Koppla och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Det kan vara besvärligt att hålla reda på e-postmeddelanden till och från personer med koppling till ditt företag och när du förlorar meddelanden kan du också förlora affärsmöjligheter. Som en lösning omvandlar Business Contact Manager för Outlook en affärspost till en virtuell e-postinkorg genom att göra det möjligt att koppla e-postmeddelanden till den.

I den här artikeln beskrivs hur du kopplar enskilda e-postmeddelanden till Business Contact Manager för Outlook-poster och hur du konfigurerar koppling och spårning av e-post så att meddelanden automatiskt kopplas till poster, bland annat affärsprojekt.

Viktigt!:  Om det finns flera användare av en databas kan alla användare med åtkomst till databasen se kopplade e-postmeddelanden.

Vad vill du göra?

Koppla enskilda e-postmeddelanden till poster

Koppla automatiskt e-postmeddelanden till poster

Inaktivera koppling och spårning av e-post

Förstå sekretess- och säkerhetsproblem med koppling och spårning av e-post i en delad databas

Ta bort e-postmeddelanden från en post

Koppla e-postmeddelanden till poster

Du kan koppla e-postmeddelanden till posttyperna konto och affärskontakt, och till affärsprojekt. Sedan kan du med några få klick visa de meddelanden som är kopplade till posten.

När du kopplar affärskontakter och affärsprojekt till ett konto kan du också visa de e-postmeddelanden som är kopplade till varje affärskontakt och affärsprojekt i kommunikationshistoriken för kontoposten.

Koppla automatiskt e-postmeddelanden till poster

Med hjälp av funktionen för koppling och spårning av e-post kan du automatiskt koppla och spåra e-postmeddelanden från dina konton och affärskontakter, läsa gamla meddelanden och till och med granska de meddelanden som du har skickat till dem. Du kan också automatiskt koppla e-postmeddelanden efter ämne till affärsprojekt.

Överst på sidan

Koppla enskilda e-postmeddelanden till poster

De e-postmeddelanden som du kopplar till ett konto, en affärskontakt eller ett affärsprojekt finns kvar i Outlook. E-postmeddelandena visas även i kommunikationshistoriken för posten och mappen Kommunikationshistorik för Business Contact Manager för Outlook.

4 kB av meddelandet lagras i Business Contact Manager-databasen så att du fortfarande har åtkomst till hela eller delar av meddelandet, även om det tas bort från Outlook. Om det ursprungliga meddelandet var större än 4 kB har du bara åtkomst till delar av meddelandet om det tas bort från Outlook.

  1. I Outlook klickar du på eller öppnar det e-postmeddelande som du vill koppla till en post.

  2. I menyfliksområdet klickar du på Koppla till post i gruppen Företag.

  3. I listan Objekttyp i dialogrutan Koppla till Business Contact Manager-post klickar du på den typ av post som du vill hitta.

    Obs!:  Om du väljer en affärsmöjlighetspost kopplas e-postmeddelandet till kontot eller affärskontakten i affärsmöjlighetsposten.

  4. Klicka på en post i listan över poster.

    Om du vill koppla objektet till fler än en post markerar du de posterna.

Hur markerar jag fler än en post?

Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill lägga till. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna. Om du vill markera alla poster klickar du på en och trycker sedan på CTRL+A.

  1. Klicka på Koppla till under Kopplade poster.

    Posterna som du markerade visas i rutan Koppla till.

  2. Klicka på OK.

Visa de e-postmeddelanden som är kopplade till en post

Du visar de e-postmeddelanden som är kopplade till en post genom att öppna posten och klicka på fliken Historik.

E-postmeddelandena visas tillsammans med eventuella andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till posten.

Mer information om andra kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Koppla automatiskt e-postmeddelanden till poster

Efter att du har aktiverat Länkning och spårning av e-post kopplas alla nya e-postmeddelanden till eller från valda e-postadresser automatiskt till poster.

Du kan även söka efter tidigare e-postmeddelanden och koppla dem också till poster.

Meddelandena visas i kommunikationshistoriken för posten som innehåller den valda e-postadressen.

Om du kopplar från ett e-postmeddelande och det inte finns någon befintlig Business Contact Manager för Outlook-post som matchar e-postadressen, skapas en ny affärskontaktpost och e-postmeddelandet kopplas till den med hjälp av funktionen för koppling och spårning.

