Lägga till tid utanför kontoret i medarbetares Outlook-kalendrar

Du markera enkelt tid som upptagen eller frånvarande i kalendern i Outlook. Hur gör du om du inte använder Office 365 och inte har kalenderdelning aktiverad men behöver se till att dina kollegor vet när du är frånvarande? Den här artikeln förklarar hur du lägger till anpassade heldagsaktiviteter i dina kollegors kalendrar utan att den lediga tiden i deras kalendrar påverkas.

Att schemalägga semesterperioder med en mötesförfrågan är en process i två steg. Först ser du till att dina kollegor får veta att du kommer att vara frånvarande genom att lägga till din semester i deras kalendrar. Sedan blockerar du din semestertid i din egen kalender.

Steg 1: Lägg till din semester i medarbetarnas kalendrar

När du markerar tid som frånvarande i kalendern ser dina medarbetare detta när de försöker boka möten med dig. Skulle det inte vara bra att kunna meddela alla innan du åker bort utan att påverka deras status som ledig/upptagen eller fylla deras kalendrar? Du göra det genom ställa in så att din information visas i deras kalendrar som en heldagsaktivitet som till skillnad från normala heldagsaktiviteter som visas som upptagen tid i stället visas som ledig tid. Medarbetarnas tillgänglighet vad gäller ledig/upptagen påverkas inte.

Obs!: Mötesförfrågningar är utformade för att skickas mellan Outlook-användare. För att kunna se andra personers kalendrar medan en mötesförfrågan skapas i Outlook måste din organisation använda Microsoft Exchange Server.

  1. På fliken Start i Kalender klickar du på Nytt möte.

    Kortkommando  Använd kortkommandot Ctrl+Skift+Q för att skapa en ny mötesförfrågan.

  2. Ange en beskrivning i rutan Ämne och vid behov en plats i rutan Plats.

  3. I listorna Starttid och Sluttid väljer du start- och sluttid för din frånvaro. För semestrar innebär detta normalt hela dagar. Markera då kryssrutan Hela dagen.

    Obs!: Som standard använder Outlook datorns aktuella tidszonsinställning vid schemaläggning. Om du vill schemalägga din frånvaro baserat på en annan tidszon går du till gruppen Alternativ och klickar på Tidszoner.

  4. I gruppen Alternativ går du till Visa som och klickar på Ledig i listrutan. Om du redan angivit att detta är en heldagsaktivitet ställs Visa som automatiskt till Ledig.

    Viktigt!: 

    • Kontrollera att inställningen Visa som är inställd på Ledig. Det gör att mottagarna av mötesförfrågan kan godkänna mötesförfrågan och lägga till din semestertid i sina kalendrar utan att blockera någon tid. Mottagarnas kalendrar kommer fortfarande att vara tillgängliga för bokning under din semester.

    • För heldagsaktiviteter är aktivitetens starttid vid midnatt. För att undvika att dina medarbetare får meddelanden vid olämpliga tillfällen ställer du in inställningen för Påminnelse till Ingen.

  5. Skriv den information du vill dela med mottagarna.

  6. Lägg till mottagarna på raden Till.

  7. Om du vill meddela dina kollegor om ett antal återkommande tillfällen som du kommer att vara frånvarande går du till gruppen Alternativ och klickar på Återkommande och väljer upprepningsmönstret och klickar på OK.

  8. Klicka på Skicka.

När mötesförfrågan skickas med Visa som inställd på Ledig visas aktiviteten längst upp i dina medarbetares Outlook-kalendrar – en visuell påminnelse som inte blockerar någon arbetstid.

Obs!: Om du inte valde hela dagen visas aktiviteten i själva schemat, inte längst upp. Den är fortfarande markerad som ledig tid.

Steg 2: Blockera semestertid i kalendern

Om du följde stegen i förra avsnittet var den mötesförfrågan du skickade markerad som ledig tid för att inte blockera tid på andra personers kalendrar. Tiden är därför markerad som ledig även i din kalender. Du måste nu skapa ytterligare en avtalad tid för dig själv, så att andra kan se att du inte är tillgänglig under denna tid.

