Lägga till en eller flera poster i en databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

I den här artikeln lär du dig hur du kan ange data i en Access-databas och innehåller bakgrundsinformation som behövs för att förstå de olika data post processerna. Dessutom beskrivs hur du använder olika metoder för inmatning av data i Access.

Artikelinnehåll

Grunderna i att lägga till poster

Lägga till poster direkt i en tabell i databladsvyn

Lägga till poster med hjälp av ett formulär

Redigera objekten i ett uppslagsfält

Ange nollängdssträngar

Lägga till poster genom att importera eller länka till data

Metoder för att spara tid när du anger data

Grunderna i att lägga till poster

Om du vill kunna registrera information snabbt och korrekt i en Access-databas blir det enklare om du förstår grunderna till hur en databas fungerar. I de följande styckena förklaras den grundläggande strukturen och de designregler som styr hur du registrerar information.

Hur databasens design påverkar informationsregistreringen

En Access-databas är inte en fil på samma sätt som ett Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint-bildspel. I stället en Access-databas är en samling objekt, tabeller, formulär, rapporter, frågor och så vidare, som måste samarbeta för en databas ska fungera korrekt.

Dessa objekt måste dessutom följa en grupp designregler, annars fungerar databasen dåligt eller inte alls. Dessa designregler påverkar hur du registrerar data. Ha detta i åtanke när det gäller databasobjekt och design medan du arbetar.

  • I Access lagras all information i en eller flera tabeller. Hur många tabeller du använder är beroende av databasens design och komplexitet. Oavsett om du vill visa informationen i ett formulär, en rapport eller i resultatet som returneras av en fråga lagras informationen i tabeller, och de andra objekten i databasen byggs på ovanpå dessa tabeller.

  • I varje tabell kan bara acceptera en typ av data. En tabell med kontaktinformation ska till exempel inte innehålla försäljningsinformation. Om den gör det kan det vara svårt eller till och med hopplöst att hitta rätt information.

  • De olika fälten i en tabell kan vanligtvis bara innehålla en typ av data. Du kan till exempel inte lagra anteckningar i ett fält som har konfigurerats att innehålla tal. Om du försöker att skriva text i ett sådant fält, visas ett felmeddelande.

  • Med några undantag acceptera fält i en post endast ett värde. Du kan till exempel inte anger mer än en adress i adressfältet. Det här är i motsats till Microsoft Excel, som standard kan du ange valfritt antal namn eller adresser eller bilder i en enskild cell om du inte anger den cellen för att acceptera begränsade typer av data.

    Däremot kan du ange en avgränsad lista över objekt i fält som har datatypen Text och PM. Dessutom innehåller Access en funktion som kallas flervärdesfältet. Du använder flervärdesfält bifoga flera element till en enda post och skapa listor som har stöd för flera värden. Du kan till exempel bifoga en Microsoft PowerPoint-bildspel och valfritt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välj så många namnen efter behov. Användning av flervärdesfält verka ska brytas reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en post per tabellfält men faktiskt inte, eftersom Access använder reglerna ”bakom kulisserna” genom att lagra data i särskilda, dolda tabeller.

  • I äldre versioner av Access (före 2007) var du tvungen att utforma och skapa minst en tabell innan du kan ange data. Var du tvungen att avgöra vilka fält du vill lägga till i tabellen och du har angett datatyper för varje fält. Du kan nu öppna en tom tabell och börja ange data i nyare versioner av Access. Access utläsa datatypen för fältet baserat på vad du har angett.

Mer information

Informationen i det här avsnittet vidrör på databasdesign tabelldesign och en funktion som kallas flervärdesfält.

Länkarna nedan leder till artiklar med mer information om dessa ämnen.

  • Grundläggande databasdesign

    I den här artikeln beskrivs grundläggande begrepp som hur du planerar en databas, designar data och normalisering – d.v.s. hur du delar upp data i relaterade tabeller och tar bort redundant data.

  • Skapa tabeller i en databas

    I den här artikeln beskrivs hur du skapar tabeller, lägger till primärnycklar (fält som unikt identifierar varje rad eller post i tabellen) samt hur du konfigurerar datatyper och tabellegenskaper.

  • Bifoga filer till poster i databasen

    I den här artikeln beskrivs hur du bifogar en eller flera filer till ett fält för bifogade filer.

  • Använda en lista där flera värden lagras

    I den här artikeln beskrivs hur du använder kryssrutelistor och kryssrutor med nedrullningsbara listor för att lagra fler än ett värde.

