Lägga till eller ändra en uppslagskolumn där du kan lagra flera värden

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ibland lagras de värden som du behöver i en annan tabell. Anta att du har en databas för ärendehantering och du vill hålla reda på anställda och konsulter som du har tilldelat ärenden till. Information om dessa personer spåras i tabellen Kontakter. Du kan skapa en uppslagskolumn med flera värden som visar namnen i en kombinationsrute- eller listrutekontroll. När du väljer den person som du vill tilldela ett ärende, lagras hans eller hennes kontakt-ID i ärendeposten.

I den här artikeln förklaras vad en uppslagskolumn med flera värden är och hur du lägger till en i en tabell. Här beskrivs också hur du konverterar en befintlig kolumn till en uppslagskolumn med flera värden.

Om du vill veta hur till med hjälp av programmering slå upp ett värde i en tabell finns i referensartikeln Funktionen DLookup. Mer information om uppslagsfält med flera fält finns i Guide till flervärdesfält.

I de flesta databaser, inklusive tidigare versioner av Access, går det bara att lagra ett enda värde i ett fält. Från och med Microsoft Office Access 2007 kan du däremot skapa ett fält som innehåller flera värden, t.ex. en lista med personer som du har tilldelat ett ärende till. Flervärdesfält lämpar sig speciellt för vissa situationer, t.ex. när du använder Office Access 2007 för att arbeta med information som lagras i en Windows SharePoint Services 3.0-lista, om den listan innehåller ett fält med någon av de fälttyper som finns i Windows SharePoint Services 3.0.

Artikelinnehåll

Vad är ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn?

Skapa ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn i databladsvyn

Skapa ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn med hjälp av fönstret Fältlista

Skapa ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn i designvyn

Skapa uppslagsfältet med flera uppslagskolumner med Uppslagsguiden

Så här fungerar det bundna värdet och visat värde i ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn

Introduktion till egenskaper för uppslagsfält

Ändra design på en uppslagskolumn för ett flervärdesfält

Vad är en uppslagskolumn med flera värden?

En uppslagskolumn med flera värden är ett fält i en tabell vars värden hämtas från en annan tabell eller från en värdelista. Genom att använda en uppslagskolumn med flera värden kan du visa en lista med alternativ i en kombinationsruta eller listruta. Alternativen kan komma från en tabell eller fråga, eller vara värden som du anger. Eftersom uppslagskolumnen kan innehålla flera värden, kan du välja mer än ett alternativ i listan.

Du kan skapa en uppslagskolumn med flera värden manuellt genom att ange ett fälts egenskaper för Uppslag, eller automatiskt genom att gå igenom Uppslagsguiden. När det går ska du skapa uppslagskolumner med flera värden med hjälp av Uppslagsguiden. Den gör processen enklare och fyller automatiskt i rätt fältegenskaper och skapar de rätta relationerna.

Ett kombinationsruta med flervärdesfält

Du kan skapa en uppslagskolumn med flera värden i databladsvyn eller designvyn.

Överst på sidan

Skapa en uppslagskolumn i databladsvyn

När du öppnar en tabell visas den som standard i databladsvyn. Du kan lägga till en uppslagskolumn med flera värden genom att klicka på Uppslagskolumn i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad. Då startar Uppslagsguiden där du får hjälp med att skapa uppslagskolumnen.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell där du vill skapa uppslagskolumnen. Då öppnas tabellen i databladsvyn.

  4. Klicka på Uppslagsfält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Uppslagsguiden startar.

    Sida i Uppslagsguiden där du väljer tabell/fråga eller värdelista

  5. På den första sidan i Uppslagsguiden måste du ange om du vill basera uppslagskolumnen på värdena i en tabell eller fråga, eller på en lista med värden som du skriver.

    Den vanligaste typen av flervärdes uppslagskolumn är en som visar värden som slås upp från en relaterad tabell eller fråga.

  6. Om du vill lära dig i Uppslagsguiden, finns i avsnittet använda Uppslagsguiden.

Överst på sidan

Skapa en uppslagskolumn med flera värden i fältlistan

Om du använder en databas som innehåller fler än en tabell, kan du börja med att skapa ett flervärdes uppslagsfält genom att dra ett fält från fönstret Fältlista. I fönstret Fältlista visas de fält som är tillgängliga i andra tabeller i databasen. När du skapar en uppslagskolumn med flera värden på det här sättet, startar Uppslagsguiden automatiskt och fältet som du drar blir ett av fälten i uppslagskolumnen.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på den tabell där du vill skapa uppslagskolumnen. Då öppnas tabellen i databladsvyn.

  4. Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

    Bild av menyfliksområdet i Access

    Fönstret Fältlista visas.

