Med filtrering kan du ändra en SharePoint-vy

Med filtrering kan du ändra en SharePoint-vy

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Filtrera minskar antalet objekt som visas i en vy av data du vill se. Ett filter markeras objekt som uppfyller specifika villkor, till exempel plats, typ av objekt eller ett område med priser. Använda index och filter kan du också återgår du till dina data eller förhindra överstiger Tröskelvärde för listvy. Ett filter kan returnera data för sig själv eller grupperad eller sorterad för bättre formatering.

Index fungerar med filter för att öka prestanda. Om antalet objekt i listan eller biblioteket överskrider Tröskelvärde för listvy, men fortfarande under 20 000 objekt, kan du oftast lägga till index till befintliga kolumner. Du kan sedan använda filter för att hämta data som visas under listvy tröskelvärdet för 5 000 objekt.

Filter minska mängden data som returneras genom att markera objekt utifrån åtgärder (till exempel större eller mindre än) och matchande data. När du skapar en filtrerad vy som ska din första indexerad kolumn i filteruttrycket minska datamängden störst. Till exempel kan filtrering på ett tillstånd eller datum-fält ofta avsevärt en mängd data. Om du har 15 000 objekt ska du ha första indexet returnerade mindre än 5 000 objekt. Om en datamängd saknar än 5 000 objekt, är det fortfarande bra.

SharePoint markerar den första indexerad kolumnen i en fråga och använder sedan resten av kolumnerna markerar du data. Andra kolumner som du anger i filtret kan eller inte kan indexeras. Vyn använder inte dessa index, även om resultatet av den filtrerade vyn returnerar mindre än tröskelvärdet för listvyn.

Anta till exempel att du har en fråga: storlek = stor OCH färg = röd. I listan indexeras inte storlek, men färg indexeras. Så länge det finns färre än 5 000 "röda" objekt i listan, lyckas frågan i en stor lista. Men om du har frågan storlek = stor ELLER färg = röd måste databasen, även om den kanske hittar alla röda objekt, söka igenom hela listan för att hitta alla stora objekt. Om fler än 5 000 objekt returneras begränsas frågan.

Om du använder två eller fler kolumner i filteruttrycket bör avgörande index (ett eller flera) använda en OCH-operator. Till exempel om du vill returnera Hundar från en stor lista med djur. Du har en oindexerad kolumn med namnet Arter där du har Hund som ett värde. Om du bara skickar en fråga för Arter = Hund begränsas frågan. Men om du har en indexerad kolumn med namnet Klass blir frågan Klass = Däggdjur OCH Arter = Hund. Du kan också söka efter hundar och katter med frågan Klass = Däggdjur OCH (Arter = Hund ELLER Arter = Katt). Den andra frågan markerar alla däggdjur och filtrerar sedan fram hundar och katter.

Obs!: Om du flyttar objekt till papperskorgen räknas de objekten fortfarande vid avgörande om filteruttrycket överskrider tröskelvärdet för listvyn. Om du tömmer papperskorgen räknas de inte längre. Mer information finns i Töm papperskorgen eller återställ filerna.

Om de kolumner som du vill använda till att filtrera inte index, ska du börja med att skapa index. Mer information finns i lägga till ett index för en SharePoint-kolumn.

När du indexerar en kolumn kan du lägga till den när du skapar eller ändra en vy och sedan använda den för att filtrera vyn. Innan du skapar en vy, kanske du vill lägga till fler kolumner i listan för att aktivera mer flexibilitet för att sortera, gruppera och filtrera. För sortering och filtrering, kan du välja kolumner som finns i datamängden, men inte visas.

Skapa en vy

  1. Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

  2. Beroende på din version gör du något av följande:

    • I SharePoint 2016, 2013, 2010, eller SharePoint Online klassisk upplevelse, klicka på fliken lista eller ett bibliotek och klicka sedan på Skapa vy.

      Knappen Skapa vy i menyfliksområdet i SharePoint-bibliotek.
    • Klicka på nedpilen på knappen Alternativ i SharePoint Online eller grupp-anslutna SharePoint, och klicka sedan på Hantera vyer eller Redigera aktuell vy.

      Menyn Visa markering med Hantera vyer markerat
      Redigera aktuell vy
  3. Rulla ned till avsnittet Vyer och klicka på Skapa vy.

  4. På sidan Vytyp klickar du på den vy du vill använda. Om du är osäker väljer du Standardvy.

    Visa sidan Typer
  5. Skriv ett namn för vyn.

    Ange ett namn och eventuellt ett namn för vyn
  6. Redigera en webbadress för vyn eller godkänner du standardinställningen. Du kan gå tillbaka och ändra dem senare.

  7. I avsnittet Filter klickar du på Visa endast objekt när följande stämmer och välj sedan hur du vill filtrera objekten utifrån någon av de indexerade kolumnerna.

    Om du till exempel bara vill visa de objekt som ändrats i dag väljer du kolumnen Ändrad (Indexerad) och villkoret är lika med och skriver sedan [I dag].

