Komma igång: Skapa ett mötesanteckningssystem med InfoPath och SharePoint

Genom att göra några få ändringar i en exempelformulärmall från Microsoft Office InfoPath 2007 och skapa ett dokumentbibliotek på en Windows SharePoint Services 3.0-webbplats kan du implementera ett system i vilket du kan föra mötesanteckningar på ett konsekvent sätt, skicka anteckningar till varje deltagare och spara dessa anteckningar i ett SharePoint Services-dokumentbibliotek. I den här artikeln får du information om hur du skapar det här systemet.

I den här artikeln

Översikt

Innan du börjar

Skapa ett nytt mötesanteckningssystem

Uppdatera formulärmallen

Översikt

I InfoPath finns en exempelformulärmall som utformats specifikt för insamling av vanliga mötesdata, som till exempel dagordningar, deltagare, diskussionsämnen och uppgifter. Exempelformulärmallen är konfigurerad så att du kan skicka en kopia av ett formulär som är baserat på mallen via e-post till varje mötesdeltagare.

Exempelformulärmallen är konfigurerad för att underlätta för den som för anteckningar vid insamling av vanliga data under ett möte. Kontrollerna arrangeras i logiska avsnitt så att det blir lättare för den som för anteckningar att samla in rätt data och inte behöva samla in data som kan genereras automatiskt. Kontrollernas layout utgör ett konsekvent ramverk, så i stället för att den som för anteckningar måste komma ihåg vilken typ av data som ska samlas in fyller han eller hon bara i luckorna under mötets gång.

Även om du kan ändra på formulärmallen så att ytterligare data kan samlas in, föreslår vi att du använder den befintliga formulärmallen som den är med en ändring som innebär att du kan spara ifyllda formulär i ett SharePoint-dokumentbibliotek. Sedan kan du testa systemets effektivitet och använda det du lärt dig under testet när du ändrar formulärmallen så att den passar gruppens behov.

Du kan använda den här exempelformulärmallen i systemet genom att först publicera den i ett nytt dokumentbibliotek på en SharePoint-webbplats. Du kommer att skapa ett nytt dokumentbibliotek som en del av publiceringsprocessen. När du har publicerat formulärmallen och skapat det nya dokumentbiblioteket kan du ändra på formulärmallen så att ett ifyllt formulär sparas i det nya dokumentbiblioteket och en kopia av formuläret skickas till mötesdeltagarna.

Om den som för anteckningar vill använda systemet går han eller hon till dokumentbiblioteket och skapar ett nytt formulär baserat på den här formulärmallen. Under ett möte fyller den som för anteckningar i data i lämpliga kontroller i formuläret. När mötet är slut skickar han eller hon formuläret till dokumentbiblioteket och en kopia av formuläret skickas till alla mötesdeltagare. De människor som inte deltagit i mötet kan sedan läsa anteckningarna genom att gå till dokumentbiblioteket och öppna formuläret i InfoPath.

Exempelformulärmallen innehåller följande avsnitt:

Formulärmall för mötesdagordning med fyra avsnitt

1. Rubrikavsnitt innehåller kontroller för namn, syfte, plats samt datum och tid för mötet. I kontrollen Datum visas automatiskt det datum som formuläret skapades. I textrutekontrollen Sluttid visas som standard en tid en timme senare än den tid som angetts i textrutekontrollen Starttid.

2. Deltagare, upprepande avsnitt innehåller kontroller för namn och e-postadresser för varje mötesdeltagare. När den som för anteckningar skickar det ifyllda formuläret får alla deltagare i det här avsnittet en kopia av det ifyllda formuläret.

3. Diskussionsobjekt, upprepande avsnitt innehåller kontroller för varje presentatör (en deltagare som leder en diskussion) och anteckningar om varje diskussionsämne. I den nedrullningsbara listrutekontrollen Presentatör visas namnen från avsnittet Deltagare.

4. Uppgifter, upprepande avsnitt innehåller kontroller för namn, tilldelning och förfallodatum för varje uppgift. I den nedrullningsbara listrutekontrollen Tilldelning visas namnen från avsnittet Deltagare.

Om du aldrig har använt InfoPath tidigare kan du med hjälp av följande artiklar få förståelse för programmets koncept och de termer som du stöter på när du går igenom uppgifterna i den här artikeln. Om du behöver mer information om hur du genomför en uppgift finns dessa länkar även i motsvarande avsnitt i den här artikeln.

