Lägga till postnummerstreckkoder på etiketter och kuvert i Publisher

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

För att automatisera sorteringen av brev till över 100 miljoner unika utdelningsadresser i USA har postverket i USA (USPS) utvecklat DPBC (Delivery Point Barcode). Om du förser dina kuvert och etiketter med postnummerstreckkoder kan du vara berättigad en automatiseringsrabatt.

Adressetikett med streckkod

I den här artikeln

Streckkod krav

Lägga till postnummerstreckkoder i en mottagarlista

Öppna eller skapa ett kuvert eller etikett publikation

Använd dokumentkoppling för att lägga till streckkoderna i publikationen

Förhandsgranska och skriva ut kuvert och etiketter

Villkor för postnummerstreckkoder

Innan du förser etiketter och kuvert med postnummerstreckkoder, måste du installera ett särskilt teckensnitt för postnummerstreckkoder på datorn. Streckkodsteckensnitt kan du skaffa från mängder av företag. Om du vill hitta ett företag som erbjuder streckkodsteckensnitt, kan du söka efter ”streckkodsteckensnitt”, ”barcode font” eller ”bar code font” på Microsoft Office Marketplace på Office Online eller någon annan sökmotor på Internet.

Läs noga igenom dokumentationen som medföljer det streckkodsteckensnitt du köper. Dokumentationen bör tydligt ange vilka tecken och siffror som krävs för att skapa en giltig streckkod, samt vilken teckenstorlek som krävs av USPS, hur du skapar de långa streck som omgärdar streckkoden och annat.

USPS riktlinjer för postnummerstreckkoder varierar beroende på vilken typ av utskick (bokstaven svara e-post, tidskrifter och så vidare). Måste du kontrollera riktlinjerna för kraven som relaterar till din specifika användningen. Grupp adressetiketter kostnader kräver att du följer vissa hantering och e-procedurer. Dessutom ändras USPS med jämna mellanrum som beräknas postnummerstreckkoder. Se till att arbeta med din lokala inlägg office dessa orsaker.

Överst på sidan

Lägga till postnummerstreckkoder i en mottagarlista

Etiketter och kuvert förser du med streckkoder på samma vis som du lägger till namn och adresser, det vill säga genom att förbereda en datakälla och använda Koppla dokument.

Datakällan kan vara en mottagarlista i Microsoft Office Publisher, en databastabell i Microsoft Office Access, ett kalkylblad i Microsoft Office Excel, kontaktlistan i Microsoft Office Outlook eller en annan strukturerad fil där du har sparat namn och adresser som du vill koppla till etiketter eller kuvert.

Du måste skapa en streckkodskolumn i datakällan. Varje rad i streckkodskolumnen måste innehålla en kombination av bokstäver och tecken som i streckkodsteckensnittet sedan skrivs ut som de två långa strecken som omgärdar streckkoden, postnumret, utdelningskoden samt kontrolltecknet.

Excel-kalkylblad som innehåller kolumnen Streckkod

1. Varje kolumn i en datakälla representerar en informationskategori. Du kan förse dina utskrivna etiketter och kuvert med den specifika information som lagrats på varje rad i en kolumn genom att infoga en kolumnplatshållare (kallas även för datafält) i startpublikationen.

2. Tecknen och siffrorna i den här cellen definierar postnummerstreckkoden för adressen på samma rad. I det här exemplet representerar parenteser de långa streck som omgärdar streckkoden. Information om vilka tecken du ska använda hittar du i dokumentationen som medföljer ditt postnummerstreckkodsteckensnitt.

3. Informationen i varje rad motsvarar den information som kommer att visas på en etikett eller ett kuvert.

Lägga till streckkoder i en datakälla

Om du inte redan har en distributionslista som du kan använda som datakälla, måste du skapa ett. Information om hur du skapar distributionslistor finns i Tips om distributionslistor.

