Konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådor i din organisation för Office 365

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Den här artikeln är avsedd för administratörer. Vill du lägga till principer för arkivering och bevarande för objekt i din postlåda? Mer information finns i Tilldela en bevarandeprincip för e-postmeddelanden | Bevarandeprinciper i Outlook på webben för företag

I Office 365 kan du skapa en princip för arkivering och borttagning som automatiskt flyttar objekt till en användares arkivpostlåda och automatiskt tar bort objekt från postlådan. Det här kan du göra genom att skapa en bevarandeprincip och tilldela den till postlådor. Den flyttar sedan objekt till en användares arkivpostlåda efter en viss tid och tar även bort objekt från postlådan när de blivit tillräckligt gamla. De faktiska regler som avgör vilka objekt som flyttas eller tas bort samt när det händer kallas bevarandetaggar. Bevarandetaggar är kopplade till en bevarandeprincip, som i sin tur tilldelas till en användares postlåda. En bevarandetagg tillämpar inställningar för bevarande på enskilda meddelanden och mappar i en användares postlåda. Den definierar hur länge meddelanden ska ligga kvar i postlådan och vilken åtgärd som ska utföras när meddelandet når den angivna åldern. När ett meddelande når angiven ålder flyttas det antingen till användarens arkivpostlåda eller så raderas det.

Med stegen i den här artikeln kan du konfigurera en princip arkivering och borttagning för det fiktiva företaget Alpine House. Så här konfigurerar du principen:

  • Aktivera en arkivpostlåda för varje användare i organisationen. Det här ger användarna ytterligare lagringsutrymme för e-post och är nödvändigt för att bevarandeprincipen ska kunna flytta objekt till arkivpostlådan. Dessutom kan användaren själv flytta objekt till arkivpostlådan.

  • Skapa tre anpassade bevarandetaggar som ska göra följande:

    • Automatiskt flytta objekt som är äldre än 3 år till användarens arkivpostlåda. När objekt flyttas till arkivpostlådan frigörs utrymme i användarens primära postlåda.

    • Automatiskt ta bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget. Det här frigör också utrymme i användarens primära postlåda. Användaren ges en möjlighet att återställa de här objekten vid behov. Mer information finns i fotnoten under Mer information.

    • Automatiskt (och permanent) ta bort objekt som är äldre än 7 år från både den primära postlådan och arkivpostlådan. På grund av regelefterlevnad måste en del organisationer bevara e-post under en viss tidsperiod. Efter den här perioden kan organisationen vilja ta bort de här objekten permanent från användarnas postlådor.

  • Skapa en ny bevarandeprincip och lägg till de nya anpassade bevarandetaggarna i den. Dessutom kommer du att lägga till inbyggda bevarandetaggar i den nya bevarandeprincipen. Det här är bland annat personliga taggar som användare kan tilldela till objekt i sin postlåda. Du kommer att lägga till en bevarandetagg som flyttar objekt från mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan. Det här hjälper till att frigöra utrymme i mappen Återställningsbara objekt när användarens postlåda sätts på undantag.

Du kan följa vissa eller alla stegen i den här artikeln om du vill konfigurera en princip för arkivering och borttagning för postlådorna i din organisation. Vi rekommenderar att du testar processen på några postlådor innan du implementerar den för alla postlådor i organisationen.

Innan du börjar

  • Du måste vara global administratör i din Office 365-organisation när du ska utföra stegen i den här artikeln.

  • När du skapar ett nytt användarkonto i Office 365 och tilldela användaren en Exchange Online-licens skapas automatiskt en postlåda för användaren. När postlådan skapas så tilldelas den automatiskt en standardprincip för bevarande med namnet Standardprincip för MRM. I den här artikeln kommer du att skapa en ny bevarandeprincip och sedan tilldela den till användarnas postlådor. Den ersätter då Standardprincip för MRM. En postlåda kan endast ha en tilldelad bevarandeprincip åt gången.

  • Mer information om bevarandetaggar och bevarandeprinciper finns i Exchange Online, i artikeln Bevarandetaggar och bevarandeprinciper.