Överst på sidan

Innan du börjar

Du behöver URL (Uniform Resource Locator) och minst designbehörighet till webbplatssamlingen för SharePoint-webbplatsen som du kommer att använda för det här systemet. Om du kan skapa ett dokumentbibliotek för din webbplatssamling har du tillräcklig behörighet. Personer som behöver se mötesanteckningarna måste ha läsbehörighet till webbplatssamlingen. Kontakta administratören för webbplatssamlingen om du behöver behörighet att skapa ett dokumentbibliotek eller för att ställa in läsbehörighet till webbplatssamlingen för dina formuläranvändare.

Du behöver även minst en e-postadress dit du kan skicka en kopia av det ifyllda formuläret samt en e-postklient, till exempel Microsoft Office Outlook 2007, som har konfigurerats för att ta emot meddelanden så att du kan testa formulärmallen.

I denna artikel förutsätts att du använder en standardkonfiguration för SharePoint Services.

Överst på sidan

Skapa ett nytt mötesanteckningssystem

Så här skapar du systemet:

  1. Öppna och spara exempelformulärmallen.

  2. Publicera exempelformulärmallen och skapa ett nytt dokumentbibliotek för mötesanteckningar.

  3. Ändra exempelformulärmallen så att ifyllda formulär sparas i det nya dokumentbiblioteket och skicka sedan en kopia till varje deltagare.

  4. Publicera den ändrade formulärmallen.

  5. Testa den ändrade formulärmallen och det nya dokumentbiblioteket genom att skapa och skicka testformulär baserade på formulärmallen.

Öppna och spara formulärmallen

  1. Klicka på Designa en formulärmallArkiv-menyn.

  2. Klicka på Anpassa ett exempel under Öppna en formulärmall.

  3. Dubbelklicka på Exempel - Dagordning under Anpassa ett exempel.

  4. Klicka på SparaArkiv-menyn.

  5. Om ett meddelande om att publicera formulärmallen visas klickar du på OK.

  6. Ange den plats där du vill spara formulärmallen i dialogrutan Spara som.

  7. Ange ett namn på formulärmallen i rutan Filnamn.

  8. Klicka på InfoPath-formulärmall i listan Filformat och sedan på Spara.

Publicera formulärmallen

Som en del av publiceringsprocessen kommer du att skapa ett nytt dokumentbibliotek.

Mer information om hur du publicerar en formulärmall finns i artikeln Introduktion till formulärmallspublicering.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på På en SharePoint-server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. På nästa sida i guiden, i rutan Ange SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplatsen, skriver du URL-adressen till webbplatssamlingen på SharePoint-webbplatsen och sedan klickar du på Nästa. Om du till exempel vill använda en webbplatssamling med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EndastPersonal skriver du http://www.adventureworks.com/EndastPersonal i rutan.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och sedan på Nästa.

  5. Klicka på Skapa ett nytt dokumentbibliotek på nästa sida och sedan på Nästa.

  6. Ange namn och beskrivning för det nya dokumentbiblioteket på nästa sida och klicka på Nästa.

  7. Godkänn de föreslagna kolumnerna och klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen på den sista sidan i guiden stämmer och klicka på Publicera.

  9. Klicka på Stäng.

    Du får en bekräftelse på den sista sidan i guiden när formulärmallen har publicerats.

Skriv ned URL-adressen till det nya dokumentbiblioteket. Denna information kommer du att behöva senare i artikeln. URL-adressen till det nya dokumentbiblioteket blir URL-adressen till webbplatssamlingen följt av ett snedstreck (/) och sedan namnet på dokumentbiblioteket. Om du till exempel skapade ett nytt dokumentbibliotek med namnet Mötesanteckningar i webbplatssamlingen med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EndastPersonal blir URL-adressen till det nya dokumentbiblioteket http://www.adventureworks.com/EndastPersonal/Mtesanteckningar.

Ändra på formulärmallen

Det här avsnittet innehåller information om hur du gör följande:

  • Lägger till en ny dataanslutning för sändning som sparar det ifyllda formuläret i det nya dokumentbiblioteket.

    Mer information om dataanslutningar för sändning finns i Introduktion till dataanslutningar.

  • Ändrar på alternativen för dataanslutningen så att det ifyllda formuläret sparas i dokumentbiblioteket och en kopia av det ifyllda formuläret skickas till alla mötesdeltagare.

  • Konfigurerar formulärmallen så att formuläret stängs när det har skickats iväg.

Mer information om hur du skickar ett formulär baserat på en formulärmall finns i artikeln Introduktion till att skicka formulärdata.

Lägga till en ny dataanslutning för sändning

I det här avsnittet kommer du att skapa en ny dataanslutning för sändning till det nya dokumentbiblioteket och konfigurera dataanslutningen så att formuläret sparas med ett unikt namn. Formulärnamnet blir en kombination av mötesrubriken och det datum som formuläret skapades.