Överst på sidan

Innan du kopplar och spårar

Gör följande innan du aktiverar koppling och spårning av e-post:

Kontrollera att du har angett e-postadresser i Business Contact Manager för Outlook-posterna.

  1. I navigeringsfönstret klickar du under Business Contact Manager på en av följande mappar om du vill visa arbetsytan:

    • Kontakthantering.

    • Försäljning.

    • Projekthantering.

  2. Klicka på fliken som innehåller den post som du vill använda och öppna posten genom att dubbelklicka på den.

  3. Kontrollera att en e-postadress visas i fältet E-postadress.

Kontrollera att Outlook är inställt så att skickade meddelanden sparas i mappen Skickat.

Koppla och spåra enkelt utgående meddelanden genom att spara skickade meddelanden i mappen Skickat.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Alternativ.

  3. Klicka på E-post och bläddra till avsnittet Spara meddelanden.

  4. Kontrollera att kryssrutan bredvid Spara kopior av meddelanden i mappen Skickat är markerad. Om du även vill koppla och spåra vidarebefordrade meddelanden kontrollerar du att kryssrutan Spara vidarebefordrade meddelanden också är markerad.

  5. Klicka på OK.

Om du delar Business Contact Manager för Outlook-databasen med andra användare skyddas din integritet genom att e-postmeddelanden som är markerade som personliga, privata eller konfidentiella inte kopplas och spåras.

Överst på sidan

Konfigurera koppling och spårning av e-post

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Hantera koppling och spårning.

  3. I dialogrutan Hantera koppling och spårning går du till fliken E-post och markerar kryssrutorna bredvid de e-postadresser som du vill koppla och spåra.

    Om en post innehåller fler än en e-postadress visas konto- eller affärskontaktposten flera gånger.

    Dialogrutan Hantera länkning och spårning.

  4. Avmarkera kryssrutorna bredvid eventuella e-postadresser som du inte vill koppla och spåra.

  5. Klicka på fliken Mappar.

    Alla mappar är markerade som standard.

    Obs!:  Om du har konfigurerat Outlook-regler så att e-postmeddelanden dirigeras till olika mappar ska du markera de mapparna på fliken Mappar om du vill koppla och spåra de meddelandena.

  6. Klicka på OK.

    Alla nya e-postmeddelanden till och från de valda adresserna i de markerade mapparna spåras automatiskt.

    Du kan även konfigurera koppling och spårning från ett e-postmeddelande. I inkorgen klickar du på eller öppnar e-postmeddelandet. I menyfliksområdet klickar du på Koppla och spåra i gruppen Företag. I dialogrutan Koppla och spåra markerar du e-postadresserna och klickar på OK. Om det inte finns någon befintlig Business Contact Manager för Outlook-post som matchar e-postadressen skapas en affärskontaktpost när e-postadressen kopplas.

Överst på sidan

Koppla gamla meddelanden till dina konton och affärskontakter

Om du vill koppla meddelanden som du fick innan du aktiverade koppling och spårning av e-post kan du med Business Contact Manager för Outlook söka efter meddelandena och koppla dem till dina konton och affärskontakter.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Hantera koppling och spårning.

  3. Gör följande i dialogrutan Hantera koppling och spårning om det behövs:

    • Markera kryssrutorna för alla konton och affärskontakter vars meddelanden du vill söka efter och koppla.

    • Avmarkera kryssrutorna bredvid alla konton och affärskontakter vars gamla meddelanden du inte vill koppla.

      Om en post innehåller fler än en e-postadress visas konto- eller affärskontaktposten flera gånger.

  4. Om du vill ange var Business Contact Manager för Outlook ska söka efter gamla meddelanden markerar eller avmarkerar du kryssrutorna bredvid mappnamnen på fliken Mappar.

  5. Klicka på Sök och koppla.

    dialogrutan hantera länkning och spårning med knappen sök och länka konturerad.

  6. Om du vill utesluta e-postmeddelanden som är äldre än ett visst datum markerar du kryssrutan Ignorera äldre e-post än i dialogrutan Koppla befintlig e-post och klickar på ett datum i kalendern.

