Lära dig att lägga till, redigera och ta bort poster

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Informationen i en databas lagras i tabeller, som innehåller data om ett visst subjekt, till exempel tillgångar eller kontakter. Varje post i en tabell innehåller information om ett element, till exempel en viss kontakt. En post består av flera fält, till exempel namn, adress och telefonnummer. En post kallas ibland också för rad, och ett fält för en kolumn. I Microsoft Office Access 2007 kan du lägga till, redigera och ta bort poster i en tabell direkt i Databladsvy. Om du designar och skapar en välj fråga, kan du visa och ofta redigera posterna som är resultatet från en fråga direkt i databladet. Du kan också skapa ett formulär som baseras på valfri tabell eller fråga och sedan använda formuläret för att lägga till eller redigera poster.

Artikelinnehåll

Översikt

Lägga till en ny post

Söka efter en post att redigera eller ta bort

Redigera en befintlig post

Ta bort en post

När sparas data?

Hur du kan ångra ändringar

Översikt

När du skapar en databas som basers på en mall, skapas de första tabellerna, frågorna och formulären automatiskt. I den här artikeln beskrivs hur du lägger till, redigerar och tar bort poster när du använder en databas som har skapats från någon av mallarna i Access.

Information om hur du lägger till, redigerar och tar bort poster i en databas som inte har skapats utifrån en Access-mall finns i följande artiklar:

Information om hur du använder funktionen samla in och uppdatera Data med hjälp av e-finns i artikeln samla in data via e-post.

Om du vill lära dig att importera data till Access läser du följande artiklar:

Information om hur du lägger till finns ett nytt fält eller en kolumn i en tabell i artikeln Infoga, lägga till, eller skapa ett nytt fält i en tabell.

Överst på sidan

Lägga till en ny post

Du lägger till en post i databasen när du har ett nytt objekt som ska följas upp. Du kanske till exempel vill lägga till en ny kontakt i tabellen Kontakter när du får en ny kompis eller arbetskamrat som du vill registrera information om. När du lägger till en ny post, lägger Office Access 2007 till posten i slutet av tabellen.

Du lägger till en post genom att först öppna en tabell eller ett formulär. Ibland öppnas formuläret automatiskt när du öppnar databasen. När du till exempel öppnar en databas som har skapats från mallen Kontakter, öppnas formuläret Kontaktlista automatiskt. Formuläret Kontaktlista är startformuläret för databasen Kontakter.

Formuläret Kontaktlista

I de följande avsnitten beskrivs hur du kan lägga till en ny post i databladsvyn och formulärvyn.

Använda en malls startformulär

När du skapar en ny databas som baseras på en Access-mall, öppnas ofta ett startformulär när du öppnar databasen första gången. Om du till exempel skapar en databas som baseras på mallen Kontakter, öppnas formuläret Kontaktlista. Startformuläret är tänkt att användas som utgångspunkt när du navigerar i och använder databasen. I många av databaserna, men inte alla, kan du klicka på en knapp i startformuläret om du vill lägga till en ny post. Exempelvis formuläret Kontaktlista innehåller knappen Ny kontakt och formuläret Ärendelista innehåller knappen Nytt ärende.

Formuläret Kontaktlista med cirkel runt knappen Ny kontakt

När du klickar på en sådan knapp öppnas ett formulär där du anger lämplig information. När du till exempel klickar på knappen Ny kontakt öppnas formuläret Kontaktinformation.

Lägga till en ny post med knappen Ny

  1. Klicka först på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. När startformuläret öppnas klickar du på knappen som du lägger till en ny post med.

    I till exempel formuläret Kontaktlista klickar du på Ny kontakt. Formuläret Kontaktinformation öppnas.

  4. Fyll i formuläret. Skriv information i alla fält, tryck på TABB för att flytta till nästa fält eller tryck på SKIFT+TABB om du vill flytta till föregående fält.