Om du redan har en distributionslista måste du förse alla poster med streckkodssiffror. Du kan ange siffrorna i en kolumn i den datakälla som du tänker använda för dokumentkopplingen.

Om din datakälla har skapats i Publisher, kan du uppdatera den med hjälp av följande steg. Om din datakälla har skapats i Access, Excel, Outlook eller något annat program, är det enklast att uppdatera datakällan i det program du använde för att skapa den. Du kan också redigera en datakälla som skapats i något av de programmen efter att du anslutit till mottagarlistan när du kopplar dokument i Publisher.

Uppdatera datakällan

  1. Peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn i Publisher och klicka sedan på Redigera adresslista.

  2. Markera datakällan i dialogrutan Öppna adresslista och klicka sedan på Öppna.

  3. Klicka på Anpassa kolumner i dialogrutan Redigera datakälla.

  4. Klicka på Lägg till i dialogrutan Anpassa adresslista.

  5. Ange ett fältnamn (eller en kolumnrubrik) i dialogrutan Lägg till fält, till exempel Streckkod, klicka på OK och klicka sedan på OK igen.

  6. I dialogrutan Redigera datakälla klickar du på den första cellen i den nya kolumnen där du vill infoga data.

  7. Ange en streckkod och flytta sedan till nästa rad med hjälp av tangenten NEDPIL.

  8. Upprepa tills du har listat alla streckkoder som du planerar att använda.

  9. Spara och stäng filen genom att klicka på OK.

    Obs!: Även om du har en streckkodskolumn i datakällan, krävs fortfarande en postnummerkolumn om du vill att postnummer och andra postkoder ska visas i adressen på de utskrivna kuverten eller etiketterna.

Överst på sidan

Öppna eller skapa en etikett- eller kuvertpublikation

När datakällan väl har konfigurerats är du klar att öppna kuvert- eller etikettpublikationen. Om du redan har en publikation som du har distribuerat tidigare kan du öppna den. Börjar du från början, öppnar du en publikation med samma storlek som de kuvert eller etiketter som du tänker skriva ut namn, adresser och streckkoder på. Skriver du ut etiketter, kontrollerar du produktnumret på den inköpta etikettbehållaren, till exempel 5160 eller L7163. Du behöver det för att öppna rätt publikation.

Öppna en befintlig publikation

  1. Starta Publisher.

  2. Klicka på ÖppnaArkiv-menyn.

  3. Leta reda på den kuvert- eller etikettpublikation som du vill använda i dialogrutan Öppna publikation och klicka sedan på Öppna.

Börja från början med kuvert

  1. Starta Publisher.

  2. Gör något av följande i listan Publikationstyper:

    • Vill du starta med ett tomt kuvert, klickar du först på Storlek på tomma sidor och sedan på Kuvert.

    • Vill du starta med ett fördefinierat kuvert klickar du på Kuvert under Publikationstyper, och anpassar sedan publikationen som du vill.

      Under Anpassa kan du ange färg- och teckensnittsscheman och den företagsinformation som du vill tillämpa på designen.

  3. Klicka på Skapa.

Starta från början med etiketter

Många publikationer kan ställas in för utskrift på en specifik tillverkares etikettprodukter. Du kan till exempel utforma etiketter med utgångspunkt i någon av mallarna i Publisher och sedan skriva ut publikationen på en specifik tillverkares etikettpapper, till exempel Avery, NCR eller Printec.

  1. Starta Publisher.

  2. Klicka först på Storlek på tomma sidor i listan Publikationstyper och sedan på Adressetiketter, Medieetiketter eller Övriga etiketter.

    Under Anpassa kan du ange färg- och teckensnittsscheman och den företagsinformation som du vill tillämpa på designen.

  3. Hitta tillverkarnamnet för dina etiketter och utöka listan.

  4. Rulla genom etikettpublikationerna, klicka på det produktnummer eller den storlek som bäst matchar uppgifterna på din etikettbehållare och klicka sedan på Skapa.

