Lägga till data som samlats in via e-post i en Access-databas

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan samla in och uppdatera information via e-post genom att använda Microsoft Access 2010 med Microsoft Outlook 2010. Access visar dig hur du skapar ett formulär för insamling av data och skickar formuläret i ett e-postmeddelande. När e-postmottagarna returnerar de ifyllda formulären kan du välja att insamlade data bearbetas automatiskt och lagras i en angiven Access-databas. Med den här datainsamlingsmetoden kan du spara tid och arbete i och med att du inte behöver kopiera och klistra in eller göra dataregistreringen manuellt. Här följer några scenarier där du kan använda den här processen för att samla in data:

Undersökningar   : du kan göra en undersökning och kompilera resultatet genom att först skapa en Access-databas med tabellerna nödvändigt att lagra resultatet och med hjälp av guiden för att generera ett undersökningsformulär och skicka dem till undersökning deltagare. När deltagarna svarar lagras undersökningsdata automatiskt i databasen.

Statusrapporter   : Om du har senaste lagret nivå status eller den senaste informationen om väntande problem, din grupp kan hålla dig informerad genom att skicka e-postmeddelanden som innehåller den aktuella informationen med jämna mellanrum.

Event management   : när du organiserar en konferens, utbildning eller andra händelser, kan du skicka en eller fler formulär som ett e-postmeddelande till samla in information, resor och hotel kontaktinställningar och så vidare. Om du väljer att låta svaren ska bearbetas automatiskt deltagarna ska kunna ändra sina inställningar när som helst utan att meddela dig och du kan alltid tillgång till den senaste informationen för beslutsfattande syften.

I den här artikeln beskrivs vad du behöver för att kunna använda den här processen och hur du kommer igång med hjälp av guiden. Sedan får du ytterligare information om olika steg så att du kan göra ett väl underbyggt val när du följer guiden.

Obs!: Du kommer inte att kunna lägga till insamlade data om mottagaren för Hotmail- eller Yahoo skicka samling dataformuläret.

Innan du börjar

Om det här är första gången som du samlar in data via e-post ska du utföra följande steg:

  1. Se till att du har installerat följande program på datorn:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du måste ha Outlook installerat och konfigurerat på datorn som du använder för att skicka e-postmeddelandena. Om du har Outlook installerat men ännu inte konfigurerat programmet startar du Outlook och följer anvisningarna i startguiden i Outlook. Hjälpinformation om guiden finns i hjälpen till Outlook.

    • Om du planerar att använda ett InfoPath-formulär försäkrar du dig om att du har installerat InfoPath 2007 eller en senare version. Mottagarna måste också ha InfoPath installerat på sina datorer.

    • E-postmottagarna måste ha installerat antingen InfoPath eller en e-postklient som stöder HTML-format på datorn för att kunna visa och redigera formuläret.

      Formuläret används för att samla in data via e-post är inte ett Access-formulär. Guiden genererar en särskild formulär i HTML- eller InfoPath-format.

      Identifiera en måldatabas. Databasen kan vara i antingen MDB- eller ACCDB-format. MDE- och ACCDE-filer stöds också. Om du inte vill använda en befintlig databas måste du skapa en ny.

  2. Identifiera eller skapa de tabeller som du vill använda fylls i med data från e-svar. Om du samlar in data för befintliga listor, se till att tabellerna inte är skrivskyddad och att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till eller uppdatera deras innehåll.

Obs!: Fälttyperna Bifogad fil, Räknare, OLE och flervärdiga fält kan inte samlas in med hjälp av e-postmeddelanden

Om data samling åtgärden fyller i två eller flera tabeller, måste du skapa en urvalsfråga och använda det som formulärets datakälla. Se till att frågan inkluderar alla obligatoriska fält från underliggande tabeller. Om du använder en befintlig fråga kan du se till att frågan inte är skrivskyddad och att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till eller uppdatera innehållet. Mer information om hur du skapar en fråga som baseras på två eller fler tabeller finns i artikeln Introduktion till frågor.

Lagra data som nya poster i följande situationer:

  • Om data ska placeras i flera tabeller.