    Obs!: Om du vill börja på en ny rad i ett fält som har stöd för flera textrader, till exempel ett text- eller PM-fält, trycker du på CTRL+RETUR. Du kan öppna rutan Zooma om du vill ha mer plats att redigera på. Du öppnar rutan Zooma genom att klicka i fältet som du vill redigera, så att markören placeras i fältet och fältet markeras. Tryck sedan på SKIFT+F2.

  5. När du har registrerat posterna klickar du på OK för att spara informationen eller, om du vill lägga till fler poster, klickar du på Spara och skapa ny om det alternativet är tillgängligt.

Om du använder formuläret Kontaktlista kan du lägga till en ny post genom att klicka på Lägg till från Outlook och sedan välja posten i adressboken i Microsoft Office Outlook 2007.

Lägga till en post med hjälp av knappen Lägg till från Outlook

Vissa mallar innehåller knappen Lägg till från Outlook som du använder för att lägga till en post från Office Outlook 2007-adressboken. Knappen finns bara i vissa mallar, och finns inte med som standard när du skapar ett nytt formulär eller en ny tabell.

  1. Klicka på Lägg till från Outlook.

  2. Om dialogrutan Välj profilvisas markerar du ett profilnamn i rutan Profilnamn och klickar på OK.

    Obs!: En dialogruta kan visas med meddelandet: Ett program försöker att få åtkomst till e-postadresser som är lagrade i Outlook. Tillåter du detta? Om det är oväntat kan det vara ett virus, och du bör i sådana fall välja Nej. Den här dialogrutan brukar visas när du klickar på Lägg till från Outlook, så klicka inte på Nej. Om du tänker välja fler än en kontakt, kanske du bör markera kryssrutan Tillåt åtkomst i och sedan ange en kort tidsperiod, till exempel fem minuter. Om du gör det får du tillgång till de lagrade e-postadresserna under den tid som du anger. Klicka på Ja när du är klar.

  3. Dubbelklicka på namnen som du vill lägga till i dialogrutan Markera namn som ska läggas till och klicka på OK.

    Namnen läggs till i formuläret.

Spara en kontaktpost i Outlook-adressboken

Vissa mallar innehåller knappen Skapa Outlook-kontakt som du använder för att spara en post som en kontakt i Outlook-adressboken. Knappen finns bara i vissa mallar, och finns inte med som standard när du skapar ett nytt formulär eller en ny tabell.

  1. Klicka på Skapa Outlook-kontakt.

  2. Om dialogrutan Välj profilvisas markerar du ett profilnamn i rutan Profilnamn och klickar på OK.

  3. I Outlook öppnas ett nytt kontaktformulär som innehåller data från den valda posten. Kontrollera informationen i det nya kontaktformuläret och gör eventuella ändringar eller tillägg.

  4. Klicka på Spara och stäng i gruppen Åtgärder på fliken Kontakt för det nya kontaktformuläret.

I vissa av mallarna finns kommandot Spara som Outlook-kontakt i menyfliksområdet, som är en del av Microsoft Office Fluent-användargränssnittet, så att du kan spara en kontaktpost i Outlook-adressboken. Observera att det här kommandot bara finns i vissa mallar och bara är tillgängligt när du antingen använder en tabell som innehåller e-postadresser eller när du använder en fråga eller ett formulär, som baseras på en sådan tabell, i en databas som baseras på vissa mallar.

  1. Markera den post som du vill spara som en Outlook-kontakt.

  2. Klicka på Fler i gruppen Poster på fliken Start och klicka sedan på Spara som Outlook-kontakt.

  3. Om dialogrutan Välj profilvisas markerar du ett profilnamn i rutan Profilnamn och klickar på OK.

  4. I Outlook öppnas ett nytt kontaktformulär som innehåller data från den valda posten. Kontrollera informationen i det nya kontaktformuläret och gör eventuella ändringar eller tillägg.

