Komma igång med samarbete via SharePoint Server 2007

Många människor tillbringar större delen av sin arbetsdag med samarbetsuppgifter. De delar information, arbetar tillsammans i grupp och har hand om projekt. Det kan vara en utmaning att samarbeta effektivt om inte gruppen har tillgång till rätt verktyg för att kommunicera enkelt, dela information och koordinera projektinformation och deadlines i en större grupp människor.

Med Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan ditt arbete effektiviseras eftersom det ger företag en plattform för informationsdelning och samarbete i grupp. En SharePoint-webbplats innehåller särskilda verktyg och arbetsytor som du kan använda för att kommunicera med gruppens medlemmar, spåra projekt, koordinera deadlines och skapa och redigera dokument tillsammans i grupp.

Förbättra grupproduktiviteten

Office SharePoint Server 2007 innehåller många olika sorters webbplatsmallar som du kan använda för att skapa en webbplats.

Obs!: I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

Marknadsföringsavdelningen på Adventure Works använder till exempel en webbplats som har skapats utifrån mallen Gruppwebbplats för att hantera ett antal grupprojekt och dokumentrelaterade uppgifter. Marknadsföringsavdelningens medlemmar använder gruppwebbplatsen dagligen för att skapa och hantera dokument, spåra problem och uppgifter och för att dela länkar och kontakter. Eftersom de har en samlad plats för dessa aktiviteter kan marknadsföringsavdelningens medlemmar spara tid och höja sin produktivitet.

Webbplatsmallen för en gruppwebbplats innehåller:

  • Biblioteket Delade dokument

  • Listan Meddelanden

  • Kalender

  • Listan Gruppdiskussion

  • Listan Uppgifter

  • Listan Länkar

Om du vill att din grupp ska komma igång snabbt och enkelt kan du enkelt skapa en webbplats genom att använda webbplatsmallen för en gruppwebbplats. Den här mallen har många användningsområden och kan uppfylla många olika sorters behov. Den kan spara rutininformation på lång sikt för en enstaka avdelning eller kortsiktig information för ett specifikt projekt som omfattar flera avdelningar. Genom att skapa en gruppwebbplats att använda som arbetsyta för allt samarbete kan gruppen öka sin effektivitet, produktivitet och på så sätt uppnå bättre affärsresultat. Du kan också anpassa webbplatsen så att den uppfyller gruppens eller projektets behov genom att lägga till listor, bibliotek eller andra funktioner.

Effektivare projekthantering

En Office SharePoint Server 2007-webbplats innehåller olika funktioner som du kan använda för att hantera projekt och deadlines i en grupp människor. Gruppwebbplatsen för marknadsföringsavdelningen på Adventure Works har en kalender där gruppmedlemmarna kan spåra viktiga möten, branschhändelser och förhandsvisningar. Marknadsföringsavdelningens medlemmar kan koppla kalendern till sina personliga kalendrar i Microsoft Office Outlook 2007 så att de kan visa informationen tillsammans med sin egen kalenderinformation. Marknadsföringsavdelningen använder även en lista med projektuppgifter för att visualisera och spåra de viktigaste faserna i sina marknadsföringsprojekt.

Gruppwebbplatser går att använda på flera olika sätt för att effektivisera projekthanteringen:

  • Använd inbyggda funktioner, till exempel listmallen med projektuppgifter, som underlättar visualiseringen av förhållandet mellan olika uppgifter och projektstatus med hjälp av automatiserade Gantt-scheman.

  • Koordinera gruppens arbete med hjälp av kalendrar, aviseringar och meddelanden. Det går även att koppla en kalender på din SharePoint-webbplats till din kalender i Office Outlook 2007 så att du kan visa och uppdatera informationen precis som du gör i din personliga kalender.

  • Skapa mötesarbetsytor där ni kan samla material och dokument inför ett möte.

Skapa, granska och dela dokument

En Office SharePoint Server 2007-webbplats underlättar även för en grupp att gemensamt skapa och redigera dokument. På marknadsföringsavdelningen på Adventure Works används till exempel två olika typer av bibliotek för att hantera det innehåll som gruppen skapar:

  • Gruppmedlemmarna sparar allmänna marknadsförings- och budgetdokument i ett delat dokumentbibliotek där gruppmedlemmarna enkelt kan komma åt att läsa, granska och redigera dem.

  • I presentationsbildbiblioteket kan gruppen spara och återanvända bilder för olika presentationer.

För specialprojekt där endast ett fåtal personer ingår skapar gruppmedlemmarna ibland en dokumentarbetsyta som en underwebbplats till gruppwebbplatsen. Med dokumentarbetsytor går det lättare att koordinera samarbetet på enstaka dokument eller ett litet antal dokument.

Det finns flera olika sätt att spara och arbeta med dokument och andra filer på en gruppwebbplats:

  • Använd dokumentbibliotek för att förvara och hantera viktiga dokument. Med versionshanteringsfunktionerna kan du hålla reda på uppdateringar av dokumentet. Du kan också kräva utcheckning av alla dokument i ett bibliotek för att undvika att flera personer ändrar i dokumentet på samma gång.

  • Skapa dokumentarbetsytor för att koordinera utvecklingen av specifika dokument.

  • Använd presentationsbildbibliotek för att dela och återanvända viktiga Microsoft Office PowerPoint 2007-bilder.

  • Koppla från dokumentbibliotek i Office Outlook 2007 så att det går att visa och redigera dokumenten offline, utan nätverksanslutning.

  • Använd arbetsflöden för att hantera samarbetsuppgifter, till exempel granskning och godkännande av dokument. Ytterligare information om arbetsflöden finns i avsnittet Innehållshantering för företag i den här kursen.

Sammanställa och dela gruppens kunskaper

En Office SharePoint Server 2007-webbplats ger företag en central plats att sammanställa rekommenderade metoder, dela information och främja standardisering av företagsprocesserna. Marknadsföringsavdelningen på Adventure Works använder både en wiki-webbplats och en bloggwebbplats för att sammanställa och föra vidare intressant information till gruppen. Marknadsföringsgruppens medlemmar använder en wiki för att samla sådan allmän information om företaget och gruppens processer som kan vara praktisk för nya gruppmedlemmar. Alla gruppmedlemmar kan lägga till information i wikin eller uppdatera wiki-posterna.

Flera av gruppens medlemmar lägger också regelbundet upp branschrelaterad eller marknadsföringsrelaterad information på en bloggwebbplats, där andra medlemmar kan läsa inläggen och kommentera dem. Marknadsföringsbloggen ger gruppens medlemmar ett forum för att dela med sig av nya idéer, åsikter eller få inspiration.

Här är några av de sätt du kan använda en gruppwebbplats på för att sammanställa och dela gruppens kunskaper och viktig information:

  • Spåra uppdateringar och information med hjälp av aviseringar eller RSS (Really Simple Syndication).

  • Använd bloggar för att dela information och främja informationsflödet.

  • Samla gruppens kunskaper och dokumentera interna processer med hjälp av en wiki.

  • Använd undersökningar och diskussioner för att samla information och uppmuntra till dialog.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×