Hur datatyper påverkar dataregistreringen

När du designar en databastabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, vilket gör dataregistreringen mer exakt. Anta att du öppnar en tom tabell och registrerar försäljningssiffror. Då tillämpas automatiskt datatypen Tal på fältet. Om någon skriver text i det fältet visas ett felmeddelande och användaren kan inte spara den ändrade posten – så att informationen skyddas.

Visa hur du visar-datatyper som stöds

Gör något av följande i navigeringsfönstret:

  • Dubbelklicka på tabellen som du vill undersöka för att öppna tabellen i databladsvyn. På fliken fält i gruppen formatering kontrollerar du värdet i listan datatyp. Anteckning om du använder Access 2007 hittar du den här listan på fliken datablad i gruppen -datatyper som stöds och formatering. Värdet ändras när du placerar du markören i de olika fälten i tabellen. Den här bilden visas i listan:

    Listan Datatyp

  • Högerklicka på tabellen som du vill undersöka och klicka på Design.

    Tabellen öppnas i rutnätet och i den övre delen visas namnet och datatypen på respektive tabellfält. I bilden nedan visas en vanlig tabell i rutnätet.

    Fält i designvyn

Datatypen som du har angett för varje tabellfält ger den första nivån med kontroll över vad du kan och inte kan ange i ett fält. I vissa fall, t ex när du arbetar med ett PM-fält kan du ange data som du vill använda. I annat fall som när du arbetar med ett Räknare-fält, datatyp förhindrar inställningen för fältet du att ange information alls. I följande tabell anges vilka datatyper som Access ger och beskriver hur de påverkar datainmatning.

Datatyp

Hur dataregistreringen påverkas

Text

Textfält acceptera text eller numeriska tecken, inklusive avgränsad listor med objekt. Ett textfält accepterar ett mindre antal tecken än ett PM-fält – från 0 till 255 tecken. I vissa fall kan du använda konverteringsfunktioner för att utföra beräkningar på data i ett textfält. Lägg märke till början i Access 2013 och textdata typer har bytt namn till Kort Text.

PM

Du kan registrera stora mängder text och numerisk information i den här typen av fält. Om databasdesignern konfigurerar fältet till att ha stöd för RTF-formatering, kan du dessutom tillämpa de typer av formatering som brukar finnas i ordbehandlingsprogram, t.ex. Word. Du kan t.ex. tillämpa olika teckensnitt och teckenstorlekar på specifika tecken i texten, göra dem feta eller kursiva o.s.v. Du kan också lägga till HTML-taggar (Hypertext Markup Language) i informationen.

PM-fält har dessutom en egenskap som kallas Tillägg endast. När du har aktiverat den egenskapen du kan lägga till nya data i ett PM-fält, men du kan inte ändra befintliga data. Funktionen är avsedd att användas i program, till exempel ärendeuppföljning databaser, där du kan behöva registrera permanent som återstår inte ändras. När du placerar markören i ett PM-fält med Tillägg endast egenskapen aktiverad som standard försvinner i fältet. Du kan inte använda någon formatering eller andra ändringar i texten.

Lägg märke till början i Access 2013 och PM data typer har bytt namn till Lång Text.

Du också köra konverteringsfunktioner på data i ett PM-fält, så som du kan göra i ett textfält.

Tal

Du kan bara registrera tal i den här typen av fält, och utföra beräkningar på värdena i ett talfält.

Stort tal

Du kan ange endast tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värden i ett stort antal fält. Lägg märke till många-datatyper som stöds är bara tillgängliga i Office 365-prenumerationsversion av Access.

Datum/tid

Du kan bara ange datum och tid i den här typen av fält. Beroende på hur databasdesignern har konfigurerat fälten kan följande villkor gälla:

  • Om Databasdesigner en indatamask för fält (en serie literal och platshållare tecknen som visas när du väljer du fältet), måste du ange data i avstånd och det format som innehåller masken. Om du ser en mask, till exempel MMM_DD_YYYY kan skriver du till exempel okt 11 2017 i rutorna. Du kan inte ange ett fullständigt namn eller ett värde som tvåsiffriga årtal.

  • Om designern inte har skapat en indatamask för att styra hur du anger ett datum eller klockslag, kan du ange det värde med hjälp av ett giltigt datum- eller tidsformat. Du kan till exempel skriva 11 oktober 2017, 10/11/17, 11 oktober 2017 och så vidare.

  • Databasdesigner kan gälla visningsformat i fältet. I så fall, om det finns inga indatamask du kan ange ett värde i nästan alla format, men Access visar datum i enlighet med visningsformatet. Du kan ange 10/11/2017, men på visningsformat kan vara inställd så att den visar värden som 11-okt-2017.

