger dig möjlighet att utföra flera åtgärder med en klickning, vilket är nytt för Outlook 2010. Det är ett användbart verktyg för att hjälpa till att hålla inkorgen ren och för att använda Outlook mer effektivt i allmänhet. Om du märker att du upprepar samma steg i Outlook kan du försöka med att skapa ett snabbsteg.

Obs!:  Snabbsteg gäller endast för meddelanden.

Vi rekommenderar att ha följande snabbsteg. Mer information finns i Automatisera vanliga eller återkommande uppgifter med snabbsteg:

Snabbsteg

Vad som händer

När den ska användas

Referens

Markerar meddelandet som läst.

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

Med den här knappen kan du arkivera med ett klick.

Personligt*

Markerar meddelandet som läst.

Flyttar meddelandet till mappen 2-Personligt.

För arkivering av personliga meddelanden.

Klart

Markerar meddelandet som läst.

Markerar meddelandet som slutfört.

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

För referensmeddelanden som du har svarat på eller på annat sätt tagit itu med.

Skjut upp*

Markerar meddelandet som läst.

Flaggar meddelandet som en aktivitet för i dag

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

För de meddelanden som du vill ta itu med senare.

*Snabbstegen Personligt och Skjut upp är inte standardsnabbstegen.

Alternativa snabbsteg

Förutom snabbstegen ovan kan du, beroende på ditt jobb och dina dagliga aktiviteter, skapa följande typer av snabbsteg:

Snabbsteg

Vad som händer

När den ska användas

Kategorisera och flytta

Markerar meddelandet som läst.

Kategoriserar meddelandet.

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

När du kategoriserar många av dina meddelanden innan du arkiverar dem så att du lättare hittar dem senare. Skapa en per kategori som du använder ofta.

Flagga och flytta

Markerar meddelandet som läst.

Flaggar meddelandet.

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

När du flaggar saker för olika datum, som i morgon, den här veckan etc. Skapa en per flagga du använder ofta.

Flagga, kategorisera och flytta

Markerar meddelandet som läst.

Flaggar meddelandet.

Kategoriserar meddelandet.

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

När du använder några kategorier för att förstå aktiviteternas kontext. Exempel: @Läs: flaggar för i morgon, kategoriserar med @Läs-kategorin.

OBS och flytta

Markerar meddelandet som läst.

Skapar en vidarebefordran som ett OBS-meddelande

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

När du ofta vidarebefordrar e-post till andra (artiklar osv.)

Delegera

Markerar meddelandet som läst.

Skapar en vidarebefordran till en specifik person

Flyttar meddelandet till mappen 1-Referens.

När du får meddelanden som är avsedda för andra.

Aktivitet

Skapa en aktivitet med bifogad fil

Ta bort meddelande

När du behöver mer kontext för dina flaggade meddelanden.

Kontaktgrupp

Markerar meddelandet som läst.

Flyttar meddelandet till din kontaktgruppsmapp (eller till en särskild kontaktgruppsmapp).

När du på grund av regler oavsiktligt får en del meddelanden i inkorgen från kontaktgrupper. Exempel: det finns en regel att arkivera alla meddelanden från kontaktgruppen i en mapp, såvida meddelandet inte innehåller ordet fält någonstans i texten. Ibland skickar någon ett meddelande till kontaktgruppen med ordet fält, men meddelandet gäller inte dig.

Svara och ta bort

Öppnar ett svarsfönster.

Tar bort det ursprungliga meddelandet

När du ofta får snabba meddelanden som du behöver svara på, men inte behöver spara det ursprungliga meddelandet. Till exempel: ”Hej, ska vi gå på lunch?” Ditt svar: ”Visst!”

När du börjar använda snabbsteg kommer du att inse att det kan finnas andra sätt att optimera antalet klick som krävs för att få något gjort. Om du märker att du ofta upprepar samma saker kan du försöka med att skapa ett snabbsteg. Du kan uppdatera snabbstegen allt eftersom projekten ändras, så att det bara är saker som du verkligen behöver.

Överst på sidan

Tämja inkorgen med fyra enkla knep

När du väl har konfigurerat inställningarna kan du börja hantera inkommande meddelanden. När du väl har gjort inkorgen till samlingsplatsen för alla viktiga meddelanden, kan du gå igenom den i förvissning om att varje objekt du stöter på där är relevant för just dig.

Råd för varje enskilt meddelande i inkorgen:

  • Om meddelandet inte är viktigt – ta bort det direkt.

  • Om meddelandet går att åtgärda på högst två minuter – åtgärda det (svara, arkivera, ring osv.).

  • Om meddelandet inte rör dig eller om du kan delegera det – vidarebefordra det.

  • Om du behöver åtgärda meddelandet, och om det kommer att ta längre tid än två minuter (medräknat den tid det tar att läsa det) – hantera det vid ett senare tillfälle.

Om du behöver meddelandet som referens (gäller även om du har bestämt dig för att skjuta på hanteringen) – flytta det till referensmappen. Målet är att minska antalet gånger du trycker på varje meddelande.

Ta bort det

Ta bort de meddelanden som du inte behöver läsa. Om det rör sig om skräppost – ta bort.

Om du aldrig vill ta emot meddelanden som en del av den här konversationen kan du ignorera det.

Kommandot Ignorera konversation

Gör det: 2-minutersrutinen

Det är otroligt hur mycket man kan få gjort på två minuter. Till exempel kan många meddelanden besvaras på två minuter (eller mindre). Om ett meddelande tar längre tid än två minuter att åtgärda bör du dock hantera det vid ett senare tillfälle. Ta tid på olika åtgärder när du utför dem, så får du en känsla för hur lång tid två minuter egentligen är.

När du är klar med ett meddelande gör du något av följande:

  • Ta bort det om det är ovidkommande.

  • Arkivera det i en referensmapp (till exempel 1-Referens) genom att använda ett snabbsteg.

Om du vill hålla koll på det ni har gjort, särskilt för årlig granskning etc., kan du använda snabbsteget Klart, vilket också markerar meddelanden som slutfört.

Delegera det

Ibland kanske du får ett meddelande som var avsett för någon annan. I de fallen kan du svara på meddelandet, och då (på raden Till) ange den person du delegerar till. Om du gör det här ofta kan du skapa ett snabbsteg för att svara och lägga till en delegerad person på raden Till.

Om du vill följa upp ärendet kan du flagga det innan du skickar det vidare. I Att göra-fältet markerar du aktiviteten med kategorin @Väntar.

Skjuta på det

När bör du skjuta på ett meddelande?

Om du skjuter på ett meddelande innebär det att du avser att gå igenom det senare, när du har tid.

Det finns olika skäl till att skjuta upp ett meddelande:

  • Det går inte att åtgärda på under två minuter.

  • Det tar en stund att läsa.

  • Det krävs ett genomtänkt svar.

  • Åtgärder i ett annat program krävs (till exempel "Måste lägga till i dokumentet <namn>").

Så här skjuter du upp meddelanden: flagga dem

När du väl bestämmer dig för att du inte har tid att ta itu med ett meddelande på en gång, kan du flagga det:

  • Om du behöver åtgärda meddelandet samma dag flaggar du det för I dag (klicka bara på flaggan).

  • Om du kan skjuta upp meddelandet längre än så högerklickar du på det och flaggar det för uppföljning vid ett senare datum.

  • Om du behöver använda meddelandet som källa fler än en gång och om du enkelt vill kunna öppna det, drar du det till gruppen Senare i Att göra-fältet. Om det inte finns någon Senare-grupp ställer du in Startdatumet för aktivitetsflaggan på 100 år i framtiden. (Använd den flaggan så sällan som möjligt, så att den inte blir en överutnyttjad standardlösning.)

