Logga in

Länka data till diagram IV: Länka data automatiskt

Översikt

Länka data automatiskt

Det finns ett snabbare sätt att länka data till diagram än att dra rader till former. Gå igenom den här kursen och lär dig hur du länkar data till former automatiskt med Microsoft Office Visio Professional 2007.

När du har slutfört den här kursen kommer du att kunna följande:

  • Länka en stor mängd data till många former på en gång automatiskt.

  • Konfigurera Visio att uppdatera länkade data automatiskt så att du slipper göra det.

  • Länka äldre Visio-diagram som innehåller data till en datakälla.

Den här kursen omfattar:

  • En självstudielektion och en praktisk övning. För övningen krävs Microsoft Office Visio 2007 Professional.

  • Ett kort test i slutet av varje lektion. Test betygsätts inte.

  • En snabbreferens som du tar med dig efter att du har slutfört kursen.

Innan du går igenom den här kursen bör du veta hur du länkar data till ett diagram och hur du lägger till datagrafik för former. Du kan också gå igenom de här kurserna:

  • Länka data till diagram I: Komma igång

  • Länka data till diagram II: Datagrafik

  • Länka data till diagram III: Placera datagrafik

    I Länka data till diagram I får du lära dig att dra en datarad i taget till en form. Men att göra det manuellt kan bli tradigt om du har många rader att länka. I den här kursen får du lära dig att länka många rader till många former automatiskt i Visio Professional 2007. Du får även lära dig vad du gör med Visio-diagram som har skapats i tidigare versioner – diagram som redan innehåller data. Vi kommer att visa hur du länkar de diagrammen till externa datakällor automatiskt så att du slipper ange data manuellt.

    Om du vill veta mer om den här kursen läser du avsnitten Mål och Om den här kursen eller tittar i innehållsförteckningen. Klicka sedan på Nästa för att starta den första lektionen.

    I Länka data till diagram I får du lära dig att dra en datarad i taget till en form. Men att göra det manuellt kan bli tradigt om du har många rader att länka. I den här kursen får du lära dig att länka många rader till många former automatiskt i Visio Professional 2007. Du får även lära dig vad du gör med Visio-diagram som har skapats i tidigare versioner – diagram som redan innehåller data. Vi kommer att visa hur du länkar de diagrammen till externa datakällor automatiskt så att du slipper ange data manuellt.

    Om du vill veta mer om den här kursen läser du avsnitten Mål och Om den här kursen eller tittar i innehållsförteckningen. Klicka sedan på Nästa för att starta den första lektionen.

Länka automatiskt

1: Lägga in former på sidan; 2: Ansluta till datakällan; 3: Länka data till former automatiskt

Länka data till diagram automatiskt.

Det krävs tre steg för att länka data till diagram automatiskt, och de liknar de tre stegen i den manuella processen. Ett: Lägga in former på sidan. Två: Ansluta till datakällan. Och tre: Länka rader till former automatiskt.

Det finns några skillnader mellan den automatiska och den manuella processen i varje steg, främst i det sista. Det är där du länkar flera rader till former på en gång, i stället för att dra en i taget. Klicka på Nästa om du vill läsa mer om de här stegen för att länka automatiskt.

Lägga in former på sidan

Namn på serverformer i diagrammet stämmer överens med namn i data

Lägga in former på sidan, med text.

Det första steget, att lägga in former på sidan, är nästan detsamma som i den manuella processen. Men det som är viktigt för automatisk länkning är att du måste skriva text på varje form. Det har du säkert redan gjort.

Obs!     För att automatisk länkning ska fungera måste stavningen av formtexten vara identisk med stavningen i dina data. Lägg märke till att namnet på varje serverform stavas exakt likadant som namnet i dina data. Det gör det lättare att länka automatiskt i steg 3, eftersom det ger varje par med rad och form en gemensam identifierare.

Ansluta till en datakälla

Data-menyn, kommandot Länka data till former

Ansluta till en datakälla.

Det andra steget är att ansluta till datakällan. Börja med att klicka på Länka data till formerData-menyn. Då öppnas guiden Dataväljare, samma guide som du använder när du länkar data till diagram manuellt.

Markera kolumner från stora datauppsättningar

Dialogrutan Välj kolumner med några markerade kolumner och en avmarkerad

Markera kolumner som ska visas i Visio.