  • Om måltabellen inte har något primärnyckelfält. Det måste finnas primärnyckelvärden om det ska gå att mappa varje svar till en befintlig post. Om måltabellen inte har något primärnyckelfält lägger du till ett nu eller använder ett befintligt fält som innehåller unika värden som primärnyckel.

  • Om måltabellen inte innehåller några poster. Om tabellen är tom förutsätter guiden att du vill lägga till poster.

  • Om e-postadresserna till mottagarna inte lagras som ett fält i databasen. När du samlar in data som ska uppdatera poster kan du inte manuellt skriva adresserna i det meddelande som skapas i guiden. Adressfältet måste finnas i måltabellen eller i en tabell som har en relation till måltabellen.

Överst på sidan

Komma igång

  1. Öppna den databas där insamlade data ska lagras.

  2. Om du vill lägga till data i en enda tabell markerar du tabellen i navigeringsfönstret. Om du vill fylla flera relaterade tabeller markerar du frågan som är bunden till tabellerna.

  3. Starta guiden på något av följande sätt:

    • Klicka på Skapa ett e-postmeddelande i gruppen Samla in data på fliken Externa data.

    • Högerklicka på tabellen eller frågan och klicka sedan på Samla in och uppdatera data via e-post.

      Obs!: Om tabellen innehåller inte några fält, eller bara har räknare, OLE-objekt, bifogad fil eller uppslagsfältet med flera uppslag fälttyper, visas följande meddelande: den markerade tabellen eller frågan inte har något fält som stöd för datainsamling via e-post.

Om tabellen innehåller fält som stöder datainsamling startar guiden. Om måltabellen stöder både tillägg och uppdatering av data lotsarguiden dig genom de steg som krävs för att samla in data via e-postmeddelanden.

Använd följande avsnitt som en referens för frågor som du kanske har när du går igenom de sju huvudstegen i processen.

  1. Välj vilken typ av datainmatningsformulär som du vill skicka

  2. Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data

  3. Ange vilka data som du vill samla in

  4. Ange automatisk eller manuell databearbetning

  5. Välj en metod för att ange mottagarnas e-postadresser

  6. Granska och ange listan med mottagare

  7. Skapa och skicka e-postmeddelandet

Överst på sidan

Välj vilken typ av datainmatningsformulär som du vill skicka

Välj typ av formulär utifrån hur enkelt det är att använda för dig och mottagarna.

Välj HTML-formulär    Ett HTML-formulär kan visas och redigeras av alla användare vars e-postklienter stöder HTML

Markera Microsoft InfoPath-formulär    Det här alternativet endast om InfoPath är installerat på datorn visas. Välj det här alternativet endast om mottagarna alla har InfoPath och Outlook installerat på sina datorer. Ett InfoPath-formulär ger en bättre datainmatningen och redigeringsmiljö,

Vilken sida i guiden som sedan visas beror på om målobjektet har stöd för uppdatering av data. Om objektet baseras på en eller två tabeller, eller om det är en tabell som inte har ett primärnyckelfält eller inte innehåller några poster, förutsätter guiden att du vill lägga till nya poster och uppmanar dig att välja formulärfält. I samtliga fall uppmanas du att ange om du vill lägga till eller uppdatera data innan du tillfrågas att välja formulärfält.

Överst på sidan

Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data

Ange vad du vill göra med informationen. Vilken typ av formulär som du använder påverkar antalet nya poster som mottagaren kan skicka till dig i ett enda svar. När du uppdaterar data måste antalet poster som ska uppdateras av mottagarna vara lika många som de ifyllda formulären som ska ingå i ett meddelande.

Obs!: Om du vill lägga till nya poster skriver du e-postadresserna i e-postmeddelandets adressruta när meddelandet skapas. Om du vill uppdatera befintliga data måste e-postadresserna för mottagarna lagras som ett fält i den underliggande tabellen eller frågan eller i en relaterad tabell.

Överst på sidan

Ange vilka data som du vill samla in

När du ska välja vilka fält som ska ingå i formuläret behöver du inte ta med alla fält som finns med i den underliggande tabellen eller frågan i formuläret. Följande villkor måste emellertid uppfyllas:

  • Obligatoriska fält:    Fält som markerats med en asterisk (*) symbol är obligatoriska fält. Om du samlar in nya poster ingår i guiden automatiskt alla fält vars krävs egenskap anges till Ja. Om en post är obligatoriskt fält är tom, Access går inte att lägga till posten i tabellen.