  5. Klicka på Spara och stäng i gruppen Åtgärder på fliken Kontakt för det nya kontaktformuläret.

Lägga till en post i startformuläret

Beroende på vilken mall som används, kan du ibland registrera information direkt i startformuläret. För det mesta visas all befintlig information i ett datablad. Direkt under den sista raden med data finns en ny, tom post med en asterisk (*) i postväljaren. Skriv information i posten, med asterisken framför. Om det finns standardvärden för vissa poster, visas den nya posten med detta standardvärde. Om du snabbt vill flytta till den nya posten i slutet på tabellen, klickar du på navigeringsknappen Ny (tom) post, eller klickar på Ny post i gruppen Poster på fliken Start.

  1. Klicka först på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Om det inte finns några befintliga data skriver du informationen i den nya, tomma posten som visas i startformuläret. Om det finns befintlig information gör du något av följande:

    • Klicka på Nytt på fliken Start i gruppen poster.

    • Klicka på Ny (tom) post om det alternativet är tillgängligt.

    • Sök efter en post med asterisk i postväljaren och skriv informationen där.

  4. Fyll i posten. Skriv information i alla fält, tryck på TABB för att flytta till nästa fält eller tryck på SKIFT+TABB om du vill flytta till föregående fält.

    Obs!: Om du vill börja på en ny rad i ett fält som har stöd för flera textrader, till exempel ett text- eller PM-fält, trycker du på CTRL+RETUR. Du kan öppna zoomrutan om du vill ha mer plats att redigera på. Det gör du genom att placera markören i fältet som du vill redigera och trycka på SKIFT+F2.

  5. När du har fyllt i alla fält trycker du på TABB för att flytta till en ny, tom post.

    När du visar en annan post eller stänger formuläret, sparas den nya posten automatiskt.

Använda en tabell eller ett formulär från navigeringsfönstret

Förutom att registrera en ny post med mallens startformulär, kan du öppna en tabell eller ett formulär från navigeringsfönstret och sedan registrera en ny post.

Öppna en tabell eller ett formulär

  • Dubbelklicka i navigeringsfönstret på objektet som du vill öppna (eller klicka en gång om du har ändrat alternativet Öppna objekt med i dialogrutan Navigeringsalternativ).

    Tabellen eller formuläret öppnas i standardvyn.

All befintlig information visas, för det mesta som rader i ett datablad. Under dessa rader visas en ny, tom post med en asterisk i postväljaren. Skriv den nya informationen i den raden.

Lägga till en post i en tabell eller ett formulär   

Om det inte finns några befintliga data skriver du informationen i den nya, tomma posten som visas i databladet eller formuläret. Om det finns befintlig information gör du något av följande:

  • Klicka på Nytt på fliken Start i gruppen poster.

  • Klicka på Ny (tom) post om det alternativet är tillgängligt.

  • Sök efter posten med en asterisk i postväljaren och skriv den nya informationen i den raden.

När du har fyllt i alla fält trycker du på TABB för att flytta till en ny, tom post.

När du visar en annan post eller stänger tabellen eller formuläret, sparas den nya posten automatiskt.

Varför det verkar som om vissa ID-nummer hoppas över

När du skapar ett fält med datatypen Räknare, skapas ett värde automatiskt för det fältet i varje ny post. Värdet ökas i steg, så att varje ny post får nästa tillgängliga ordningstal. Syftet med datatypen Räknare är att tillhandahålla ett värde som kan fungera som primärnyckel.

Mer information om primärnycklar finns i artikeln lägga till, ange, ändra eller ta bort primärnyckeln.

När du tar bort en rad från en tabell som innehåller fält som anges till datatypen Räknare, återanvänds inte alltid värdet i Räknare-fältet för den raden. Det tal som genereras kanske därför inte blir det som du förväntar dig, och det kan bli luckor i ID-numren – men detta är meningen. Värdena i Räknare-fältet ska vara unika, det spelar ingen roll vilken ordning de har.

Överst på sidan

Söka efter en post som ska redigeras eller tas bort

Du måste först hitta en post innan du kan redigera eller ta bort den. I en tabell som bara innehåller ett fåtal poster, kan du flytta genom posterna med navigeringsknapparna tills du hittar rätt post. I en större tabell finns det bättre metoder för att hitta poster.