Valuta

Du kan bara ange valutavärden i den här typen av fält. Du behöver inte ange valutasymbolen manuellt. Den aktuella valutasymbolen ( ¥, £, $, kr o.s.v.) som anges i de nationella inställningarna i Windows används automatiskt.

Räknare

Du kan aldrig skriva eller ändra data i den här typen av fält. Värdena i ett Räknare-fält ökas stegvist när du lägger till en ny post i en tabell.

Beräknat

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fältet när som helst. Resultatet av det här fältet avgörs av ett uttryck som du definierar. Värdena i ett beräknat fält uppdateras när du lägger till eller redigera en ny post i en tabell. Lägg märke till beräkning-datatyper som stöds har lagts till i Access början i Access 2010.

Ja/Nej

När du klickar i ett fält som har konfigurerats för den här datatypen visas en kryssruta eller nedrullningsbar listruta. Om du formaterar fältet till att visa en lista, kan du välja Ja eller Nej, Sant eller Falskt eller eller Av i listan beroende på hur du formaterar fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värdena i den direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Använd den här typen av fält när du vill visa data från en fil som har skapats i ett annat program. Du kan till exempel visa en textfil, ett Excel-diagram eller PowerPoint-bilder i ett fält för OLE-objekt.

Med hjälp av bifogade filer är det snabbare, enklare och mer flexibelt att visa data från andra program. Mer information finns under posten Bifogde filer, senare i den här tabellen.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält och Access radbryts den i en webbadress. Till exempel om du anger ett värde i fältet Access runt texten med http://www. your_text.com. Om du anger en giltig webbadress fungerar din länk. Annars resulterar länken i ett felmeddelande. Dessutom kan kan redigera befintliga hyperlänkar vara svårt eftersom att klicka på ett hyperlänkfält med musen startar din webbläsare och tar dig till webbplatsen som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält, markera ett intilliggande fält, Använd TAB eller piltangenterna för att flytta fokus till hyperlänkfältet och tryck på F2 för att aktivera redigering.

Bifogad fil

Du kan bifoga data från andra program i den här typen av fält, men det går inte att skriva eller på annat sätt registrera text eller numerisk information.

Information om hur du använder ett fält för bifogade filer finns i artikeln bifoga filer och bilder till poster i databasen.

Uppslagsguiden

Uppslagsguiden är inte en datatyp. I stället använder du guiden när du vill skapa två typer av nedrullningsbara listrutor: värdelistor och uppslagsfält. En värdelista använder en begränsad lista med element som du anger manuellt i Uppslagsguiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Ett uppslagsfält används däremot en fråga för att hämta data från en eller flera av de andra tabellerna i en databas eller i en annan plats, till exempel en server som kör SharePoint. Uppslagsfältet visar data i en nedrullningsbar lista. Som standard anger Uppslagsguiden tabellfältet till datatypen tal.

Du kan arbeta med uppslagsfält direkt i tabeller och även i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslagsfält i en typ av listkontroll kallas en kombinationsruta – en lista som har en nedrullningsbar pil: En tom uppslagslista . Du kan redigera objekt i listan och lägga till objekt i listan beroende på hur Databasdesigner har ställt uppslagsfältet och kombinationsrutan. Om du vill göra det Databasdesigner måste ange en egenskap för uppslagsfältet (egenskapen kallas Endast från listaoch designern har att inaktivera funktionen).

Om du inte kan redigera värden i en söklista direkt, måste du lägga till eller ändra data i en fördefinierad lista med värden eller i den tabell som används som datakälla för uppslagsfältet. Information om hur du gör finns i Redigera objekten i ett uppslagsfält, senare i den här artikeln.

När du skapar ett uppslagsfält kan du slutligen också ange att det ska ha stöd för flera värden. När du gör detta innehåller den färdiga listan en kryssruta bredvid respektive listelement, så att du kan markera eller avmarkera de listelement som du behöver. I den här bilden visas en vanlig flervärdeslista:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar uppslagsfältet med flera uppslagsfält och använda de resulterande listorna finns i artiklarna använda en lista som innehåller flera värden och Guide till flervärdesfält.

Obs!: Bifogad fil, beräkning och innehåller många datatyper är inte tillgängliga i filformaten (.mdb).

Hur tabellegenskaper påverkar dataregistreringen

Förutom de designregler som styr strukturen i en databas och de datatyper som styr vad som kan registreras i ett visst fält, finns det flera egenskaper som också påverkar hur data registreras i en Access-databas.

Visa egenskaper för ett tabellfält

I Access finns två sätt att visa egenskaper för ett tabellfält. Du kan använda kontrollerna på fliken datablad eller du kan öppna tabellen i designvyn. Följande steg förklarar hur du använder båda metoderna.