  • Som inte stöds fälttyper:    Du kommer inte att kunna ta med vissa fälttyper i formuläret, till exempel räknare, bifogad fil, OLE-objekt eller uppslagsfältet med flera uppslagsfält.

  • Primärnyckelfältet:    Användaren kommer att kunna skriva in ett värde i fältet när du lägger till poster. svaret bearbetas inte om det angivna värdet är redan används.

    Obs!: Ange en etikett för respektive fält under Fältegenskaper och klicka på Skrivskydd om du inte vill att användaren ska ändra informationen i fältet.

Överst på sidan

Ange automatisk eller manuell databearbetning

Du kan välja att svar bearbetas automatiskt eller manuellt. Om du väljer automatisk bearbetning samverkar Outlook och Access för att exportera data till måltabellerna i din databas när du får svar. Med automatisk bearbetning kan du spara tid och arbete. Manuell bearbetning innebär bara att du manuellt startar exportåtgärden som överför informationen från en angiven mapp i Outlook, till måltabellen i Access.

Svar exporteras till måltabellen så länge som följande villkor uppfylls när svaren når din postlåda:

  • Outlook måste vara igång på datorn. Om Outlook inte körs börjar bearbetningen nästa gång du startar Outlook.

  • Access får inte vara lösenordsskyddat och ska inte vara öppet i exklusivt läge. Namnet på eller sökvägen till databasen får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namn på tabeller och formulär, samt egenskaperna för fälten i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.

    Obs!: Om den automatiska bearbetningen misslyckas försöker du korrigera felen och exporterar sedan de svar som misslyckats manuellt. Alla svar som har kommit till inkorgen efter att du har löst problemet kommer att bearbetas automatiskt.

Ange egenskaper för den automatiska bearbetningen av svaren

Om du vill ange en annan Outlook-mapp för svaren klickar du på mappnamnet på sidan Ange hur du vill bearbeta svaren i guiden. I dialogrutan Välj mapp markerar du en ny mapp eller klickar på Ny om du vill skapa en ny mapp.

Om du klickar på Ange egenskaper för den automatiska bearbetningen av svaren för att ändra eller finjustera importinställningarna kan du välja något av alternativen i följande tabell:

Alternativ

Resultat

Ignorera svar från personer som du inte har skickat meddelandet   

Markera den här kryssrutan om enbart de svar som har skickats av de ursprungliga mottagarna av meddelandet ska bearbetas automatiskt. Svar från andra personer lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

Acceptera flera svar från samma mottagare   

Markera den här kryssrutan om bara det första svaret från respektive mottagare ska bearbetas automatiskt. Det andra svaret och efterföljande svar lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

Obs!: Den här inställningen styr enbart antalet svar och inte antalet poster inom ett enskilt svar som bearbetas. Det innebär att om du skickar ett InfoPath-formulär kan en användare skicka flera poster till dig i ett enda svar, och alla posterna i svaret bearbetas automatiskt även om den här kryssrutan inte är markerad.

Tillåt endast uppdateringar av befintliga data   

När mottagarna använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data kan de skicka nya poster till dig förutom uppdateringarna av befintliga poster. Markera den här kryssrutan om du bara vill bearbeta uppdateringar av befintliga poster.

Antal svar som ska bearbetas   

Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som ska bearbetas automatiskt. Om du vill att alla svar ska bearbetas automatiskt skriver du ett högt värde i textrutan, t.ex. 5 000. Svar som ankommer efter att angivet värde har uppnåtts lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

Tid och datum när bearbetningen ska stoppas   

Ange när den automatiska bearbetningen av det här e-postmeddelandet ska upphöra. Svar som ankommer efter detta datum och denna tidpunkt lagras i målmappen, men de bearbetas inte automatiskt.

Om du vill ändra dessa alternativ vid en senare tidpunkt klickar du på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. Markera meddelandet som du vill ändra alternativ för i dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden och klicka sedan på Alternativ för meddelanden. De ändringar du gör i dialogrutan påverkar alla framtida svar på detta meddelande.