Det första steget är att aktivera arkivpostlådan för varje användare i organisationen. Du måste aktivera användarnas arkivpostlådor så att en bevarandetagg med bevarandeåtgärden Flytta till arkiv kan flytta objektet när det har blivit tillräckligt gammalt.

Obs!: Du kan aktivera arkivpostlådor när som helst under den här processen, så länge du gör det innan du slutför processen. Om en arkivpostlåda inte är aktiverad så vidtas inga åtgärder på de objekt som tilldelats en arkiveringsprincip.

  1. Gå till https://protection.office.com.

  2. Logga in på Office 365 med hjälp av ditt globala administratörskonto.

    Säkerhets- och efterlevnadscenter visas.

    Startsidan för Säkerhets- och efterlevnadscenter för Office 365
  3. Gå till Data hantering i Säkerhets- och efterlevnadscenter > Arkiv.

    En lista med postlådor i din organisation visas. Dessutom visas om motsvarande arkivpostlåda är aktiverad eller inte.

  4. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista posten i listan.

    Tips: I det här steget förutsätts att inga arkivpostlådor är aktiverade. Om det finns postlådor där arkivpostlådan är aktiverad håller du ned Ctrl och klickar på varje postlåda där arkivpostlådan är inaktiverad. Om du klickar på kolumnrubriken Arkivpostlåda så sorterar du raderna baserat på om arkivpostlådan är aktiverad eller inaktiverad. Då kan det bli enklare att markera postlådorna.

  5. Klicka på Aktivera under Massredigering i informationsfönstret.

    En varning visas säger att objekt som är äldre än två år ska flyttas till den nya Arkivera postlådan. Detta beror på att standard bevarandeprincip som har tilldelats en ny postlåda för användaren när den har skapats har en Arkivera standard princip-tagg som har en bevarande ålder av två år. Arkivering princip Standardetiketten som du skapar i steg 2 har en bevarande ålder 3 år. Det innebär att objekt som är 3 år eller äldre ska flyttas till den Arkivera postlådan.

  6. Klicka på Ja så att du stänger varningsmeddelandet och starta processen för att aktivera alla markerade arkivpostlådor.

  7. När processen är färdig klickar du på Uppdatera uppdatera så att du uppdaterar listan på sidan Arkivera.

    Arkivpostlådan aktiveras för alla användare i organisationen.

    Listan med postlådor där arkivpostlådan är aktiverad
  8. Låt Säkerhets- och efterlevnadscenter vara öppen. Du ska använda den i nästa steg.

Överst på sidan

I det här steget kommer du att skapa de tre anpassade bevarandetaggar som beskrevs tidigare.

  • Alpine House 3 år Flytta till Arkiv (anpassad arkiveringsprincip)

  • Alpine House 7 år Ta bort permanent (anpassad borttagningsprincip)

  • Alpine House Borttaget 5 år Ta bort och tillåt återställning (anpassad tagg för mappen Borttaget)

Om du vill skapa nya bevarandetaggar ska du använda Administrationscenter för Exchange (EAC) i organisationen Exchange Online.

  1. Klicka på panelen Admin i Säkerhets- och efterlevnadscenter app launcher Startprogramsknappen i det övre vänstra hörnet.

  2. Klicka på Admin centers i navigeringsrutan till vänster på Administrationscenter för Office 365, och klicka sedan på Exchange.

    Skärmbilden visar administrationscentret för Office 365 med alternativet Administrationscenter expanderat och Exchange markerat.
  3. Gå till efterlevnadshantering i EAC > bevarandetaggar

    En lista med organisationens bevarandetaggar visas.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för arkivering

Först skapar du en anpassad standardprinciptagg för arkivering som ska flytta objekt till arkivpostlådan efter 3 år.

  1. Klicka på Ny tagg Ikonen Nytt på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för en hel postlåda (standard)

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används i hela e-postlådan (standard):

    Inställningar för att skapa en ny standardprinciptagg för arkivering
    1. Namn Ange ett namn på den nya bevarandetaggen.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Flytta till arkiv så att objekten flyttas till arkivpostlådan när de blivit tillräckligt gamla.   

