Lär dig strukturen i en Access-databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du känner till mer om tabeller, formulär, frågor och andra objekt i en databas blir det enklare att utföra en mängd olika uppgifter, till exempel att registrera data i formulär, lägga till eller ta bort tabeller, söka efter och ersätta data och köra frågor.

Den här artikeln innehåller en grundläggande översikt över strukturen i en Microsoft Office Access-databas. Access innehåller flera verktyg som du kan använda när du bekantar dig med strukturen i en viss databas. I den här artikeln beskrivs också hur, när och varför du använder varje verktyg.

Vad vill du göra?

Förstå grunderna i en Access-databas

Se information om objekt i en databas

Utforska en tabell i designvyn

Visa relationerna mellan tabeller

Se hur objekt använder andra objekt

Förstå grunderna i en Access-databas

En databas är en samling information om ett speciellt ämne eller med ett speciellt syfte. Informationen kan användas till exempel för att hålla reda på kundorder eller en skivsamling. Om databasen inte är lagrad på en enda dator, eller om endast delar av den är det, kanske informationen hämtas från ett antal olika källor som du själv koordinerar och organiserar.

Anta att telefonnummer till dina leverantörer lagras på flera olika platser, till exempel i ett adressarkiv, i produktinformationsblad i ett arkivskåp och i ett kalkylblad för orderinformation. Om en leverantör ändrar sitt telefonnummer måste du uppdatera informationen i var och en av de tre lagringsplatserna. I en väl utformad Access-databas lagras telefonnumret bara en gång, och därför behöver du bara uppdatera det på ett enda ställe. Om du uppdaterar leverantörens telefonnummer där, uppdateras det automatiskt på alla andra platser i databasen.

Access-databasfiler

Med Access kan du hantera all information i ett och samma arkiv. I en Access-databasfil kan du använda:

  • Tabeller för att lagra data.  

  • Frågor för att hitta och hämta exakt de data som du vill ha.

  • Formulär för att granska, lägga till och uppdatera data i tabeller.   

  • Rapporter för att analysera och skriva ut information med en viss layout.

Data från tabeller används i en fråga, ett formulär och en rapport

1. Du kan spara information i en tabell, men granska informationen från flera platser. När du uppdaterar data, uppdateras de automatiskt överallt i databasen.

2. Hämta data genom att använda en fråga.

3. Visa eller ange data genom att använda ett formulär.

4. Visa eller skriv ut data genom att använda en rapport.

Samtliga av dessa objekt, d.v.s. tabeller, frågor, formulär och rapporter, är   databasobjekt.

Obs!: Vissa Access-databaser innehåller länkar till tabeller som lagras i andra databaser. Du kan till exempel ha en Access-databas som bara innehåller tabeller, och en annan Access-databas som innehåller länkar till tabellerna, men även frågor, formulär och rapporter som baseras på de länkade tabellerna. Vanligtvis spelar det ingen roll om en tabell är en länkad tabell eller en tabell som lagras i databasen.

Tabeller och relationer

Om du vill lagra data skapar du en tabell för varje typ av data som ska gå att spåra. Det kan vara till exempel kundinformation, produkter och orderinformation. Du definierar relationer mellan tabellerna om du vill kunna hämta data från flera tabeller genom att använda en fråga, ett formulär eller en rapport.

Data i tabeller som är kopplade via gemensamma fält

1. Kundinformation som tidigare fanns i en distributionslista lagras nu i tabellen Kunder.

2. Orderinformation som tidigare fanns i ett kalkylblad lagras nu i tabellen Order.

3. Det som skiljer en post från en annan i en tabell är ett unikt ID, till exempel ett kund-ID. Genom att i en tabell lägga till ett unikt ID-fält från en annan tabell, och definiera en relation mellan de båda fälten, kan du matcha relaterade poster i de båda tabellerna och sammanfoga dem i ett formulär, en rapport eller en fråga.

Frågor

Med en fråga kan du söka efter och hämta information, även från flera tabeller, som uppfyller de villkor du anger. Med frågor kan du också uppdatera eller ta bort flera poster samtidigt och använda den hämtade informationen i fördefinierade eller anpassade beräkningar.

En fråga som returnerar resultat från flera tabeller

1. Tabellen Kunder innehåller kundinformation.

2. Tabellen Order innehåller information om kundorder.

3. Med den här frågan hämtas order-ID och obligatoriskt datum från ordertabellen, och företagsnamn- och ortdata från kundtabellen. Med frågan returneras bara order för april och bara för kunder som finns i London.

Formulär

Med ett formulär kan du enkelt visa, ange och ändra data en rad i taget. Du kan också utföra annat, som att skicka data till andra program. Formulär innehåller vanligtvis kontroller som är kopplade till underliggande fält i tabeller. När du öppnar ett formulär hämtas informationen från en eller flera tabeller, och sedan visas informationen i den layout som definierades när formuläret skapades. Du kan skapa ett formulär genom att använda något av Formulär-kommandona i menyfliksområdet eller genom att använda Formulärguiden. I designvyn kan du också skapa ett formulär från grunden.

