Konfigurera funktioner för en informationshanteringsprincip

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Webbplatsadministratörer kan komma åt alla eller några av följande funktioner beroende på vilka informationshanteringsprinciper som har aktiverats i Central administration. Du kan också ha ytterligare anpassade funktioner som har skapats särskilt för organisationen.

Vad vill du göra?

Öppna sidan Redigera princip

Lär dig mer om principfunktion för etikett

Lägga till etiketter i en princip

Lägga till granska händelser i en princip

Lägga till streckkoder i en princip

Lägga till objekt bevarande- och förfallodatum funktioner i en princip

Öppna sidan Redigera princip

Du kan komma åt sidan Redigera princip från princip för en webbplatssamling eller en princip som har lagts till i en webbplatsinnehållstyp.

Öppna sidan Redigera princip för en webbplatssamlingsprincip

  1. Klicka på Webbplatsåtgärder på webbplatssamlingens startsida, peka på Webbplatsinställningar och klicka sedan på Ändra alla webbplatsinställningar.

  2. Principer för webbplatssamlingar på sidan Webbplatsinställningar under Administration av webbplatssamling.

  3. Välj den princip som du vill konfigurera funktionerna för.

Öppna sidan Redigera princip för en innehållstypprincip

  1. Klicka på Webbplatsåtgärder på webbplatssamlingens startsida, peka på Webbplatsinställningar och klicka sedan på Ändra alla webbplatsinställningar.

  2. Klicka på webbplatsinnehållstyper på sidan Webbplatsinställningar i avsnittet gallerier.

  3. Välj den innehållstyp som principen har associerats med och klicka sedan på Inställningar för informationshanteringsprincip.

  4. Klicka på definiera en princip för att öppna sidan Redigera princip för innehållstypen.

Överst på sidan

Mer information om etikettprincipfunktionen

Med etikettprincipfunktionen kan webbplatsadministratörer skapa enhetliga etiketter för Microsoft Office 2007-systemet-dokument. Etiketter är användbara för att säkerställa att information om dokumentegenskaper kopplas till ett dokument när det skrivs ut. Objektegenskaper som lagras i kolumner, till exempel filnamn, författare, datum för skapande, status, projektnamn och schemainformation, kan inkluderas i en etikett.

Som standard visas etiketter i dokumentets sidhuvud; Däremot kan kan slutanvändarna infoga en etikett var som helst i dokumentet genom att använda fliken Infoga i Office-version 2007 program, till exempel Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 och Microsoft Office PowerPoint 2007. Etiketter som tillämpas för alla dokument som den principen tillämpas.

Principadministratörer kan bestämma följande etikettattribut:

  • Vilken information som ska ingå i etiketten, till exempel metadata definieras i objektet kolumner samt hårdkodade text och formatera tecken. Etiketter kan innehålla upp till tio kolumnreferenser, som kan vara upp till 255 tecken.

  • Etikettformatet, inklusive dess totala höjd och bredd, textstil, teckensnitt och teckenstorlek, radbrytningar och tabbar. Som standard är etiketthöjden en tum, men etiketthöjden kan ställas in från 0,25 till 20 tum. Etikettbredden kan vara från 0,25 till 20 tum. Etikettexten centreras alltid vertikalt i etikettbilden.

  • Om Office-version 2007-programmen ska uppmana slutanvändare att infoga en etikett innan ett dokument sparas eller skrivs ut, eller om etiketten kan läggas till manuellt av slutanvändaren. Användare kan också ta bort en etikett från ett dokument vid behov.

  • Om etikettinnehållet ska vara låst när det först läggs till i ett dokument eller om det kan uppdateras när kolumninformationen ändras. Etiketter är låsta endast när alla nödvändiga metadata är närvarande på etiketten.

Överst på sidan

Lägga till etiketter i en princip

  1. Öppna sidan Redigera princip för principen som du vill lägga till etiketter.

  2. Klicka på Aktivera etiketter på sidan Redigera princip i avsnittet etiketter.

  3. Markera kryssrutan Be användarna att lägga till en etikett innan de sparar eller skriver ut för att säkerställa att en etikett alltid läggs till i ett dokument.

    Obs!: Alla inställningar används för hela etiketten. Du kan behöva justera antingen textformateringen eller etikettstorleken för att säkerställa att texten visas korrekt.