Använda postnavigeringsknappar

Du kan flytta mellan posterna med hjälp av navigeringsknapparna. Du klickar på dessa pilknappar när du vill flytta till den första, föregående, nästa eller sista posten eller lägga till en ny post.

Navigeringsknappar

1. Första posten

2. Föregående post

3. Aktuell post

4. Nästa post

5. Sista posten

6. Ny (tom) post

7. Filterindikator

8. Rutan Sök

När du klickar i rutan Aktuell post kan du skriva ett postnummer och sedan trycka på RETUR för att flytta till den posten. Postnummer räknas i tur och ordning från början på formuläret eller databladet – de motsvarar inte några fältvärden.

Filterindikatorn visar om ett filter används. Klicka på den här knappen när Filtrerad visas om du vill ta bort filtret. När Ofiltrerad visas klickar du på knappen om du vill använda det senast använda filtret.

När du skriver text i rutan Sök markeras det första matchande värdet i realtid allt eftersom du skriver varje tecken. Tack vare den här funktionen kan du snabbt söka efter en post med ett värde som matchar det du skriver i rutan Sök.

Med hjälp av sökfunktionen i dialogrutan Sök och Ersätt

Med hjälp av funktionen Sök i dialogrutan Sök och ersätt kan du söka efter en matchande post. När du hittar en matchande post, blir den posten den aktuella posten och du kan redigera eller ta bort den.

Söka efter en matchande post

  1. Klicka i fältet som du vill söka i.

  2. Klicka på Sök i gruppen Sök på fliken Start. Du kan också trycka på CTRL+F.

    Kortkommando  Tryck på Ctrl + F8.

    Dialogrutan Sök och ersätt visas.

  3. Klicka på fliken Sök.

  4. Skriv värdet som du vill matcha i rutan Sök efter.

  5. Du kan också använda listan Leta i om du vill byta fält att söka i, eller söka i hela den underliggande tabellen i stället.

  6. Du kan också markera Del av fält i listan Matcha. Då får du den bredast möjliga sökningen.

  7. Markera Alla i listan Sök och sedan på Sök nästa.

Mer information om hur du använder dialogrutan Sök och Ersätt finns i artikeln använda dialogrutan Sök och Ersätt om du vill ändra data.

Använda ett filter

Du kan använda ett filter om du vill begränsa de poster som visas till enbart de som matchar villkoret. Om du använder ett filter blir det enklare att hitta önskade poster. Om du till exempel snabbt vill begränsa posterna som visas, högerklickar du i ett fält vars värde du vill matcha och klickar sedan på Lika med, Inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn.

Använda ett filter som baseras på en markering

  1. Öppna en tabell eller ett formulär.

  2. Kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan är filtrerat genom att klicka på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data och sedan klicka på Ta bort alla filter (om det kommandot är tillgängligt).

  3. Navigera till posten som innehåller värdet du vill använda i filtret och klicka sedan i fältet. Om du vill filtrera utifrån en del av en markering, markerar du de tecken som du vill använda.

  4. Gå till Start-fliken. Gå till gruppen Sortera och filtrera. Klicka på Markering. Klicka på det filter du vill använda.

    eller

    Högerklicka i fältet och klicka sedan på Lika med, Inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn.

  5. Upprepa steg 3 och 4 om du vill filtrera andra fält utifrån en markering.

Om du vill ta reda på mer om andra former av filtrering använder du kommandona i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start.

Mer information om att använda ett filter finns i artikeln Filter: begränsa antalet poster i en vy.

Överst på sidan

Redigera en befintlig post

Ibland kanske du vill ändra i en befintlig post – till exempel ändra en adress. Du redigerar en befintlig post genom att öppna ett formulär eller en tabell, flytta till posten och sedan ändra den.

Öppna en tabell eller ett formulär

  • Dubbelklicka i navigeringsfönstret på objektet som du vill öppna (eller klicka en gång om du har ändrat alternativet Öppna objekt med i dialogrutan Navigeringsalternativ).

    Tabellen eller formuläret öppnas i standardvyn.