  5. Klicka på plustecknet (+) bredvid tabellen om du vill visa listan med fält i den tabellen.

  6. Dra önskat fält från fönstret Fältlista i databladsvyn.

  7. När insättningsraden visas släpper du fältet på rätt plats.

    Insättningsrad för insättning av ett fält från fältlistan

    Uppslagsguiden startar.

  8. Om du vill lära dig i Uppslagsguiden, finns i avsnittet använda Uppslagsguiden.

Överst på sidan

Skapa en uppslagskolumn i designvyn

Du kan skapa en uppslagskolumn i designvyn och inte bara i databladsvyn. När du arbetar i designvyn skapar du en uppslagskolumn genom att använda samma Uppslagsguide som i databladsvyn. I designvyn har du dessutom tillgång till alla fältegenskaper, så att du kan redigera dem direkt.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen där du vill lägga till uppslagskolumnen med flera värden och klicka sedan på Design på snabbmenyn.

  4. Leta reda på den första tomma raden i tabellrutnätet.

  5. Klicka i den första tillgängliga tomma raden i kolumnen Fältnamn och skriv ett namn på uppslagskolumnen.

  6. Klicka i kolumnen Datatyp för den raden, klicka på pilen och markera Uppslagsguiden i listrutan.

    Uppslagsguiden startar.

    Sida i Uppslagsguiden där du väljer tabell/fråga eller värdelista

  7. På den första sidan i Uppslagsguiden anger du om du vill basera uppslagskolumnen på värdena i en tabell eller fråga, eller på en lista med värden som du skriver.

    Den vanligaste typen av uppslagskolumn är en som visar värden som slås upp från en relaterad tabell eller fråga.

  8. Om du vill lära dig i Uppslagsguiden, finns i avsnittet använda Uppslagsguiden.

När du klickar på Slutför skapas en uppslagskolumn där fältegenskaperna baseras på de val du har gjort i Uppslagsguiden. Du kan visa fältegenskaper längst ned i designvyn under Fältegenskaper. Om du vill visa egenskaper som gäller speciellt för uppslagskolumnen klickar du på fliken Uppslag.

Överst på sidan

Skapa uppslagskolumner med flera värden med hjälp av Uppslagsguiden

Uppslagsguiden startar i följande fall: när du skapar en uppslagskolumn i databladsvyn, när du drar ett fält från fönstret Fältlista till en tabell som är öppen i databladsvyn och när du markerar Uppslagsguiden i kolumnen Datatyp i designvyn. Guiden leder dig genom de steg som behövs för att skapa en uppslagskolumn och anger automatiskt lämpliga egenskaper som matchar dina val. Guiden skapar också tabellrelationer och index, där det behövs.

På den första sidan i guiden måste du bestämma om uppslagskolumnen ska baseras på en tabell eller fråga, eller på en lista med värden som du anger. För det mesta ska du använda en tabell eller fråga som datakälla om databasen är designad på rätt sätt och informationen är uppdelad i ämnesbaserade tabeller.

  • Skapa flervärdesuppslaget baserat på en tabell eller fråga

    1. Klicka i Uppslagsguiden på Jag vill att min uppslagskolumn ska slå upp värdena i en tabell eller fråga och klicka på Nästa.

    2. Välj en tabell eller fråga i listan och klicka sedan på Nästa.

    3. Klicka på fälten som du vill ha med i uppslaget under Tillgängliga fält.

    4. Klicka på "större än"-knappen (>) om du vill flytta fälten som du har valt till listan Markerade fält. Klicka på den dubbla "större än"-knappen (») om du vill flytta alla fält till listan Markerade fält och klicka sedan på Nästa.

    5. Du kan också välja mellan ett och fyra fält som du vill sortera uppslagselementen efter och sedan klicka på Nästa.

    6. Justera bredden på kolumnerna i uppslagsfälten om det behövs och klicka på Nästa.

    7. Markera kryssrutan Tillåt flera värden under Vill du lagra flera värden för det här uppslaget?.

      Obs!: Den här kryssrutan måste vara markerad för att du ska kunna lagra flera värden.

    8. Klicka på Slutför.

      När du klickar på Slutför skapas en uppslagskolumn där fältegenskaperna baseras på de val du har gjort i Uppslagsguiden.

    9. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen om du vill spara tabellen och klicka sedan på Spara.

      Använda kortkommandot CTRL + S

  • Skapa flervärdesuppslag baserat på värdena som du anger

    1. Klicka på Jag skriver värdena själv i Uppslagsguiden och sedan på Nästa.

    2. Ange önskat antal spalter. Skriv varje värde. Tryck på TABB för att flytta till nästa kolumn eller rad.

    3. Klicka på Nästa när du har angett värdena.

    4. Om du har angett mer än en kolumn i steg 2, måste du välja vilken kolumn som du använder för att identifiera varje värde. Dubbelklicka på den kolumn som du vill använda för att identifiera varje värde i rutan Tillgängliga fält.