Visa tabellegenskaper på fliken Datablad

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på önskad tabell.

  2. Klicka på fliken fält och använda kontrollerna i gruppen formatering för att visa egenskaper för varje tabellfält. Anteckning om du använder Access 2007 hittar du den här listan på fliken datablad i gruppen -datatyper som stöds och formatering.

Visa tabellegenskaper i designvyn

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen och klicka på Designläge Bild av knapp på snabbmenyn.

    Tabellen öppnas i rutnätet.

  2. Klicka på fliken Allmänt i rutnätets nedre del, om den inte redan är markerad.

    eller

    Visa egenskaperna för ett uppslagsfält genom att klicka på fliken Uppslag.

    Ett uppslagsfält är ett tabellfält som använder en fråga för att hämta värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visas dessa värden i formen av en lista. Beroende på hur databasdesignern har konfigurerat fältet kan du välja ett eller flera element från listan.

I tabellen nedan beskrivs de egenskaper som har den största inverkan på dataregistreringen och hur dessa påverkar registreringen.

Egenskap

Placering i tabellrutnätet

Giltiga värden

Beteende när du registrerar data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Teckenbegränsningen gäller bara för fält som har konfigurerats för datatypen Text. Om du försöker att registrera fler än angivet antal tecken, skärs dessa bort.

Obligatoriskt

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen aktiveras måste du skriva ett värde i ett fält och du kan inte spara någon ny information förrän du har fyllt i det obligatoriska fältet. När egenskapen inaktiveras accepterar fältet null-värden, vilket innebär att fältet kan vara tomt.

Obs!: Ett null-värde är inte detsamma som ett nollvärde. Noll är en siffra och "null" är ett saknat, odefinierat eller okänt värde.

Tillåt strängar med nollängd

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen är aktiverad kan du ange strängar med nollängd – strängar som inte innehåller några tecken. Du skapar strängar med nollängd genom att skriva ett par dubbla citattecken i fältet ("").

Indexerad

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du indexerar ett tabellfält förhindras du från att lägga till dubblettvärden. Du kan också skapa ett index från ett eller flera fält. Om du gör detta kan du duplicera värdena i ett fält, men inte i båda fälten.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierade eller egna grupper med sträng- och platshållartecken

En indatamask tvingar dig att lägga till data i ett fördefinierat format. Masker visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta att du klickar på ett datumfält och finns i den här teckenföljd: MMM-DD-YYYY. Som är en indatamask. Det gör att du kan ange månadsvärden som tre bokstäver förkortningar, till exempel okt och årsvärdet med fyra siffror, till exempel OCT-15-2017.

Obs!: Tänk på att indatamasker bara styr hur du registrerar data, inte hur de lagras och visas i Access.

Mer information om hur du skapar och använda indatamasker finns i artikeln kontroll datainmatningsformat med indatamasker. Mer information om hur Access lagrar och visar datum/tid-data finns i artikeln anger du ett datum eller klockslag värde.

Endast från lista

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar ändringar av objekt i ett uppslagsfält. Nya Access användare försöker ibland ändra objekt i ett uppslagsfält manuellt. När Access kan du inte ändra objekt i ett fält, har den här egenskapen angetts till Ja. Om den här egenskapen är aktiverad och du behöver ändra posterna i en lista, måste du öppna listan (om du wan om du vill redigera en värdelista) eller den tabell som innehåller källdata för listan (om du vill redigera ett uppslagsfält) och ändra värdena där. Mer information om hur du använder uppslagsfält finns i Redigera objekten i ett uppslagsfält, senare i den här artikeln.

Tillåt redigering av värdelistor

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera listobjekt för värdelistor men inte för uppslagsfält. Om du vill aktivera kommandot för uppslagsfält anger du ett giltigt formulärnamn i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt. Kommandot Tillåt redigering av värdelistor visas på en snabbmeny som du öppnar genom att högerklicka på en listrute- eller kombinationsrutekontroll. När du kör kommandot visas dialogrutan Redigera listobjekt. Om du anger namnet på ett formulär i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt startar det formuläret i stället för att dialogrutan visas.

Obs!: Du kan köra kommandot Redigera listobjekt från listrute- och kombinationsrutekontroller som finns i formulär, samt från kombinationsrutor som finns i tabeller och frågeresultat. Formulär måste öppnas i designvyn eller bläddringsvyn, medan tabeller och frågeresultat måste öppnas i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Fliken Uppslag

Namn på ett dataformulär

Om du anger namnet på ett dataformulär som värde i den här tabellegenskapen, öppnas det formuläret när en användare kör kommandot Redigera listobjekt. Annars visas dialogrutan Redigera listobjekt när användaren kör kommandot.