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot flyttas objekt till arkivpostlådan efter 1 095 dagar (3 år).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka på Spara så att den anpassade standardprinciptaggen för arkivering skapas.

    Den nya standardprinciptaggen för arkivering visas i listan med bevarandetaggar.

Skapa en anpassad standardprinciptagg för borttagning

Nästa steg är att skapa en annan anpassad standardprinciptagg, men det här kommer att vara en borttagningsprincip som tar bort objekt permanent efter 7 år.

  1. Klicka på Ny tagg Ikonen Nytt på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för en hel postlåda (standard)

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används i hela e-postlådan (standard):

    Inställningar för att skapa en ny standardprinciptagg för borttagning
    1. Namn Ange ett namn på den nya bevarandetaggen.

    2. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort permanent så att objekt rensas från postlådan de blivit tillräckligt gamla.   

    3. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot kommer objekt att rensas efter 2 555 dagar (7 år).

    4. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka på Spara så att den anpassade standardprinciptaggen för borttagning skapas.

    Den nya standardprinciptaggen för borttagning visas i listan med bevarandetaggar.

Skapa en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget

Den sista bevarandetagg du kommer att skapa är en anpassad bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget. Den här taggen tar bort objekt i mappen Borttaget efter 5 år. Dessutom ges en återställningsperiod där användare kan återskapa objekt med verktyget Återskapa borttagna objekt.

  1. Klicka på Ny tagg Ikonen Nytt på sidan Bevarandetaggar och välj sedan används automatiskt för en standardmapp

  2. Fyll i följande fält på sidan Ny tagg som automatiskt används i en standardmapp:

    Inställningar för att skapa en ny bevarandeprinciptagg för mappen Borttaget
    1. Namn Ange ett namn på den nya bevarandetaggen.

    2. Använd den här taggen för följande standardmapp Välj Borttaget i listrutan.

    3. Bevarandeåtgärd Välj Ta bort och tillåt återställning om du vill ta bort objekt när de blir tillräckligt gamla, men också tillåta att användarna återskapar borttagna objekt under en angiven period (standardvärdet är 14 dagar).  

    4. Bevarandetid Välj När objektet uppnår följande ålder (i dagar) och ange hur lång bevarandetiden ska vara. I det här scenariot kommer objekt att tas bort efter 1 825 dagar (5 år).

    5. Kommentar (valfritt) Skriv en kommentar som förklarar syftet med den anpassade bevarandetaggen.

  3. Klicka på Spara så att den anpassade bevarandeprinciptaggen för mappen Borttaget skapas.

    Den nya bevarandeprinciptaggen visas i listan med bevarandetaggar.

Överst på sidan

När du har skapat de anpassade bevarandetaggar är nästa steg att skapa en ny bevarandeprincip och lägga till bevarandetaggar. Du lägger till tre anpassade bevarandetaggar som du skapade i steg 2 och de inbyggda taggar som har som nämns i det första avsnittet. I steg 4, ska du tilldela den här nya bevarandeprincip till användarnas postlådor.

  1. Gå till efterlevnadshantering i EAC > bevarandeprinciper.

  2. Klicka på Ny Ikonen Nytt på sidan bevarandeprinciper.

  3. Ange ett namn på den nya bevarandeprincipen i fältet Namn, till exempel Alpine House arkiverings- och borttagningsprincip.

  4. Klicka på Lägg till Ikonen Nytt under Bevarandetaggar.

    Visas en lista över bevarandetaggar i din organisation. Observera de anpassade taggar som du skapade i steg 2 visas.

  5. Lägga till 9 bevarandetaggar som är markerade i följande skärmbild (dessa flaggor beskrivs mer utförligt i avsnittet Mer information ). Om du vill lägga till en tagg för bevarande, markerar du den och klicka sedan på Lägg till.