Skapa dataanslutningen
  1. Klicka på DataanslutningarVerktyg-menyn.

  2. Klicka på Lägg till i rutan Dataanslutning.

  3. Klicka på Skapa en ny anslutning till i guiden Dataanslutning, klicka på Skicka data och sedan på Nästa.

  4. Klicka på I ett dokumentbibliotek på en SharePoint-webbplats på nästa sida i guiden och sedan på Nästa. Välja en plats för skickade data i guiden Dataanslutning

  5. På nästa sida i guiden, i rutan Dokumentbibliotek, skriver du URL-adressen till dokumentbiblioteket som du skapade i föregående avsnitt. Om du till exempel vill använda ett dokumentbibliotek med URL-adressen http://www.adventureworks.com/EndastPersonal/Mtesanteckningar skriver du http://www.adventureworks.com/EndastPersonal/Mtesanteckningar i rutan Dokumentbibliotek.

    Nästa avsnitt innehåller instruktioner om hur du definierar ett unikt formulärnamn, vilket innebär att du står kvar på den här sidan i guiden. Vänta med att klicka på Nästa.

Definiera ett unikt formulärnamn

Formulärmallen sparar formuläret i ett dokumentbibliotek med ett standardnamn. Om du använder standardnamnet sparas bara ett ifyllt formulär i det nya dokumentbiblioteket. I det här avsnittet kommer du att konfigurera dataanslutningen så att formulär baserade på formulärmallen sparas med ett namn som består av mötesrubriken och mötesdatumet. Det gör du genom att skapa en formel som använder en XPath-funktion.

Mer information om formler och funktioner finns i Lägga till en formel i en kontroll.

  1. Klicka på Infoga formel Bild av knapp .

  2. Klicka på Infoga funktion i dialogrutan Infoga formel.

  3. Klicka på Text i listan Kategorier i dialogrutan Infoga funktion.

  4. Klicka på sammanfoga i listan Funktioner och sedan på OK.

  5. Dubbelklicka på den första instansen av dubbelklicka om du vill infoga fältet i rutan Formel.

    Dubbelklicka för att infoga det första fältet som ska användas som en del av formulärnamnet

  6. Öppna meeting i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp, klicka på meetingTitle och sedan på OK.

    Markera meetingTitle-fältet i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp

  7. Klicka på den andra instansen av dubbelklicka om du vill infoga fältet i rutan Formel så att den markeras (dubbelklicka inte).

    Dubbelklicka för att infoga ett bindestreck som en del av formulärnamnet

  8. Skriv ett dubbelt citattecken ("), följt av ett bindestreck (-), följt av ytterligare ett dubbelt citattecken.

    Infoga ett bindestreck som en del av formulärnamnet

  9. Dubbelklicka på den tredje instansen av dubbelklicka om du vill infoga fältet.

    Dubbelklicka för att infoga ett till fält som kan användas som en del av formulärnamnet

  10. Öppna meeting i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp, klicka på meetingDate och sedan på OK.

    Markera meetingDate-fältet i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp

    Dialogrutan Infoga formel ska se ut på följande sätt:

    Den färdiga formeln i dialogrutan Infoga formel som skapar formulärnamnet

  11. Om du vill testa formeln för korrekt syntax klickar du på Bekräfta formel i dialogrutan Infoga formel.

  12. Om formeln inte innehåller några fel klickar du på OK så att dialogrutan stängs.

Avsluta konfigurationen av dataanslutningen
  1. Klicka på Nästa i guiden.

  2. Ange ett beskrivande namn för anslutningen för datasändning i rutan Ange ett namn på dataanslutningen på nästa sida i guiden.

  3. Kontrollera att informationen stämmer i avsnittet Sammanfattning och klicka på Slutför.

  4. Klicka på Stäng.

  5. Klicka på SparaArkiv-menyn.

Ändra på sändningsalternativen och använda båda dataanslutningarna för sändning

  1. Klicka på SändningsalternativVerktyg-menyn.

  2. Markera kryssrutan Tillåt användare att skicka formuläret i dialogrutan Sändningsalternativ.

  3. Klicka på Utför anpassad åtgärd med regler och sedan på Regler.

  4. Klicka på Lägg till i dialogrutan Regler för att skicka formulär.

  5. Klicka på Lägg till åtgärd.

  6. Klicka på Skicka via en dataanslutning i rutan Åtgärd.

  7. Klicka på dataanslutningen till dokumentbiblioteket som du skapade i det tidigare avsnittet i listan Dataanslutning och klicka sedan på OK.