Överst på sidan

Lägga till poster direkt i en tabell i databladsvyn

En tabell som är öppen i databladsvyn påminner om ett Excel-kalkylblad och du kan skriva eller klistra in data i ett eller flera fält – motsvarigheten till en cell i ett kalkylblad.

Tänk på följande när du fortsätter

  • Du behöver inte spara informationen explicit. Ändringarna sparas automatiskt i tabellen när du flyttar insättningspunkten till ett nytt fält i samma rad eller när du flyttar markören till en annan rad.

  • Som standard är fälten i en Access-databas konfigurerade för en viss typ av data, till exempel text eller tal. Du måste registrera den typen av data som fältet kan acceptera, annars visas ett felmeddelande:

    Ett felmeddelande om ogiltigt värde

  • Ett fält kan ha en indatamask. En indatamask består av en uppsättning sträng- och platshållartecken som tvingar dig att registrera information i ett visst format.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln kontroll datainmatningsformat med indatamasker.

  • Med undantag för bifogade filer och uppslagsfältet med flera listor kan du ange bara en post i de flesta fält. Om du inte vet om ett fält kan ta emot bifogade filer kan kontrollera du den fältegenskaper. Om du vill göra det hittar du i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln. Du kan alltid identifiera ett uppslagsfält med flera listan eftersom visas en kryssruta bredvid varje listobjekt.

Registrera data i en tabell

  1. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på önskad tabell.

    Som standard öppnas tabellen i databladsvyn – ett rutnät som påminner om ett Excel-kalkylblad.

  2. Klicka i eller placera fokus på något annat på det första fältet som du vill använda och registrera informationen.

  3. Du flyttar till nästa fält i samma rad genom att trycka på TABB, använda höger- eller vänsterpil eller klicka på cellen i nästa fält.

    När du trycker på TABB används de nationella inställningarna i Windows för att bestämma om markören ska flyttas åt vänster eller höger. Om datorn använder ett språk som läses från vänster till höger, flyttas markören åt höger när du trycker på TABB. Om datorn använder ett språk som läses från höger till vänster, flyttas markören åt vänster.

    Du flyttar till nästa cell i en kolumn genom att använda upp- eller nedpil eller klicka i önskad cell.

Använda RTF-formatering till data i en lång textfält (PM)

  1. Tabellen öppnas i databladsvyn, väljer du en lång Text-fält. Om du använder Access 2007 eller Access 2010 som ska vara ett PM-fält.

    Normalt innehåller långa textfält kommentarer eller anteckningar så att du kan söka efter ett fält med namnet ”kommentarer” eller ”anteckningar”. Om du fortfarande inte hittar det långa textfältet hittar du i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv, ändra färg o.s.v.

Överst på sidan

Lägga till poster med hjälp av ett formulär

Med dataformulär kan du registrera information enklare, snabbare och med större precision. Du skapar vanligtvis formulär när du behöver registrera data i fler än en tabell samtidigt. Du skapar också formulär när du vill dölja vissa fält i en tabell, när du vill göra en databas enklare att använda (en åtgärd som minskar utbildningskostnaderna) och när du vill vara säker på att användarna registrerar informationen på rätt sätt.

Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på design i formuläret. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller, till exempel listor, textrutor, knappar och datablad – rutnät som ser ut som Excel-kalkylblad. I tur och ordning, var och en av kontroller i formuläret antingen läser data från eller skriver data i en underliggande tabellfält. Vad du gör med en viss kontroll beror på den datatyp som du har angett för det underliggande tabellfältet, egenskaper för fältet, samt eventuellt flera egenskaper som Databasdesigner anger för alla kontroller. Mer information om hur datatyper och fältegenskaper påverkar datainmatning finns i avsnitten hur datatyper påverkar hur du anger data och hur tabell fältegenskaper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

I följande avsnitt beskrivs hur du använder de vanligaste kontrollerna för dataregistrering. Om du har frågor om en viss databas kontaktar du systemadministratören eller databasteknikern.

Lägga till och redigera text i en textruta

När du lägger till eller redigera text i en textruta, arbeta med data i ett Text- eller länge (PM) textfält. Kom ihåg att du kan ange en lång Text-fält (eller den kontroll som är bunden till fältet lång Text) när du fortsätter stöd för RTF-formatering och sedan kan du tillämpa olika teckensnitt, storlek, format och färger för på texten.

Redigera text i en textruta

  • Placera markören i textrutan och ändra dina data. Kom ihåg att du inte kan utföra beräkningar på tal i en Text eller lång Text (PM) fält.