    Lägg till bevarandetaggar till den nya bevarandeprincipen

    Tips: Du kan välja flera bevarandetaggar genom att hålla ned Ctrl medan du klickar på taggarna.

  6. När du har lagt till bevarandetaggarna klickar du på OK.

  7. Klicka på Spara på sidan Ny bevarandeprincip så att den nya principen skapas.

    Den nya bevarandeprincipen visas i listan. Om du markerar principen så visas de bevarandetaggar som är kopplade till den i informationsfönstret.

    Den nya bevarandeprincipen och listan med länkade bevarandetaggar

Överst på sidan

När en ny postlåda skapas tilldelas en bevarandeprincip med namnet standard MRM princip den som standard. I det här steget kan ska du ersätta den här bevarandeprincip (eftersom en postlåda kan ha endast en bevarandeprincip kopplad till sig) genom att tilldela den nya bevarandeprincip som du skapade i steg 3 till användarnas postlådor i din organisation. Det här steget förutsätter att du ska tilldela den nya principen till alla postlådor i din organisation.

  1. I EAC går du till mottagare > postlådor.

    Visas en lista över alla användarnas postlådor i din organisation.

  2. Markera alla postlådor genom att klicka på den första postlådan i listan, hålla ned Skift och sedan klicka på den sista posten i listan.

  3. Klicka på fler alternativ i informationsfönstret till höger av den EAC, under Massredigering.

  4. Klicka på Uppdatera under Bevarandeprincip.

  5. På sidan mängdrabatt tilldela bevarandeprincip i listan Välj bevarandeprincipen Välj bevarandeprincip som du skapade i steg 3. till exempel Alpine House Arkiv och bevarandeprinciper.

  6. Klicka på Spara om du vill spara den nya bevarande princip tilldelningen.

  7. Om du vill kontrollera att den nya bevarandeprincipen har tilldelats postlådor, kan du göra följande: Välj en postlåda på sidan postlådor och klicka sedan på Redigera.

    1. Välj en postlåda på sidan postlådor och klicka sedan på Redigera Redigera .

    2. Klicka på postlåda funktioner på sidan postlåda egenskaper för den markerade användaren.

      Namnet på den nya princip som tilldelats postlådan visas i listrutan bevarandeprincip.

Överst på sidan

När du använder den nya bevarandeprincipen på postlådor i steg 4, kan det ta upp till sju dagar i Exchange Online för de nya bevarande-inställningarna kan användas med postlådor. Detta beror på att en process som kallas hanterade mapp assistenten processer postlådor var sjunde dag. I stället för väntar på att hanteras mapp assistenten kan köra du kan välja att begära detta ska ske genom att köra den Start-ManagedFolderAssistant -cmdlet i Exchange Online PowerShell.

Vad händer när du kör assistenten för hanterade mappar? Bevarandeprincipen börjar gälla och objekt i brevlådor inspekteras för att se om de ska bevaras. Objekten stämplas med motsvarande bevarandetagg och angivna bevarandeåtgärder utförs på objekt som är tillräckligt gamla.

Här är stegen för att ansluta till Exchange Online PowerShell och kör sedan det hanterade mapp assistenten för varje postlåda i din organisation.

  1. Öppna Windows PowerShell lokalt och kör följande kommando:

    $UserCredential = Get-Credential

    I dialogrutan Begäran om autentiseringsuppgifter för Windows PowerShell anger du användarnamn och lösenord för ditt globala administratörskonto för Office 365 och klickar på OK.

  2. Kör följande kommando:

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Kör följande kommando:

    Import-PSSession $Session
  4. Kontrollera att du är ansluten till din Exchange Online-organisation genom att köra följande kommando. En lista med alla postlådor i organisationen visas.

    Get-Mailbox

    Obs!: Om du vill ha mer information eller om du får problem med att ansluta till din Exchange Online-organisation kan du läsa Ansluta till Exchange Online med fjärr-PowerShell.