När du använder metoden för att länka automatiskt arbetar du antagligen med en större mängd data än om du använder den manuella metoden. Så du kanske vill göra ytterligare några saker i guiden Dataväljare. Du kan till exempel välja vilka kolumner som ska visas i fönstret Externa data. Det är smidigt eftersom det ibland kan finnas många kolumner i datakällan, och alla kanske inte behövs i diagrammet.

Länka automatiskt

Data-menyn, kommandot Länka automatiskt; fönstret Externa data med rader med data

Fönstret Externa data med rader med data.

När du har anslutit till datakällan visas fönstret Externa data längst ned. I stället för att dra en rad i taget till en form klickar du nu bara på Länka automatisktData-menyn.

Så här fungerar automatisk länkning

Dialogrutan Länka automatiskt med Nätverksnamn under Datakolumn och Formtext under Formfält

Hur raderna länkas till formerna i Visio.

Sedan anger du hur du vill länka varje rad till en form. I guiden Länka automatiskt väljer du en datakolumn till vänster och väljer sedan Formtext till höger. Om värdet i kolumnen Nätverksnamn på en rad i det här exemplet är detsamma som Formtext (det vill säga den text du har skrivit på formen), länkas den raden till den formen. Och det fortsätter att ske automatiskt för varje rad så länge Nätverksnamn och Formtext stämmer överens. Du slipper dra!

Resultatet

Många serverformer med data som länkas till dem på en gång

Resultatet av att länka data till former automatiskt.

Se där! Nu länkas raderna till formerna, alla på en gång. Och lägg märke till att, precis som när du länkar manuellt, fästs en datagrafik vid varje form, länkikonerna visas i fönstret Externa data, och så vidare.

Om du har använt en tidigare version

Menyn Datakolumn inställd på Nätverksnamn och menyn Formtext inställd på Nätverksnamn

Länka rader till former som redan innehåller data från en tidigare version av Visio.

Har du angett data i fönstret Egna egenskaper i en tidigare version av Visio? Det behöver du inte göra längre. Du kan länka diagrammet till en datakälla så att data kan anges åt dig. Om du vill göra det gör du något annat i guiden Länka automatiskt. Till vänster väljer du en datakolumn från datakällan. Till höger, under Formfält, väljer du ett fält där du har angett data tidigare. Då mappas en kolumn i datakällan mot motsvarande formfält. Nu vet Visio vilken rad som ska länkas till vilken form.

Automatisk uppdatering

Dialogrutan Konfigurera uppdatering och alternativet för uppdateringsintervall

Ställa in Automatisk uppdatering.

vodataiv19aud_ZA010198129.wma

Här är ett annat sätt att se till att saker sker automatiskt: Använd Automatisk uppdatering om du vill att data i diagrammet ska vara uppdaterade. På Data-menyn klickar du på Uppdatera data och sedan på Konfigurera. Markera kryssrutan bredvid Uppdatera var och ange ett tidsintervall mellan varje uppdatering genom att skriva ett tal. Tänk på att du kan använda Automatisk uppdatering även om du har länkat data genom att dra, inte automatiskt.

Övning

Klicka på knappen Övning i Visio så att Visio-programfönstret öppnas tillsammans med ett fönster med övningsinstruktioner

Hämtningsstorlek: 203 kB (<1 min @ 56 kbit/s)

Övning i Visio

Prova på att länka automatiskt i en övning.

Om övningen

När du klickar på Övning i Visio hämtas en övningsritning till datorn och ritningen öppnas i Visio. Dessutom öppnas ett fönster med övningsinstruktioner.

Obs!     Visio Professional 2007 måste vara installerat på datorn.

Slutför följande test och kontrollera att du har förstått materialet. Dina svar visas bara för dig och testresultat betygsätts inte.

Hur länkar du rader till former automatiskt?

Du håller ned SKIFT-tangenten, markerar och drar sedan många rader till en grupp med former.

Fel. Det går inte att länka många rader på det här sättet. Försök igen.

Du drar en rad till en form och trycker på CTRL+Y flera gånger.

Nej, CTRL+Y är bra för att upprepa till exempel en linjefärg eller en fyllningsfärg. Men det fungerar inte när du länkar rader till former. Försök igen.

Du klickar på Länka automatisktData-menyn.

Ja, klicka på det här kommandot när du vill länka många rader till former i ett diagram på en gång.

Du högerklickar på sidan och klickar på Länka automatiskt.

