Konfigurera fillagring och fildelning i Office 365

Deltagare: Tom Werner Diane Faigel

Ett av de bästa sätten att konfigurera fillagring och delning för ditt företag är att använda OneDrive för företag och en Office 365-gruppwebbplats tillsammans. Det här är bra om du har ett litet företag med några få anställda.

Office 365 innehåller en grundläggande gruppwebbplats som hjälper dig att komma igång. Du kan omedelbart börja lagra filer i OneDrive för företag och samarbeta med filer på gruppwebbplatsen.

Var du kan lagra dokument i Office 365

  • OneDrive för företag har utformats för enskild användning, med tillfällig delning av filer. OneDrive för företag är perfekt för att lagra filer som du äger.

  • En Office 365-gruppwebbplats är utformad för att dela och samarbeta om filer regelbundet. En gruppwebbplats är perfekt för att lagra filer som har delat ägarskap där flera personer eller hela gruppen äger filerna och kan samarbeta i dem.

Både OneDrive för företag och gruppwebbplatser ger dig och dina anställda åtkomst från valfri plats.

Ett diagram för hur du kan använda två typer av lagring: OneDrive och gruppwebbplatser

Här finns rekommendationer för vad du kan lagra på varje plats när du använder OneDrive för företag och Office 365-gruppwebbplatser tillsammans:

Lagringsplats

Vad det används till

Vad jag kan lagra här

OneDrive för företag

Att lagra innehåll på OneDrive för företag är som att lagra filer på datorn. Ingen annan kan enkelt komma åt dem.

Detta är bra för att lagra företagsfiler som du arbetar med själv.

Företagsfiler som andra gruppmedlemmar inte behöver samarbeta i eller ha tillgång till regelbundet.

Office 365-gruppwebbplats

En Office 365-gruppwebbplats är som en webbplats, men som standard är den inte offentlig. Den är bara tillgänglig för personer som du ger behörighet till.

Den är perfekt om du behöver dela och samarbeta i filer.

Delade dokument som alla anställda kan komma åt och samarbeta i. Ni kan till exempel samarbeta i en PowerPoint-presentation, lagra grupplaneringar som alla kan uppdatera eller publicera dagordningar för möten.

Office 365-gruppunderwebbplats

En Office 365-gruppunderwebbplats är som ett separat avsnitt på gruppwebbplatsen med ett unikt utseende eller unika behörigheter för åtkomst.

Detta är användbart om du behöver dela och samarbeta kring filer med en kund eller partner utanför företaget.

Det är också bra för att lagra filer som du vill hålla privata för andra personer i företaget som har åtkomst till gruppwebbplatsen. Du kan konfigurera en underwebbplats så att bara du (och om det behövs en eller två andra personer) kan komma åt den.

Lär dig hur du skapar en gruppunderwebbplats.

Filer som du vill dela med personer utanför företaget.

Filer som du vill hålla privata för andra personer i företaget. Du kanske till exempel vill lagra personal- och ekonomiinformation här.

Office 365-webbplatssamlingar

Fillagring och delning, men webbplatssamlingen är helt separat från din befintliga gruppwebbplats.

En ny Office 365-webbplatssamling har en egen adress och egna behörigheter. Den kan användas för internt eller externt samarbete.

Större företag använder webbplatssamlingar på samma sätt som mindre företag använder underwebbplatser. Ett litet företag med avancerade säkerhetsbehov och utvecklade tekniska kunskaper kanske också vill skapa en webbplatssamling.

Du kan lagra samma delade information i en webbplatssamling som på en gruppwebbplats och en underwebbplats.

Video: Flytta dina filer till molnet

I det här videoklippet visas hur du kan komma igång snabbt med att lagra dokument i molnet. Hoppa till steg.

Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Steg: Börja använda OneDrive för företag och din gruppwebbplats för fillagring och samarbete online

Beräknad tid för varje procedur: 5–10 minuter

Varje person på företaget som har Office 365 får lagringsutrymme i molnet på OneDrive för företag. Informera dem om att de ska lagra företagsrelaterade filer här om de är de enda som behöver använda dessa filer. De kan till exempel lagra utkast, mötesanteckningar eller manuskriptet till en demo som de ska leverera.

Det är också viktigt att berätta för de anställda att de ska dela sin OneDrive för företag-mapp med dig och andra medarbetare. Om anställda blir sjuka eller lämnar företaget är det svårt att komma åt deras filer på OneDrive för företag. Men om OneDrive för företag-mapparna delas kan du alltid komma åt filerna om det behövs.

Här visar vi hur personerna i din grupp kommer åt OneDrive för företag och kan dela mappen.

  1. Gå till http://portal.office.com för att logga in.

  2. Skriv in ditt användarnamn och lösenord och välj sedan Logga in.

  3. Välj OneDrive på Office 365-startsidan.

    I startprogrammet väljer du panelen OneDrive.