  5. Om du kör följande två kommandon så startas assistenten för hanterade mappar för samtliga postlådor i organisationen.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Nu är det klart! Du har nu konfigurerat en princip för arkivering och borttagning för organisationen Alpine House.

Mer information

  • Hur beräknas bevarandeåldern? Bevarandeåldern för objekt i postlådan beräknas från leveransdatumet. När det gäller objekt som användaren själv har skapat, till exempel utkast som inte har skickats, så beräknas tiden från när objektet skapades. När assistenten för hanterade mappar bearbetar objekten i en postlåda så stämplas ett startdatum och ett utgångsdatum på alla objekt som har bevarandetaggar med någon av bevarandeåtgärderna Ta bort och tillåt återställning eller Ta bort permanent. Objekt som har en arkiveringstagg stämplas med ett flyttdatum.

  • I följande tabell ges mer information om de olika bevarandetaggar som lades till i den anpassade bevarandeprincip som skapades tidigare i det här avsnittet.

    Bevarandetagg

    Vad taggen gör

    Inbyggd eller anpassad?

    Typ

    Alpine House 3 år Flytta till Arkiv

    Flyttar objekt som är 1 095 dagar (3 år) gamla till arkivpostlådan.

    Anpassad (se steg 2 )

    Standardprinciptagg (arkivering), den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.

    Alpine House 7 år Ta bort permanent

    Tar bort objekt permanent från den primära postlådan och arkivpostlådan efter 7 år.

    Anpassad (se steg 2 )

    Standardprinciptagg (borttagning), den här taggen tillämpas automatiskt på hela postlådan.

    Alpine House Borttaget 5 år Ta bort och tillåt återställning

    Tar bort objekt som är äldre än 5 år från mappen Borttaget. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*

    Anpassad (se steg 2 )

    Bevarandeprinciptagg (Borttaget), den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Borttaget.

    Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till Arkiv

    Flyttar objekt som legat i mappen Återställningsbara objekt i 14 dagar till mappen Återställningsbara objekt i arkivpostlådan.

    Inbyggd

    Bevarandeprinciptagg (Återställningsbara objekt), den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Återställningsbara objekt.

    Skräppost

    Tar bort objekt som legat i mappen Skräppost i 30 dagar permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*

    Inbyggd

    Bevarandeprinciptagg (Skräppost), den här taggen tillämpas automatiskt på objekt i mappen Skräppost.

    1 månad Ta bort

    Tar bort objekt som är 30 dagar gamla permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*

    Inbyggd

    Personlig, den här taggen kan användarna tillämpa.

    1 år Ta bort

    Tar bort objekt som är 365 dagar gamla permanent. Användare kan återskapa dessa objekt i upp till 14 dagar efter att de tagits bort.*

    Inbyggd

    Personlig, den här taggen kan användarna tillämpa.

    Ta aldrig bort

    Den här taggen förhindrar att objekt tas bort på grund av en bevarandeprincip.

    Inbyggd

    Personlig, den här taggen kan användarna tillämpa.

    Privat 1 år Flytta till Arkiv

    Flyttar objekt till arkivpostlådan efter 1 år.

    Inbyggd

    Personlig, den här taggen kan användarna tillämpa.

    Meddelanden: * Användare kan använda verktyget Återställ borttagna objekt i Outlook och Outlook Web App till att återskapa ett borttaget objekt inom en angiven period, där standardvärdet i Exchange Online är 14 dagar. En administratör kan använda Windows PowerShell till att förlänga lagringstiden för borttagna objekt till högst 30 dagar. Mer information finns i: 

  • Med bevarandetaggen Återställningsbara objekt 14 dagar Flytta till Arkiv frigörs lagringsutrymme i mappen Återställningsbara objekt i användarens primära postlåda. Det här är användbart när en användares postlåda är satt på undantag, vilket innebär att ingenting tas bort permanent från användarens postlåda. Om du inte flyttar objekt till arkivpostlådan så kan lagringskvoten för mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan uppnås. Mer information om det här och hur du undviker det finns i Öka lagringskvoten för Återställningsbara objekt för postlådor på undantag.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×