    Om du inte ser ett publikationsnummer som överensstämmer exakt med siffrorna på ditt paket, tittar du på paketet och den information som medföljde etiketterna. Andra produktnummer med motsvarande storlek och layout som etiketterna du köpt kan vara uppräknade, och de kan vara tillgängliga i Publisher. Vill du till exempel skriva ut på Avery 8163 kan du välja Avery 8463, 8663, 15163 eller 18163 i Publisher.

Överst på sidan

Förse publikationer med streckkoder med hjälp av Koppla dokument

När du har öppnat etikett- eller kuvertpublikationen är du redo att ansluta den till en datakälla, vilket är en fil som innehåller namnen, adresserna och de streckkoder som du vill lägga till. När du har anslutit är det dags att lägga till platshållare (kopplingsinstruktioner) i startpublikationen, som anger var adressen och streckkoden ska placeras på de utskrivna etiketterna eller kuverten.

Om du vill koppla bilder till publikationssidor – att lägga till en företagslogotyp, till exempel – datakällan måste inkludera filnamn eller sökvägar för de bildfiler som du vill sammanfoga. Inkludera inte faktiska bilder eller bilder i datakällan.

Ansluta till datakällan

  1. Peka på Utskick och katalogerVerktyg-menyn och klicka sedan på Koppla dokument.

  2. Klicka på Använd en befintlig lista under Skapa mottagarlista i åtgärdsfönstret Koppla dokument och klicka sedan på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.

  3. Klicka på den datakälla som innehåller streckkoderna i dialogrutan Välj datakälla.

    Som standard lagras datakällorna i mappen Mina datakällor. Om datakällan finns i en annan mapp letar du upp den manuellt.

  4. Klicka på Öppna.

    Beroende på vilken typ av datakälla du väljer kan det hända att andra dialogrutor öppnas där du uppmanas att ange specifik information. Om datakällan exempelvis är en Microsoft Excel-arbetsbok med flera kalkylblad måste du välja det kalkylblad som innehåller den information som du vill använda och sedan klicka på OK.

  5. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument kan du välja att begränsa eller sortera posterna i datafilen. Du kanske till exempel bara vill distribuera publikationen till kunder i en viss stad. Om du inte vill begränsa eller sortera informationen klickar du på OK. Vill du begränsa eller sortera informationen kan du göra följande innan du klickar du på OK.

    • Avmarkera kryssrutan framför en rad om du inte vill att informationen på raden ska visas på en etikett eller ett kuvert.

    • Om du vill sortera raderna efter den stigande eller fallande ordningen i en viss kolumn klickar du på kolumnrubriken.

    • Om du vill begränsa listan med rader enligt vissa kriterier klickar du på pilen bredvid en kolumnrubrik.

      Obs!: Om du använder en fil med Outlook-kontakter som datakälla och har lagrat streckkoderna i något av infofälten (till exempel Info 1), måste du rulla långt åt höger i dialogrutan Koppla dokument för mottagare för att se det fältet. Du kan ändra ett fälts position i dialogrutan genom att dra fältets kolumnrubrik till vänster eller höger.

  6. Klicka på OK om du vill gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla dokument.

Lägga till och formatera platshållare

Platshållare, som också kallas för datafält, motsvarar kolumnrubriker i datakällan. Genom att placera ett streckkodsdatafält i en etikett- eller kuvertpublikation anger du var du vill att informationen från streckkodskolumnen ska hamna i de utskrivna kopiorna. Du kan formatera fält så att informationen på de utskrivna etiketterna eller kuverten ser ut precis som du vill. Streckkodsfältet måste formateras med teckensnittet för postnummerstreckkoder.

Lägga till och formatera platshållare på kuvert

  1. Om du har skapat en uppsättning med företagsinformation infogas den som returadress. Om så inte är fallet och du inte skriver ut på kuvert som är förtryckta med din returadress, eller om du har utgått från en tom sidstorlek när du skapade din kuvertpublikation, lägger du till din returadress.