  7. Klicka på Start.

  8. När sökningen och kopplingen är klar klickar du på Stäng.

  9. Om det behövs ändrar du valen för nya e-postmeddelanden i dialogrutan Hantera koppling och spårning.

    Viktigt!:  Om du klickar på OK i dialogrutan Hantera koppling och spårning utan att ändra markerade e-postadresser och mappar kommer nya e-postmeddelanden att kopplas och spåras enligt de val du använde för sökning och koppling.

  10. Klicka på OK i dialogrutan Hantera koppling och spårning.

Överst på sidan

Koppla e-postmeddelanden efter ämne till affärsprojekt

Du kan koppla e-postmeddelanden till en affärsprojektpost enligt ämnet i e-postmeddelandena. Mer information om affärsprojektposter finns i Organisera affärsprojekt i Business Contact Manager.

Varning:  Om du kopplar meddelanden till ett affärsprojekt och sedan vill inaktivera koppling och spårning måste du inaktivera det för varje unikt e-postämne.

Mer information finns i Inaktivera koppling och spårning av e-post efter ämne längre fram i den här artikeln.

  1. Klicka på eller öppna det e-postmeddelande som du vill koppla till affärsprojektposten.

  2. I menyfliksområdet klickar du på Koppla och spåra i gruppen Företag.

  3. I dialogrutan Koppla och spåra klickar du på fliken E-postärende .

    Dialogrutan Länka och spåra på fliken E-post – Ämne, med en kryssruta bredvid ett affärsprojekt markerad.

  4. Markera kryssrutan bredvid det projektnamn som du vill koppla e-postmeddelandet till.

  5. Klicka på OK.

Överst på sidan

Inaktivera koppling och spårning av e-post

Om du inte längre vill koppla e-postmeddelanden till poster automatiskt kan du inaktivera koppling och spårning av e-post.

Det kan vara bra att inaktivera koppling och spårning av e-post om du delar databasen med dina kolleger, eftersom de kan se alla kopplade e-postmeddelanden. Om du vill förhindra att de bara ser de meddelanden som redan är kopplade kan du läsa Ta bort e-postmeddelanden från en post längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan

Inaktivera koppling och spårning av e-post för konton och affärskontakter

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på knappen Hantera koppling och spårning.

  3. I dialogrutan Hantera koppling och spårning går du till flikarna E-post och Mappar och avmarkerar alla kryssrutor genom att klicka på knappen Avmarkera alla.

    Om du bara vill inaktivera koppling och spårning för vissa poster avmarkerar du de kryssrutorna.

  4. Klicka på OK.

    Obs!:  Om du inaktiverar koppling och spårning av e-post kopplas inga nya e-postmeddelanden till dina poster. Om du vill ta bort e-postmeddelanden som för närvarande är kopplade till dina poster måste du ta bort dem efter att du har inaktiverat koppling och spårning av e-post. Mer information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan

Inaktivera koppling och spårning av e-post efter ämne

  1. Klicka på Projekthantering under Business Contact Manager i navigeringsfönstret.

  2. Dubbelklicka på önskat projekt på fliken Affärsprojekt.

  3. Klicka på Historik i gruppen Visa i menyfliksområdet.

  4. Högerklicka på e-postmeddelandet med det ämne som du vill sluta koppla och spåra. Klicka sedan på Koppla och spåra.

  5. Gör följande:

    • Inaktivera koppling och spårning av e-post för konton och affärskontakter     Om det behövs går du till fliken E-postadress och slutar koppla och spåra meddelanden för konton och affärskontakter genom att klicka på Avmarkera alla.

    • Inaktivera koppling och spårning av e-post för affärsprojekt     Klicka på fliken E-postärende och sedan på Avmarkera alla.

      Du kan inaktivera koppling och spårning av e-post för enbart de affärsprojekt, konton och affärskontakter som är kopplade till det valda meddelandet. Om du vill inaktivera koppling och spårning för affärsprojekt måste du inaktivera det för varje unikt e-postämne.

