Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Möjligheten att hantera arkivhandlingar på vilken webbplats som helst ger hanterare av arkivhandlingar mer kontroll över hur affärshandlingar och juridiska handlingar med långsiktigt värde hanteras. Hantering av arkivhandlingar "på plats" gör det också möjligt för dessa arkivhandlingar att bli en del av en samarbetsarbetsyta, och finnas tillsammans med andra dokument som du arbetar med.

Beroende på organisationsstrukturen för din hanteringslösning för arkivhandlingar kan du aktivera hantering av arkivhandlingar på webbplatssamlingsnivå och inaktivera manuell deklaration av arkivhandlingar på list- eller biblioteksnivå. Standard för listor och bibliotek är emellertid att manuell deklaration av arkivhandlingar är aktiverad när funktionen är aktiverad på webbplatssamlingsnivå.

Aktivera hantering av arkivhandlingar plats i SharePoint

Om du inte redan har gjort, måste du aktivera i hantering av arkivhandlingar på plats innan du kan göra de här uppgifterna utförs. Hoppa över de här stegen om du har aktiverat den.

  1. Navigera till webbplatsens toppnivå.

  2. Klicka på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  4. Hitta Rum hantering av arkivhandlingar påWebbplatssamlingens funktioner, och klicka på Aktivera.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en webbplatssamling

Om din lösning för hantering av arkivhandlingar omfattar flera webbplatser kan du konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar på följande sätt:

  • Ange vilken typ av begränsningar som ska gälla för ett dokument när det deklareras som en arkivhandling.

  • Ange om alla listor eller bibliotek på en webbplats ska tillåta manuell deklaration av arkivhandlingar.

  • Ange vem som manuellt får deklarera och avdeklarera dokument som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en webbplatssamling

Obs!: Du måste först aktivera funktionen för hantering av arkivhandlingar på plats på webbplatssamlingsnivå innan du kan slutföra den här proceduren.

  1. Navigera till webbplatsens toppnivå.

  2. Klicka på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

    I en SharePoint grupp-anslutna webbplats klickar du på Inställningar, klicka på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Administration av webbplatssamling.

  4. Välj det alternativ som anger den typ av begränsningar som ska gälla för ett objekt när det deklareras som en arkivhandling i avsnittet Begränsningar för arkivhandlingar på sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration. Denna inställning påverkar inte objekt som redan deklarerats som arkivhandlingar.

    • Inga ytterligare begränsningar   Denna begränsning är användbar om du vill att arkivhandlingar ska ha en annan bevarandeprincip än icke-arkivhandlingar, men inte vill blockera borttagning eller redigering av arkivhandlingarna.

    • Blockera borttagning   Detta är standardbegränsningen för Arkivhandlingscenter.

    • Blockera redigering och borttagning    Denna begränsning är användbar om du helt vill låsa ett dokument så att det inte kan redigeras eller tas bort. En ikon i form av ett hänglås associeras med dokumentet som en visuell representation av objektlåsningen.

  5. Välj det alternativ i avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration som anger om objekt manuellt kan deklareras som arkivhandlingar i listor och bibliotek som standard. Om alternativet Inte vara tillgänglig på alla platser som standardär valt kan objekt bara deklareras som arkivhandlingar med principer eller arbetsflöden.

    Ett alternativ i avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration låter dig avdeklarera ett arkiv. För att göra detta, klicka på Avdeklarera arkivhandling i Information om efterlevnad bredvid Arkivhandlingsstatus. Du uppmanas att bekräfta att du vill avdeklarera objektet som en arkivhandling.

    Obs!: Alternativet Avdeklarera visas endast för objekt som tidigare har deklarerats som arkivhandlingar.

  6. Ange i avsnittet Deklarationsroller de typer av användare som får deklarera eller avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

    • Alla listdeltagare och -administratörer    Alla användare med behörigheten ”redigera objekt” för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

    • Endast listadministratörer    Bara användare med behörigheten ”hantera listor” för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

    • Endast principåtgärder    Bara principåtgärder eller anpassad kod som körs under systemkontot får deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

  7. Klicka på OK.

Överst på sidan

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

Du kan konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar för att tillåta eller förhindra att arkivhandlingar skapas i specifika listor eller bibliotek på en webbplats. Du kan också konfigurera listor och bibliotek så att alla objekt som läggs till dem automatiskt deklareras som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

  1. Gå till den lista eller det bibliotek som du vill konfigurera för hantering av arkivhandlingar.

  2. För bibliotek klickar du på fliken Bibliotek under Biblioteksverktyg. För listor klickar du på fliken Lista under Listverktyg.

  3. Klicka på Inställningar för bibliotek i menyfliksområdet Bibliotek. För listor klickar du på Inställningar för bibliotek.

    Klicka på Inställningar och klicka sedan på Inställningar för lista eller Inställningar för bibliotek i SharePoint Online.

    Obs!: Om du inte ser menyfliksknappen som anges i den här proceduren måste du kanske justera skärmupplösningen eller storleken på webbläsarfönstret för att visa alla tillgängliga menyfliksknappar. Du kan också klicka på gruppknappen för att visa gruppens knappalternativ.

  4. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration på sidan Listinställningar.

  5. Gör något av följande på sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration i avsnittet Möjlighet att deklarera arkivhandlingar manuellt:

    • Välj om du vill använda webbplatssamlingens standardinställning.

    • Tillåt manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket

    • Tillåt aldrig manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket.

  6. Ange i avsnittet Automatisk deklaration om du vill att objekt som läggs till i listan eller biblioteket automatiskt ska deklareras som arkivhandlingar.

  7. Klicka på OK.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×