Använd RTF-formatering

Obs!: Du kan följa de här stegen när en textruta är bunden till ett fält för lång Text (PM). Se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  1. Markera fältet lång Text (PM) med formuläret öppet i formuläret eller Layout vyer eller tabellen är öppen i databladsvyn.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv, ändra färg o.s.v.

Registrera data med hjälp av en lista

Du kan använda listor i formulär och i tabeller samt frågeresultat som är öppna i databladsvyn – ett rutnät som påminner om ett Excel-kalkylblad.

När du använder en lista i ett formulär visas kanske en kombinationsrutekontroll eller listrutekontroll. I de här bilderna visas en kombinationsrute- respektive listrutekontroll.

En tom uppslagslista

En enkel listrutekontroll i ett formulär

När du använder en lista i en tabell eller ett frågeresultat används en kombinationsruta som standard.

Listor kan dessutom stöder flera värden. Du kan välja upp till 100 objekt i den här listan om du ser en lista med en kryssruta bredvid varje listobjekt. Uppslagsfältet med flera listor som du kan skapa utan programmering kan lösa vanliga problem med företag. Du kanske till exempel spåra kundstödsärenden i en Access-databas. Om du behöver tilldela flera personer till ett problem kan använda du ett uppslagsfält med flera lista. Dessa siffror visas vanliga uppslagsfältet med flera listor.

En nedrullningsbara listruta med kryssrutor i öppet läge.   En kryssrutelista.

Du kan också redigera elementen i en lista. Om du eller databasdesignern har aktiverat kommandot kan du lägga till, ändra och ta bort listelement direkt i listan. Databasdesignern kan emellertid välja att inaktivera kommandot så att det inte är tillgängligt för alla databaser.

I anvisningarna i avsnitten nedan beskrivs hur du använder och redigerar listor.

Välja element från en nedrullningsbar lista

  1. Öppna formuläret, tabellen eller frågeresultatet som innehåller listan.

    Obs!: Du måste öppna formuläret i formulärvyn eller layoutvyn. Du måste öppna tabeller och frågeresultatet i databladsvyn.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan och markera sedan önskat element.

  3. Du bekräftar valet i databasen genom att flytta markören till ett annat fält.

Välja element från en listruta

  1. Öppna formuläret som innehåller listan.

  2. Rulla nedåt i listan med element i listrutan och markera önskat element.

  3. Du bekräftar valet i databasen genom att flytta markören till ett annat fält.

Välja element från en nedrullningsbar lista med kryssrutor

  1. Öppna formuläret, tabellen eller frågeresultatet som innehåller listan.

    Obs!: Du kan också använda nedrullningsbara listor med kryssrutor i formulär, tabeller och frågeresultat. Om du vill göra detta måste du öppna formulären i formulärvyn eller bläddringsvyn och öppna tabeller och frågeresultat i databladsvyn.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan.

  3. Markera upp till 100 kryssrutor och klicka sedan på OK.

Välja element från en kryssrutelista

  1. Öppna formuläret som innehåller listan.

    Obs!: Du måste öppna formuläret i formulärvyn eller bläddringsvyn.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan.

  3. Markera upp till 100 kryssrutor och klicka sedan på OK.

Redigera element i en lista

Obs!: Du kan redigera valfri typ av lista i ett formulär, en tabell eller ett frågeresultat. När du vill göra detta måste du öppna formulären i formulärvyn eller bläddringsvyn, och öppna tabeller och frågeresultat i databladsvyn. Tänk på att databasdesignern eller it-avdelningen kan ha inaktiverat det här kommandot, så det kanske inte alltid är tillgängligt.

  1. Öppna formuläret, tabellen eller frågeresultatet som innehåller listan.

  2. Högerklicka på listan som du vill redigera och klicka på Redigera listobjekt.

    En dialogruta eller ett dataformulär visas. Vilken skärm som visas är beroende av vilken typ av lista som du vill redigera. I Access används två grundläggande typer av listor – värdelistor och uppslagslistor. Värdelistor innehåller en uppsättning element som du registrerar manuellt, medan uppslagslistor använder en fråga för att hämta data från en eller flera tabeller. Gör något av följande:

    • Om du redigerar en värdelista redigerar du listinformationen i dialogrutan Redigera listobjekt och klickar sedan på OK när du är klar.

    • Om du redigerar en uppslagslista visas ett dataformulär. Redigera listinformationen med hjälp av det formuläret.

Överst på sidan

Redigera elementen i ett uppslagsfält

Ett uppslagsfält innehåller en lista med information där användarna kan välja ett eller flera element. Du kan skapa två typer av uppslagslistor.