Med formulär kan du visa och ange data

1. I en tabell visas många poster samtidigt, men du kanske måste rulla fönstret vågrätt för att se alla data i en post. Det går inte heller att uppdatera data från mer än en tabell i taget när du granskar en tabell.

2. I ett formulär är en post i fokus hela tiden, och det är möjligt att visa flera fält från olika tabeller, liksom bilder och objekt.

3. Ett formulär kan innehålla knappar som du klickar på om du vill skriva ut en rapport, öppna andra objekt eller utföra andra åtgärder automatiskt.

Rapporter

Med en rapport kan du snabbt analysera data eller strukturera information för utskrift eller för andra format. Du kan exempelvis skicka ut en rapport där data har strukturerats på ett visst sätt och där summor har beräknats, eller också kan du skapa en rapport där adressinformationen har formaterats för utskrift på adressetiketter.

Rapporter som innehåller formaterade data eller beräkningar

1. Använd en rapport om du vill skapa adressetiketter.

2. Använd en rapport om du vill visa summor i ett diagram.

3. Använd en rapport om du vill visa beräknade summor.

Nu känner du till den grundläggande strukturen i Access-databaser. Fortsätt läsa om du vill lära dig hur du utforskar en Access-databas med hjälp av de inbyggda verktygen.

Överst på sidan

Visa information om objekten i en databas

Ett av de bästa sätten att ta reda på mer om en viss databas är att använda Databasdokumenteraren. Med den bygger du en rapport som innehåller detaljerad information om objekten i databasen. Du börjar med att välja vilka objekt som ska dokumenteras i rapporten. När du sedan startar Databasdokumenteraren visas en rapport som innehåller all information om de valda databasobjekten.

  1. Öppna den databas som ska dokumenteras.

  2. Klicka på Databasdokumenteraren i gruppen Analysera på fliken Databasverktyg.

  3. Klicka i dialogrutan Dokumenteraren på den flik som motsvarar den typ av databasobjekt som ska dokumenteras. Om du vill skapa en rapport för alla objekt i databasen klickar du på fliken Alla objekttyper.

  4. Markera ett eller flera av de objekt som visas på fliken. Om du vill markera alla objekt klickar du på Markera allt.

  5. Klicka på OK.

    I Databasdokumenteraren skapas en rapport som innehåller detaljerad information om vart och ett av de markerade objekten. Rapporten öppnas i förhandsgranskningsläget. Om du använder Databasdokumenteraren för till exempel ett dataregistreringsformulär innehåller den skapade rapporten data om hela registreringsformuläret, om varje sektion i formuläret och om alla knappar, etiketter, textrutor och andra kontroller i formuläret, samt eventuella kodmoduler och användarbehörigheter som är kopplade till formuläret.

  6. Du skriver ut rapporten genom att klicka på Skriv ut i gruppen Skriv ut på fliken Förhandsgranska.

Överst på sidan

Undersöka en tabell i designvyn

Om du öppnar en tabell i designvyn får du detaljerad information om tabellens struktur. Till exempel kan du hitta datatypinställningen för respektive fält, eventuella indatamasker eller se om uppslagsfält används i tabellen – fält som använder frågor för att hämta data från andra tabeller. Den här informationen är användbar eftersom datatyper och indatamasker kan påverka möjligheten att hitta data och köra uppdateringsfrågor. Anta till exempel att du vill använda en uppdateringsfråga för att uppdatera vissa fält i en tabell genom att kopiera data i liknande fält från en annan tabell. Frågan körs inte om datatyperna för respektive fält i käll- och måltabellerna inte stämmer överens.

  1. Öppna den databas som ska analyseras.

  2. Högerklicka på den tabell som du vill undersöka i navigeringsfönstret och klicka sedan på Design på snabbmenyn.

  3. Vid behov antecknar du namnet för varje tabellfält och den datatyp som har tilldelats varje fält.

    Den datatyp som har tilldelats ett fält är begränsande för vilken typ av data som går att ange i fältet och storleken för de data som anges. Med en viss datatyp kanske det bara går att ange till exempel 20 tecken i ett textfält, och det går inte att ange text i ett fält som har tilldelats datatypen Tal.

  4. Om du vill kontrollera om ett fält är ett uppslagsfält klickar du på fliken Uppslag i den nedre delen av rutnätet, under Fältegenskaper.

    I ett uppslagsfält visas en uppsättning värden (ett eller flera fält, till exempel för förnamn och efternamn), trots att en annan uppsättning värden (ett fält, till exempel ett numeriskt ID) lagras i fältet. Exempel: Ett visst uppslagsfält kan innehålla exempelvis en anställds ID-nummer (det lagrade värdet), men det värde som visas är namnet på den anställda personen. Om du använder ett uppslagsfält i uttryck eller i sök- och ersättoperationer, använder du det lagrade värdet, inte det visade värdet. Om du använder ett uppslagsfält i ett uttryck eller en sök- och ersättoperation och vill säkerställa att uttrycket eller operationen fungerar som avsett bör du känna till uppslagsfältets lagrade och visade värden.