När du öppnar ett formulär eller en rapport, visas all befintlig information, och det första fältet för den första posten är vanligtvis markerat. Om du börjar skriva medan informationen är markerad, byts dessa data ut mot de tecken som du skriver.

Byta ut värdet i ett fält

  1. Markera innehållet i fältet som du vill byta ut.

    Tips: I databladsvyn kan du markera ett fält genom att klicka i närheten av den vänstra kantlinjen till fältet när muspekaren omvandlas till ett plustecken (+). I formulärvyn markerar du fältet genom att klicka i fältets etikett.

  2. Skriv eller välj det nya värdet för fältet.

    De tecken som du skriver eller det värde du väljer ersätter värdet i fältet. När du flyttar till en annan post eller stänger formuläret eller tabellen sparas ändringarna.

Du registrerar information i ett fält genom att klicka i fältet och sedan placera markören där du vill infoga informationen. När markören finns i fältet kan du flytta på den med piltangenterna.

Obs!: Du kan infoga dagens datum i ett fält genom att trycka på CTRL+SEMIKOLON (;). Om du vill infoga aktuell tid trycker du på CTRL+SKIFT+KOLON (:).

Infoga ny information i ett fält

  1. Klicka i fältet (eller flytta till det med TABB eller piltangenterna och tryck på F2).

  2. Placera markören där du vill registrera informationen.

  3. Skriv texten som du vill infoga. Tryck på BACKSTEG om du gör ett misstag.

    När du flyttar till en annan post eller stänger formuläret eller tabellen sparas ändringarna.

Överst på sidan

Ta bort en post

När du tar bort en post, tas informationen bort permanent från tabellen. Därför måste du vara säker på att du vill ta bort en post innan du gör det. Om du bara behöver ta bort en del information men inte hela posten, markerar du de data som du vill ta bort och trycker på DEL.

Ta bort en post

  1. Markera posten eller de poster som du vill ta bort.

    Du markerar en post genom att klicka på postväljaren bredvid posten, om det går att använda postväljaren.

    Om du vill utvidga eller minska markeringen drar du postväljaren (om den är tillgänglig), eller trycker på SKIFT+NEDPIL eller SKIFT+UPPIL.

  2. Tryck på DEL.

    eller

    Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.

Mer information om att ta bort poster finns i artikeln tar bort en eller flera poster från en databas.

Överst på sidan

När sparas data?

När du redigerar data i ett formulär eller en tabell, sparas ändringarna automatiskt när du flyttar till en annan post eller när du stänger formuläret eller tabellen. När du redigerar en post visas en pennsymbol i postväljaren till vänster om den aktuella posten. När du flyttar till en annan post, försvinner pennsymbolen vilket anger att ändringarna har sparats.

I tabellen nedan visas några av symbolerna för postväljaren.

Symbol

Betydelse

Indikator för aktuell post

Den aktuella posten, som har sparats i befintligt skick. Den aktuella posten anges med att färgen i postväljaren ändras.

Indikator för redigerad post

Posten redigeras och ändringarna har ännu inte sparats.

Indikator för låst post

Den här posten är låst av en annan användare och du kan inte redigera den.

Indikator för ny post

Detta är en ny post där du kan skriva information.

Indikator för primärnyckel

Detta är fältet för primärnyckel som innehåller ett värde som unikt identifierar posten.

Obs!: Om du vill spara ändringar av en post utan att flytta till en annan post, klickar du på Spara post i gruppen Poster på fliken Start.

Överst på sidan

Ångra ändringar

Om du skriver fel data går det ofta att ångra ändringarna. När du till exempel redigerar data i ett fält kan du klicka på Ångra i verktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på ESC om du vill ångra ändringarna. Om du vill ångra alla ändringar av en post trycker du på ESC igen. Även efter att du har sparat ändringarna eller flyttat till en annan post kan du ångra genom att klicka på Ångra i verktygsfältet Snabbåtkomst. Men så snart du börjar redigera en annan post, använda eller ta bort ett filter eller växla till ett annat fönster blir ändringarna permanenta.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×