  • Värdelistor    Dessa innehåller en hårdkodad uppsättning värden som du registrerar manuellt. Värdena finns i egenskapen Radkälla för uppslagsfältet.

  • Uppslagslistor    Dessa använder en fråga för att hämta värden från en annan tabell. Egenskapen Radkälla för fältet innehåller en fråga i stället för en hårdkodad lista med värden.

I Access visas uppslagsdata som standard i en nedrullningsbar lista, även om du kan konfigurera en listrutekontroll för detta. En nedrullningsbar lista öppnas för att visa listan, och stängs sedan när du har gjort ett val. En listruta är däremot öppen hela tiden.

Du kan köra kommandot Redigera listobjekt eller redigerar data direkt i egenskapen Radkälla eller källtabellen. Information om hur du använder kommandot Redigera listobjekt finns i skriva data med hjälp av en lista, tidigare i den här artikeln. I det här avsnittet förklaras hur du redigerar objekt direkt i egenskapen Radkälla eller källtabellen. Utgår flera grundläggande steg.

  • Identifiera upplagsfältet. Metoderna skiljer sig något åt när du arbetar med formulär respektive tabeller.

  • Identifiera typen av uppslagsfält – antingen en värdelista eller en uppslagslista. Om du använder en uppslagslista identifierar du källtabellen som innehåller informationen för uppslagsfältet.

  • Redigera elementen i värdelistan.

    eller

    Öppna källtabellen för uppslagslistan och redigera informationen i den tabellen.

Identifiera ett uppslagsfält från ett formulär

  1. Högerklicka på formuläret i navigeringsfönstret och klicka på Design.

    eller

    Högerklicka på formulärfliken och klicka på Design på snabbmenyn om formuläret redan är öppet.

    eller

    Klicka på knappen Visa om du vill växla mellan tillgängliga vyer på fliken Start i gruppen Visa. Alternativt kan du klicka på pilen under Visa och välja någon av vyerna i menyn..

    Bild av menyfliksområdet i Access

  2. Högerklicka på listrute- eller kombinationsrutekontrollen och klicka på Egenskaper.

  3. Klicka på fliken Alla i egenskapslistan och leta reda på egenskaperna Radkälltyp och Radkälla. Egenskapen Radkälltyp ska innehålla Värdelista eller Tabell/fråga, och egenskapen Radkälla måste innehålla antingen en lista med element som avgränsas med semikolon eller en fråga. Om det behövs förstorar du egenskapslistan så att du kan läsa listan med element eller frågan.

    Vanligtvis värdelistor med följande grundläggande syntax: ” objekt””; objektet””; objektet

    I det här fallet består listan av en grupp med element som omsluts med citattecken och avgränsas med semikolon.

    SELECT-frågor med följande grundläggande syntax: Välj [table_or_query_name]. [ fältnamn] FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två instruktioner (SELECT och FROM). Den första instruktionen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i den tabellen eller frågan. Den andra instruktionen refererar bara till tabellen eller frågan. Följande är viktigt att komma ihåg: SELECT-instruktioner får inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, trots att de innehåller namnet på åtminstone ett fält. Alla FROM-instruktioner måste däremot referera till en tabell eller fråga. Därför kan du alltid hitta källtabellen eller källfrågan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-instruktionen.

  4. Gör något av följande:

    • Om du använder en värdelista redigerar du elementen i listan. Se till att omsluta dem med citattecken och avgränsa varje element med semikolon.

    • Om frågan i uppslagslistan refererar till en annan fråga, öppnar du den andra frågan i designvyn i navigeringsfönstret (högerklicka på frågan och klicka på Design). Anteckna namnet på tabellen som visas i den övre delen i frågedesignvyn och fortsätt sedan till nästa steg.

      eller

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell, antecknar du namnet på tabellen och går vidare till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvyn genom att dubbelklicka på den i navigeringsfönstret, och redigera sedan listelementen om det behövs.

Identifiera ett uppslagsfält från en tabell

  1. Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Design.

  2. Klicka i kolumnen Datatyp i frågerutnätets övre del eller placera fokus på annat sätt på valfritt text-, tal- eller ja/nej-fält.

  3. Klicka på fliken Uppslag i tabellrutnätets nedre del och granska sedan egenskaperna Radkälltyp och Radkälla.

    Egenskapen Radkälltyp måste ha inställningen Värdelista eller Tabell/fråga. Egenskapen Radkälla måste innehålla antingen en värdelista eller en fråga.

    Värdelistor med följande grundläggande syntax: ” objekt””; objektet””; objektet

    I det här fallet består listan av en grupp med element som omsluts med citattecken och avgränsas med semikolon.