  4. Om du redan har en mapp som Delas med alla i OneDrive för företag öppnar du den. Det är här gruppmedlemmarna ska lagra sina egna företagsrelaterade dokument i OneDrive för företag. Välj Dela och gå till nästa steg.

    Om du inte redan har den här mappen kan du välja Nytt och skapa en ny mapp. Namnge den Delas med alla och välj Bjud in personer. Om du inte ser Bjud in personer klickar du på Skapa, högerklickar på den nya mappen och klickar sedan på Dela.

    Välj mappen Delas med alla i OneDrive

  5. I rutan Bjud in personer skriver du namnen eller e-postadresser för gruppmedlemmar som du vill ska ha åtkomst till mappen. Du kan ta med din egen e-postadress för att få en kopia av meddelandet som skickas till personerna du ger åtkomst till.

    Dialogrutan för listan med e-postadresser för de personer som du vill dela OneDrive för Business-mappen med.

  6. Välj en behörighetsinställning för mappen, Kan redigera eller Kan visa.

  7. Skriv ett meddelande som skickas till alla inbjudna så att de vet att e-postmeddelandet innehåller en länk till de delade företagsfilerna. Välj Skapa. E-postmeddelandet skickas omedelbart till personerna som du bjuder in.

    Så här ser e-postmeddelandet ut när det skickas. Det innehåller en länk till mappen Delas med alla längst ned så att de kan komma åt den.

    Öppna e-postmeddelandet och klicka på Öppna webbplatsen.

Beräknad tid för varje procedur: 5–10 minuter

Office 365 innehåller en grundläggande gruppwebbplats med vissa funktioner som hjälper dig att komma igång. Endast personer i företaget kan komma åt den här interna webbplatsen.

Så här kommer du till gruppwebbplatsen:

  1. När du är inloggad i Office 365 väljer du startikonen för appen Office 365-startprogramsikon längst upp till vänster på sidan och sedan Webbplatser.

    Välj appfönstret längst upp till höger på sidan och välj sedan Webbplatser.

  2. På sidan Webbplatser väljer du Gruppwebbplats.

    Om du vill komma åt dina gruppwebbplatser klickar du på Webbplatser och sedan på Gruppwebbplatser.

Du ser startsidan för gruppens interna webbplats med standardrubriken <företagsnamnet> gruppwebbplats. Startsidan innehåller:

  • Paneler för funktioner som hjälper dig att komma igång och anpassa gruppwebbplatsen.

  • Länkar på vänster sida som leder till andra områden på gruppwebbplatsen.

  • Ett dokumentbibliotek, så att du kan börja lagra och dela filer med gruppen.

Startsidan för gruppwebbplatser har vanliga funktioner sida vid sida för att anpassa webbplatsen.

Beräknad tid för varje procedur: 20–30 minuter för dina första filer

Gruppwebbplatsen har redan en plats att lagra filer så att du snabbt kan komma igång med att lagra och dela filer. Det kallas Dokumentbibliotek och är ett "bibliotek med dokument".

Här är stegen:

  1. Välj Dokument i navigeringsmenyn till vänster på gruppwebbplatsens startsida. Då kommer du till ditt Dokumentbibliotek.

    Välj biblioteket Dokument i den vänstra menyn

  2. När du är inloggad på Office 365 öppnar du Utforskaren från startfältet eller annan plats.

    Öppna Utforskaren från startmenyn eller en annan plats.

  3. Gå till de filer du vill ladda upp till gruppwebbplatsen.

    Välj Bläddra på datorn om du vill navigera till filen du vill ladda upp på gruppwebbplatsen.

  4. Markera de filer du vill ladda upp till gruppwebbplatsen och dra dem till dokumentbiblioteket.

    Exempel på en fil som laddats upp till dokumentbiblioteket på gruppwebbplatsen.

    När du är klar har filerna lagrats både på gruppwebbplatsen och datorn.

    En bild av hur Dokument-biblioteket ser ut när du överför filer till det.

    Du kan ta bort filerna från datorn. I nästa steg, Steg 4: Synkronisera onlinefiler med datorn, ska du skapa en ny plats för filerna på datorn.

    Om du har många filer eller stora filer att ladda upp till gruppwebbplatsen kan du läsa de här tipsen om att ladda upp stora eller många filer till ett bibliotek.

    Om du behöver mer lagringsutrymme kan du läsa Ändra lagringsutrymme för din prenumeration.

Beräknad tid för varje procedur: 20–30 minuter för dina första filer

Nu när du har filer på gruppwebbplatsen kan du konfigurera dem så att de synkroniseras med PC eller Mac. På så sätt kan du arbeta med filerna från datorn i stället för att arbeta i Internet Explorer, Chrome eller en annan webbläsare. Det är också bra att ha en version av filerna synkroniserade på datorn när du behöver tillgång till en fil och inte är ansluten till Internet.

När du har konfigurerat att filerna ska synkroniseras med datorn, synkroniseras de automatiskt var 10:e minut när du är ansluten till Internet.