  6. Klicka på OK.

    Obs!:  Om du inaktiverar koppling och spårning av e-post kopplas inga nya e-postmeddelanden till dina poster. Om du vill ta bort e-postmeddelanden som för närvarande är kopplade till dina poster måste du ta bort dem efter att du har inaktiverat koppling och spårning av e-post. Mer information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan

Förstå sekretess- och säkerhetsproblem med koppling och spårning av e-post i en delad databas

När du delar en databas delar du all information i databasen med alla som har åtkomst till den. Om du har konfigurerat automatisk koppling och spårning av dina e-postmeddelanden är alla befintliga och framtida e-postmeddelanden och andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till dina poster tillgängliga för alla användare som ansluter till databasen. Mer information om hur du delar en databas finns i Dela Business Contact Manager-data med andra användare.

Om det finns flera användare av en databas     Alla användare med åtkomst till databasen kan se kopplade meddelanden och andra kommunikationshistorikobjekt.

  • Om du vill förhindra att dina kolleger kommer åt kopplade e-postmeddelanden, men ändå vill använda koppling och spårning av e-post för nya meddelanden, tar du bort de befintliga meddelandena från posterna innan du delar databasen. Mer information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post längre fram i den här artikeln.

  • Om du inte vill att dina kolleger ska ha åtkomst till nya e-postmeddelanden, men vill att de ska ha åtkomst till gamla meddelanden, inaktiverar du koppling och spårning innan du delar databasen. Mer information finns i avsnittet Inaktivera koppling och spårning av e-post längre upp i den här artikeln.

  • Om du vill förhindra att dina kolleger kommer åt alla befintliga och nya e-postmeddelanden som är kopplade till poster inaktiverar du koppling och spårning av e-post och tar bort e-postmeddelanden från alla poster innan du delar databasen.

Om du är den enda personen som använder databasen eller om du delar databasen för att skapa en kopia av den på din bärbara dator     Säkerhetsfrågorna är minimala – till exempel att skydda lösenordet. Du kan tryggt aktivera koppling och spårning för vilken e-postadress som helst eftersom ingen annan kan se meddelandena.

Obs!:  Om du vill skapa en kopia av databasen som du kan använda när du inte är på kontoret måste du först dela Business Contact Manager-databasen – men det finns fortfarande endast en användare av databasen. Mer information om hur du skapar en kopia av databasen finns i Dela Business Contact Manager-data med andra användare.

Överst på sidan

Ta bort e-postmeddelanden från en post

Ett e-postmeddelande kan kopplas till fler än en post. När du tar bort ett kopplat meddelande från en post tas det bort från kommunikationshistoriken för endast den posten. Om e-postmeddelandet är kopplat till andra poster påverkas de inte. Om ett e-postmeddelande exempelvis är kopplat till både en lead och ett orelaterat konto tas meddelandet inte bort från kontoposten om du tar bort e-postmeddelandet från leaden.

Om du tar bort ett e-postmeddelande från en post tas e-postmeddelandet inte bort i Outlook.

  1. I navigeringsfönstret klickar du under Business Contact Manager på en av följande mappar om du vill visa arbetsytan:

    • Kontakthantering.

    • Försäljning.

    • Projekthantering.

  2. Klicka på fliken som innehåller den post som du vill använda och öppna posten genom att dubbelklicka på den.

  3. Klicka på knappen Historik i gruppen Visa i menyfliksområdet.

    E-postmeddelanden visas tillsammans med eventuella andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till posten.

    Om du bara vill visa e-postmeddelandena på sidan Historik klickar du på fliken Visa i menyfliksområdet. Klicka på knappen Objekttyp och sedan på E-postmeddelanden.

  4. Markera de e-postmeddelanden som du vill ta bort.

    Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill ta bort. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna.

  5. Klicka på knappen Ta bort.

Mer information om borttagna poster finns i Ta bort poster i Business Contact Manager.

Mer information om hur du återställer borttagna objekt finns i Återställa en post i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Ta bort alla e-postmeddelanden från poster

  1. Klicka på knappen Business Contact Manager i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Kommunikationshistorik under Affärsposter.

  3. Sortera listan efter Objekttyp genom att klicka på kolumnrubriken Objekttyp.

  4. Markera alla e-postmeddelanden eller markera de e-postmeddelanden som du vill ta bort.

    Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill ta bort. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna.

  5. Högerklicka på de markerade e-postmeddelandena och klicka på Ta bort.

Mer information om andra kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra din kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×