      Obs!: Det här steget visas inte om du inte anger mer än en kolumn i steg 2.

    5. Ange en etikett för uppslagskolumnen i Uppslagsguiden.

    6. Markera kryssrutan Tillåt flera värden under Vill du lagra flera värden för det här uppslaget?.

      Obs!: Den här kryssrutan måste vara markerad för att du ska kunna lagra flera värden.

    7. Klicka på Slutför.

      När du klickar på Slutför skapas en uppslagskolumn där fältegenskaperna baseras på de val du har gjort i Uppslagsguiden.

    8. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen om du vill spara tabellen och klicka sedan på Spara.

      Använda kortkommandot CTRL + S

  • När du har skapat flervärdesfältet visas det som en nedrullningsbar listruta med kryssrutor när du visar tabellen i databladsvyn.

Överst på sidan

Förstå det bundna värdet och visningsvärdet i en uppslagskolumn med flera värden

I Access har det tidigare funnits uppslagsfält för enskilda värden. Flervärdesfält är en nyhet i Office Access 2007. Syftet med att använda ett uppslagsfält är att byta ut visningen av ett tal, till exempel ett ID-nummer (eller annat sekundärnyckelvärde), med någonting mer meningsfullt som ett namn. I stället för att till exempel visa ett kontakt-ID, kan kontaktens namn visas. Detta kontakt-ID är det bundna värdet, och slås upp automatiskt i en källtabell eller fråga och ersätts med kontaktens namn. Kontaktnamnen är visningsvärdet.

Liksom med uppslagsfält för enskilda värden som har ett visningsvärde och ett bundet värde, har också flervärdesfält visningsvärden som visas i användargränssnittet och bundna värden som lagras i tabellen. För varje post i flervärdesfältet slås ett visningsvärde upp, som baseras på det bundna värdet.

Det innebär att Access ofta visar ett uppslaget visningsvärde som inte är detsamma som det bundna värdet som lagras i fältet. En uppsättning anställningsnummer från en fråga med namnet Kontakter (utökat) kan till exempel lagras i ett fält med namnet Tilldelat. Dessa anställningsnummer är bundna värden. Eftersom Tilldelat är ett uppslagsfält, visas en uppsättning uppslagna värden i frågeresultatet – i det här fallet kontaktnamnen. Kontaktnamnen är visningsvärdena.

Ett datablad med visningsvärden och ett datablad med bundna värden

1. Visningsvärdena.

2. De bundna värdena.

Det är viktigt att du förstår skillnaden mellan ett flervärdes uppslagsfälts visningsvärde och dess bundna värde. Visningsvärdet visas automatiskt i databladsvyn. Det bundna värdet är emellertid det som lagras i uppslagsfältet, det som du använder i frågevillkor och det som kopplas till andra tabeller.

Överst på sidan

Introduktion till fältegenskaper för Uppslag

Du kan visa fältegenskaper för Uppslag längst ned i designvyn under Fältegenskaper. Om du vill visa egenskaper som gäller speciellt för uppslagskolumnen klickar du på fliken Uppslag.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Högerklicka i navigeringsfönstret på tabellen där du vill lägga till uppslagskolumnen och klicka sedan på Design på snabbmenyn.

  4. Klicka på min uppslagskolumn namn i kolumnen Fältnamn.

  5. Klicka på fliken Uppslag under Fältegenskaper.

    Uppslagsegenskaperna visas.

    Uppslagsegenskaper för ett flervärdesfält

När du ställer in värdet för den första egenskapen (Visa Control) ändras i listan över tillgängliga egenskaper så att det speglar ditt val. Du kan ange egenskaper för uppslagsfält för att ändra beteende för en uppslagskolumn. Observera att när du använder Uppslagsguiden för att skapa en uppslagskolumn egenskaper för uppslagsfält är inställda åt dig av guiden.

Fältegenskaper för Uppslag

Ange den här egenskapen

Om du vill

Visa kontroll

Ange kontrolltypen till Kryssruta, Textruta, Listruta eller Kombinationsruta. Kombinationsruta är det vanligaste valet för en uppslagskolumn.

Typ av radkälla

Ange om du vill fylla uppslagskolumnen med värden från en annan tabell eller fråga, eller från en lista med värden som du själv anger. Du kan också fylla i listan med namnen på fälten i en tabell eller fråga.