    • Om det finns exempeltext för returadressen, klickar du på den och anger sedan din returadress.

    • Om ingen avsändaradress textruta i verktygsfältet objekt klickar du på Textrutan Bild av knapp . Dra diagonalt om du vill skapa en textruta för avsändaradressen på kuvert, och Skriv avsändaradressen.

  2. Lägg därefter till adress- och streckkodsfält.

    • Om det finns exempeltext för postadressen på kuvertet, går du till nästa steg.

    • Om ingen textrutan för e-postadress klickar du på Textrutan Bild av knapp i verktygsfältet objekt. Dra diagonalt om du vill skapa en textruta för e-postadressen på kuvert.

  3. Klicka på Textrutan Bild av knapp igen på verktygsfältet objekt. På kuvert, ovanför textrutan e postadress dra diagonalt om du vill skapa ytterligare en textruta för streckkoden. Rita textruta enligt förskjutning som anges av USPS fältet kod riktlinjer. Till exempel måste den troliga streckkoden vara minst.04 tum från formulärets överkant kryssrutan postadress för text, ned i textrutan streckkoden och kanten på kuvertet. Textrutan måste förmodligen ska vara nästan 3 tum länge för att passa hela utskrivna streckkoden.

    Obs!: Kontrollera riktlinjerna från USPS beträffande marginaler och avstånd.

  4. Klicka i textrutan för postadressen.

  5. Klicka på Adressblock under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

  6. Välj format för mottagarnamnen i dialogrutan Infoga till adressblock och klicka på Matcha fält.

  7. Kontrollera att alla adresskomponenter som du använder i dina adresser i listan till vänster motsvaras av en kolumn i datakällan till höger i dialogrutan Matcha fält. Klicka på OK och sedan på OK en gång till.

    Fältet «Adressblock» visas i kuvertpublikationen.

  8. Klicka i textrutan för streckkoden. Klicka i streckkodsdatafältet i listan i åtgärdsfönstret Koppla dokument under Förbered publikationen, så att fältet «Streckkod» visas i kuvertpublikationen.

    Lista med datafält i åtgärdsfönstret Koppla dokument

    Om du kopplar streckkoder från en fil med Outlook-kontakter, kallas fältet med streckkoder sannolikt för Info 1, Info 2, Info 3 eller Info 4.

  9. Markera fältet «Streckkod» eller «Info» som du just har lagt till, inklusive sparretecknen (« »).

  10. Öppna Format-menyn och klicka på Tecken.

  11. Markera teckensnittet för streckkoden i dialogrutan Teckensnitt, under Teckensnitt. Under Storlek markerar du den teckenstorlek som krävs för att möta kraven från USPS enligt dokumentationen för ditt teckensnitt.

  12. Klicka på OK.

    Storleken och utseendet för fältet «Streckkod» eller «Info» kan ändras.

    Du kan även ändra teckensnittet, storleken och färgen för postadresstexten. Markera bara fältet «Adressblock», inklusive sparretecknen (« ») och tillämpa önskad formatering.

Lägga till och formatera platshållare på etiketter

  1. Lägg till adress- och streckkodsfält på något av följande vis:

    • Klicka på etikettens exempeltext om det finns någon sådan. Placera pekaren över cirkeln vid textrutans överkant. Minska textrutans storlek till två tredjedelar eller hälften av den ursprungliga storleken genom att dra nedåt. Avmarkera textrutan genom att klicka utanför den.

    • Om det finns inga exempeltexten på etiketten i verktygsfältet objekt klickar du på Textrutan Bild av knapp . På etiketten, dra diagonalt om du vill skapa en adressetikett adressruta som är ungefär hälften till-program höjden och nästan hela längden på etiketten, förutom om.25 tum i båda ändar. Se till att lämna ungefär.125 tum utrymme längst ned i etiketten.

