Lär dig att söka efter poster

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I takt med att databasen växer kan det krävas mer än en snabb översikt över ett datablad om du vill hitta specifika poster. I den här artikeln visar vi dig fem sätt att hitta specifika poster utifrån dina behov.

Vad vill du göra?

Bläddra igenom alla poster

Gå till en specifik post

Söka efter en viss post

Filtrera för att se ett begränsat antal poster

Skapa en fråga för att hitta en viss post

Bläddra igenom alla poster

Du kan bläddra igenom poster med TABB-tangenten om du vill hitta en viss post genom att gå till en post i taget, i tur och ordning. Du kan också bläddra igenom posterna i en tabell i Databladsvy med knapparna för navigering i poster. Knapparna för navigering i poster finns längst ned i tabellen eller formuläret.

Navigeringsknappar

1. Gå till den första posten

2. Gå till föregående post

3. Rutan Aktuell post

4. Gå till nästa post

5. Gå till den sista posten

6. Öppna en ny (tom) post

7. Filterindikator

8. Sökruta

Meddelanden: 

  • När du klickar i rutan Aktuell post kan du skriva ett postnummer och sedan trycka på RETUR för att flytta till den posten. Postnummer räknas i tur och ordning från början på formuläret eller databladet. De motsvarar inte några fältvärden.

  • Filterindikatorknappen visar om ett filter används. Om inget filter används eller om alla filter har rensats, visas Inget filter. Klicka på den här knappen när Filtrerad visas om du vill ta bort filtret. När Ofiltrerad visas klickar du på knappen om du vill använda det senast använda filtret.

  • När du skriver text i rutan Sök markeras det första matchande värdet i realtid allt eftersom du skriver varje tecken. Tack vare den här funktionen kan du snabbt söka efter en post med ett matchande värde.

Överst på sidan

Gå till en specifik post

Du kan gå till en specifik post i Access om du vet vilken post du vill hitta. I Gå till kan du välja en specifik post i en listruta. Gå till-rutan läggs vanligtvis till i formulär.

Rutan Gå till

  • Om du vill navigera till en post klickar du på pilen till höger om rutan Gå till och väljer sedan en post från den nedrullningsbara listan.

    Obs!: Om du känner till de första tecknen i posten som du vill flytta till, skriver du dem i rutan Gå till. Då går det snabbare att hitta posten.

I rutan Gå till visas tillräckligt med data för att unikt identifiera varje post. När du väljer en post i listan visas resten av postens data i formulärets huvudområde.

Överst på sidan

Söka efter en viss post

Du kan söka efter en specifik post i tabeller och formulär genom Hitta-fliken i dialogrutan Sök och ersätt. Det är ett effektivt sätt att söka efter en given post som uppfyller vissa villkor (t.ex. sökord) samt jämförelseoperatorer (t.ex. "lika med" och "innehåller").

Obs!: Det går bara att använda dialogrutan Sök och ersätt om tabellen eller formuläret innehåller data. Detta gäller även om det inte finns några synliga poster då ett filter används.

  1. Öppna tabellen eller formuläret och klicka sedan på det fält som du vill söka i.

  2. Klicka på Sök i gruppen Sök på fliken Start. Du kan också trycka på CTRL+F.

    Dialogrutan Sök och ersätt visas med fliken Sök markerad.

  3. Skriv värdet som du vill söka efter i rutan Sök efter.

  4. Om du vill söka i ett annat fält, eller söka i hela den underliggande tabellen, klickar du på ett lämpligt alternativ i listan Sök i.

    Tips: I listan Matcha representeras din jämförelseoperator (till exempel "är lika med" eller "innehåller"). Om du vill bredda dina sökkriterier klickar du på Del av fält i listan Matcha.

  5. Markera Alla i listan Sök och klicka sedan på Sök nästa.

  6. Klicka på Avbryt i dialogrutan Sök och ersätt när det objekt som du söker efter är markerat. Då stängs dialogrutan. De poster där villkoren uppfylls visas som markerade.

Mer information om hur du använder dialogrutan Sök och ersätt finns i artikeln Ändra data med hjälp av dialogrutan Sök och ersätt.

Överst på sidan

Filtrera för att se ett begränsat antal poster

Du kan filtrera för att visa ett begränsat antal poster om du endast vill visa poster som uppfyller specifika kriterier och jämförelseoperatorer. Om du snabbt vill begränsa antalet poster som visas högerklickar du på ett fält vars värde du vill matcha, och markerar sedan Är lika med, Är inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn. Ett filter kan aktiveras eller inaktiveras och därför är det enkelt att växla mellan filtrerad och ofiltrerad vy över samma data. Med ett filter begränsas endast vilka poster som visas, till skillnad från en sökning.

