Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats

Aktivera hantering av Arkiv handlingar på plats i SharePoint

Om du inte redan har gjort det måste du aktivera hantering av Arkiv handlingar innan du kan utföra de här uppgifterna. Om du har aktiverat den kan du hoppa över de här stegen.

1. Navigera till webbplatsens toppnivå.

2. Klicka på inställningar och sedan på webbplats inställningar .

   Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

3. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

4. Leta reda på plats för Arkiv handlings hantering och klicka på Aktiverai webbplats samlingens funktioner.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en webbplatssamling

Om din lösning för hantering av arkivhandlingar omfattar flera webbplatser kan du konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar på följande sätt:

• Ange vilken typ av begränsningar som ska gälla för ett dokument när det deklareras som en arkivhandling.

• Ange om alla listor eller bibliotek på en webbplats ska tillåta manuell deklaration av arkivhandlingar.

• Ange vem som manuellt får deklarera och avdeklarera dokument som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av Arkiv handlingar på plats för en webbplats samling

1. Navigera till webbplatsens toppnivå.

2. Klicka på inställningar och sedan på webbplats inställningar .

   Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

3. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Administration av webbplatssamling.

4. Välj det alternativ som anger den typ av begränsningar som ska gälla för ett objekt när det deklareras som en arkivhandling i avsnittet Begränsningar för arkivhandlingar på sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration. Denna inställning påverkar inte objekt som redan deklarerats som arkivhandlingar.

   • Inga ytterligare begränsningar    Denna begränsning är användbar om du vill att arkivhandlingar ska ha en annan bevarandeprincip än icke-arkivhandlingar, men inte vill blockera borttagning eller redigering av arkivhandlingarna.

   • Blockera borttagning    Detta är standardbegränsningen för Arkivhandlingscenter.

   • Blockera redigering och borttagning    Denna begränsning är användbar om du helt vill låsa ett dokument så att det inte kan redigeras eller tas bort. En ikon i form av ett hänglås associeras med dokumentet som en visuell representation av objektlåsningen.

5. Välj det alternativ i avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration som anger om objekt manuellt kan deklareras som arkivhandlingar i listor och bibliotek som standard. Om alternativet Inte vara tillgänglig på alla platser som standardär valt kan objekt bara deklareras som arkivhandlingar med principer eller arbetsflöden.

   Ett alternativ i avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration låter dig avdeklarera ett arkiv. För att göra detta, klicka på Avdeklarera arkivhandling i Information om efterlevnad bredvid Arkivhandlingsstatus. Du uppmanas att bekräfta att du vill avdeklarera objektet som en arkivhandling.

   Obs!: Alternativet Avdeklarera visas endast för objekt som tidigare har deklarerats som arkivhandlingar.

6. Ange i avsnittet Deklarationsroller de typer av användare som får deklarera eller avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

   • Alla listdeltagare och -administratörer    Alla användare med behörigheten ”redigera objekt” för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

   • Endast listadministratörer    Bara användare med behörigheten ”hantera listor” för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

   • Endast principåtgärder    Bara principåtgärder eller anpassad kod som körs under systemkontot får deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

7. Klicka på OK.

Överst på sidan

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

Du kan konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar för att tillåta eller förhindra att arkivhandlingar skapas i specifika listor eller bibliotek på en webbplats. Du kan också konfigurera listor och bibliotek så att alla objekt som läggs till dem automatiskt deklareras som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

1. Gå till den lista eller det bibliotek som du vill konfigurera för hantering av arkivhandlingar.

2. För bibliotek klickar du på fliken Bibliotek under Biblioteksverktyg. För listor klickar du på fliken Lista under Listverktyg.

3. Klicka på Inställningar för bibliotek i menyfliksområdet Bibliotek. För listor klickar du på Inställningar för bibliotek.

   I SharePoint Online klickar du på Inställningar och sedan på list inställningar eller Inställningar för bibliotek.

   Obs!: Om du inte ser menyfliksknappen som anges i den här proceduren måste du kanske justera skärmupplösningen eller storleken på webbläsarfönstret för att visa alla tillgängliga menyfliksknappar. Du kan också klicka på gruppknappen för att visa gruppens knappalternativ.

4. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration på sidan Listinställningar.

5. Gör något av följande i avsnittet manuell tillgänglighet för post deklaration på sidan Inställningar för Arkiv handlings deklaration :

   • Välj om du vill använda webbplatssamlingens standardinställning.

   • Tillåt manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket

   • Tillåt aldrig manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket.

6. Ange i avsnittet Automatisk deklaration om du vill att objekt som läggs till i listan eller biblioteket automatiskt ska deklareras som arkivhandlingar.

7. Klicka på OK.