Bearbeta svar manuellt

Om du vill styra vilka svar som bearbetas och när det görs ska du inte välja alternativet automatisk bearbetning. Svaren lagras i en angiven mapp i Outlook tills du markerar och högerklickar på alla svar i mappen och sedan klickar på Exportera data till Microsoft Access på snabbmenyn.

I vissa fall behöver du kanske också bearbeta de svar som inte bearbetats automatiskt manuellt.

Tänk på följande innan du exporterar data

  • Access-databasen ska inte vara öppen i exklusivt läge, och namnet på eller sökvägen till databasen får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namn på tabeller och formulär, samt egenskaperna för fälten i formuläret, får inte ha ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabellerna och frågan.

Överst på sidan

Välj en metod för att ange mottagarnas e-postadresser

Om du bara samlar in ny information kan du ange e-postadresserna på två sätt:

  • Skriv adresserna individuellt i e-postmeddelandet (Outlook) eller välj adresserna från en adressbok.

  • Använd e-postadressfältet i tabellen eller frågan för den aktuella Access-databasen.

    Obs!: När du samlar in data för att uppdatera befintliga poster visas inte den här dialogrutan, eftersom mottagarnas e-postadresser först måste finnas som ett fält i databasen.

Ange e-postadresserna direkt i Outlook

Om du anger mottagarna i Outlook kan du förhandsgranska och anpassa meddelandet innan du skickar det. Meddelandets brödtext omfattar en kort introduktion och ett formulär. Vi rekommenderar att du inte ändrar formuläret. Om formulärets struktur ändras kanske svaret inte kan bearbetas.

Använd e-postadresserna som lagrats i ett fält i databasen

Välja en associerad tabell refererar till tabeller som är relaterade. Om du vill visa eller redigera tabellrelationer i databasen på databasen verktyg. fliken i gruppen relationerrelationer

Mer information om relationer finns i artikeln Guide till tabellrelationer.

Överst på sidan

Granska och ange listan med mottagare

I de sista huvudstegen ska du förhandsgranska och anpassa e-postmeddelandet, finjustera mottagarlistan och sedan skicka datainsamlingsmeddelandet.

Skapa och skicka e-postmeddelandet

När guiden informerar om att du nu kan skapa e-postmeddelandet och visar hur du visar status för e-post med hjälp av kommandot Hantera svar kan några varningsmeddelanden visas. I följande tabell finns beskrivningar av alla varningar och de åtgärder du kan vidta för att lösa problemen:

Varning meddelande

Beskrivning

S bort lösning

Vissa poster innehåller inte en giltig adress i e-postadressfältet. Inga data kommer att returneras för dessa rader.

E-postadressfältet som du har valt innehåller null-värden.

Om du vill samla in data för alla poster avslutar du guiden och byter ut null-värdena mot e-postadresser. Starta guiden igen.

Databasen är låst i exklusivt läge. Den automatiska bearbetningen kan inte genomföras förrän låset tas bort.

Databasen är öppen i exklusivt läge.

Om du väljer att bearbeta svaren automatiskt misslyckas detta eftersom det inte går att lägga till i eller uppdatera en databas som är låst i det läget. Stäng databasen och öppna den igen i ett annat läge omedelbart efter att du har skickat meddelandet.

Dessa e-postmeddelanden kan innehålla känslig eller konfidentiell information.

Du samlar in data för att uppdatera befintliga poster, och formuläret som du tänker skicka ska vara ifyllt med befintliga data.

Om vissa formulärfält innehåller känslig information går du tillbaka till det steg i guiden där du valde fälten och tar bort fälten som kan innehålla känslig information

När du har förhandsgranskat och anpassat meddelandet kan du filtrera e-postadressfältet och markera mottagarna. Välj de e-postadresser som du vill använda genom att markera motsvarande kryssrutor. Om det visas en dialogruta med de ogiltiga e-postadresserna antecknar du adresserna i listan och klickar på Avsluta. Kontrollera de ogiltiga adresserna, åtgärda felen och försök sedan att skicka meddelandet igen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×