Koppla en extern lista till Outlook

Koppla en extern lista till Outlook

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Du kan koppla en extern lista som innehåller kunder, uppgifter, avtalade tider eller inlägg till Microsoft Outlook 2013. När du har gjort kopplingen kan du visa, redigera och skriva ut informationen via det välbekanta Outlook-gränssnittet, precis som om du hade lagt in informationen i Outlook från början. Om informationen består av kontaktuppgifter, till exempel för kunder, kan du till och med ringa upp dem och skicka e-postmeddelanden och mötesförfrågningar till dem. Datasynkroniseringen är dubbelriktad. Det betyder att om du gör ändringar i Outlook 2013 kommer ändringarna automatiskt att synkroniseras med den externa datakällan. På samma sätt synkroniseras alla ändringar som du gör i den externa datakällan med objekten i Outlook 2013, även om du kan behöva göra en uppdatering.

Mer information finns i hitta innehåll om externa data.

Vad vill du göra?

Innan du börjar

Vanliga nödvändiga förberedande aktiviteter

Outlook-specifika förberedande uppgifter

Koppla en extern lista till Outlook 2013

Innan du börjar

För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:

Vanliga nödvändiga förberedande aktiviteter

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och konton    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity och säker lagringstjänst.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste göra följande: fastställa det bästa åtkomstläget för den externa informationen datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste se till att den användare som skapar du externt innehåll har behörighet till metadatalagringen i Business Data Connectivity och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstypen som den externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp    En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Skapa en extern lista    En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.

Kontrollera att Office-produkterna är redo för användning    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter, måste du ha Windows 7 eller senare och kostnadsfria programvaruprodukterna nedan, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 på varje klientdator (om det behövs, ombeds du automatiskt att hämta programvaran). Kontrollera att alternativet Office-installation, Business Connectivity Services är aktiverat (detta är standardinställningen). Det här alternativet installeras på dynamisk Konnektivitetstjänster för företag-klienten som gör följande: lagrar och synkroniserar med externa data, mappas affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externt element i Office-produkter och körs anpassade lösningar i Office-produkter.

Outlook-specifika nödvändiga förberedande aktiviteter

Aktivera den funktionen offlinesynkronisering för externa listor    Funktionen grupp- och Offlinesynkronisering för externa listor måste också vara aktiv. Den här funktionen är aktiv som standard på servergruppsnivå men inte är aktiverat som standard på webbplatsnivå.

Skapa en Outlook-kompatibel extern innehållstyp     När du skapar en extern innehållstyp måste en användare aktivera alternativet stöd för Offline synkronisera och ange fältet Office-objekttyp till något av följande: kontakt, avtalad tid, uppgift eller inlägg.

Mappa fält    En användare måste koppla ett eller flera av fälten externa innehållstyper till motsvarande Outlook-fält.

När du mappar en extern innehållstyp, t.ex. Kund, till en Outlook-objekttyp, t.ex. Kontakt, måste du uttryckligen mappa de enskilda fälten i den externa innehållstypen, t.ex. Kundens förnamn, Kundens efternamn, Kundens adress och Kundens telefonnummer, till motsvarande Outlook-objekttypsfält, t.ex. en kontakts förnamn, efternamn, arbetsadress och telefonnummer till arbetet.

Du behöver inte mappa alla fält, men du måste mappa följande fält.

Outlook-objekttyp

Outlook-objektfält

Kontakt

Efternamn

Uppgift

Ämne

Avtalad tid

Start, Slut och Ämne

Inlägg

Ämne

Omappade fält, beroende på antalet, visas som utökade egenskaper enligt följande:

  • Anslutande    Läggs till i formulärområdet längst ned på standardsidan för ett Outlook-formulär (två till fem fält).

  • Separat    Läggs till som en ny sida i ett Outlook-formulär (6 eller fler fält).

Om det inte går att koppla den externa innehållstypen direkt till någon Outlook-objekttyp kan du koppla fälten till en Outlook-inläggsobjekttyp i stället. En Outlook-inläggsobjekttyp är den mest allmänna objekttypen.

Överst på sidan

Koppla en extern lista till Outlook 2013

  1. Gå till SharePoint-webbplatsen som innehåller den externa listan.

  2. Klicka på Lista > Anslut till Outlook.

  3. Om det behövs öppnas och skapas en ny Outlook 2013-datafil (BCSStorage.pst) med namnet Externa SharePoint-listor i navigeringsfönstret, och därefter en mapp med namnet <Webbplats> – <Extern lista>.

Tips:  Som standard uppdateras informationen automatiskt var sjätte timme, men värdet kan ändras. Om du vill vara säker på att det är aktuella data från den externa datakällan som visas högerklickar du på mappen och klickar sedan på Synkronisera nu.

Obs!:  I Outlook 2013 visas som standard bara fält som uttryckligen har mappats med motsvarande Outlook-fält av den som skapade den externa innehållstypen. Om du vill visa alla fält från den externa listan, oavsett om de är mappade eller inte, kan du också göra följande:

  • Öppna ett enskilt objekt i ett formulär (klicka på Information om <namn> i gruppen Visa på fliken Kontakt.)

  • Skapa en anpassad Outlook-vy och lägg till alla fälten från den externa listan.

Mer information om hur du visar fält och skapar anpassade vyer finns i Outlook-hjälpen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×