  • Om du kommer att behöva återvända till meddelandet inom kort, flaggar du det som Inget förfallodatum – då visas meddelandet högst upp i Att göra-fältet. Använd den här gruppen sparsamt och rensa den regelbundet, eftersom den visas högst upp i aktivitetslistan.

Förutom att flagga ett meddelande kan du:

  • Lägga till lämpliga kategorier.

  • Klicka på snabbsteget Referens för att markera meddelandet som läst (om det inte redan är det) och arkivera det i din referensmapp (1-Referens).

Om du märker att du upprepade gånger använder samma kategorier och flaggor kan du skapa ett nytt snabbsteg som flaggar, kategoriserar och arkiverar.

När ett objekt har flaggats dyker det upp i Att göra-fältet. Genom att flagga meddelandet och spara det i referensmappen har du hanterat det – därefter kan du flytta på det. Meddelandet ligger dock kvar i aktivitetslistan, så du kan tryggt gå vidare till nästa meddelande, i vetskapen att du kommer att hantera de flaggade objekten i sinom tid.

Om du vill lägga till mer information i dina flaggade objekt

Om ämnesraden i ett meddelande inte ger dig tillräckligt med kontext kan du göra en av två saker, beroende på hur mycket information som du behöver lägga till:

  • Ändra namnet på aktiviteten genom att klicka på den i Att göra-fältet eller högerklicka på den och välja Byt namn på Aktivitet. När du byter namn på aktiviteten ändras inte meddelandets ämne, men det gör det enklare för dig att veta vad din nästa aktivitet är.

  • Skapa en aktivitet med meddelandet som en bifogad fil.

Du kan lägga till en kategori om du snabbt vill kunna se information om nästa åtgärd. Med en snabbtitt på de uppgifter som kategoriserats ser du direkt vad du kan åtgärda omedelbart (@Office), vilka uppgifter som kräver återkoppling från andra (@Väntar) och vad kommande möte handlar om (@Möte).

När bör du åtgärda de uppgifter som du har skjutit upp?

När du har hanterat alla nya meddelanden kan du ta itu med aktivitetslistan. Det är i den listan som du svarar på de meddelanden som du har skjutit upp.

Arkivera det, helt enkelt

Ibland får man meddelanden som man inte behöver åtgärda, men som man kanske behöver vid ett senare tillfälle. Ett bra exempel på det är meddelanden med anvisningar. Arkivera sådana meddelanden i referensmappen (1-Referens) genom att klicka på snabbsteget Referens. Om du lägger till en kategori blir det enklare att hitta meddelandet när du behöver det (till exempel @Projekt). Gör det innan du arkiverar meddelandet med snabbsteg.

När du har hanterat alla meddelanden är inkorgen rensad och klar – dags att fokusera på kalendern och uppgifterna.

Överst på sidan

Dagligt underhåll: hantera tid och uppgifter

Vi rekommenderar att du varje morgon tar dig tid att hantera aktivitetslistan och kalendern. Det omfattar:

  • Gå igenom avtalade tider och möten för den aktuella dagen och veckan.

  • Gå igenom alla uppgifter och göra justeringar vid behov.

  • Lägga till avtalade tider i kalendern så att det finns tid för att få allt jobb gjort.

Säga nej

När du går igenom kalendern och aktivitetslistan bör du se realistiskt på vad du hinner med. Du kan behöva säga nej till vissa saker. Några sätt att få tillbaka tid genom att säga nej:

  • Tacka nej till möten där du inte behöver delta. Just det: du har all rätt att göra så.

  • Ta bort de aktiviteter som du inte behöver göra och som du vet med dig att du inte kommer att göra.

  • Skicka meddelanden för att informera andra om att du arbetar på ett svar (och se till att skapa en egen flaggning av ärendet när du skickar svaret). Det är bättre att låta andra veta att du kommer att svara (ange ett sannolikt datum) än att låta dem tro att du har glömt bort deras förfrågan.

Hantera kalendern

Den krassa verkligheten: om du har en dag fylld med möten får du mindre tid till att slutföra uppgifter och skriva meddelanden. Flytta då alla uppgifter till en annan dag.

Om en uppgift kommer att ta lång tid eller om den bara måste utföras (i motsats till de uppgifter som du bestämmer dig för att du inte behöver göra), bör du dra den från listan över uppgifter till kalendern för att avsätta tid för den.

Olika sätt att skapa uppgifter

När du går igenom kalendern och alla uppgifter kommer du oundvikligen att börja tänka på fler saker du skulle behöva åtgärda. Här är några olika sätt att skapa uppgifter i Outlook:

  • Flagga meddelandet.

  • Skriv i rutan Skriv en ny aktivitet högst upp i aktivitetslistan.

  • Använd kortkommandot Ctrl+Skift+K för att skapa en ny aktivitet.

  • Om du kör, och om det är lagligt och säkert att göra på följande sätt, kan du använda pm-funktionen på din mobila enhet eller mobiltelefon för att tala in uppgifterna – då kan du föra över dem till Att göra-listan senare.

  • Office 2010-logotyp Om du sitter i ett möte kan du föra anteckningar i OneNote. Flaggade objekt i OneNote visas i Outlook 2010-aktivitetslistan.

Olika sätt att hantera uppgifter

Exempel på olika sätt att hantera uppgifter:

  • Lägg till aktiviteter när det blir aktuellt genom att skriva i rutan Skriv en ny aktivitet i Att göra-fältet, högst upp i aktivitetslistan i ett tomt utrymme i listan över aktiviteter eller genom att klicka på Ny aktivitet i menyfliksområdet.

  • Ta bort aktiviteter som du inte behöver utföra. Aktivitetslistan är ett oumbärligt verktyg, så håll efter den – annars kan du inte använda den effektivt. För flaggade meddelanden som du vill behålla klickar du på Ta bort från listan. För övriga meddelanden klickar du på Ta bort.

  • Markera slutförda aktiviteter som slutförda så att de tas bort från Att göra-fältet.

  • Gör det lättare att åtgärda aktiviteter genom att ändra ämnet för ett flaggat meddelande. Exempel: ett flaggat meddelande med ämnesraden Går inte att ändra gruppmedlemskap med tangentbordet bör döpas om till Skicka svar till Rikard, vilket är nästa åtgärd på tur för den aktiviteten. För att ändra ämnet klickar du på objektet i Att göra-fältet och skriver in ett nytt ämne eller så högerklickar du på objektet och klickar sedan på Byt namn på aktivitet. När du ändrar aktivitetens ämne ändras inte ämnet för meddelandet. Endast det ämne som du ser i din aktivitetslista ändras.

  • Använd kategorier för att avgöra var du måste vara för att kunna ta nästa steg och för att få vissa aktiviteter att sticka ut.

  • Gruppera aktiviteter som liknar varandra, till exempel aktiviteter med samma kategori. Flytta en aktivitet genom att klicka på den i aktivitetslistan och dra den. På så sätt kan du åtgärda snarlika uppgifter i grupp.

  • Dra aktiviteter i den dagliga aktivitetslistan och Att göra-fältet till den dag du planerar att göra aktiviteten. Aktiviteter som tar lite tid kan du dra till kalendern för att avsätta tid till dem.

Det är alltid bra att hålla ordning – men ägna inte för mycket tid åt att prioritera och hantera aktivitetslistan. Låt den inte ta över ditt liv!

Använd kalendern: hantera tid genom avtalade tider

Tiden räcker inte till – så känner vi nog alla.

Om du vill kunna agera effektivt måste du avsätta tid till viktiga meddelanden, aktiviteter och avtalade tider – och till att se över exakt vad du behöver få uträttat.

Du kan avsätta den egentiden genom vanliga avtalade tider och möten i kalendern. Behandla kalendern som en faktisk, bindande tidsplan: om du har bokat in en viss aktivitet ska du också utföra den på utsatt tid.