  2. Klicka på Textrutan Bild av knapp i verktygsfältet objekt.

  3. Skapa en textruta för streckkoden genom att dra diagonalt i etikettens tomma övre område. Gör den här textrutan lika lång som den andra och lämna minst en millimeters avstånd mellan textrutans överkant och etikettens överkant, liksom mellan textrutans nederkant och den undre textrutan.

  4. Klicka i textrutan för postadressen på etiketten. Klicka på Adressblock under Fler objekt i åtgärdsfönstret Koppla dokument.

  5. Välj format för mottagarnamnen i dialogrutan Infoga till adressblock och klicka på Matcha fält.

  6. Kontrollera att alla adresskomponenter som du använder i dina adresser i listan till vänster motsvaras av en kolumn i datafilen till höger i dialogrutan Matcha fält. Klicka på OK och sedan på OK en gång till.

    Fältet «Adressblock» visas i etikettpublikationen.

  7. Klicka i textrutan för streckkoden. Klicka i streckkodsdatafältet i listan i åtgärdsfönstret Koppla dokument under Förbered publikationen, så att fältet «Streckkod» visas i kuvertpublikationen.

    Lista med datafält i åtgärdsfönstret Koppla dokument

    Om du kopplar streckkoder från en fil med Outlook-kontakter, kallas fältet med streckkoder sannolikt för Info 1, Info 2, Info 3 eller Info 4.

  8. Markera fältet «Streckkod» eller «Info» som du just har lagt till, inklusive sparretecknen (« »).

  9. Öppna Format-menyn och klicka på Tecken.

  10. Markera teckensnittet för streckkoden i dialogrutan Teckensnitt, under Teckensnitt. Under Storlek markerar du den teckenstorlek som krävs för att möta kraven från USPS enligt dokumentationen för ditt teckensnitt. Klicka på OK

    Storleken och utseendet för fältet «Streckkod» eller «Info» kan ändras.

    Du kan även ändra postadresstextens teckensnitt, storlek och färg. Markera bara fältet «Adressblock» och tillämpa önskad formatering.

Överst på sidan

Förhandsgranska och skriva ut kuvert och etiketter

Nu är du redo att koppla informationen i datafilen till publikationen och på så vis skapa en ny etikett eller ett nytt kuvert för varje rad med information som du har valt att koppla. Problem som måste korrigeras innan du skriver ut publikationerna hittar du genom att förhandsgranska publikationerna.

Förhandsgranska adresser och streckkoder

  1. Klicka på navigering knapparna Knappen Framåt Bakåtknappen om du vill se hur varje post visas i den kopplade publikationen om du vill förhandsgranska posterna.

    Så här kan en av de kopplade publikationerna se ut:

    Förhandsgranskning av etikett med streckkod

  2. Hittar du några problem, är det i det här stadiet du bör korrigera dem. Här följer några exempel på problem som kan uppstå:

  3. Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på Nästa: Skapa kopplade publikationer längst ned i åtgärdsfönstret.

En del av streckkoden saknas

Textrutan för streckkoden kanske inte är tillräckligt lång för att rymma hela streckkoden. Klicka på textrutans kant och dra i ett vitt handtag tills textrutan har rätt längd.

Adresserna visas inte korrekt

Adresser kanske inte visas korrekt. Klicka på länken Adressblock i åtgärdsfönstret Koppla dokument. Flytta pekaren till det övre vänstra hörnet av textrutan som innehåller den Adressblock, klickar du på Kopplingsinstruktion listrutemenyn Alternativ för Koppla fält och klicka sedan på Ändra adressblock. Klicka på Matcha fält i dialogrutan Ändra adressblock. Kontrollera att varje adress komponent visas till vänster som du använder i dina adresser matchas med en kolumn från datakällan till höger i dialogrutan Matcha fält. Klicka på OK och klicka sedan på OK.