    Avmarkera denna kryssruta om etikettprincipen är valfri och du vill att slutanvändarna ska infoga en etikett manuellt i dokumenten.

  4. Om du vill låsa en etikett så att den inte kan ändras, även om kolumninformation ändras, markerar du kryssrutan Stoppa ändringar av etiketter när de har lagts till.

    Om du vill tillåta etikettändingar när information i kolumninställningarna ändras, avmarkerar du denna kryssruta.

  5. Skriv text för etiketten så som du vill att den ska visas i rutan Etikettformat.

    • Skriv namnen på kolumnerna som ska visas, i den ordning som du vill att de ska visas i etiketten. Omslut kolumnnamn med klammerparenteser ({ }) på det sätt som visas på sidan.

    • Om du vill kan du ange ett kolumn-ID utanför parenteserna på det sätt som visas i exemplet på sidan.

    • Om du vill lägga till en radbrytning i en etikett skriver du \n i etikettrutan där du vill att radbrytningen ska visas.

    • Om du vill lägga till en tabb skriver du \t i etikettfältet där du vill göra indrag i texten.

  6. Välj textformatering för etiketten i avsnittet Utseende. Se till att använda ett teckensnitt och format som finns på slutanvändares datorer. Teckenstorleken påverkar också hur mycket text som kan visas på etiketten.

  7. Skriv höjd och bredd för etiketten i avsnittet Etikettstorlek. Etiketten kan vara 0,25 till 20 tum hög och 0,25 till 20 tum bred. Etikettexten centreras alltid vertikalt i etikettbilden.

  8. Klicka på Uppdatera för att förhandsgranska etikettinnehållet.

    Se till att texten får plats inom angiven etiketthöjd och -bredd. Text som är för stor för etiketten visas inte.

    Obs!: Faktiska kolumnvärden visas inte i förhandsgranskningen.

  9. Klicka på OK för att använda etikettfunktionen i principen.

Felsökning av etiketter

Kontrollera följande för att vara säker på att etiketterna skrivs ut korrekt:

  • Alla kolumner som visas i etikettformatet finns i dokumentbiblioteket.

  • Etikettinnehållet är inte längre än etikettens längd.

  • Textformateringen (till exempel teckenstil) är giltig. Om formateringsparametrar är ogiltiga eller hänvisar till teckensnitt som inte finns på klientsystemet skapas en etikett, men standardformateringsvärdena används.

Om några av metadatavärdena som krävs för etiketten inte har fyllts i ännu, visas en meddelandedialogruta som informerar användare att metadata som krävs för etiketten saknas. Användare kan gå till dokumentinformationspanelen och fylla i metadata som saknas. På egenskapspanelen visas endast de egenskaper som krävs för etiketten.

Överst på sidan

Lägga till händelsegranskning i en princip

Med granskningsfunktionen för webbplatssamlingsprincip kan företag skapa och analysera granskningsloggar för dokumenten samt för listobjekt som inte rör dokument, till exempel uppgiftslistor, ärendelistor, diskussionsgrupper och kalendrar. Funktionen har en granskningslogg som registrerar händelser, till exempel när innehåll visas, redigeras och publiceras. När granskning har aktiverats i en princip kan principadministratörer visa granskade data i Excel-baserade principanvändningsrapporter som sammanfattar aktuell användning. Du kan granska varje rapport för att se hur information används i organisationen. Med granskningsloggrapporter kan organisationer verifiera och dokumentera hur bestämmelser följs eller undersöka eventuella problem.

Granskningsloggen registrerar följande information:

  • Händelsenamn.

  • Datum och tid för händelsen.

  • Systemnamn för användaren som utför åtgärden.

  • Öppna sidan Redigera princip för principen som du vill lägga till granskning.

  • Markera kryssrutan Aktivera granskning på sidan Redigera princip i avsnittet granskning och markera sedan kryssrutorna bredvid de händelser som du vill behålla en granskningslogg för.

  • Klicka på OK för att använda granskningsfunktionen i principen.

När granskning är aktiverat visas relaterade objekt som täcks av den här principen händelser i loggen. Visa revisionen loggar på sidan Webbplatsinställningar klickar du på Granskningsloggrapporter och väljer vilken rapport som du har konfigurerat.