Nej, det är fel. Du kommer inte åt kommandot Länka automatiskt härifrån. Försök igen.

När du länkar automatiskt visas länkikoner bredvid raderna.

Sant.

Ja, det stämmer. Det liknar den manuella processen att dra rader till former.

Falskt.

Nej, det är inte falskt. Länkikoner visas.

Vilket av följande måste formerna innehålla innan du länkar data till dem automatiskt?

Ingen text, eftersom Visio lägger till text i alla fall.

Fel. Även om data visas som text är det här svaret inte rätt. Försök igen.

Rader som redan är länkade till några former.

Nej, det är fel. Du håller på att länka nu, så du behöver inga färdiga länkar. Försök igen.

Kopplingar mellan former.

Nej, du behöver inga kopplingar mellan former för att länka. Försök igen.

Text.

Ja, med skriven text på varje form kan du länka rader till former automatiskt.

Automatisk länkning ger ingen datagrafik.

Sant.

Fel. En standarddatagrafik visas på alla former när du har länkat data till dem automatiskt.

Falskt.

Rätt, det är falskt. En standarddatagrafik visas på alla former när du har länkat data till dem automatiskt.

Guiden Länka automatiskt ser ut så här:

Länka rad till form automatiskt om Datakolumn: Administratör är lika med Formfält: Admin

Vad händer när du klickar på Slutför?

Om namnet i Administratör på en rad stämmer överens med text på en form länkas raden till den formen.

Nej, det är fel. Den här länkningen sker med hjälp av formtext, men ingen formtext visas på bilden. Försök igen.

Om namnet i kolumnen Administratör stämmer överens med text på en form länkas raden till den formen.

Tyvärr, det stämmer inte. Försök igen.

Om namnet i Administratör på en rad stämmer överens med namnet i fältet Admin för en form länkas raden till den formen.

Det stämmer. Bra jobbat.

Om namnet i kolumnen Administratör stämmer överens med ett fält för en form länkas kolumnen till den formen.

Nej, tyvärr. Det går inte att länka kolumner till former. Försök igen.

Feedback

Snabbreferens

Konfigurera sidan och data för automatisk länkning

  1. Lägg in former på sidan i Microsoft® Office Visio® Professional 2007. Ge formerna text som stämmer överens med värden i dina data. Ge till exempel varje form ett namn genom att klicka på den och skriva. Se till att namnen stämmer överens med namnen i dina data.

  2. Klicka på Länka data till formerData-menyn.

  3. Markera den typ av datakälla som du kommer att använda och klicka sedan på Nästa.

  4. På den här skärmen ska du välja de externa data som du kommer att arbeta med. Klicka på knappen Bläddra och bläddra till dem. Klicka sedan på Nästa.

  5. Följ instruktionerna på de följande skärmarna och klicka sedan på Slutför när du är klar.

  6. Fönstret Externa data visas längst ned. Där ser du raderna med data som du kommer att länka till formerna automatiskt.

Länka rader till former automatiskt

  1. Klicka på Länka automatisktData-menyn.

  2. Kontrollera att Alla former på den här sidan är markerat.

  3. Klicka på Nästa.

  4. Under Datakolumn väljer du den kolumn i datakällan som innehåller värden som stämmer överens med formerna.

  5. Under Formfält väljer du Formtext.

  6. Klicka på Slutför.

Konfigurera Automatisk uppdatering

Med Automatisk uppdatering uppdateras data i diagrammet med ett tidsintervall som du väljer.

  1. Högerklicka i fönstret Externa data och klicka sedan på Konfigurera uppdatering.

  2. I det nedre vänstra hörnet i dialogrutan markerar du inställningen Automatisk uppdatering och anger antalet minuter före nästa uppdatering.

    Om du inte behöver ange antalet minuter till varje uppdatering, men vill att data ska uppdateras varje gång du öppnar diagrammet, kan du göra det också. Så här gör du:

  3. Stäng den här dialogrutan genom att klicka på Avbryt. Klicka på Uppdatera dataData-menyn.

  4. Markera kryssrutan Visa den här dialogrutan när filer öppnas. Då uppmanas du att uppdatera data varje gång diagrammet öppnas.



Hade du nytta av den här informationen?

Hur kan vi förbättra den?

Hur kan vi förbättra den?

För att skydda din integritet bör du inte ange någon kontaktinformation i feedbacken. Granska våra sekretesspolicy.

Tack för din feedback!