Lägga till ett uppslagsfält i en tabell

Använd ett uppslagsfält för att hitta ("slå upp") värden i en tabell som du kan använda i en annan tabell. Ett uppslagsfält kan ge värden till en listruta och göra det enklare att mata in data i ett fält, oavsett om det är data i ett kalkylblad, formulär eller i en webbprogramvy i Access.

Anta att du vill ha en lista över USA:s 50 delstater så att användarna kan välja en i listan istället för att skriva in namnet. Du använder Uppslagsguiden i Access för att ange ett uppslagsfält för delstatens namn.

Skapa ett uppslagsfält i ett Access-webbprogram

Skapa ett uppslagsfält i en skrivbordsdatabas

Skapa en lista med värden som ska användas i ett uppslagsfält

I ett Access-webbprogram

I en skrivbordsdatabas

Kombinationsruta mot uppslagsfält med automatisk komplettering

Skapa ett uppslagsfält i ett Access-webbprogram

Om du använde en databasmall för att skapa programmet eller lade till en tabell med hjälp av en mall kan det hända att Access redan har skapat några uppslagsrelationer mellan tabeller. Du kan hitta uppslagsfält genom att öppna en tabell i designvyn i Access och titta i kolumnen Datatyp där du ser datatypen Uppslag.

Så här använder du Uppslagsguiden för ett Access-webbprogram:

  1. Öppna tabellen i designvyn i Access-skrivbordsprogrammet.

  2. I den första tomma raden i listan med fält skriver du in ett namn på det nya uppslagsfältet och väljer Uppslag i kolumnen Datatyp. Då startar Uppslagsguiden.

    Viktigt!: I ett Access-webbprogram måste du lägga till ett nytt fält och ställa in det direkt på att använda datatypen Uppslag. Om du försöker ändra ett befintligt fält för datatypen Uppslag går det inte att spara ändringarna i tabellstrukturen, även om fältet aldrig har haft några värden. Den här begränsningen gäller endast för ett webbprogram.

  3. Klicka på Jag vill att uppslagsfält ska hämta värdena från en annan tabell eller fråga.

  4. Välj den tabell eller fråga som du vill använda som datakälla.

  5. I listan Vilket värde vill du visa i uppslaget? väljer du det fält eller den fråga som du vill använda för uppslagsdata.

  6. Välj hur värdena ska sorteras i listan Vill du sortera objekten i uppslaget? .

  7. Välj ett alternativ för att hantera vad som händer när en post i källtabellen tas bort.

    Obs!: Alternativet Förhindra borttagning om det finns motsvarande poster… är oftast bäst eftersom det då är lättare att upprätthålla dataintegriteten. Var försiktig med de andra alternativen.

  8. Klicka på OK och spara tabellen.

Läs mer om Datatyper för Access-skrivbordsdatabaser och Datatyper för Access-program.

Skapa ett uppslagsfält i en skrivbordsdatabas

  1. I designvyn väljer du ett befintligt fält eller lägger till ett nytt fält och väljer datatypen Uppslagsguiden.

  2. På den första skärmen i guiden väljer du Jag vill att uppslagsfält ska hämta värdena från en annan tabell eller fråga och klickar sedan på Nästa.

  3. Under Vy väljer du den tabell eller fråga som du vill använda som källa. Klicka sedan på Nästa.

  4. Klicka på Nästa för att bekräfta.

  5. Välj en sorteringsordning och klicka sedan på Nästa.

  6. Markera rutan Dölj nyckelkolumn (rekommenderas) för att dölja källtabellens nyckelkolumn om det inte är det fält som du vill visa i listan. Om till exempel den första kolumnen innehåller ett tal och den andra kolumnen innehåller de värden som du vill se vill du antagligen inte se den första kolumnen.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Om du inte redan har angett ett namn på fältet använder guiden fältnamnet från den andra tabellen eller namnet på källfrågan.

  9. Klicka på Slutför och spara tabellen.

    Tips: Om du konverterar ett befintligt fält till ett uppslagsfält varnar Access för att eventuella befintliga värden kan gå förlorade när du konverterar det. Om du behöver spara värdena gör du en kopia av tabellen som du ska ändra, inklusive dess struktur och data.

Skapa en lista med värden som ska användas i ett uppslagsfält

Istället för att använda ett befintligt fält eller en fråga som källa kan du skapa en lista med värden.

I ett Access-webbprogram

  1. Öppna tabellen i designvyn i Access-skrivbordsprogrammet.

    Viktigt!: I ett webbprogram måste du använda ett nytt fält. Du kan inte spara ändringar i tabellstrukturen om du ändrar fältets datatyp till Uppslag, även om fältet aldrig har haft några värden.

  1. Lägg till ett nytt fält och välj Uppslag som datatyp. Då startar Uppslagsguiden.

  2. Klicka på rutan Jag skriver värdena själv.

  3. Skriv in värdena, ett på varje rad, och klicka sedan på OK.

I en skrivbordsdatabas

  1. Öppna tabellen i designvyn i Access-skrivbordsprogrammet. Du kan lägga till ett nytt fält eller konvertera ett befintligt fält till ett uppslagsfält.

  2. I fältets kolumn Datatyp klickar du på Uppslagsguiden.

  3. Klicka på knappen Jag skriver värdena själv och klicka på Nästa.

  4. Skriv in ett värde i varje cell i Kol1 i rutnätet (nedåt i kolumnen) och klicka på Nästa när du har skrivit in alla värden du vill ha.

  5. Markera rutan Endast från lista om du vill förhindra att användarna skriver in ett värde som inte finns i listan.

  6. Markera rutan Tillåt flera värden om du vill att användarna ska kunna välja flera värden för fältet.

Läs om att Lagra flera värden i ett uppslagsfält.

  1. Klicka på Finish.

Kombinationsruta mot uppslagsfält med automatisk komplettering

I den här listvyn för webbprogrammet är rutan Stat en kombinationslistkontroll som visar delstaternas namn i en listruta. När du skriver de första bokstäverna i en delstat hoppar du till den första träffen i listan. Använd en kombinationsruta om användarna ska kunna se alla alternativ i listan direkt.

Läs om att Lägga till en kombinationsruta i en vy.

Alternativ i en kombinationsruta

I den här vyn är rutan Leveransområde knuten till fältet Område i tabellen Leveransområden. Rutan Leveransområde är en ruta med automatisk komplettering och inte en kombinationsruta. En ruta med automatisk komplettering är tom tills du börjar skriva – förslag visas allt eftersom du skriver in tecken som motsvarar alternativen i listan. Du kan använda en ruta med automatisk komplettering om användarna redan vet vad de söker efter och inte vill gå igenom en lång lista.

Skriva i en ruta med automatisk komplettering

Läs om att Lägga till en ruta med automatisk komplettering i en vy.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×