Avsätt tid till följande:

  • Ta itu med viktiga meddelanden. Att avsätta tid till meddelanden är extra viktigt om du vet med dig att du brukar få in många meddelanden. Även om du har angett regler så att bara de viktigaste meddelandena visas i inkorgen, behöver du tid till att hantera de meddelandena.

Tips:  När du hanterar och läser meddelanden underlättar det om du minimerar navigeringsfönstret, Att göra-fältet och menyfliksområdet genom att klicka på knappen Läsning Kommandot Läsvy i statusfältet i statusfältet. För att återställa alla fönster klickar du på Normal Kommandot Normalvy i statusfältet (till vänster om Läsning).

  • Gå igenom aktuella uppgifter och avtalade tider på både daglig basis och veckobasis. Se över kalendern och uppgifterna. Hantera uppgifterna och avtalade tider efter de prioriteringar du satt. Om du har en fulltecknad kalender bör du göra så här:

  • Ta bort dubbelbokningar: man kan inte vara på två ställen samtidigt.

  • Boka in tid för olika arbetsuppgifter.

  • Fundera på hur du hanterar vardagen: Använder du tiden väl? Prioriterar du rätt saker?

  • Boka in regelbundna möten med chefen. Om du regelbundet stämmer av med chefen kan du förklara vad du arbetar med och anpassa dina prioriteringar när så behövs. Om du vill boka in ett återkommande möte klickar du på Återkommande Knappbild .

Överst på sidan

Aktiviteter: få jobbet gjort

Veckogenomgång

Se över hur du har det med tid och aktuella uppgifter sett till det stora hela. Då kan du prioritera det som är viktigt, medan du skjuter upp mindre brådskande uppgifter. Utifrån det kan du sedan informera andra om vad de kan förvänta sig att du hinner med. Gå också igenom den gångna veckan och kommande vecka. Det är ett bra sätt att förbereda sig för veckomöten med chefen samt förbereda skriftliga statusuppdateringar.

Var bör du sköta arbetet?

När du har hanterat alla meddelanden bör du arbeta vidare (till exempel svara på meddelandena) i Uppgifter i Outlook. Om du går över till Uppgifter störs du inte när nya meddelanden når inkorgen.

Massbearbeta uppgifter

Åtgärda likartade uppgifter tillsammans när du går igenom aktivitetslistan och kalendern. Om du till exempel bara har ett par minuter på dig kan du fokusera på att ringa samtal (om du bara har några få samtal att ringa). Ta itu med krävande aktiviteter (till exempel att svara på meddelanden) när du har mer energi. Ta itu med enklare aktiviteter, såsom att läsa statusmeddelanden, senare på dagen eller när du har en lite lägre energinivå. Genom att "massbearbeta" aktiviteterna gör du framsteg i alla projekt samtidigt.

Ett sätt att massbearbeta uppgifter är att sortera på Kategorier i stället för Startdatum. Det gör du genom att klicka på rubriken Ordnade efter och sedan klicka på Kategorier.

Obs!: Om du har uppgifter som hindrar andra från att få sitt arbete gjort, bör du ta de uppgifterna först.

Menyn för ordning

Avsluta uppgifter

När du har slutfört en uppgift bör du också markera den som slutförd. En lista över slutförda aktiviteter skapas automatiskt i Outlook 2010. Den listan kan du se som en översikt över vad du har uppnått. De aktiviteter och meddelanden som du inte behöver dokumentera kan du ta bort (om du inte nöjer dig med att bara ta bort den tillhörande flaggan).

Kommandot Markera som slutförd i menyfliksområdet

Arbeta offline

Om du har en stor arbetsbörda bör du överväga att koppla ned dig – då störs du inte av eventuella inkommande meddelanden.

När du växlar mellan att arbeta offline och online ändras alla e-postkonton i din Outlook-profil.

  • Gå till fliken Skicka/ta emot och klicka på Arbeta offline i gruppen Inställningar.

Kommandot Arbeta offline i menyfliksområdet anger Online

Kommandot Arbeta offline är markerat när du arbetar offline.

Kommandot Arbeta offline i menyfliksområdet anger Offline

Klicka på det markerade Arbeta offline för att återgå till onlineläge.

Överst på sidan

Hitta rätt meddelande: så här söker du effektivt

Så här hittar du ett meddelande från en viss person

Om du vill söka efter ett meddelande från en viss person klickar du i referensmappen (till exempel 1-Referens), i Sökrutan och sedan på Från på fliken Sök.

Kommandot Från i menyfliksområdet

Skriv personens namn.

Snabbsökning med sökvillkoret Från

Alternativt kan du börja med att skriva namnet och trycka på nedpil och välja Från för att begränsa resultatet.

Snabbsökning med föreslagna villkor

Så här hittar du ett meddelande med en bifogad fil

Om du vill hitta ett meddelande med en bifogad fil klickar du i rutan Sök och sedan på Har bilagor på fliken Sök.

Kommandot Har bilagor i menyfliksområdet

Alla sökord är så kallat additiva, så om du vill söka efter ett meddelande som innehåller bilagor och som skickats från en specifik användare, skapar du den sökningen genom att klicka på motsvarande kommandon i menyfliksområdet (Från, Har bilagor).

Snabbsökning med flera sökvillkor

Så här söker du efter meddelanden i hela postlådan

Kanske hittar du inte ett givet meddelande genom att söka endast i referensmappen (det kan handla om ett meddelande som du har skickat eller som du råkat arkivera på fel ställe). Sök då i valfri mapp (Inkorgen, 1-Referens osv.) och klicka sedan på Försök att söka igen i alla e-postobjekt.

Snabbsökning utan resultat

Du kan också klicka på Alla e-postobjekt på fliken Sök.

Alla e-postobjekt i menyfliksområdet

Om du misstänker att det du letar efter ligger i en mötesförfrågan som du tackat ja till (i kalendern, med andra ord), kan du prova med att använda Alla Outlook-objekt.

Om du märker att du ofta gör sökningar i hela postlådan kan du ställa in sökningen så att den alltid söker i alla mappar som standard genom att gå till Backstage-vyn.

  1. Klicka på Alternativ på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Sökning.

  3. Under Resultat klickar du på Alla mappar.

Alternativ för snabbsökning i Backstage-vyn

Så här avbryter du sökningen

När du har hittat rätt objekt och alltså är redo att gå vidare till nästa uppgift klickar du på Avsluta sökning bredvid rutan Snabbsökning, eller på Stäng sökningen i gruppen Stäng på fliken Sök.

Kommandon för att stänga snabbsökning

Skriva bra e-postmeddelanden

Följ nedanstående regler om du vill göra ett proffsigt intryck och vinna gehör.

Grunderna i bra meddelanden: gör så här

  • Läs meddelandet innan du skickar det.

  • Skriv en handlingsinriktad beskrivning i ämnesraden. Till exempel: Till säljavdelningen: skicka förslaget på datum för styrelsemötet. Här är säljavdelningen namnet på avdelningen, medan skicka är själva åtgärden. Andra användbara prefix: FYI och Åtgärd krävs.

  • Om en åtgärd krävs bör du specificera den i Ämne.

  • Ändra ämnet på meddelandet om ni börjar diskutera något nytt i den aktuella konversationen.

  • Uttryck dig kärnfullt.

  • Börja med det viktigaste innehållet och avsluta med det minst viktiga.

  • Det kan vara värt att framhäva viktig information med fetstil.

  • Sätt uppgifter och frågor på egna rader: då märks de bättre.

  • När du ställer frågor till någon bör du markera den personens namn med fetstil. Till exempel: "Rikard: Hur ligger vi till med projektet?"

