Koppla dokument: Infoga kopplingsinstruktion

Artikelinnehåll

Om kopplingsinstruktioner

Lägga till fält eller platshållare

Om kopplingsinstruktioner

Platshållarna, till exempel adress och hälsningsfras, kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.

Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.

2. Raderna i en datafil representerar poster med information. När du utför en dokumentkoppling genererar Word en kopia av huvuddokumentet för varje post.

Genom att placera ett fält i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel ett namn eller en adress, ska visas där.

Fält som har infogats i ett Word-dokument

Obs!: När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omges namnet på instruktionen alltid av kopplingstecken (« »). Dessa tecken kommer inte med i de kopplade dokumenten – de hjälper dig bara att skilja kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet från den vanliga texten.

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i huvuddokumentet för att skapa det första kopplade dokumentet. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna för att skapa det andra kopplade dokumentet och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Lägga till fält eller platshållare

  1. I huvuddokumentet skriver du allt innehåll som du vill ska visas på varje kopia av dokumentet.

    Om du vill lägga till en bild, till exempel en logotyp, klickar du på Bild i gruppen Illustrationer på fliken Infoga.

  2. Klicka där du vill infoga fältet.

  3. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    Menyfliksområde i Office 2010

  4. Lägg till något av följande:

    Adressblock med namn, adress och annan information

    1. Klicka på Adressblock.

    2. I dialogrutan Infoga adressblock markerar du de adresselement som du vill infoga och de format som du vill använda och klickar sedan på OK.

    3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan det bero på att en del information för adressblocket inte kunde hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Hälsningsraden

    1. Klicka på Hälsningsrad.

    2. Välj format för hälsningsraden, vilket innefattar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.

    3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Microsoft Word, till exempel när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.

    4. Klicka på OK.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan det bero på att en del information för hälsningsraden inte kunde hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

    Enskilda fält

    Du kan infoga information från enskilda fält, exempelvis förnamn, telefonnummer eller en bidragssumma från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

    Om du vill visa fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

    1. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

    2. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:

      • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.

      • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.

    3. Klicka på fältet i rutan Fält.

    4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.

    5. Om dialogrutan Matcha fält visas kan det bero på att den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

      Obs!: Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×