Textformateringen ser inte korrekt ut

Du kanske måste ändra adressblockets teckensnitt, teckenstorlek eller färg. Markera fältet «Adressblock», inklusive sparretecknen (« »). Öppna dialogrutan Teckensnitt genom att klicka på TeckenFormat-menyn, och gör de ändringar som krävs.

Skriva ut den kopplade publikationen

Nu är du redo att skriva ut. Om du skriver ut adresser och streckkoder på kuvert, skriver du ut publikationerna på separata ark. Skriver du ut adresser och streckkoder på etiketter kan du antingen skriva ut ett antal adresser och streckkoder på samma etikettark, eller samma adress och streckkod på alla etiketter på ett ark.

Skiva ut adresser och streckkoder på kuvert

När du har skapat kuvertet och valt den sidstorlek som du vill använda kan du skriva ut kuvertet.

  1. Klicka först på Skriv ut i åtgärdsfönstret Koppla dokument och sedan på fliken Inställningar för publikationer och papper.

  2. Kontrollera fönstret Förhandsgranska. Om du inte är säker på hur du ska mata in kuvertet klickar du på Visa hur papperet matas in och klickar sedan på Öppna dialogrutan Inställningar för kuvert.

  3. Bild med tjock blå kantlinje visar det rekommenderade alternativet för skrivaren i dialogrutan Inställningar för kuvert.
    Bild av kuvertinställning

    Antalet fack och alternativ beror på skrivarens tillverkare, typ och modell.

  4. Klicka på OK och klicka sedan på Skriv ut.

  5. Spara publikationen genom att klicka på SparaArkiv-menyn.

    Obs!: Kom ihåg att det du sparar inte är den utskrivna uppsättningen kuvert. Du sparar snarare publikationen med dess koppling mellan datakällan och platshållarfälten. Genom att spara publikationen, kan du snabbt skapa en ny uppsättning kuvert när du behöver det. Publikationen bevarar länken till datakällan som du anslöt den till, vilket innebär att du kan gå direkt till förhandsgranskningssteget nästa gång.

Skriva ut adresser och streckkoder på etiketter

  1. Klicka på SkrivarinställningArkiv-menyn.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Skrivarinställning:

    • Om du vill att varje etikett på ett ark ska innehålla olika adresser och streckkoder, klickar du först på Flera sidor per ark under Utskriftsalternativ och sedan på OK.

    • Om du vill att flera kopior av samma adress och streckkod ska skrivas ut på ett arks etiketter, klickar du först på Flera kopior per ark under Utskriftsalternativ och sedan på OK.

  3. Förhandsgranska publikationen och kontrollera att etikettinformationen justeras korrekt på etikettarket. Klicka på Förhandsgranska under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument. Om så behövs, kan du ändra justeringen av adresserna och streckkoderna på etiketterna.

    Hur gör jag?

    1. Stäng förhandsgranskningsfönstret genom att klicka på Stäng.

    2. Välj UtskriftsformatArkiv-menyn.

    3. Klicka på Avancerat i dialogrutan Utskriftsformat. Ändra marginalerna och avstånden om så krävs i dialogrutan Anpassade sidstorlekar och klicka sedan två gånger på OK.

    4. Klicka på Förhandsgranska igen under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument och kontrollera dina ändringar.

  4. Stäng förhandsgranskningsfönstret genom att klicka på Stäng.

  5. Klicka på Skriv ut under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument. Klicka på de utskriftsalternativ som du vill använda och klicka på OK.

  6. Spara publikationen genom att klicka på SparaArkiv-menyn.

    Obs!: Kom ihåg att det du sparar inte är den utskrivna uppsättningen kuvert. Du sparar snarare publikationen med dess koppling mellan datakällan och platshållarfälten. Genom att spara publikationen, kan du snabbt skapa en ny uppsättning kuvert när du behöver det. Publikationen bevarar länken till datakällan som du anslöt den till, vilket innebär att du kan gå direkt till förhandsgranskningssteget.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×