Så här synkroniserar du filer på gruppwebbplatsen med datorn:

  1. Välj Dokument i navigeringsmenyn till vänster på gruppwebbplatsens startsida. Det går inte att konfigurera synkronisering från startsidan. Du måste öppna biblioteket från navigeringsmenyn.

    Tips: När du synkroniserar filer på gruppwebbplatsen synkroniserar du alla dokumentbibliotek på webbplatsen, inte hela webbplatsen.

    Välj biblioteket Dokument i den vänstra menyn

  2. Välj Synkronisera i dokumentbiblioteket. Eller markera de enskilda filerna som du vill synkronisera.

    Välj filen och välj sedan synkronisera.
  3. I rutan OneDrive för företag väljer du Synkronisera nu. (OneDrive för företag utför synkroniseringen.)

    Klicka på knappen Synkronisera nu för att börja synkronisera filer från gruppwebbplatsen till skrivbordet.
  4. Om du får en uppmaning om säkerhet väljer du Tillåt. Om du får en uppmaning om att ange autentiseringsuppgifter för Office 365, anger du användar-ID och lösenord för Office 365. När synkroniseringsprocessen startar visas den här dialogrutan:

    En bild av dialogrutan som visas när synkronisering startar.
  5. Välj Visa mina filer så ser du dokumenten i Utforskaren. Du kan se filerna på datorn i SharePoint-mappen. Den lilla gröna bocken bredvid filen anger att den är uppdaterad och har synkroniserats med versionen på gruppwebbplatsen.

    Använd Utforskaren för att navigera till den synkroniserade filen på skrivbordet. Den ligger i SharePoint-mappen.

    Meddelanden: 

    • När du synkroniserar filer på OneDrive för företag finns de på datorn i mappen OneDrive för företag.

    • En skärmbild som visar hur den ser ut i Utforskaren efter att du synkroniserat en OneDrive för företag-fil och skrivbordet

  6. Gå till SharePoint-mappen och öppna filen. Gör en ändring och välj sedan Spara. Om du är ansluten till Internet ser du längst ned på skärmen Laddar upp till SharePoint, vilket anger att filen sparas på gruppwebbplatsen. Samtidigt sparas den också på datorn i SharePoint-mappen. Om du får meddelandet "Det gick inte att ladda upp" kan du försöka igen. Ibland kan en svajig Internetanslutning störa sparandeprocessen.

    En bild av det statusmeddelande som visas när en fil sparas på gruppwebbplatsen.

    Grattis! Du har nu konfigurerat fillagring och samarbete online för din organisation.

Metodtips för fillagring och delning

  • Små ideella föreningar: Skapa en Office 365-gruppwebbplats där du kan lagra delade dokument så att informationen finns centralt och arkiveras. På så sätt förloras inte informationen vid personalövergångar, till exempel till en annan chef. Skapa en privat Office 365-gruppunderwebbplats för att lagra filer som du vill hålla privata från resten av gruppen, till exempel personal- och ekonomidokument.

  • Enmansföretag: Använd OneDrive för företag till att lagra dina filer och dela dem med kunder vid behov.

  • Samägda företag: Om ni är flera ägare kan du fortfarande använda OneDrive för företag, men du behöver kunna dela filer direkt med andra ägare och vice versa.

  • Företag med externa kunder eller partner som behöver åtkomst till filer: Använd Office 365-gruppunderwebbplatser för att lagra och dela dokument som är avsedda för en viss kund. Eftersom åtkomsten till underwebbplatser är specifik för vissa kunder och begränsad till just den underwebbplatsen behöver du inte oroa dig för att en kund av misstag får tillgång till information som är avsedd för en annan kund.

När du sparar en fil i OneDrive för företag kan bara du komma åt den, såvida du inte delar den med andra. När du delar filer kan du välja att dela dem med enskilda personer eller med alla. Du kan även skapa separata mappar i OneDrive för olika ändamål, till exempel offentliga, personliga eller för enskilda projekt. Varje mapp kan delas med en annan person eller grupp eller inte delas alls.

Mer information om delning finns i Dela filer och mappar i OneDrive för företag

Om du vill se hur mycket lagringsutrymme du har kvar i OneDrive för företag kan du läsa Hantera din OneDrive för företag-lagring.

Du kan ladda upp nästan alla filformat, men ibland går det inte att ladda upp filer på grund av säkerhet eller ogiltiga tecken i filnamnen. Säkerhetsprinciperna för OneDrive för företag blockerar vissa filtyper och ett litet antal tecken. Mer information om vilka filformat och ogiltiga tecken som inte tillåts finns i Ogiltiga tecken i filnamn eller ogiltiga filtyper i OneDrive för företag.

Nästa steg

Vi hjälper gärna till!

Om du är Office 365-administratör kan du ringa vår kundsupport kostnadsfritt när du vill.

Den här artikeln uppdaterades senast 22 mars 2017 tack vare din feedback.

Om du har en fråga eller ett förslag kan du ange det i kommentarsrutan nedan så att vi kan titta på det inför kommande uppdateringar av den här artikeln.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×