  • Skicka dina meddelanden endast till de som faktiskt behöver läsa dem.

  • De personer som bara behöver informeras kan du ta med på raden Kopia.

  • Namnen på de personer som behöver svara eller vidta åtgärder anger du på raden Till.

  • Använd en signatur om så behövs, men se till att ha en enkel, kort och professionell signatur. Undvik helst bilder.

  • Om du behöver svar direkt bör du inte skicka ett meddelande. Ring i stället – eller Office 2010-logotyp skicka ett snabbmeddelande.

  • Om du deltar i en e-postkonversation med fler än 10 meddelanden utan ett avslut i sikte, bör du överväga att boka in ett möte för att diskutera problemet. E-post är inte alltid ett effektivt medium för att lösa komplexa problem. Markera meddelandet. Klicka på Möte i gruppen Svara på fliken Start.

Kommandot Svara med möte

  • Om du får ett meddelande som kräver ett långt, grundligt svar: bekräfta att du fått meddelandet. Om du är för upptagen för att ge besked på en gång, bör du informera avsändaren om att du undersöker problemet. Ange också när du kommer att kunna ge ett adekvat svar. Flagga meddelandet som en aktivitet som du måste ta itu med senare.

  • Använd Hög prioritet Ikonen för Hög prioritet sparsamt.

Gruppen Flaggor i menyfliksområdet

  • Om du har en fråga som flera olika personer kan tänkas besvara bör du välja endast en av dem – skicka helst inte frågan till en hel grupp personer.

Uppföljning: flagga meddelanden när du skickar dem

Gör så här när du skickar ett meddelande till någon som du behöver ett svar från:

  • Flagga det för egen uppföljning när du skickar det.

  • Ändra början av namnet på den flaggade meddelandeaktiviteten i Att göra-fältet till Följ upp.

  • Markera det med @Väntar-kategorin.

  • Om du följer de här tre anvisningarna vet du att du ska skicka ett till meddelande eller hålla utkik efter ett svar.

Tips: Att påminna dig själv att skicka ett till meddelande brukar fungera bättre än att flagga meddelandet för mottagaren. Samma sak gäller när du har lovat att göra något i ett meddelande: flagga det som en aktivitet som du själv måste utföra. Då har du aktiviteten i Att göra-fältet sedan så att du inte glömmer.

Grunderna i bra meddelanden: gör inte så här

  • Använd inte brevmallar.

  • Skicka inte en kopia till chefen varje gång du skickar ett meddelande.

  • Skicka inte meddelanden när du är arg. Bättre då att skriva ett meddelande, spara det i utkastmappen och avsluta det i ett senare skede.

  • Vänta dig inte ett snabbt svar om du skickar långa meddelanden (fler än två stycken).

  • Skicka inte ett uppföljningsmeddelande mindre än ett dygn efter det första meddelandet. Kontakta mottagaren via telefon eller snabbmeddelanden om du inte fått svar på ett meddelande inom rimlig tid.

  • Använd inte läskvitton och leveranskvitton på varje meddelande du skickar. Använd dem bara om du är osäker på om din mottagare kan ta emot meddelandet.

  • Använd inte flaggor eller Ikonen för Hög prioritet på vartenda meddelande du skickar. Då kommer mottagarna till slut att strunta i flaggorna.

  • Skriv inte allt i VERSALER.

  • Skicka inte bilagor – skicka länkar i stället. Den regeln gäller särskilt vid mötesförfrågningar, där bilagor kan bli en påfrestning på serverkvoten.

  • Visa inte hela distributionslistor. Om du gör det blir det svårare att läsa meddelandena – och dessutom finns risken att de hamnar i fel e-postmappar för de som använder regler.

  • Använd inte sarkasm. Det uppstår lätt missförstånd när man använder humor.

  • Skriv inte sådant som du inte vill att alla i företaget ska läsa. Man vet aldrig var ett meddelande hamnar.

  • Använd inte svårlästa "roliga" teckensnitt med till exempel kursiv stil.

  • Använd inte röda teckensnitt: de är svåra att läsa och kan ge ett negativt (kritiskt) intryck.

  • Använd aldrig Svara alla när du ber om att bli borttagen från en kontaktgrupp.

Råd om kontaktgrupper (kallades tidigare distributionslistor)

Följ god nätetikett till punkt och pricka när du skickar ett svar till en stor kontaktgrupp.

Om du behöver mer information eller håller på att undersöka en fråga separat: svara till hela kontaktgruppen, så att alla vet att du reagerat. Skicka sedan ett separat svar till den person som ställde den specifika frågan. Skicka alltid ett svar till hela kontaktgruppen när problemet är löst. Beskriv då också själva lösningen. På så sätt blir lösningen tillgänglig för alla i kontaktgruppen.

Så här hänvisar du andra vidare

Gör så här om någon skickar ett meddelande till en kontaktgrupp där du är medlem och om du märker att någon annan än du bör besvara meddelandet (kanske bör meddelandet rentav besvaras i en annan kontaktgrupp):

  • Ange lämplig kontaktgrupp eller person på raden Till när du svarar.

  • Se till att svaren skickas till rätt kontaktgrupp eller person.

  • Ange inte den ursprungliga kontaktgruppen på raden Hemlig kopia, eftersom meddelandet inte filtreras av andras regler. Låt i stället kontaktgruppen stå på raden Till eller raden Kopia.

  • Om du håller på att byta roll och märker att du ofta omdirigerar personer kan du ställa in ett snabbsteg.

Så här går du ur en kontaktgrupp

Om du får e-post från en kontaktgrupp som du inte vill tillhöra kan du be att nätverksadministratören eller den som äger kontaktgruppen tar bort dig från den gruppen. Skicka inte en sådan förfrågan till hela kontaktgruppen. Du hittar kontaktgruppens ägare genom att dubbelklicka på kontaktgruppens namn på raden Till.

Så här använder du infogade kommentarer

Att lägga till infogade kommentarer i de meddelanden du får är ett bekvämt sätt att besvara frågor och hantera problem direkt. Vi rekommenderar att du gör så här:

  1. Förklara i själva meddelandet att du använder infogade kommentarer. Du kan till exempel skriva "Se kommentarer nedan."

  2. Se till att det syns tydligt vad som är dina kommentarer och vad som hör till det ursprungliga meddelandet. Några förslag:

    • Ändra teckenfärgen.

    • Markera kommentarerna med ditt namn eller dina initialer inom hakparentes, till exempel [Stefan Mikaelsson].

      Bild

    • Ändra teckensnittet till kursiv stil eller fetstil – eller båda.

  3. Ta inte bort något innehåll som du inte själv har skrivit.

Om du bara vill kommentera en liten del av ett längre meddelande kan du kopiera den delen av meddelandet i ditt svar (använd en egen teckenfärg samt citattecken) och sedan skriva en svarstext.

När bör du skicka en hemlig kopia av ett meddelande?

När du lägger till en mottagares namn i rutan Hemlig kopia i ett meddelande, skickas en kopia av meddelandet till mottagaren. Dennes namn visas inte för andra mottagare av meddelandet.

Med funktionen Hemlig kopia kan du ta bort olika användare från en e-postkonversation när du anser att de inte längre behöver uppdateras samt om samtalsämnet ändras.

Om du till exempel är en av fem personer som får en fråga, och om du väljer att besvara frågan, kan du flytta de andra fyra till raden Hemlig kopia och skriva någonting i stil med "Hemlig kopia till Josef, Jonas, Jan och Jennifer. Här kommer svaret ..." Eventuella ytterligare meddelanden i den konversationen skickas då endast mellan dig och den ursprungliga avsändaren.

