Mål: Initiera ett projekt

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Planeringsfasen i ett projekt kan sträcka sig över en ganska lång tidsperiod och involvera många personer. Därför är det viktigt att definiera projektets målsättning, projektförutsättning och villkor. Det är också under planeringsfasen som en plan ska förberedas för hur ändringar i projektets mål hanteras om de påverkar projektets omfattning.

I små projekt kanske det inte är nödvändigt att skriva fullständiga dokument som andra kan granska. Riktlinjerna i den här artikeln är dock användbara när du gör anteckningar om projektet för egen del.

Tips: Den här artikeln ingår i en serie artiklar i Projektöverblick som beskriver flera olika projektledningsaktiviteter. Vi kallar aktiviteterna för mål därför att de är ordnade efter projektledningens livscykel: Skapa en plan, följa upp och hantera ett projekt samt avsluta ett projekt.

  |  Nästa mål

Visa alla mål i Projektöverblicken

Man med projektritningar

nummer 1 Definiera projektets mål    Det är mycket viktigt att projektmålen är klara och entydiga eftersom projektets framgång avgörs av hur väl målen uppfylls.

Mer …

Ett tydligt projektmål är både specifikt och mätbart. Undvik vaga mål som "banbrytande slutprodukter". Projektets mål kan inkludera:

  • En lista över projektets slutprodukt.

  • Specifika förfallodatum, både för projektets slutförande och för mellanliggande milstolpar.

  • Vissa kvalitetskriterier som slutprodukterna måste uppfylla.

  • Kostnadsgränser som projektet inte får överstiga.

För att målen ska vara effektiva måste alla projektets intressenter och investerare vara överens om dem. Ofta skapar projektledaren ett måldokument som blir en permanent del av projektet.

Om dokumentet skapas i ett annat program än Microsoft Office Project 2007, exempelvis Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office OneNote 2007, kan du bifoga det i projektfilen så att du snabbt kan komma åt det.

Om du använder Microsoft Office Project Web Access 2007 kan du enkelt överföra stöddokument när du startar ett projekt. Det är praktiskt om gruppen inte har tillgång till en delad mapp eller en webbplats med information som är relevant för det aktuella projektet eller andra företagssatsningar.

Om du använder Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 kan du också överföra dokument. Dessutom kan du spåra projekt genom initieringen och godkännandeprocessen innan du implementerar dem. När nya projekt har initierats kan du utvärdera dem mot organisationens mål.

Obs!: Du kan också lägga in information på projektnivå i rutan Kommentarer i dialogrutan Egenskaper för projektet. Där kan du sedan hitta dokument och projekt när ett projekt har startats.

Nummer 2 Identifiera förutsättningar    Under projektets planeringsfas ställs många viktiga frågor som inte kan få ett direkt svar. När är exempelvis nyckelresurserna tillgängliga och kan börja arbeta med projektet? Hur mycket tid kommer en ny process att ta?

Mer …

I planeringens inledningsfas måste du göra kvalificerade gissningar och sedan använda dem för att skapa ett schema.

Det är viktigt att du håller reda på vilka förutsättningar du räknar med så att:

  • Projektets olika intressenter har möjlighet att granska och sedan formellt godkänna projektförutsättningarna.

  • Du kan uppdatera schemat när du får tillgång till mer information om dessa faktorer.

Tänk på dessa områden när du identifierar dina antaganden:

  • Överlämning från andra projekt och avdelningar: Om projektet beror på andras arbete, förstår de sambanden och godkänner de överlämningsdatumen?

  • Hur kan resurserna (t.ex. personer, material och utrustning) användas? Om inte du leder några av de som arbetar i projektet, vem gör då det? Och har den personen godkänt din användning av dessa resurser?

  • Aktiviteternas varaktighet: Är din uppskattning av aktiviteterna baserad på solid information eller på gissningar?

  • Kostnaderna för projektet: Hur viktiga är kostnaderna i projektet? Vem ska godkänna budgeten och vid behov utvidga den?

  • Tillgänglig tid: Om du arbetar mot en känd tidsgräns, kan du realistiskt sett utföra alla uppgifter med en acceptabel kvalitetsnivå?