    I följande bild visas ett vanligt uppslagsfält. Kom ihåg att de inställningar som visas i egenskapen Radkälla varierar.

    Använda en tabell eller fråga som datakälla för ett uppslagsfält

    I det här uppslagsfältet används en fråga för hämtning av data från en annan tabell. Det finns också en annan typ av uppslagsfält, en så kallad värdelista. Den innehåller en hårdkodad alternativlista. I den här bilden visas en vanlig värdelista.

    Använda en värdelista som datakälla för ett uppslagsfält

    Som standard används datatypen Text för värdelistor.

    Det bästa sättet att hitta leta upp och värdet listor är genom att visa fliken uppslag och sedan klicka på posterna i kolumnen Datatyp för varje fält i tabellen. Mer information om hur du skapar uppslagsfält och värdelistorna finns i Skapa ett uppslagsfält.

Överst på sidan

Visa relationer mellan tabeller

Om du vill visa en grafisk översikt över tabellerna i en databas, fälten i varje tabell och relationerna mellan tabellerna använder du objektfliken Relationer. På objektfliken Relationer får du överblick över tabell- och relationsstrukturen i databasen, vilket är viktigt om du vill skapa eller ändra relationer mellan tabeller.

Obs!: Du kan också använda objektfliken Relationer om du vill lägga till, ändra eller ta bort relationer.

  • Öppna den databas som ska analyseras.

  • Klicka på relationer på fliken Databasverktyg i gruppen Visa/Dölj...

Objektfliken Relationer öppnas och där visas befintliga relationer mellan alla tabeller i den öppna databasen.

En relation mellan två tabeller

Mer information om tabellrelationer finns i Guide till tabellrelationer.

Överst på sidan

Visa hur objekt används av andra objekt

I rutan Objektberoenden visas hur databasobjekt, till exempel tabeller, formulär och rapporter, samverkar med eller beror på andra objekt.

Med hjälp av rutan Objektberoenden kan du undvika oavsiktlig borttagning av postkällor. Anta att en försäljningsdatabas innehåller frågan Kvartalsorder och att du inte behöver frågan längre. Innan du tar bort frågan bör du ta reda på om databasen innehåller andra objekt, till exempel formulär eller rapporter, som frågan är datakälla för. Därefter kan du ändra de beroende objekten genom att ta bort referenser till frågan, eller också kan du ta bort beroende objekt tillsammans med frågan. Genom att visa en fullständig lista över beroende objekt slipper du kontrollera objektegenskaperna manuellt, vilket effektiviserar och förhindrar misstag.

Rutan Objektberoenden är också användbar om du vill ändra designen för ett databasobjekt. I rutan kan du kontrollera hur dina ändringar inverkar på andra objekt. Använd rutan Objektberoenden för planering av omfattande designändringar.

Använd fönstret Objektberoenden

  1. Öppna den databas som du vill undersöka.

  2. Välj eller öppna en tabell, ett formulär, en rapport eller en fråga i navigeringsfönstret.

  3. Klicka på Objektberoenden i gruppen Visa/dölj på fliken Databasverktyg.

  4. Om du blir ombedd klickar du på OK för att uppdatera beroendeinformationen.

    Rutan Objektberoenden visas.

    Rutan Objektberoenden

  5. Om du vill visa en lista över alla objekt som använder det objekt som valdes i steg 2 klickar du på Objekt som är beroende av detta objekt överst i rutan. Om du vill visa en lista över de objekt som används av det valda objektet klickar du på Objekt som detta objekt är beroende av.

  6. Om du vill visa ett visst objekts beroendeinformation klickar du på visningsikonen (+) vid objektet. I Access visas högst fyra beroendenivåer för ett objekt.

Kom ihåg följande när du använder rutan Objektberoenden:

  • Beroendeinformation är bara tillgänglig om du har behörighet för att öppna ett objekt i designvyn.

  • Rutan innehåller ingen information om makron och kodmoduler.

  • Rutan fungerar bara för tabeller, formulär, rapporter och frågor, utom för följande typer av frågor:

    • Redigeringsfrågor, d.v.s. frågor som används för att infoga, uppdatera eller ta bort data

    • SQL-specifika frågor, inklusive unionsfrågor, datadefinitionsfrågor och direktfrågor

    • Underfrågor

      Om kapslade frågor används skapas beroendeinformation bara för den yttersta frågan. Det gäller också för källtabellerna och frågor i en frågas underdatablad samt för uppslagsfält.

  • I Access baseras beroendeinformationen på de namnförteckningar som används i den automatiska funktionen för namnkorrigering. Med den utförs automatisk korrigering av vanliga fel som kan uppstå när du byter namn på formulär, rapporter, tabeller, frågor, fält eller kontroller i formulär och rapporter. Om funktionen för automatisk namnkorrigering har inaktiverats, blir du ombedd att aktivera den innan det går att visa beroendeinformationen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×