  8. Klicka på Lägg till åtgärd.

  9. Klicka på Skicka via en dataanslutning i rutan Åtgärd.

  10. Klicka på Huvudleverans i listan Dataanslutning och sedan på OK.

    Du kommer att använda dataanslutningen Huvudleverans när du skickar en kopia av formuläret till alla deltagare.

  11. I rutan Namn i dialogrutan Regel skriver du Sändningsregler för att identifiera regeln som du just skapat.

  12. Klicka på OK två gånger.

Konfigurera formulärmallen så att formuläret stängs när det har skickats iväg.

  1. Klicka på Avancerat i dialogrutan Sändningsalternativ.

  2. Klicka på Stäng formuläret i listan Efter sändningen.

  3. Klicka på OK.

  4. Klicka på SparaArkiv-menyn.

Publicera formulärmallen

När du har ändrat formulärmallen måste du publicera den i dokumentbiblioteket så att ändringarna distribueras.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på På en SharePoint-server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. På nästa sida i guiden, i rutan Ange SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplatsen, skriver du dokumentbibliotekets plats i webbplatssamlingen för SharePoint-webbplatsen och sedan klickar du på Nästa.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och sedan på Nästa.

  5. Klicka på Uppdatera formulärmallen i ett befintligt dokumentbibliotek på nästa sida.

  6. Klicka på dokumentbiblioteket i listan Dokumentbibliotek som ska uppdateras och sedan på Nästa.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen på nästa sida stämmer och klicka på Publicera.

    Du får en bekräftelse på sista sidan i guiden när formulärmallen har publicerats.

Testa formulärmallen och webbplatsen

  1. Klicka på Öppna det här dokumentbiblioteket på sista sidan i Publiceringsguiden och klicka på Stäng.

  2. Klicka på Nytt i dokumentbiblioteket.

  3. Fyll i formuläret på samma sätt som om du för anteckningar på ett möte. När du har angett en tid i textrutekontrollen Starttid trycker du på TABB-tangenten och går till nästa kontroll. Textrutekontrollen Sluttid fylls i automatiskt.

  4. Ange e-postadressen för en mötesdeltagare i rutan E-post i avsnittet Deltagare. Om du vill lägga till fler deltagare och deras e-postadresser klickar du på Lägg till deltagare.

  5. Klicka på Skicka i InfoPath-verktygsfältet.

  6. Kontrollera att rätt e-postadress visas i dialogrutan.

  7. Klicka på Skicka och sedan på OK så att dialogrutan stängs.

Mötesanteckningarna bör visas i dokumentbiblioteket och bör även ligga i din inkorg som ett nytt e-postmeddelande.

När du har testat systemet genom att skapa och skicka några formulär baserade på den här formulärmallen, kan du börja använda systemet för att spara och distribuera mötesanteckningar.

Överst på sidan

Uppdatera formulärmallen

När andra har provat på ditt nya system genom att skapa och spara mötesanteckningar kan du ändra formulärmallens design enligt deras feedback. Gör så här om du vill göra ändringar i formulärmallen:

  1. Öppna formulärmallen från dokumentbiblioteket, ändra formulärmallen och spara ändringarna.

  2. För in ändringarna i dokumentbiblioteket genom att publicera formulärmallen.

Öppna formulärmallen från dokumentbiblioteket

  1. Öppna dokumentbiblioteket.

  2. Klicka på Inställningar och sedan på inställningar för Inställningar för Formulärbibliotek.

  3. Klicka på Avancerade inställningar under Allmänna inställningar.

  4. Klicka på Redigera mall under rutan Mall-URL i avsnittet Dokumentmall.

  5. Om ett meddelande om publicering av formulärmallen visas klickar du på Ja.

När du har ändrat formulärmallen sparar du formulärmallen innan du publicerar den.

Publicera formulärmallen

När du har gjort ändringar måste du publicera den ändrade formulärmallen i dokumentbiblioteket.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på På en SharePoint-server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. På nästa sida i guiden, i rutan Ange SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplatsen, skriver du dokumentbibliotekets plats i webbplatssamlingen för din SharePoint-webbplats och sedan klickar du på Nästa.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och sedan på Nästa.

  5. Klicka på Uppdatera formulärmallen i ett befintligt dokumentbibliotek på nästa sida.

  6. Klicka på dokumentbiblioteket i listan Dokumentbibliotek som ska uppdateras och sedan på Nästa.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen stämmer på nästa sida och klicka sedan på Publicera.

  9. Klicka på Stäng.

    En bekräftelse av att formulärmallen har publicerats visas på den sista sidan i guiden.

Överst på sidan

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×