Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
Planeringsfasen i ett projekt kan sträcka sig över en ganska lång tidsperiod och involvera många personer. Därför är det viktigt att definiera projektets målsättning, projektförutsättning och villkor. Det är också under planeringsfasen som en plan ska förberedas för hur ändringar i projektets mål hanteras om de påverkar projektets omfattning.
I små projekt kanske det inte är nödvändigt att skriva fullständiga dokument som andra kan granska. Riktlinjerna i den här artikeln är dock användbara när du gör anteckningar om projektet för egen del.
Tips: Den här artikeln ingår i en serie artiklar i Projektöverblick som beskriver flera olika projektledningsaktiviteter. Vi kallar aktiviteterna för mål därför att de är ordnade efter projektledningens livscykel: Skapa en plan, följa upp och hantera ett projekt samt avsluta ett projekt.
Visa alla mål i Projektöverblicken
|
|
Mer... Ett tydligt projektmål är både specifikt och mätbart. Undvik vaga mål som "banbrytande slutprodukter". Projektets mål kan inkludera:
För att målen ska vara effektiva måste alla projektets intressenter och investerare vara överens om dem. Ofta skapar projektledaren ett måldokument som blir en permanent del av projektet. Om dokumentet skapas i ett annat program än Microsoft Office Project 2007, exempelvis Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office OneNote 2007, kan du bifoga det i projektfilen så att du snabbt kan komma åt det. Om du använder Microsoft Office Project Web Access 2007 kan du enkelt överföra stöddokument när du startar ett projekt. Det är praktiskt om gruppen inte har tillgång till en delad mapp eller en webbplats med information som är relevant för det aktuella projektet eller andra företagssatsningar. Om du använder Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 kan du också överföra dokument. Dessutom kan du spåra projekt genom initieringen och godkännandeprocessen innan du implementerar dem. När nya projekt har initierats kan du utvärdera dem mot organisationens mål. Obs!: Du kan också lägga in information på projektnivå i rutan Kommentarer i dialogrutan Egenskaper för projektet. Där kan du sedan hitta dokument och projekt när ett projekt har startats.
Mer … I planeringens inledningsfas måste du göra kvalificerade gissningar och sedan använda dem för att skapa ett schema. Det är viktigt att du håller reda på vilka förutsättningar du räknar med så att:
Tänk på dessa områden när du identifierar dina antaganden:
Detta är bara några av alla de frågor som du måste hantera innan du startar ett komplext projekt. Projektets slutliga framgång beror i lika hög grad på hur väl dina förutsättningar stämmer och hur bra reservplaner du har som hur du genomför det som du har planerat. I Microsoft Office 2007-systemetet har du en mängd programvarulösningar där du får hjälp att förstå projektets komplexitet innan du börjar arbeta med Project. Du kan exempelvis skapa ett komplext korsfunktionellt flödesschema eller en blogg så att du kan fånga upp gruppmedlemmarnas idéer inför projektplanerna.
Mer … De tre vanligaste begränsningarna:
En förändring i en av de här begränsningarna påverkar vanligtvis de andra två och kan påverka den övergripande kvaliteten. Till exempel kan en minskning av projektets varaktighet (schema) göra att fler behöver arbeta med projektet (resurser) samt minska antalet funktioner som kan ingå i produkten (omfattning). Projektledaren bestämmer sedan om kompromissen är acceptabel. Detta koncept kallas "projektledningens tre begränsningar" eller "projekttriangeln". Lista projektets begränsningar under planeringen för att säkerställa att alla projektets intressenter är medvetna om dem och har möjlighet att lämna synpunkter på listan. Det är också bra för intressenterna att komma överens om hur man ska svara på oväntade begränsningar som uppstår under projektet. Om arbetskostnaderna exempelvis visar sig vara högre än beräknat kanske intressenterna är villiga att minska projektets omfattning på ett visst, överenskommet sätt. Obs!: I Project innebär ordet villkor en restriktion för eller en begränsning av en aktivitet. Du kan exempelvis ange att en aktivitet måste starta på ett särskilt datum eller att den inte får avslutas senare än ett visst datum.
Mer … Projektets omfattning utgörs av kombinationen av alla projektmål och -uppgifter och det arbete som krävs för att utföra dem. Planen för att hantera projektets omfattning är ett dokument som beskriver hur projektets omfattning kommer att hanteras och hur ändringar i omfattning integreras i projektet. Den här planen är användbar eftersom projektgrupperna ofta måste justera sina mål under projektets gång. En omfattningsplan kan innehålla:
En väl förberedd omfattningsplan kan användas som utgångspunkt för projektets beredskapsplan. Du kan skapa omfattningsplaner med Project, men projektledarna skapar dem vanligen med andra program, t.ex. Word 2007 och OneNote 2007. |
Definiera projektets mål Det är mycket viktigt att projektmålen är klara och entydiga eftersom projektets framgång avgörs av hur väl målen uppfylls.
Identifiera förutsättningar Under projektets planeringsfas ställs många viktiga frågor som inte kan få ett direkt svar. När är exempelvis nyckelresurserna tillgängliga och kan börja arbeta med projektet? Hur mycket tid kommer en ny process att ta?
Identifiera projektets villkor Villkoren i ett projekt är de faktorer som kan tänkas begränsa projektledarens alternativ. 
Förbereda en plan för hur projektets omfattning hanteras När du har identifierat projektets mål, förutsättningar och villkor bör du skissa på en plan för hur projektets omfattning ska hanteras. 