Använd inte Hemlig kopia för att delge tredje part (till exempel en chef) känsligt innehåll. Mottagaren av den hemliga kopian kanske inte inser att han eller hon har fått just en hemlig kopia – kanske skickar han eller hon då ett svar till alla, varvid det blir uppenbart att du skickade en hemlig kopia i första läget. Du kan då lätt framstå som mindre pålitlig.

Gör så här i stället: vidarebefordra meddelandet till tredje part när du har skickat det till den ursprungliga mottagaren.

Överst på sidan

Kalendern och möten

När är det lämpligt att kalla till möte?

Boka in ett möte när:

  • En ny grupp människor arbetar tillsammans för första gången.

  • Fler än 10 längre meddelanden har skickats mellan flera olika personer.

  • Du märker att ni behöver diskutera en fråga, utbyta idéer eller ta tag i ett samarbete.

  • Boka in ett möte om det är det effektivaste sättet att nå framsteg. Förmedla då först syftet med mötet.

Vilka bör du bjuda in?

Bjud endast in de direkt berörda. För varje ytterligare person du bjuder in blir det potentiellt svårare att bedriva mötet på ett effektivt och ordnat sätt. Å andra sidan: om ett beslut ska fattas bör du se till att alla viktiga intressenter deltar. Annars blir mötet mest ett slöseri med tid och resurser.

Så här väljer du en lämplig tid för mötet

Välj en tid när alla kan delta: gå igenom de inbjudna deltagarnas ledig-/upptagen-information (i respektive kalender). Använd Schemaläggningsassistenten för att visa information om när mötesdeltagarna kan närvara.

I rutnätet ledig/upptagen ser du om deltagarna är tillgängliga eller inte. En grön lodrät linje står för mötets starttid. En röd lodrät linje står för mötets slut.

Rutnätet ledig/upptagen i Outlook

Gör så här om du vill visa schemaläggningsassistenten när du skriver en mötesförfrågan:

  • På fliken Möte går du till gruppen Visa och klickar på Schemaläggningsassistenten.

I fönstret Hitta rum kan du hitta förslag på de bästa tiderna för ditt möte (när flest deltagare är tillgängliga). Om du vill välja tid klickar du på en föreslagen tid i fönstret Hitta rum i sektionen Föreslagna tider. Du kan också välja en tid från rutnätet ledig/upptagen i din Kalender.

Rutan Föreslagna tider för en mötesförfrågan

Obs!:  Om fönstret Hitta rum inte visas går du till fliken Möte och klickar på Hitta rum i gruppen Alternativ.

Kommandot Hitta rum i menyfliksområdet

Om du märker att du ofta håller möten med samma grupp människor kan du skapa en grupp i navigeringsfönstret så att det blir lättare att se personernas ledig-/upptagen-information. Grupperna kan även innehålla rum, vilket gör det lättare att hitta ett tillgängligt rum för mötet.

Så här skapar du en kalendergrupp:

  • Klicka på Kalendergrupper i gruppen Hantera kalendrar på fliken Start i Kalender och klicka sedan på Skapa ny kalendergrupp.

När bör man träffas ansikte mot ansikte? När bör man kommunicera på distans?

Satsa på ett möte där alla befinner sig i samma lokal om:

  • Det är första gången en grupp arbetar tillsammans.

  • Fysiska (icke digitala) objekt behöver visas upp eller skickas runt.

  • Syftet med mötet är att aktivt utbyta idéer.

  • Syftet med mötet är att samarbeta aktivt.

  • Vissa av deltagarna saknar telefon, Office 2010-logotyp Office Live Meeting eller rätt programvara och utrustning för fjärrmöten.

I annat fall kan du använda Live Meeting eller hålla mötet via telefon.

Tips: Om du reser till mötesplatsen bör du avsätta restid (före och efter mötet) i kalendern.

Så här hanterar du mötesdokument

Det händer inte sällan att man behöver dela ut olika dokument före eller under mötet.

Om alla deltagare är uppkopplade mot företagets nätverk kan du lägga ut dokumenten på en SharePoint-webbplats eller en delad nätverksenhet.

Office 2010-logotyp Om någon av deltagarna inte är från ditt företag (t.ex. en leverantör som inte har åtkomst till företagets intranät), bör du använda en SharePoint-arbetsyta.

Skicka inte bilagor direkt i mötesinbjudan.

Förbereda en dagordning med hjälp av uppgifter

  • @Möte är samlingsplatsen för alla objekt som hör till dagordningen   .

Skapa en uppgift. Markera den med kategorin @Möte. Ange datumet för mötet som startdatum eller förfallodatum. Lägg till kommentarer, punktlistposter och reflektioner i uppgiften i takt med att de dyker upp. Den uppgift du nu skapat blir själva dagordningen för mötet.

Markera uppgiften som slutförd efter mötet. Skapa nya uppgifter för de åtgärder som krävs.

  • Om du vill diskutera en uppsättning meddelanden eller ett enskilt meddelande ...   

Om du har ett meddelande som du vill diskutera vid ett möte kan du flagga det meddelandet för uppföljning den dag mötet hålls. Markera då meddelandet med kategorin @Möte.

Om du vill diskutera fler än tre meddelanden bör du inte flagga dem ett och ett: då skapar du onödiga poster i aktivitetslistan. Skapa i stället en ny uppgift med samma namn som mötet. Kopiera sedan in varje enskilt meddelande i den uppgiften genom att högerklicka och dra meddelanden till uppgiften. Markera därefter uppgiften med kategorin @Möte.

  • Om du vill ha mer utrymme för dina tankar ...   

Office 2010-logotyp Om du samarbetar med andra eller bara behöver mer utrymme för dina tankar kan du använda en OneNote-anteckningsbok, som kan delas antingen genom en SharePoint-webbplats eller på en lokal server. OneNote 2010 ger ett effektivare sätt att föra anteckningar än Outlook 2010-aktiviteter.

Under mötet: så här genomför du samarbetet

Vilket verktyg du bör använda för att samarbeta under ett möte beror på var deltagarna befinner sig samt vilken behörighet och utrustning de har.

Om ni samarbetar kring ett dokument och ni alla befinner er i samma rum kan du använda funktionerna Spåra ändringar och Kommentarer i Word.

Office 2010-logotyp Om du ska hålla en presentation och vissa av deltagarna deltar på distans kan du använda dig av ett onlinemöte och chattfunktionerna i Microsoft Lync. För mindre formella möten kan du ansluta till alla i en Microsoft Lync-gruppchatt och dela ditt skrivbord eller en andra bildskärm:

Microsoft Lync-fönstret med alternativ för att dela skärm

Office 2010-logotyp Om du vill samarbeta på ett mer spontant sätt kan du använda OneNote för att föra anteckningar tillsammans med andra i en gemensam anteckningsbok. Om anteckningsboken inte är delad kan du skicka anteckningarna i ett meddelande efter mötet.

Office 2010-logotyp Om du ska föra anteckningar eller protokoll för mötet kan du även använda OneNote för att infoga mötesinformation från Outlook i dina anteckningar. Efter mötet kan du skicka dina anteckningar till deltagarna som ett meddelande.

Så här avslutar du ett återkommande möte

När en mötesserie har fyllt sitt syfte bör du inte avboka hela mötesposten som sådan. Då tas nämligen också alla tidigare möten i serien bort. Ange i stället att just egenskapen "återkommande" ska avaktiveras i och med det sista mötet i serien. Det gör du genom att klicka på Återkommande och sedan ändra slutdatumet.

När och hur bör du dela din kalender?

Du kanske inte behöver dela kalendern överhuvudtaget, eftersom alla i organisationen kan se när du är ledig respektive upptagen. Det är dock inte säkert att de kan se innehållet och ämnet för möten och avtalade tider. Du kan emellertid enkelt dela kalendern med medlemmarna i ditt arbetslag, om du vill att de ska kunna se alla dina möten och avtalade tider.