    Vanligtvis urvalsfrågor med följande grundläggande syntax: Välj [table_or_query_name]. [ fältnamn] FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två instruktioner (SELECT och FROM). Den första instruktionen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i den tabellen eller frågan. Den andra instruktionen refererar bara till tabellen eller frågan. Följande är viktigt att komma ihåg: SELECT-instruktioner får inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, trots att de innehåller namnet på åtminstone ett fält. Alla FROM-instruktioner måste däremot referera till en tabell eller fråga. Därför kan du alltid hitta källtabellen eller källfrågan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-instruktionen.

  4. Gör något av följande:

    • Om du använder en värdelista redigerar du elementen i listan. Se till att omsluta dem med citattecken och avgränsa varje element med semikolon.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en annan fråga, öppnar du den andra frågan i designvyn i navigeringsfönstret (högerklicka på frågan och klicka på Design). Anteckna namnet på tabellen som visas i den övre delen i frågedesignvyn och fortsätt sedan till nästa steg.

      eller

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell, antecknar du namnet på tabellen och går vidare till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvyn genom att dubbelklicka på den i navigeringsfönstret, och redigera sedan listelementen om det behövs.

Överst på sidan

Registrera strängar med nollängd

I Access kan du skilja mellan två slags tomma värden: null-värden och strängar med nollängd. Null-värden anger ett okänt värde och strängar med nollängd anger fält som inte innehåller något blanksteg. Anta att du har en tabell med kundinformation och att den tabellen innehåller ett fält för faxnummer. Du kan låta fältet vara tomt om du inte kan kundens faxnummer. Om du i detta exempel lämnar fältet tomt tilldelas det ett null-värde som betyder "Jag vet inte vilket värdet är". Om du senare får veta att kunden inte har någon fax, kan du ange en sträng med nollängd i fältet för att visa att du vet att det inte finns något värde.

Obs!: Kom ihåg att du kan ange en egenskap som förhindrar att fälten acceptera null-värden. Mer information om hur du anger egenskapen finns i Så här datatyper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

  1. Öppna en tabell i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn eller bläddringsvyn.

  2. Markera önskat fält och skriv två dubbla citattecken utan blanksteg mellan ("").

  3. Spara ändringarna i databasen genom att flytta markören till en annan post. Citattecknen försvinner som standard.

Överst på sidan

Lägga till poster genom att importera eller länka till information

Du kan importera eller länka till data som finns i en mängd olika källor, inklusive andra Access-databaser, Excel-arbetsböcker, textfiler och Word-dokument och listor på servrar som körs med Microsoft SharePoint Services.

I den här artikeln beskrivs emellertid inte hur du importerar och länkar dessa data. Följande länkar leder till information om hur du importerar och länkar till data.

Överst på sidan

Tidsbesparande metoder när du registrerar data

I Access kan du göra dataregistreringen snabbare på en mängd olika sätt. Procedurerna i de följande avsnitten förklarar hur du konfigurerar ett standardvärde för fält och listor i formulär och hur du använder kortkommandon för att återanvända värden när du sorterar information.

Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

Om en stor mängd poster har samma värde för ett visst fält, t.ex. en ort eller ett land, kan du spara tid genom att ange ett standardvärde för kontrollen som är bunden till det fältet. När du öppnar formuläret eller skapar en ny post, visas standardvärdet i den kontrollen automatiskt.

Ange ett standardvärde för en kontroll

  1. Öppna ett formulär i designvyn.

  2. Högerklicka på kontrollen som du vill arbeta med och klicka sedan på Egenskaper.

  3. Ange egenskapen Standardvärde på fliken Data till önskat värde.

  4. Konfigurera ett nytt standardvärde genom att upprepa steg 1–3.

Ange ett annat värde

  • Skriv ny information för värdet i en textruta. Du kan åsidosätta standardvärdet när som helst.

    eller

  • Markera ett nytt värde från listan i en värdelista.

Återanvända värden vid sortering

När du flyttar mellan poster, kan du behöva sortera varje post med hjälp av samma värde. När du gör kan du spara tid genom att använda kortkommandon för att upprepa som sortera värde. Till exempel anta att du sortera listor över order typ av produkt. Skriv mjuka drycker att sortera på order där kunder köpte mjuka drycker i den första posten. Du kan kopiera och återanvända det sortera värdet när du flyttar till nästa post.

Obs!: I de här stegen förutsätts det att ett formulär är öppet i formulärvyn.

  1. Flytta till fältet där du vill återanvända värdet från motsvarande fält i föregående post.

  2. Tryck på CTRL+' (apostrof).

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×