Konfigurera godkännande av tid och aktivitetsstatus

Konfigurera godkännande av tid och aktivitetsstatus

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Om du beslutar dig för att du vill använda tidrapporter i organisationen bör du också tänka ut hur du vill att godkännandet av tidrapporterna ska fungera.

Hur konfigurerar jag godkännanden i organisationen?

Innan du konfigurerar godkännanden i Project Web App bör du tänka igenom hur ni gör inom organisationen i nuläget samt hur du vill att det ska fungera fortsättningsvis. Här följer några frågor du bör försöka besvara innan du låser dig vid en specifik formell godkännandeprocess.

Behöver du ens någon godkännandeprocess?

Det kanske känns givet att en chef ska godkänna det arbete som gruppmedlemmarna utför – men det kan vara värt att diskutera om ni egentligen behöver en så formell process. Vad, exakt, vill ni uppnå genom att kräva godkännanden? Om utbetalningarna inom organisationen är knutna till timmar som registreras på tidrapporter, behöver ni sannolikt en process för formella godkännanden. Men om ni hanterar projekt helt separat från bokföring och ekonomi kanske ni inte behöver ett extra steg mellan det att gruppmedlemmarna utför ett arbete och att det arbetet sedan kopplas till projektplanen.

Obs!: Du behöver inte upprätta en godkännare för alla!    Om du inte har krav på dig att någon måste godkänna arbetade timmar innan de timmarna kopplas till projektplanen, behöver du heller inte godkänna de timmarna. Då kan varje enskild gruppmedlem vara sin egen godkännare. Det är faktiskt precis den inställningen som används automatiskt i Project Web App när du lägger till nya medlemmar – du behöver alltså inte göra någonting extra. Det blir inte mycket enklare än så!

Vem ska ansvara för att godkänna tiden?

Vem ska godkänna de timmar som gruppmedlemmarna arbetar? Projektledaren? Någon från löneavdelningen? Kanske bådadera? För att kunna konfigurera Project Web App på ett sätt som visar hur organisationen egentligen fungerar, måste du tänka ut vilka som ska godkänna tiden för det arbete som utförs i organisationen.

Ibland måste flera personer godkänna en given tidrapport. Till exempel kanske det krävs godkännanden från både en resurschef och någon från löneavdelningen. Om så är fallet i din organisation kan du konfigurera en kedja av godkännare, ungefär så här:

Gruppmedlem

Bob   

Bob är en av gruppmedlemmarna. Jill är hans tidrapportsansvarige.

Bob fyller i sin tidrapport och skickar den till Jill.

Projektledare

Jill   

Jill är gruppledare. Frank är hennes tidrapportsansvarige.

Jill godkänner Bobs tidrapport. Den skickas då automatiskt till Frank för godkännande.

Lönespecialist

Frank   

Frank jobbar på löneavdelningen. Han är sin egen tidrapportsansvarige.

När Frank godkänner Bobs tidrapport kopplas Bobs timmar till den aktuella projektplanen.

Endast de som står med på sidan Tidrapportsansvariga kan godkänna tidrapporter.

Att lägga till någon som godkännare

  1. Välj Inställningar Ikon för Inställningar > PWA-inställningar.

  2. Under Hantera tid och aktiviteter väljer du Tidrapportsansvariga.

    Tidrapportsansvariga
  3. Välj Ansvariga > Lägg till ansvarig.

    Lägg till chef
  4. Välj den person du vill lägga till som godkännare. Välj sedan OK.

Hur anger jag tidrapportsgodkännare för andra i Project Web App?    Du kan ange andra användares tidrapportsansvarig i resurscentret.

Vem ska ansvara för att godkänna aktivitetsstatusen?

Kom ihåg att aktivitetsstatus skiljer sig från tid, även om båda registreras i gruppmedlemmarnas tidrapporter. Det kan vara så att de som ansvarar för att godkänna aktivitetsstatusen inte är samma personer som de som ansvarar för att godkänna tiden. Till exempel kanske det krävs någon från löneavdelningen för att godkänna antalet arbetade timmar (tid) – men inte för att godkänna hur många procent av arbetet som utförts (aktivitetsstatus). Och om vi vänder på det: kanske måste en gruppchef godkänna uppdateringarna av hur mycket arbete som återstår att göra för en aktivitet innan den kan anses vara klar (aktivitetsstatus), medan ingen gruppchef krävs för att godkänna den faktiska arbetstiden (tid). I Project Web App måste projektledaren alltid godkänna aktivitetsstatusen innan den kopplas till projektplanen.

Hur anger jag aktivitetsstatusgodkännare för andra i Project Web App?    Precis som vid godkännande av tid kan du skapa en kedja av godkännare också för aktivitetsstatusen. Allt du behöver göra är att ange varje enskild persons standardägare för tilldelningi resurscentret.

Vilka andra alternativ finns det?

Det finns ett par andra alternativ som kan vara lämpliga för godkännanden i organisationen. De två inställningarna ifråga hittar du under Inställningar Ikon för Inställningar > PWA-inställningar. Där hittar du vissa inställningar under Inställningar och standardvärden för tidrapporter.

Inställningar och standardvärden för tidrapporter

Kan cheferna godkänna tidrapporterna rad för rad?

Om du vill att cheferna ska kunna godkänna enskilda tidrapportsrader väljer du Aktiverad under Statushanterarens godkännande av aktivitet i avsnittet Tidrapportsprinciper. Du kan också välja att kräva godkännande av rader innan tidrapport godkänns. Klicka på Spara när du är klar med ändringarna.

Om du vill att cheferna ska kunna godkänna endast hela tidrapporter väljer du Avaktiverad.

Kan man som gruppmedlem ändra vem som ska godkänna tidrapporten först?

Om du inte vill att gruppmedlemmarna ska kunna ändra vem som godkänner tidrapporten först markerar du kryssrutan Fast godkännandecirkulation under Godkännandecirkulation. Klicka på Spara när du är klar med ändringarna.

Om gruppmedlemmarna är bekväma med att ändra förste godkännare, kan du låta kryssrutan vara avmarkerad. När den förste godkännaren – som alltså uppgetts av gruppmedlemmen ifråga – godkänner tidrapporten, inleds den normala godkännandecirkulationen för tidrapporten.

Kan gruppmedlemmarna välja vem som helst som förste godkännare?    Nej, de kan bara välja bland de personer som står med på sidan Tidrapportsansvariga.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×