Du kanske vill att någon annan ska hantera kalendern åt dig, till exempel en assistent som då kan tacka ja eller nej till möten för din räkning. I så fall kan du delegera kalendern. Delegera då kalendern till endast en person: ange inte alla som ombud för den. Om du väljer fler än ett ombud kan det bli fel i kalendern.

Office 2010-logotyp I stället för att dela din kalender kan du skapa en SharePoint-kalender för gruppaktiviteter som alla har tillgång till. Du kan t.ex. skapa en kalender på en SharePoint-webbplats för att hålla reda på gruppens semesterscheman.

Skicka din kalender i ett meddelande när du har möten med personer som inte kan se din ledig-/upptagen-information, t.ex. personer utanför företaget.

Obs!: Huruvida kalendern delas beror på vilken version av Microsoft Exchange Server som körs i systemet och hur administratören har konfigurerat servern.

Överst på sidan

Kontakter

När bör du använda Outlook 2010-kontakter i en företagsmiljö?

Även om du arbetar i ett företag med en global adresslista lär det uppstå situationer där du vill spara en kontakt i Outlook 2010. Skapa kontakter för:

  • Användare utanför företaget.

  • Användare som du vill komma ihåg något om och där du vill lägga till information, till exempel när de fyller år.

  • Användare som du vill synkronisera till din mobiltelefon, särskilt om den inte är ansluten till företagets adressbok, samt för de tillfällen då du inte är uppkopplad.

När bör du skapa en kontaktgrupp i Outlook 2010?

Skapa kontaktgrupper (kallades tidigare personliga distributionslistor) i Outlook 2010 när du vill göra det lättare att skicka meddelanden till en grupp personer utanför företaget. För alla grupper inom företaget bör du i stället skapa en gemensam kontaktgrupp (be IT-administratören om vägledning).

Överst på sidan

Vanliga frågor och svar

Vad är Snabbsteg?

Snabbsteg är nytt för Outlook 2010 och ger dig möjligheten att utföra flera åtgärder med en klickning. Det är ett användbart verktyg för att hjälpa till att hålla inkorgen ren och för att använda Outlook mer effektivt i allmänhet. Om du märker att du upprepar samma steg i Outlook kan du försöka med att skapa ett snabbsteg.

Obs!:  Snabbsteg gäller endast för e-postobjekt (t.ex. objekt i inkorgen).

Varför visa läsfönstret till höger i stället för nedtill (eller inte alls)?

Att läsa text i en lång, smal kolumn är enklare än att läsa text i en kort, bred vy. Det beror på att det är enklare att röra ögonen nedåt än från vänster till höger över långa avstånd – sistnämnda rörelse kan göra att du tvingas röra också på huvudet och halsen, vilket i sin tur kan leda till fysiska besvär. Det är bättre att ha läsfönstret aktiverat. Då behöver du inte öppna varje enskilt meddelande för att läsa innehållet.

Vad gör jag med de mappar jag inte längre behöver?

I mapplistan i navigeringsfönstret bör du ha endast de mappar som du använder ofta. Om den listan är fylld av mappar som du inte ens känner igen, flytta all e-post till referensmappen och ta bort de befintliga mapparna.

Hur gör jag för att alla meddelanden som skickas endast till mig ska visas i blått?

  1. Klicka på Vyinställningar i gruppen Aktuell vy på fliken Visa.

Kommandot Vyinställningar i menyfliksområdet

  1. Klicka på Villkorsstyrd formatering i dialogrutan Avancerade vyinställningar.

Dialogrutan Avancerade vyinställningar

  1. I dialogrutan Villkorsstyrd formatering klickar du på Lägg till.

  2. I fältet Namn skriver du Mig och sedan klickar du på Teckensnitt.

  3. Klicka på Blå i dialogrutan Teckensnitt under Färg och klicka sedan på OK.

  4. I dialogrutan Villkorsstyrd formatering klickar du på Villkor.

  5. I dialogrutan Filter markerar du kryssrutan Där jag är bredvid Den enda personen på raden Till. Klicka sedan på OK i alla öppna dialogrutor.

När ska jag använda konversationsvyn?

Konversationsvyn är användbar när:

  • Du går igenom nya meddelanden rätt sällan, och alltså vanligen måste kolla ett stort antal meddelanden vid varje genomgång.

  • Du har många olika meddelandetrådar där konversationen löper över flera meddelanden fram och tillbaka.

  • Du behöver kunna se vem som har svarat vem.

  • Du får många meddelanden.

Genom att visa meddelanden i konversationsvyn kan du enkelt se vilka konversationer som innehåller flest svar fram och tillbaka. Kanske föredrar du att läsa och besvara endast det senaste meddelandet i sådana konversationer. Du kan dock också välja att vidta en åtgärd utifrån en hel konversation. Kanske finns det till exempel en lång serie meddelanden där det sista meddelandet helt enkelt lyder "Tack! Det besvarar frågan". Då kan du ta bort hela den konversationen.

Du kan också se meddelanden från andra mappar när du står i konversationsvyn, vilket är mycket praktiskt om du får ett nytt meddelande i en lång konversation – du kan då se hela historiken, inklusive dina svar.

Bör jag spara personlig e-post och jobb-e-post ihop?

Du bör minska antalet platser där du läser meddelanden. Det betyder dock inte att du bör blanda arbetsrelaterade meddelanden med personliga meddelanden. En klok lösning är att använda separata konton för yrkesrelaterade meddelanden och privat korrespondens. Du bör dock använda så få e-postadresser som möjligt. Med Outlook 2010 kan du som tur är visa flera e-postkonton samtidigt. Du kan visa jobbmeddelanden (Exchange Server) i en datafil och ditt Outlook.com-konto (med Outlook Connector) och Google Gmail-konto i en annan datafil, allt med samma profil i Outlook 2010.

Hur kan jag använda Läst och Oläst?

Med statusen Läst och statusen Oläst i Outlook 2010 ser du snabbt vilka meddelanden som du har läst minst en gång samt vilka du inte har läst alls. Dock är det lätt till att olika meddelanden markeras som lästa eller olästa när du klickar runt. Den här statusinformationen är alltså inte någon absolut sanning, utan endast ett hjälpmedel.

För att snabbt markera ett meddelande som läst använder du kortkommandot Ctrl+Q. För att markera det som oläst trycker du på Ctrl+U.

Varför räcker det inte med att använda endast läst/oläst?

Vissa använder "läst" och "oläst" för att se om ett meddelande är nytt eller i stället ett referensobjekt. Statusen oläst är dock opålitlig: så snart du går från ett meddelande till ett annat (alltså klickar på ett annat meddelande), markeras det första meddelandet automatiskt som läst. Dessutom anges meddelanden alltför ofta som lästa på andra enheter (till exempel telefoner). Risken är då stor att du läser om gamla meddelanden samt slösar energi på att komma ihåg vad du har gjort och inte. Om du får in stora volymer meddelanden blir det otympligt att använda oläst/läst som skiljelinje mellan de objekt i inkorgen som är "uppgifter" och de som bara inte har bearbetats än. Du ser sannolikt direkt på många av meddelandena att du inte behöver läsa dem: det framgår ofta redan i ämnesraden. Då är det mer effektivt att hantera alla meddelanden i inkorgen individuellt. När du hanterat ett meddelande bör du ta bort det från inkorgen – lämna inte kvar det som oläst.

Varför ska jag arkivera meddelanden?

Det är en god idé att ha en central lagringsplats för gamla meddelanden. Då kan du gå tillbaka till dem vid behov när du en gång har hanterat dem. Om du har endast ett begränsat antal mappar för gamla meddelanden (1-Referens och 2-Personligt), riskerar du inte att arkivera meddelanden på fel ställe – samtidigt slipper du kopiera dem till olika mappar om de omfattar flera ämnesområden eller projekt.

