Konfigurera Arkivera automatiskt

Webbläsaren stöder inte video. Din webbläsare har inte stöd för video. Installera Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Om du inte vill rensa brevlådan manuellt kan du låta Outlook göra arbetet åt dig genom att konfigurera Arkivera automatiskt. Gör så här:

Konfigurera Arkivera automatiskt

Inkorgen i Outlook kan snabbt bli överfull av e-post – helt plötsligt har du tusentals nya, besvarade och vidarebefordrade meddelanden. Se till att behålla kontrollen över Inkorgen och mapparna i den genom att flytta gamla objekt som du vill behålla till ett arkiv. Om du använder Arkivera automatiskt behöver du inte göra något manuellt.

Du kan ändra hur ofta den automatiska arkiveringen körs, var de arkiverade objekten lagras och hur länge objekten ska behållas i Outlook innan de arkiveras.

  1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Avancerat.

  2. Klicka på Inställningar för Arkivera automatiskt under Arkivera automatiskt.

  3. Klicka på rutan Arkivera automatiskt var n:e dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.

  4. Välj andra alternativ som du kan vilja använda, t.ex. att gamla objekt ska tas bort i stället för arkiveras.

    Alternativen Arkiv och Arkivera automatiskt är kanske inte tillgängliga om din e-postprofil är ansluten till Exchange Server. Det kan även vara så att organisationen där du arbetar har en policy för bevarande av e-post som åsidosätter den automatiska arkiveringsfunktionen. Kontakta systemadministratören om du behöver mer information.

Vill du veta mer?

Manuell arkivering av gamla objekt

Det är bra att regelbundet ta bort gamla objekt från postlådan,

speciellt om ditt e-postkonto har en storleksgräns.

Du kan ta bort saker

eller flytta dem till en personlig mapp där de lagras lokalt i en Outlook-datafil.

Men om du inte vill rensa postlådan manuellt

kan du låta Outlook gör arbetet åt dig genom att konfigurera Arkivera automatiskt. Gör så här:

Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ.

Klicka på Avancerat och på Inställningar för Arkivera automatiskt.

Arkivera automatiskt liknar att exportera till en fil, förutom att det görs automatiskt

och att en åldersfördelningsperiod bestämmer vad som ska arkiveras.

Du kommer strax att se hur det fungerar.

Dessutom kopieras filerna vid exporten, medan Arkivera automatiskt flyttar dem,

så de ligger inte kvar på sin ursprungliga plats.

Först slår du på Arkivera automatiskt genom att markera Arkivera automatiskt var,

och ange en tidsperiod.

Sedan bestämmer du om du vill markera Fråga före automatisk arkivering.

Därefter bestämmer du vad Outlook ska göra vid automatisk arkivering.

I de flesta fall är det bra att markera Ta bort inaktuella objekt.

Och se till att Arkivera eller ta bort gamla objekt är markerat.

Om du vill kunna komma åt dina arkiverade objekt snabbt,

markerar du Visa arkivmapp i mapplista.

Sedan anger du inställningar för standardmappen. Börja med åldersfördelningsperioden.

Standardinställningen är 6 månader.

Det betyder att alla postlådeobjekt som är äldre än 6 månader arkiveras.

Du kan ändra på det om du vill

och välja månader, veckor eller dagar.

Till sist väljer du om du vill flytta gamla objekt till en Outlook-datafil

eller om de ska tas bort permanent.

I de flesta fall kommer du att välja det första alternativet

och sedan klicka på Bläddra för att hitta en plats

och ange ett namn för arkivfilen.

Klicka på OK.

Slutligen klickar du på Tillämpa inställningarna på alla mappar nu,

sedan på OK och OK.

Nu tillämpas standardinställningarna på alla mappar i din postlåda.

De enda mappar som inte arkiveras är dina kontaktmappar

eftersom det är dumt att arkivera kontakter baserat på en åldersfördelningsperiod.

När du har angett de globala standardinställningarna

kan du ändra inställningar för enskilda mappar.

Säg till exempel att du inte vill arkivera borttagna filer.

Då högerklickar du på Borttagna objekt och klickar på Egenskaper.

Klicka sedan på fliken Arkivera automatiskt.

Eftersom vi tillämpade standardinställningarna på alla mappar

är det här alternativet markerat:

Arkivera med standardinställningarna i den här mappen.

Men om du inte vill arkivera borttagna objekt

kan du välja Arkivera inte objekt i den här mappen.

Du kan också välja Arkivera

den här mappen med följande inställningar om du vill ha fler alternativ.

Till exempel kan du ange en annan åldersfördelningsperiod för en mapp.

Kanske vill du att borttagna objekt arkiveras varje månad.

Slutligen kan du ange vad Outlook ska göra med de arkiverade objekten:

flytta dem till standardarkivmappen,

flytta dem till en annan datafil

(kanske vill du spara objekten, men inte tillsammans med de andra)

eller om de ska tas bort permanent.

Vi väljer det sista alternativet.

Observera att det skiljer sig från inte arkivera mappen.

När du är klar klickar du på Ok.

När Arkivera automatiskt körs för första gången,

flyttas de arkiverade objekten från din postlåda till arkivfilen

där den sedan visas i mapplistan som en personlig mapp.

Om arkiveringen inte verkar fungera

på ett företags-e-postkonto kontaktar du IT-administratören.

En bevarandeprincip kan tillämpas på företags-e-post.

I nästa kurs tittar vi på hur du kan starta arkivering manuellt.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×