  1. Om du vill använda ett filter som utgår från en markering öppnar du en tabell eller ett formulär.

  2. Kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan är filtrerat genom att klicka på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start och sedan klicka på Radera alla filter, om det kommandot är tillgängligt.

  3. Flytta till posten som innehåller det värde du vill använda i filtret och klicka sedan i kolumnen (i databladsvyn) eller kontrollen (i formulär- eller rapportvyn eller layoutvyn). Om du vill filtrera utifrån en del av en markering, markerar du de tecken som du vill använda.

  4. Gå till Start-fliken. Gå till gruppen Sortera och filtrera. Klicka på Markering. Klicka på det filter du vill använda.

  5. Upprepa steg 3 och 4 om du vill filtrera andra fält utifrån en markering.

Mer information om hur du använder filter finns i artikeln Filter: Begränsa antalet poster i en vy.

Överst på sidan

Skapa en fråga för att hitta en viss post

Metoderna för att söka efter och filtrera poster är mycket användbara om du vill hitta specifika poster i olika lägen. Kanske vill du dock regelbundet utföra samma sökning eller filtrering. Du kan då skapa en fråga, så slipper du gå igenom samma procedur gång på gång. En fråga är ett kraftfullt och flexibelt sätt att söka efter specifika poster, eftersom du då kan utföra anpassade sökningar, använda egna filter och sortera poster. Du kan skapa egna frågor om du vill fokusera på specifika poster och få svar på specifika frågeställningar. När du väl skapat en fråga kan du spara och återanvända den samt ta fram formulär och rapporter med den.

När du använder en fråga för att söka eller filtrera, använder du villkor som baseras på den typ av data du söker efter. Olika typer av information lagras som olika typer av data. Till exempel födelsedagar lagras som datum-/tidsdata, medan namn lagras som textdata.

Ibland går det inte att hitta en viss post som du vet finns. Det kan inträffa om du visar poster i ett formulär eller en fråga där vissa poster inte visas på grund av värdet i ett visst fält. I följande exempel visas hur du använder en fråga när du söker efter poster.

Anta att du använder en databas som har skapats med Microsoft Office Access 2007-mallen Ärenden för att följa upp ärenden. Tabellen Ärenden innehåller ett fält, med namnet Status, som anger om ett visst ärende är aktivt, löst eller avslutat. Du kan skapa en fråga som visar de ärenden vars status är Avslutat genom att följa anvisningarna nedan:

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

  2. Dubbelklicka på Ärenden i dialogrutan Visa tabell och klicka på Stäng.

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) i Ärenden-tabellen i frågedesignern. Då ser du till att visa alla fält i de poster som returneras av frågan.

    Ärenden.* visas i den första kolumnen i designrutnätet, i raden Fält. Detta anger att alla fält i tabellen Ärenden ska returneras.

  4. Dubbelklicka på Status i tabellen Ärenden i frågedesignern.

    Status visas i den andra kolumnen i rutnätet, i raden Fält.

  5. Avmarkera kryssrutan i raden Visa i den andra kolumnen i designrutnätet. Då visas inte Status-fältet i frågan.

    Om du inte avmarkerar kryssrutan Visa i kolumnen Status, visas fältet Status två gånger i frågeresultatet.

  6. Skriv ="Avslutat" i den andra kolumnen i designrutnätet, i raden Villkor. Detta är sökvillkoret. På det här sättet ser du till att frågan bara returnerar de poster där värdet på Status är "Avslutat".

    Obs!: I det här exemplet används bara ett sökvillkor. Du kan använda många sökvillkor genom att lägga till villkor för flera fält, och genom att använda raden eller och de extra raderna under eller.

    Frågan är klar att köra, och ser ut ungefär så här:

    Frågerutnät

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

    Obs!: Såvida du inte redan har börjat följa upp ärenden och därför har data i tabellen Ärenden – och har angett status för minst ett ärende till "Avslutat" – returneras inga resultat. Du kan emellertid spara frågan och använda den senare.

  8. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

  9. Ange ett namn (t.ex. Avslutade ärenden) för frågan i Frågenamn-fältet i dialogrutan Spara som. Klicka på OK.

Nu har du en fråga som visar ärenden vars status är Avslutat.

Mer information om hur du skapar frågor för att hjälpa dig att hitta poster finns i artikeln Skapa en enkel urvalsfråga.

Mer information om sök- och filtervillkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×