Obs!: Granskning ger information om när ett objekt ändras men inte detaljer om vad som har ändrats. Den ska därför inte betraktas som ett verktyg för dokumentversionshantering eller säkerhetskopiering.

Överst på sidan

Lägga till streckkoder i en princip

Streckkoder är särskilt användbara för att hantera fysiska poster eftersom de gör det möjligt att spåra tillgångar som inte är digitala, till exempel utskrivna dokument, och fysiska objekt, till exempel produkter, prototyper och datormaskinvara. Till skillnad från etiketter visar inte streckkoder information om objektet. På så sätt kan känslig information sparas tryggt online och associeras med utskrifter eller fysiska objekt utan att informationen avslöjas.

När streckkoder är aktiverade som en del av en princip, de läggs till dokumentegenskaper och visas i sidhuvudsområdet i dokumentet som streckkoden används. Som dataetiketter, kan streckkoder också vara manuellt bort från ett dokument.

Du kan ange om användare ska bli ombedda att inkludera en streckkod när de skriver ut eller sparar ett objekt eller om streckkoden ska infogas manuellt på fliken Info i Office-version 2007-program.

Streckkodsprincipen genererar streckkoder enligt standarden kod 39. Varje streckkodsbild innehåller text under streckkodssymbolen som representerar streckkodsvärdet. På så sätt kan streckkodsdata användas även när maskinvara för avsökning inte är tillgänglig. Användare kan manuellt skriva streckkodsnumret i sökrutan i Microsoft Office SharePoint Server 2007 för att leta reda på objektet online.

  1. Markera kryssrutan Aktivera streckkoder i avsnittet streckkoder på sidan Redigera princip.

  2. Om användare ska bli ombedda att infoga dessa streckkoder i dokument, markerar du kryssrutan Be användarna att ange en streckkod innan de sparar eller skriver ut.

  3. Klicka på OK för att använda streckkodsfunktionen i principen.

Överst på sidan

Lägga till lagrings- och förfallofunktioner för objekt i en princip

När förfalloprincipen aktiveras sker sökning i webbplatssamlingen efter objekt som har överskridit lagringsperioden. Vad som händer med dessa objekt beror på hur systemet har konfigurerats för att hantera objekt som har överskridit lagringsperioden. Exempel: Objekt kan flyttas till papperskorgen, ett arbetsflöde för när objekt förfaller kan startas eller en anpassad process kan utföras.

Du aktiverar förfalloprincipen genom att ange både en lagringsperiod och en förfallotidsåtgärd.

  1. Öppna sidan Redigera princip för principen som du vill ange objekt bevarande- och förfallodatum.

  2. Markera kryssrutan Aktivera förfallodatum för att fastställa hur du avsätta av innehåll som hanteras av den här principen på sidan Redigera princip.

  3. Välj en lagringsperiod för att ange när dokument ska upphöra att gälla. Detta kan också uttryckas i ett separat arbetsflöde eller en anpassad lagringsformel.

    • Klicka på en tidsperiod baserat på objektets egenskaper om du vill ange förfallodatum baserat på en egenskap för datum och klicka på åtgärder och information om hur lång tid (dagar, månader eller år). Ange ett tal i rutan mellan listorna för att definiera hur lång tid.

      Meddelanden: 

      • När du skapar en princip som en del av en innehållstyp kan du välja valfri datumegenskap som definierats i den innehållstypen och använda som ett förfallovärde.

      • Dessa alternativ är tillgängliga endast när du skapar en webbplatssamlingsprincip.

    • Om du vill använda ett arbetsflöde eller en anpassad lagringsformel för att fastställa förfallodatum, klickar du på Anges programmässigt.

  4. Ange vilka åtgärder som ska vidtas när dokumentet upphör att gälla.

    • Om du vill aktivera en fördefinierad åtgärd (till exempel borttagning), klickar du på Utför den här åtgärden, och markera sedan en åtgärd i listan.

    • Om du vill starta ett arbetsflöde för när objekt förfaller klickar du på Starta arbetsflödet och väljer sedan arbetsflödets namn.

      Obs!: Den här funktionen är bara tillgänglig om du definierar en princip för en innehållstyp som redan har ett arbetsflöde associerat med den.

  5. Klicka på OK för att använda förfallofunktionen i principen.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×