Ett vanligt misstag är att öppna mötesförfrågan du skapade och ändra Visa som från Ledig till Frånvarande efter att du skickat den ursprungliga förfrågan. Om du gör det så skickas en uppdatering till alla mottagare för mötesförfrågan som ändrar Ledig till Frånvarande och orsakar då de problem som du utförde de förra stegen för att undvika. Du måste skapa ytterligare en avtalad tid i kalendern där Visa som är inställd på Frånvarande.

När andra använder Outlook-kalendern för att schemalägga möten och andra aktiviteter kan de se din tillgänglighet om du inte ändrat inställningarna i kalendern för att förhindra det. Normalt så har avtalade tider, möten och aktiviteter Visa som inställd på Upptagen. Det går även att skapa objekt med Visa som inställd på Frånvarande. Objekt som är inställda som Frånvarande anses likna de som är inställda på Upptagen – du förväntas inte vara tillgänglig under denna tid. Visuellt är det skillnad mellan de två typerna – objekt som är inställda på Frånvarande visas i lila och objekt som är inställda på Upptagen visas i blått. Skillnaden understryker varför du inte är tillgänglig. Du kanske kan flytta ett objekt som skapar en konflikt och som är markerat med Upptagen, men troligen varken kan eller vill du ändra ett objekt markerat Frånvarande, som din semester.

  1. På fliken Start i Kalender klickar du på Ny avtalad tid.

  2. Ge den tid du ska vara frånvarande ett namn i rutan Ämne.

  3. I Starttid och Sluttid klickar du på de datum då din frånvaro börjar och slutar.

  4. Markera kryssrutan Hela dagen.

  5. Ändra inställningen Visa som till Frånvarande.

  6. Klicka på Spara och stäng.

Obs!: Du kan om du vill ta bort (från din kalender, inte från någon annans) den ursprungliga mötesförfrågan du skickade. Annars kan du låta den vara kvar så att du enkelt kan skicka en uppdatering eller en avbokning om planerna ändras.

Steg 1: Lägg till din semester i medarbetarnas kalendrar

När du markerar tid som frånvarande i kalendern ser dina medarbetare detta när de försöker boka möten med dig. Skulle det inte vara bra att kunna meddela alla innan du åker bort utan att påverka deras status som ledig/upptagen eller fylla deras kalendrar? Du göra det genom ställa in så att din information visas i deras kalendrar som en heldagsaktivitet som till skillnad från normala heldagsaktiviteter som visas som upptagen tid i stället visas som ledig tid. Medarbetarnas tillgänglighet vad gäller ledig/upptagen påverkas inte.

Obs!: Mötesförfrågningar är utformade för att skickas mellan Outlook-användare. För att kunna se andra personers kalendrar medan en mötesförfrågan skapas i Outlook måste din organisation använda Microsoft Exchange Server.

  1. På menyn Arkiv pekar du på Nytt och klickar sedan på Mötesförfrågan.

    Kortkommando  Använd kortkommandot Ctrl+Skift+Q för att skapa en ny mötesförfrågan.

  2. Ange en beskrivning i rutan Ämne och vid behov en plats i rutan Plats.

  3. I listorna Starttid och Sluttid väljer du start- och sluttid för din frånvaro. För semestrar innebär detta normalt hela dagar. Markera då kryssrutan Hela dagen.

    Obs!: Som standard använder Outlook datorns aktuella tidszonsinställning vid schemaläggning. Om du vill schemalägga din frånvaro baserat på en annan tidszon går du till fliken Möte och klickar på Tidszoner i gruppen Alternativ.

  4. I gruppen Alternativ går du till Visa som och klickar på Ledig i listrutan. Om du redan angivit att detta är en heldagsaktivitet ställs Visa som automatiskt till Ledig.