Radkälla

Ange tabellen, frågan eller lista med värden som innehåller värdena för min uppslagskolumn. När den Typ av radkälla anges till Tabell/fråga eller Fältlistan, ange den här egenskapen namnet på en tabell eller fråga eller ett SQL-uttryck som representerar frågan. När egenskapen Radkälla typ är inställd på Värdelista, ska den här egenskapen innehålla en lista med värden avgränsade med semikolon.

Bunden kolumn

Ange kolumnen i radkällan som tillhandahåller värdet som ska lagras i uppslagskolumnen. Detta kan vara ett värde från 1 till antalet kolumner i radkällan.

Obs!: Den kolumn som tillhandahåller värdet som ska lagras behöver inte vara samma kolumn som visningskolumnen.

Antal kolumner

Ange hur många kolumner i radkällan som kan visas i uppslagskolumnen. Du väljer vilka kolumner som ska visas genom att ange en kolumnbredd i egenskapen Kolumnbredder.

Kolumnrubriker

Ange om kolumnrubriker ska visas.

Kolumnbredder

Ange kolumnbredden för varje kolumn. Om du inte vill visa en kolumn, till exempel en ID-kolumn, anger du 0 för bredden.

Listrader

Ange antalet rader som ska visas när du visar uppslagskolumnen.

Listbredd

Ange bredden på kontrollen som visas när du visar uppslagskolumnen.

Endast från lista

Ange om du ska kunna registrera ett värde som inte finns i listan.

Tillåt flera värden

Ange om uppslagskolumnen ska utnyttja ett flervärdesfält och om flera värden ska kunna väljas.

Tillåt redigering av värdelistor

Ange om du kan redigera objekten i en uppslagskolumn som baseras på en värdelista. När den här egenskapen anges till Ja, och du högerklickar på ett uppslagsfält som baseras på en enskild kolumnvärdelista, visas menyalternativet Redigera listobjekt. Om uppslagsfältet har fler än en kolumn ignoreras den här egenskapen.

Redigeringsformulär för listobjekt

Namnge ett befintligt formulär som ska användas för att redigera listobjektet i en uppslagskolumn som baseras på en tabell eller fråga.

Visa endast värden i radkälla

Visa enbart de värden som matchar den aktuella radkällan när Tillåt flera värden anges till Ja.

Det bundna värdet i en uppslagskolumn bestäms av egenskapen Bunden kolumn. Visningsvärdet i en uppslagskolumn är den kolumn eller de kolumner som representeras i egenskapen Kolumnbredder och har nollbredd.

Överst på sidan

Ändra design för en uppslagskolumn för ett flervärdesfält

Om du vill ändra design på en uppslagskolumn med flera värden måste du redigera fältegenskaperna för Uppslag i designvyn, med ett undantag. Om uppslagskolumnen baseras på en enda kolumnvärdelista och egenskapen Tillåt redigering av värdelistor anges till Ja, kan du ändra listan med värden i databladsvyn eller formulärvyn genom att högerklicka på uppslagskolumnen med flera värden och sedan klicka på Redigera listobjekt.

Redigera värdelistan för en uppslagskolumn med flera värden som baseras på en värdelista

Du kan lägga till värdelistan, ändra värdelistan eller ange ett standardvärde.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

  2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

  3. Dubbelklicka i navigeringsfönstret på tabellen som innehåller flervärdesfältet.

    Tabellen öppnas i databladsvyn.

  4. Högerklicka i en cell i uppslagskolumnen med flera värden.

  5. Klicka på Redigera listobjekt.

  6. Ändra värdelistan och klicka på OK.

Byta från en värdelistbaserad uppslagskolumn med flera värden till en tabell- eller frågebaserad uppslagskolumn med flera värden

  1. Först ska du ta bort det befintliga flervärdesfältet som baseras på värdelistan.

    1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och sedan på Öppna.

    2. Välj och öppna databasen i dialogrutan Öppna.

    3. Öppna tabellen i designvyn.

    4. Markera flervärdesfältet i designrutnätet.

      Du markerar fältet genom att klicka på fältets radväljare.

    5. Klicka på Ta bort rader på fliken Design i gruppen Verktyg.

      Gruppen Verktyg på fliken Design

      Ett bekräftelsemeddelande visas.

    6. Klicka på Ja när bekräftelsemeddelandet visas om du vill ta bort fältet och alla data i det. Om du vill avbryta klickar du på Nej.

  2. Nu skapar du det nya flervärdesfältet.

    Om du vill skapa en ny flervärdesfält finns i avsnittet Skapa ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn i databladsvyn.

Ändra design för en uppslagskolumn med flera värden

Om du vill ändra ett uppslagsfält med flera uppslagskolumn, kan du öppna tabellen i designvyn och ändra egenskaper för uppslagsfält. Information om egenskaper för uppslagsfält finns i avsnittet Introduktion till uppslaget fältegenskaper.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×