Med det sagt: visst kan du ibland behöva gå igenom olika meddelanden som alla berör en viss fråga eller ett visst projekt. Med Outlook 2010 får du effektiva sökverktyg, till exempel kategorier och sökmappar.

Varför ska jag ha endast en referensmapp?

Med endast en referensmapp slipper du fundera på vilka meddelanden som ligger i vilken mapp. Dessutom kan du vara säker på att referensmappen innehåller endast sådant som du redan har gått igenom och valt att behålla.

Om du har flera mappar måste du avgöra vilken mapp som ska användas varenda gång du arkiverar ett meddelande. Det hela blir ännu mer komplicerat om det finns fler än en lämplig mapp för ett givet meddelande. Många mappar förblir oanvända när det finns flera mappar att välja bland, vilket lätt leder till onödig oreda.

Det kanske inte känns som en så stor sak att lämna kvar alla meddelanden i inkorgen. Du betalar dock priset varje gång du tittar på ett meddelande och tvingas fråga dig: "Är det här något jag måste ta itu med eller är det bara allmän information för framtida bruk?" Dessutom ger det sinnesro att ha en inkorg med endast nya meddelanden. Din inkorg kan andra mixtra med – vad du lägger i din referensmapp är dock din ensak.

Varför behöver jag olika mappar för olika kontaktgrupper?

  • Arkiveringsikon Olika arkiveringsfrekvenser    Du bör ha olika mappar för olika kontaktgrupper utifrån ämnesområde och hur ofta mapparna ska arkiveras automatiskt. Om du till exempel ingår i en kontaktgrupp för samåkning bör meddelandena i mappen Samåkning tas bort dagligen. Mapparna för de kontaktgrupper där ni avhandlar yrkesrelaterade frågor bör rensas mer sällan, till exempel årligen.

  • Effektiv konversationsgruppering    Med separata mappar för ämnesspecifika kontaktgrupper kan du visa hela konversationer tillsammans. Vid behov kan du också snabbt söka inom en given mapp.

Varför behöver jag separata mappar för kontaktgrupper och RSS?

Det är lätt hänt att meddelanden som skickas till stora distributionslistor och RSS-feeds överbelastar inkorgen. Sådana informationsflöden kan liknas vid en stor dagstidning – det kan finnas en bra eller intressant artikel, men om man läser hela tidningen skulle det ta lång tid. Regler kan hjälpa dig att läsa det som är mest intressant och relevant för dig.

Vilka kontaktgrupper bör jag koppla till en mapp i stället för till inkorgen?

Överväg att skapa en egen kontaktgruppsregel och mapp för kontaktgrupper av följande slag:

  • Grupper dit det skickas en stor mängd meddelanden.

  • Grupper där man riktar sig till en stor mängd användare.

Företagsövergripande meddelanden med viktiga nyheter (till exempel från VD) och IT-avdelningens meddelanden om driftstörningar på servern bör du inte slussa till en egen mapp. Meddelanden till en kontaktgrupp där det endast sporadiskt dyker upp användbart och intressant innehåll bör ha en regel och en mapp, oavsett frekvens.

Hur skapar jag regler för RSS?

Om du prenumererar på flera RSS-feeds kan du betrakta dem som en annan distributionslista. Flytta de intressanta RSS-objekten (baserat på nyckelord) till inkorgen, annars kan du låta dem arkiveras automatiskt i RSS-mappar.

Vad händer om jag har lagringsprinciper eller ett Exchange Server Online Archive?

Använd organisationens lösning i stället för Arkivera automatiskt, och som alltid följer du företagets policy. Följ även företagets policy om den anger att du ska ha flera mappar för varje typ av objekt.

Hur skapar jag "autosvar"-regeln?

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. I Regelguiden under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot och sedan på Nästa.

  5. Under Steg 1 markerar du kryssrutan använder formuläret namnformulär. (Du kan behöva rulla nedåt för att hitta det här alternativet.)

  6. Under Steg 2 klickar du på Formulärnamn och sedan väljer du Acceptera mötessvar och preliminärt mötessvar. När du har lagt till de två formulären klickar du på Stäng och sedan Nästa i huvudfönstret i Regelguiden. Se till att välja Programformulär från listan överst i dialogrutan, annars kanske du missar Acceptera mötessvar och preliminärt mötessvar.

Dialogrutan Välj formulär

  1. Välj följande undantag: Förutom om brödtexten innehåller specifika ord.

  2. I Steg 2 klickar du på Specifika ord. Skriv ett blanksteg, klicka på Lägg till och sedan OK.

  3. Klicka på Slutför.

Hur skapar jag "Till: mig"-regeln?

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. I Regelguiden under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot och sedan på Nästa.

  5. Markera kryssrutan När mitt namn finns i rutan Till eller Kopia och klicka på Nästa.

  6. Välj villkoret Sluta bearbeta fler regler (du kan behöva rulla nedåt för att hitta det här alternativet) och klicka sedan på Slutför.

Hur konfigurerar jag regeln "mötesinbjudningar skickas till inkorgen"?

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. I Regelguiden under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot och sedan på Nästa.

  5. Välj villkoret Som är en mötesinbjudan eller en mötesändring (du kan behöva rulla nedåt för att hitta det här alternativet) och klicka sedan på Nästa.

  6. Välj åtgärden Sluta bearbeta fler regler (du kan behöva rulla nedåt för att hitta det här alternativet) och klicka sedan på Slutför.

Hur skapar jag regeln "skjut upp skickade meddelanden"?

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. I Regelguiden under Börja med en tom regel klickar du på Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar och sedan på Nästa.

  5. Klicka på Nästa igen, vilket kommer att tillämpa regeln på alla meddelanden du skickar.

  6. Välj Skjut upp leverans med ett antal minuter.

  7. I Steg 2 klickar du på Ett antal och sedan på OK i dialogrutan Uppskjuten leverans. (Rutan minuter visar 1 som standard.)

  8. Klicka på Nästa.

  9. Välj följande undantag: Förutom om markerad med prioritet.

  10. I Steg 2 klickar du på Prioritet och väljer Hög prioritet.

  11. Klicka på Nästa och ge regeln namnet Skickat.

  12. Klicka på Slutför.

Obs!:  Det här är en klientspecifik regel, vilket innebär att den endast fungerar när Outlook 2010 körs.

Hur skapar jag regeln "distributionslistor"?

Skapa en regel för varje distributionslista eller kontaktgrupp där du är medlem men där du inte behöver läsa alla meddelanden.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. I Regelguiden under Håll ordning klickar du på Flytta meddelanden från någon till en mapp och sedan på Nästa.

  5. Markera kryssrutan från personer eller grupp.

  6. I Steg 2 klickar du på personer eller offentlig grupp, lägger till kontaktgruppen och sedan klickar du på Nästa.

  7. Markera kryssrutorna Flytta det till den angivna mappen och Sluta bearbeta fler regler. (Du kan behöva rulla nedåt för att hitta det här alternativet.)

  8. I Steg 2 klickar du på Angivna, väljer lämplig kontaktgruppsmapp och klickar sedan på Nästa.

  9. Välj följande undantag: utom när mitt namn finns i rutan Till eller Kopia och utom om ämne eller brödtext innehåller specifika ord.

  10. I Steg 2 klickar du på specifika ord och skriver alla nyckelord som kan få dig att vilja läsa meddelandet. Om du till exempel finns med på en distributionslista för allmänna frågor men det finns en del frågor som bara du hanterar, så kan du ange nyckelord för dina frågor. Klicka på Lägg till och sedan på OK.