    Viktigt!: 

    • Kontrollera att inställningen Visa som är inställd på Ledig. Det gör att mottagarna av mötesförfrågan kan godkänna mötesförfrågan och lägga till din semestertid i sina kalendrar utan att blockera någon tid. Mottagarnas kalendrar kommer fortfarande att vara tillgängliga för bokning under din semester.

    • För heldagsaktiviteter är aktivitetens starttid vid midnatt. För att undvika att dina medarbetare får meddelanden vid olämpliga tillfällen ställer du in inställningen för Påminnelse till Ingen.

  5. Skriv den information du vill dela med mottagarna.

  6. Lägg till mottagarna på raden Till.

  7. Om du vill meddela dina kollegor om ett antal återkommande tillfällen som du kommer att vara frånvarande går du till fliken Möte och klickar på Återkommande i gruppen Alternativ och väljer sedan upprepningsmönstret och klickar på OK.

    När du lägger till ett återkommande mönster till en mötesförfrågan ändras fliken Möte till Återkommande möte.

  8. På fliken Möte, i gruppen Visa klickar du på Avtalad tid.

  9. Klicka på Skicka.

När mötesförfrågan skickas med Visa som inställd på Ledig visas aktiviteten längst upp i dina medarbetares Outlook-kalendrar – en visuell påminnelse som inte blockerar någon arbetstid.

Obs!: Om du inte valde hela dagen visas aktiviteten i själva schemat, inte längst upp. Den är fortfarande markerad som ledig tid.

Steg 2: Blockera semestertid i kalendern

Om du följde stegen i förra avsnittet var den mötesförfrågan du skickade markerad som ledig tid för att inte blockera tid på andra personers kalendrar. Tiden är därför markerad som ledig även i din kalender. Du måste nu skapa ytterligare en avtalad tid för dig själv, så att andra kan se att du inte är tillgänglig under denna tid.

Ett vanligt misstag är att öppna mötesförfrågan du skapade och ändra Visa som från Ledig till Frånvarande efter att du skickat den ursprungliga förfrågan. Om du gör det så skickas en uppdatering till alla mottagare för mötesförfrågan som ändrar Ledig till Frånvarande och orsakar då de problem som du utförde de förra stegen för att undvika. Du måste skapa ytterligare en avtalad tid i kalendern där Visa som är inställd på Frånvarande.

När andra använder Outlook-kalendern för att schemalägga möten och andra aktiviteter kan de se din tillgänglighet om du inte ändrat inställningarna i kalendern för att förhindra det. Normalt så har avtalade tider, möten och aktiviteter Visa som inställd på Upptagen. Det går även att skapa objekt med Visa som inställd på Frånvarande. Objekt som är inställda som Frånvarande anses likna de som är inställda på Upptagen – du förväntas inte vara tillgänglig under denna tid. Visuellt är det skillnad mellan de två typerna – objekt som är inställda på Frånvarande visas i lila och objekt som är inställda på Upptagen visas i blått. Skillnaden understryker varför du inte är tillgänglig. Du kanske kan flytta ett objekt som skapar en konflikt och som är markerat med Upptagen, men troligen varken kan eller vill du ändra ett objekt markerat Frånvarande, som din semester.

  1. Öppna Arkiv-menyn i Kalender, peka på Nytt och klicka på Avtalad tid.

  2. Ge den tid du ska vara frånvarande ett namn i rutan Ämne.

  3. I Starttid och Sluttid klickar du på de datum då din frånvaro börjar och slutar.

  4. Markera kryssrutan Hela dagen.

  5. Ändra inställningen Visa som till Frånvarande.

  6. Klicka på Spara och stäng.

Obs!: Du kan om du vill ta bort (från din kalender, inte från någon annans) den ursprungliga mötesförfrågan du skickade. Annars kan du låta den vara kvar så att du enkelt kan skicka en uppdatering eller en avbokning om planerna ändras.

Snabbreferens

Rekommendationer för användning av Outlook-kalendern

Schemalägga ett möte med andra personer

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×