    Välj ett indexerade fält i SharePoint Online

    Obs!: Om du inte ser någon av kolumnerna som säger att (indexerat) efter namnet har du inte någon indexerade kolumner som är tillgängliga för listan eller biblioteket. Du måste första Skapa ett enkelt eller sammansatt index.

  8. Om du vill begränsa antalet objekt som visas på varje sida rullar du ned till Objektgräns och anger värdet Antal objekt som ska visas. När du skapar en vy är standardantalet objekt som ska visas 30.

    Ange antal objekt som ska visas på sidan Vyinställningar
  9. Du kan välja mellan två alternativ när du ska ställa in en objektgräns för en sida:

    • Visa objekt i grupper med angiven storlek som skapar en visning sida för sida av data, som är användbar när du bläddrar bland objekt på ett icke-interaktivt sätt.

      När det finns fler objekt än gränsinställningen delas visningen upp på flera sidor.

      Formatet Gruppera

    • Begränsa antalet objekt som returneras till angiven mängd skapar en bestämd gräns som eventuellt inte returnerar hela resultatet av filteråtgärden. Det kan vara användbart när du testar vyn, skapar en prototyp eller bara vill hämta de främsta värdena i en vy.

  10. Du kan välja Förhandsgranskningsfönstret för att se all information från objekt i din lista i en lodrät ruta format under Format. Förhandsgranskningsfönstret är ett Vyformat som du kan välja under Format när du redigerar eller skapar en vy.

    Formatalternativ på sidan Vyinställningar

    Du navigerar snabbare bland data genom att hovra över objektnamnet i ett rullningsbart område till vänster på sidan. Då ser du alla kolumnvärden för det aktuella objektet i en lodrät lista till höger på sidan. Mindre startdata visas och på så sätt visas vyn snabbare. Det här formatet är också användbart för en bred lista eller en lista med många kolumner som kräver vågrät rullning för att visa data.

    Formatet Gruppera

  11. Klicka på OK.

Det finns flera steg som du kan göra med en vy, men räcker till att visa data som har överskridit Tröskelvärde för listvy om du har blockerat. Du kan också sortera, eller gruppera efter Ange summor, expanderar du mappar och optimera vyn Visa med en mobil enhet.

Ändra en vy

  1. Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

  2. Gör något av följande:

    • I SharePoint 2016, 2013, 2010, eller SharePoint Online klassisk upplevelse, klicka på fliken lista eller ett bibliotek, markera vy under Aktuell vy och klicka sedan på Ändra vy.

      Fliken Bibliotek med Ändra vy markerat
    • Klicka på nedpilen på knappen Alternativ i SharePoint Online, och klicka sedan på Redigera aktuell vy.

      Menyn Visa markering med Hantera vyer markerat
  3. Rulla ned till avsnittet Vyer och klicka på en vy.

  4. Sedan kan du ändra inställningarna som beskrivs i steg 5 till 9 i proceduren Skapa en vy ovan.

  5. Klicka på OK.

Vyn snabbt filtrera många objekt, kan den första kolumnen i filtret indexeras. Andra kolumner som du anger i filtret kan eller inte kan indexeras, men vyn använder inte dessa index. Den första kolumnen i filtret ska returnera färre objekt än tröskelvärdet för listvyn.

Om den första kolumnen i filtret returnerar fler objekt än tröskelvärdet för listvyn, kan du använda ett filter med två eller fler kolumner. När du definierar en filtrerad vy som använder två eller fler kolumner kan du använda operatorn för att begränsa det totala antalet poster som returneras. Men även i det här fallet fortfarande måste du ange som den första kolumnen i fönstret Filtrera kolumnen som förmodligen returnerar mindre mängd data. Med hjälp av en eller filtrera nästan alltid ökar antalet poster som returneras och gälla inte under följande omständigheter.

Mer information om vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Viktigt!:  Även om du kan indexera en enskild uppslagskolumn för att förbättra prestanda fungerar det inte att använda en indexerad uppslagskolumn för att hindra att tröskelvärdet för listvyn överskrids. Använd en annan typ av kolumn som primärt eller sekundärt index.

Viktigt!: Om du filtrerar en lista med ett indexerade fält kan du kontrollera Papperskorgen för borttagna objekt från listan eller biblioteket. Objekt i Papperskorgen räknas tröskelvärdet för listvyn på lagerplats och bort inte från backend-databasen tills de tas bort från Papperskorgen. Om det totala antalet filtrerade element i listan och i Papperskorgen är större än tröskelvärde för listan, sedan du få en ofullständig uppsättning resultat eller blockeras. Mer information finns i Töm papperskorgen eller Återställ filerna.

Det finns två nyckel ord som du kan använda för att filtrera baserat på den aktuella dagen [i dag] eller den aktuella användaren [Jag]. Det här är dynamiska hur de ändras till användaren eller datum.

Med [Jag] kan vara användbara när du bara vill se dina dokument i ett stort bibliotek. [Jag] fungerar på personer baserat kolumner som har skapat eller ändrat av. Till exempel om du vill se alla dokument som du har skapat, ange ett filter med skapat efter kolumn lika med [Jag]. Om du är en editor och vill visa de senaste filer som du arbetade med, ange är ett filter på ändrat av kolumnen till lika med [Jag]. Skapa två filter anslutna via eller om du vill visa båda.