  11. Klicka på Slutför.

Tips: Om du inte ser något skäl till att de e-postmeddelanden som skickas till den här kontaktgruppen ska nå också din inkorg, bör du eventuellt be den ansvarige att ta bort dig från kontaktgruppen.

Obs!:  Upprepa steg 2 till 10 för varje uppsättning av distributionslistor (en regel per mapp).

Varför ska jag använda regler?

Strömmen av inkommande meddelanden lär knappast sina. Du kommer knappast att hinna läsa alla meddelanden du får – du bör nog inte ens ha det som ambition. Läs i stället endast de meddelanden som du verkligen måste läsa. Med olika regler kan du prioritera de viktiga meddelandena samtidigt som du silar bort onödig information.

Tips:  Bara för att ett meddelande har skickats till dig (eller till en distributionslista du prenumererar på) behöver du inte alltid läsa det eller svara på det.

Vilka datum anger flaggor?

Snabbsteg

Vad som händer

När den ska användas

I dag

I dag

I dag

I morgon

I morgon

I morgon

Den här veckan

I övermorgon eller den sista dagen i arbetsveckan, beroende på vad som inträffar först. (På en måndag innebär det onsdag, på en tisdag innebär det torsdag, med standardinställningarna.)

Den sista dagen i arbetsveckan

Nästa vecka

Den första dagen nästa arbetsvecka

Den sista dagen nästa arbetsvecka

Vad ska jag göra med aktiviteter och flaggad e-post i Att göra-fältet från flera år tillbaka?

Om du inte använder aktiviteter eller flaggor för något ändamål kan du markera alla objekt, högerklicka och välja Ta bort. Den här åtgärden kommer att ta bort gamla aktiviteter och ta bort flaggan från flaggade meddelanden och kontakter utan att ta bort objekten.

Vad gör jag med de kategorier som jag inte använder?

Ta bort alla de kategorier som du inte tänker använda. En och samma kategoriuppsättning används för alla objekt, så om du använder en kategori för kontakter bör du behålla den.

Hur bör jag tänka när jag väljer färger?

Använd sunt förnuft när du skapar färgkategorier. Använd till exempel inte samma färg för @telefon som för @e-post. Du bör dock välja liknande färger (olika gröna nyanser, till exempel) för alla 1:1-kategorier. Med lite övning kommer du att se direkt på färgen för en given aktivitet i aktivitetslistan om den aktiviteten går att åtgärda. Om du till exempel har valt lila för @Hemma kan du snabbt välja bort alla lila aktiviteter när du är på jobbet.

Varför bör jag boka in tid för mig själv?

Om du bokar in egentid i kalendern uppdateras din ledig-/upptagen-information. Då blir risken mindre att andra bokar in dig på samma tid. Om du har en fullbokad kalender kan detta vara det enda sättet att avsätta tid för att uträtta det du ska.

Det är också ett sätt att förmå dig att faktiskt få jobbet gjort: om du bokar in en uppgift i kalendern bör du också vara beredd att ta itu med den uppgiften på utsatt tid. Om någon bokar in dig på den tid du avsatt till eget arbete bör du se till att boka in en ny egentid. Här gäller det att ha disciplin!

Hur gör jag om jag har oöverskådligt många meddelanden i inkorgen?

Om du har fler än 20 objekt i inkorgen bör du ta itu med den senaste veckans meddelanden först. Markera sedan övriga meddelanden och flytta dem till mappen 1-Referens. Du läste rätt: det går alldeles fint att göra så. Det kommer dessutom att kännas som en stor lättnad.

Varför får jag så många meddelanden?

Om du blir överhopad av meddelanden får du sannolikt in fler än du kan hantera. Överväg att skapa striktare regler. Analysera varifrån alla meddelanden kommer: sortera dem på Från och minimera sedan alla rubriker. Följer du kanske kontaktgrupper som du inte behöver följa? I så fall kan du skapa en regel. Om du byter vy: Glöm inte att byta tillbaka!

Jag har 10 minuter: Vad i inkorgen ska jag läsa först?

Om du har ont om tid, till exempel mellan möten, kan du läsa alla meddelanden i blått – alltså meddelanden som skickats direkt till dig. De meddelandena kräver normalt en åtgärd från dig, så du bör prioritera dem.

Hur ofta bör jag läsa mina meddelanden?

Många av oss är nästan beroende av att läsa meddelanden. Lägg 20 minuter på morgonen på att gå igenom nya meddelanden. Gå sedan igenom aktivitetslistan för dagen. Därefter är det hög tid att ta itu med dagens arbete! Läs meddelanden endast en gång på morgonen och en gång i slutet av dagen: du lär märka att du blir långt mer effektiv då. Prova i en vecka, så får du se!

Hur hanterar jag komplicerade uppgifter?

Office 2010-logotyp Vissa uppgifter kräver mer utrymme för planering. För sådana uppgifter bör du använda OneNote. Om du t.ex. planerar ett projekt med flera steg, aktiviteter med många underordnade uppgifter osv., är OneNote ett mer lämpligt verktyg.

Om du bara behöver komma ihåg några andra uppgifter som hör ihop med den aktuella uppgiften kan du lista dem i brödtexten. Om det finns meddelanden som relaterar till uppgiften kan du dra dem till uppgiften.

Bör jag spara personliga uppgifter och jobbuppgifter ihop?

Om möjligt bör du spara personliga uppgifter och jobbuppgifter på ett ställe. Med endast en lista slipper du gå till olika platser när du vill se efter vad som behöver göras. Även om du redan har endast en lista bör du använda kategorier för att effektivt skilja de personliga uppgifterna från jobbuppgifterna. De personliga uppgifterna lagras på företagets Exchange Server, så det kan hända att IT-avdelningen ser dem. Spara därför inga olämpliga personliga uppgifter i listan.

Varför kan jag inte bara ha aktiviteterna i huvudet?

Det är en mindre god idé att försöka komma ihåg alla aktiviteter själv. Ta i stället hjälp av Outlook 2010, så slipper du överbelasta hjärnan med att hålla reda på alla aktiviteter. Då slipper du slösa tankekraft på att komma ihåg allt du behöver göra ("Okej, kom ihåg att skicka Johan ett meddelande om mallarna, skicka Johan ett meddelande om mallarna …"). I stället kan du fokusera på det du gör för stunden.

Varför ska jag organisera aktiviteter i Outlook 2010?

En aktivitetslista i Outlook 2010 är bättre än en papperslista av följande skäl:

  • Du kan inte uppdatera papperslistor automatiskt.

  • Det är svårt att sortera i papperslistor.

  • Med Outlook Web App kan du visa aktivitetslistan var du än befinner dig.

  • Office 2010-logotyp Outlook 2010 går att integrera med OneNote 2010 och Microsoft SharePoint Server och mobila enheter/telefoner.

  • Det är lätt hänt att man tappar bort papperslistor.

Avancerat: Hur skapar jag en sökmapp för e-postmeddelanden?

Du kan enkelt få tillgång till en uppsättning av meddelanden om ett särskilt ämne för ett möte. Skapa en kategori för ditt möte och skapa sedan en sökmapp med följande kriterier: kategori <namn>, inte slutfört och från en viss tidsperiod. När du får meddelanden om det ämnet markerar du dem med kategorin. När du har mötet kan du markera som slutfört på de meddelanden som har diskuterats.

Överst på sidan

Referenser

Det finns många källor till goda råd om hur du använder din tid väl:

Böcker och andra resurser

Ytterligare onlineresurser

Överst på sidan

Om författaren

Melissa MacBeth är programansvarig för Office-produktgruppen hos Microsoft. Hon har varit med och utvecklat flera tidshanterande funktioner för Outlook, inklusive Att göra-fältet, flaggor, flagga när du skickar och den dagliga aktivitetslistan. Hon bor i Seattle och tycker om trädgårdsarbete.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×