Konfigurera funktionen Ordna innehåll för att cirkulera dokument

Konfigurera funktionen Ordna innehåll för att cirkulera dokument

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Ordna innehåll är en funktion i SharePoint som kan användas för att hantera vissa viktiga biblioteksuppgifter automatiskt. Förutom att spara tid gör den här funktionen att det blir lättare att hantera dokumentbibliotek på ett enhetligt sätt.

Vad kan jag göra med funktionen Ordna innehåll?

Med Ordna innehåll kan du göra följande automatiskt:

  • Dirigera dokument till olika bibliotek eller mappar    Ordna innehåll fungerar som en grindvakt för dokument. Varje gång ett dokument överförs använder Ordna innehåll regler som du skapat för att ange vart dokumentet ska flyttas. Därefter dirigeras dokumentet till rätt bibliotek eller mapp, som kan finnas i en annan webbplatssamling. Regler kan baseras på en kombination av innehållstyper och metadata.

  • Ladda upp alla dokument till en Samlingsbiblioteket    Du kan konfigurera funktionen Ordna innehåll om du vill placera alla överförda dokument i en Samlingsbiblioteket, där metadata kan anges och en överföringen slutfört.

  • Hantera mappstorlek   Du kan konfigurera Ordna innehåll så att antalet objekt i mappar övervakas och ange att en mapp inte får innehålla mer än ett bestämt antal objekt. Den här gränsen är 2 500 objekt som standard, och när objekt nummer 2501 skickas till mappen skapas automatiskt en ny mapp som dokumentet placeras i. Du kan ange antalet objekt som ska tillåtas i en enskild mapp.

  • Hantera dubblettöverföringar    När ett dokument överförs som redan finns i biblioteket, kan du ha Ordna innehåll antingen använda SharePoint versioner eller byta namn på filen genom att lägga till unika tecken. Då ser du till att det befintliga dokumentet och Dubbletten behålls.

  • Underhålla granskningsloggar    Ordna innehåll kan spara granskningsloggar om ett dokument med dokumentet efter att det har dirigerats.

Aktivera funktionen Ordna innehåll på en webbplats

Du måste minst ha behörigheter som webbplatsägare för att kunna utföra den här uppgiften.

Så här aktiverar du funktionen Ordna innehåll för en webbplats

  1. Navigera till den webbplats som du vill konfigurera.

  2. Klicka på Inställningar för Ikon för Inställningar och välj sedan Webbplatsinställningar på nedrullningsbara menyn.

    Klicka på Inställningar Ikon för Inställningar för SharePoint Online, klicka på webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Hantera Webbplatsfunktioner på sidan Webbplatsinställningar i gruppen Webbplatsåtgärder.

  4. Klicka på Aktivera bredvid namnet på funktionen Ordna innehåll. När funktionen aktiveras visas ordet Aktiv i kolumnen Status.

    innehåll organzier aktivera knappen

Konfigurera funktionen Ordna innehåll för att cirkulera dokument

Obs!: Om du vill konfigurera Organisera innehåll måste du minst ha behörighet som webbplatsägare.

  1. Navigera till den webbplats där du vill konfigurera Ordna innehåll att automatiskt cirkulera dokument till angivna platser.

  2. Klicka på Inställningar för Ikon för Inställningar och välj sedan Webbplatsinställningar på nedrullningsbara menyn.

    Klicka på Inställningar Ikon för Inställningar för SharePoint Online, klicka på webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

  3. Välj Inställningar för Ordna innehåll i gruppen Webbplatsadministration.

    Obs!: Länken Inställningar för Ordna innehåll visas bara om funktionen har aktiverats för webbplatsen.

  4. Markera kryssrutan i avsnittet Omdirigera användare till Samlingsbiblioteket om du vill att Ordna innehåll ska användas. När du gör det omdirigeras användarna automatiskt till samlingsbiblioteket när de försöker överföra ett dokument.

  5. Markera kryssrutan i avsnittet Skicka till en annan webbplats om du vill tillåta att dokument dirigeras till en annan webbplats baserat på regler.

  6. Markera kryssrutan Skapa undermappar när en målplats har för många objekt i avsnittet Mappartionering om du vill att undermappar ska skapas automatiskt när antalet objekt på en plats överskrider ett angivet antal.

    • I rutan Antal objekt i en enda mapp anger du hur många dokument som får lagras i en mapp innan det skapas en ny.

    • I rutan Format för mappnamn anger du namnkonventioner för nya mappar som skapas.

  7. I avsnittet Dubbletter av inskickade objekt anger du om du vill att versionsfunktionen ska användas för dubbletter eller om unika tecken alltid ska läggas till i objektets filnamn.

  8. Markera kryssrutan i avsnittet Bevara kontext om du vill spara granskningsloggar eller metadata som en granskningspost för det inskickade objektet eller dokumentet.

  9. I avsnittet Regel chefer anger du användarnamnen som är regler chefer i organisationen. Regel-chefer måste ha hantera behörigheter webbplatsåtkomst regler för Ordna innehåll ange sida. Mer information finns i Skapa Ordna innehåll regler för Dokumentcirkulation.

  10. Markera lämpliga kryssrutor om du vill att ett e-postmeddelande ska skickas till regeladministratörerna. Med Ordna innehåll kan du ange att ett e-postmeddelande ska skickas till regeladministratörerna när en innehållsöverföring inte matchar en regel eller när innehåll skickas till Ordna innehåll.

    Obs!: E-post måste konfigureras med din SharePoint- eller nätverksadministratören för servern eller tjänsten för de här kryssrutorna ska aktiveras.

  11. Ange information om andra webbplatser eller e-postmeddelandeprogram som kan skicka innehåll till den aktuella webbplatsen i avsnittet Överföringspunkter.

    Tips: I det här avsnittet visas webbtjänstens URL för att skicka innehåll till webbplatsen om du vill skapa ett arbetsflöde eller en anpassad lösning och skicka dokument från ett e-postsystem.

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×