Filter med [Jag]
Ett filter som beskriver gruppens dokument som har skapats eller ändrats av dig

[I dag]-nyckelordet arbetar med baserat datumkolumner. Du kan använda matematiska för att hitta områden som ändras med dagens datum. Till exempel om du vill se alla dokument som har ändrats under de senaste 30 dagarna, du kan skapa ett filter på kolumnen datum som är större än eller lika med [i dag] - 30. Om du vill lämna ut den aktuella dagen, ange ett andra filter för kolumnen datum är mindre än [i dag] och kommunicera med och.

Filtrera med hjälp av [i dag]
Ett filter som registrerar filer som har ändrats under de senaste 30 dagarna

Du kan också snabbt filtrera direkt från listan eller biblioteket, utan att lägga till en annan vy extra. Du har inte flexibilitet för att ställa in operatorer, till exempel större än eller lika med. Listan med filter tas från data i kolumnen. Till exempel med en kolumn för avdelningar, du kan filtrera på HR eller IT-avdelning.

  1. Hovra över rubriken för den kolumn som du vill filtrera och klicka på nedpilen i listan eller biblioteket.

  2. Klicka på till i den nedre delen av nedrullningsbara listrutan i av de värden du vill filtrera på. En kryssruta visas med ditt val om de inte visas från början.

    Klicka på kolumnrubriken och välj det värde du vill fillter genom.
    SharePoint 2010, 2013 och 2016
    Klicka på rubriken på en kolumn att filtrera snabbt
    SharePoint Online eller grupp-anslutna SharePoint-webbplatser
  3. När du är klar och vill återgå till att visa alla värden, klickar du på nedpilen och sedan på Radera filter [från kolumnnamn] och klicka sedan på Stäng.

Nedan följer några förslag på typiska vyer som skulle fungera väl med indexerade kolumner:

Filtrera efter:

Indexera:

Till exempel:

Nyligen ändrade objekt

Kolumnen Ändrad

Om du bara vill visa de objekt som ändrats under den senaste veckan använder du filtret Ändrad är större än [I dag]-7.

Nya objekt

Kolumnen Skapad

Om du bara vill visa de objekt som lagts till under den senaste veckan använder du filtret Skapad är större än [I dag]-7.

Mina objekt

Kolumnen Skapad av

Om du bara vill visa de objekt som du har lagt till använder du filtret Skapad av är lika med [Jag].

Uppgifter som förfaller i dag

Kolumnen Förfallodatum (som skapats av dig i en lista eller ett bibliotek)

Om du bara vill visa de objekt som förfaller i dag använder du filtret Förfallodatum är lika med [I dag].

Uppdateringar av diskussionstavla

Kolumnen Senast uppdaterad

Om du bara vill visa de diskussioner som uppdaterats under den senaste månaden använder du filtret Senast uppdaterad är större än [I dag]-30.

Arkivera filerna i ett dokumentbibliotek

Ändrad den

Om du vill skapa en vy över dokument som inte ändrats sedan år 2016 (som du sedan vill arkivera) använder du filtret ändrad den är mindre än den 31 December 2016.

Hitta en delmängd ekonomiska data

Region, År (som två enkla index)

Om du vill skapa en vy av ekonomiska data för regionen nordost i 2015 filtret Region är lika med "N" och år är lika med 2015 eftersom regionkolumnen troligtvis har mindre värden än Year-kolumnen.

Obs!: Även om du har skapat en filtrerad vy som utgår från kolumnindex, om du är större än tröskelvärdet för listvyn kan blockeras vissa ytterligare åtgärder fortfarande eftersom de kräver åtkomst till hela listan eller biblioteket. Dessa åtgärder omfattar följande: lägga till eller ta bort ett index, skapa en sortering i vydefinition; Visar en kolumnsumma; och lägga till, uppdatera eller ta bort beräknade fält. Om detta inträffar försök att köra åtgärden under det Dagliga tidsintervalletnär begränsningar lyfts.

Kolumntyper som stöds

  • Enskild rad med text

  • Val (enskilt värde)

  • Tal

  • Valuta

  • Datum och tid

  • Person eller Grupp (enskilt värde)

  • Hanterade metadata

  • Ja/nej

  • Leta upp

Kolumntyper som inte stöds

  • Flera rader med text

  • Val (flera värden)

  • Beräknade

  • Hyperlänk eller bild

  • Anpassade kolumner

  • Person eller grupp (flera värden)

  • Externa data

Vi lyssnar

Skapat 30 April 2017

Var i den här artikeln till hjälp? I så fall meddela oss längst ned i den här sidan. Om det inte bra berätta för oss vad var förvirrande eller saknas. Ange din SharePoint, operativsystem och webbläsare version du använder. Vi ska använda din feedback för att kontrollera fakta, information för Lägg till och uppdatera den här artikeln.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×