  • Slutprodukter: Matchar listan med projektberoenden och slutprodukter det som kunderna och andra intressenter förväntar sig? Om du måste göra kompromisser med en slutprodukt, har intressenterna kommit överens om vilka aspekter av slutprodukten som ska äventyras först?

Detta är bara några av alla de frågor som du måste hantera innan du startar ett komplext projekt. Projektets slutliga framgång beror i lika hög grad på hur väl dina förutsättningar stämmer och hur bra reservplaner du har som hur du genomför det som du har planerat.

I Microsoft Office 2007-systemetet har du en mängd programvarulösningar där du får hjälp att förstå projektets komplexitet innan du börjar arbeta med Project. Du kan exempelvis skapa ett komplext korsfunktionellt flödesschema eller en blogg så att du kan fånga upp gruppmedlemmarnas idéer inför projektplanerna.

Nummer 3 Identifiera projektets villkor    Villkoren i ett projekt är de faktorer som kan tänkas begränsa projektledarens alternativ.

Mer …

De tre vanligaste begränsningarna:

  • Schema, t.ex. ett fast slutdatum eller ett slutdatum för en större milstolpe.

  • Resurser, t.ex. en fördefinierad budget.

  • Omfattning, t.ex. ett krav på att tre modeller av produkten utvecklas.

En förändring i en av de här begränsningarna påverkar vanligtvis de andra två och kan påverka den övergripande kvaliteten.

Till exempel kan en minskning av projektets varaktighet (schema) göra att fler behöver arbeta med projektet (resurser) samt minska antalet funktioner som kan ingå i produkten (omfattning).

Projektledaren bestämmer sedan om kompromissen är acceptabel. Detta koncept kallas "projektledningens tre begränsningar" eller "projekttriangeln".

Lista projektets begränsningar under planeringen för att säkerställa att alla projektets intressenter är medvetna om dem och har möjlighet att lämna synpunkter på listan.

Det är också bra för intressenterna att komma överens om hur man ska svara på oväntade begränsningar som uppstår under projektet.

Om arbetskostnaderna exempelvis visar sig vara högre än beräknat kanske intressenterna är villiga att minska projektets omfattning på ett visst, överenskommet sätt.

Obs!: I Project innebär ordet villkor en restriktion för eller en begränsning av en aktivitet. Du kan exempelvis ange att en aktivitet måste starta på ett särskilt datum eller att den inte får avslutas senare än ett visst datum.

Nummer 4 Förbereda en plan för hur projektets omfattning hanteras    När du har identifierat projektets mål, förutsättningar och villkor bör du skissa på en plan för hur projektets omfattning ska hanteras.

Mer …

Projektets omfattning utgörs av kombinationen av alla projektmål och -uppgifter och det arbete som krävs för att utföra dem.

Planen för att hantera projektets omfattning är ett dokument som beskriver hur projektets omfattning kommer att hanteras och hur ändringar i omfattning integreras i projektet.

Den här planen är användbar eftersom projektgrupperna ofta måste justera sina mål under projektets gång.

En omfattningsplan kan innehålla:

  • En bedömning av hur troligt det är att omfattningen ändras samt hur ofta och hur mycket den kan komma att ändras.

  • En beskrivning av hur ändringar i omfattning ska identifieras och klassificeras.

    Till exempel i ett byggprojekt kan det hända att arbetsledaren kan godkänna arbete om klienten begär en design som kommer att kosta under 10 000 kr, men om ändringen kommer att kosta mer än så måste projektledaren och klienten på nytt bedöma omfattningen av projektet med avseende på kostnader, resurser och andra faktorer.

  • En plan för vad som ska göras när en ändring i omfattningen identifieras (till exempel meddela sponsorn och utfärda en order om ändring av kontraktet).

En väl förberedd omfattningsplan kan användas som utgångspunkt för projektets beredskapsplan.

Du kan skapa omfattningsplaner med Project, men projektledarna skapar dem vanligen med andra program, t.ex. Word 2007 och OneNote 2007.

  |  Nästa mål

Visa alla mål i Projektöverblicken

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×