När en aktivitet i ett projekt har en externt beroende på en aktivitet i ett annat projekt bör du granska och uppdatera det beroendet med jämna mellanrum för att se till att den beroende aktiviteten inte påverkar projektets kritisk linje. När beroenden har uppdaterats kan du filtrera uppgifterna så att bara de som har externa beroenden visas.
Obs!: Projektschemat uppdateras inte automatiskt när externa beroenden ändras, så det är viktigt att du regelbundet granskar och uppdaterar beroenden. Att visa och uppdatera externa beroenden för aktiviteter i andra projekt är inte detsamma som att visa och uppdatera samband mellan projekt. Samband mellan projekt är inte kopplade till specifika aktiviteter.
Vad vill du göra?
Visa och uppdatera externa beroenden
-
Välj Visa > Gantt-schema.
-
Om några filter är aktiverade inaktiverar du dem: Välj Inget filter i gruppen Data på fliken Visa i listan Filter.
När Autofilter är aktiverat visas en pil till höger om varje fältrubrik. Om du inaktiverar Autofilter visas alla uppgifter.
-
Välj Project > länkar mellan projekt.
-
Visa externa föregående aktiviteter eller efterföljande aktiviteter:
-
Om du vill visa en lista över aktiviteter som är kopplade till externa föregående aktiviteter väljer du fliken Externa föregående aktiviteter.
-
Om du vill visa en lista över aktiviteter som är kopplade till externa efterföljande aktiviteter väljer du fliken Externa efterföljande aktiviteter.
-
-
Om du vill se ändringar av externa föregående aktiviteter som påverkar efterföljande aktiviteter i projektet läser du kolumnen Skillnader .
Skillnaderna omfattar vanligtvis ett nytt start- eller slutdatum för den externa föregående eller externa efterföljande. Det nya datumet är vanligtvis resultatet av en ändrad varaktighet, begränsning, spårad status eller annan parameter. Ändringar av en aktivitets namn visas också i kolumnen Skillnader .
-
Granska och acceptera ändringar av externa länkar:
-
Om du selektivt vill acceptera ändringar till externa föregående aktiviteter markerar du varje extern föregående eller efterföljande aktivitet som har ändringar som du vill acceptera i kolumnen Aktivitet och väljer sedan Acceptera.
-
Om du vill acceptera alla ändringar väljer du Alla.
-
Meddelanden:
-
Du kan inte ångra godkännandet av ändringarna när du har valt OK, men du är säker på att projektet synkroniseras med alla externa filer.
-
Var noga med att komma ihåg vilka ändringar du inte accepterar, eftersom projektet inte synkroniseras med de externa filer som innehåller eventuella ändringar som du avvisar. Det kommer inte att finnas några uppgifter om de avvisade ändringarna.
-
Som standard får du ett meddelande när data i en externt länkad aktivitet ändras. När du öppnar en plan som innehåller externa länkar visas externa föregående, externa efterföljande aktiviteter och effekter på schemat, och du kan välja att acceptera alla ändringar. Om du inte vill få ett meddelande om sådana ändringar väljer du Arkiv > Alternativ > Avancerat. Under Alternativ för länkning mellan projekt avmarkerar du kryssrutan Visa länkar mellan projekt vid öppning . Om du vill acceptera ändringar automatiskt varje gång du öppnar planen markerar du kryssrutan Acceptera automatiskt nya externa data .
-
Om du vill dölja externa uppgifter väljer du Arkiv > Alternativ > Avancerat och sedan fliken Visa . Avmarkera kryssrutorna Visa externa efterföljande och Visa externa föregående .
Visa endast aktiviteter som har externa beroenden
-
Välj Visa > Gantt-schema.
-
Om några filter är aktiverade inaktiverar du dem: Välj Inget filter i gruppen Data på fliken Visa i listan Filter.
När Autofilter är aktiverat visas en pil till höger om varje fältrubrik. Om du inaktiverar Autofilter visas alla uppgifter.
-
På fliken Visa i gruppen Data väljer du Nytt filter i listan Filter .
-
Skriv ett nytt namn för filtret i rutan Namn .
Du kan till exempel skriva Uppgifter med externa beroenden.
-
Välj Föregående på den första raden i kolumnen Fältnamn.
-
Markera innehåller på den första raden i testkolumnen.
-
På den första raden i kolumnen Värden skriver du ett omvänt snedstreck (\) för att ange att du lägger till en länk till en extern föregående.
Skapa sedan teststrängen för efterföljande aktiviteter:
-
På den andra raden i kolumnen Och/Eller väljer du Eller.
-
På den andra raden i kolumnen Fältnamn väljer du Efterföljande.
-
Markera innehåller på den andra raden i testkolumnen.
-
Skriv ett omvänt snedstreck (\) på den andra raden i kolumnen Värden.
-
Stäng dialogrutan genom att välja Spara och välj sedan Använd.
-
Välj det nya filtret i gruppen Data på fliken Visaom du bara vill visa de uppgifter som har externa föregående aktiviteter eller efterföljande aktiviteter.
