Introduktion till webbplatsen för arkivhandlingscenter

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Med webbplatsmallen för arkivhandlingscenter i Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan organisationer implementera programmen för hantering och lagring av arkivhandlingar.

I den här artikeln

Funktionerna i webbplatsmallen arkivhandlingscenter

Utforma ett arkivhandlingscenter

Funktioner för webbplatsmallen för arkivhandlingscenter

Arkivhandlingscentret ska fungera som en central lagringsplats som en organisation kan lagra och hantera alla arkivhandlingar på. Arkivhandlingscentret stöder hela hanteringsprocessen för arkivhandlingar, från insamling av arkivhandlingar, hantering av arkivhandlingar till disposition av arkivhandlingar. En webbplats för arkivhandlingscenter utformas och konfigureras normalt av professionella hanterare av arkivhandlingar och IT-personal (informationsteknik) i en organisation för att stödja arkiveringsplanen.

Webbplatsmallen för arkivhandlingscenter kombinerar vissa standardfunktioner som finns i Office SharePoint Server 2007 med ytterligare specialiserade funktioner för arkivhandlingshantering för att tillhandahålla följande möjligheter:

  • Lagringsmöjligheter     Arkivhandlingscentret har flera funktioner som säkerställer integriteten hos arkivhandlingarna som lagras i det:

    • Arkivhandlingar ändras aldrig automatiskt av systemet. På så sätt säkerställs att arkivhandlingar som överförs till en webbplats för arkivhandlingscenter och hämtas igen senare alltid är identiska.

    • Webbplatsadministratörer kan enkelt konfigurera arkivhandlingscentret med inställningar som förhindrar direkt manipulering av arkivhandlingar genom att versionshantera ändringar som görs i dokumentinnehåll och granska särskilda typer av ändringar.

    • Med arkivhandlingscentret kan hanterare av arkivhandlingar lägga till och bevara metadata i objekt separat från en arkivhandlings metadata, så att den information som är relevant för arkivhandlingshanteringsuppgifter kan uppdateras utan att den underliggande arkivhandlingen ändras. Ändringar i metadata versionshanteras också.

  • Tvingande för information management-principer   Office SharePoint Server 2007 innehåller flera principfunktioner som är användbara för hantering av arkivhandlingar: 

    • Granskning     Med denna funktion loggas händelser och åtgärder som utförs på filer. Inom ramen för arkivhandlingshantering är granskning användbar för att registrera vem som visar och kommer åt information i arkivhandlingscentret.

    • Förfallotid     Med denna funktion anges hur länge en arkivhandling ska bevaras och vilken åtgärd som ska inträffa när förfalloperioden avslutas, till exempel borttagning eller initiering av ett arbetsflöde för dispositionsgodkännande. Inom ramen för arkivhandlingshantering inleds lagringsperioden för en arkivhandling vanligtvis när en arkivhandling ursprungligen skickas till arkivhandlingscentret.

    • Streckkoder     Med denna funktion får varje arkivhandling en unik streckkodsbild och ett numeriskt värde. Streckkodens värde lagras och indexeras tillsammans med den elektroniska versionen av arkivhandlingen. Inom ramen för arkivhandlingshantering är streckkoder användbara för att bevara och spåra fysiska arkivhandlingar. När arkivhandlingarna i ett bibliotek har fysiska versioner kan du använda streckkoder för att korrelera de fysiska versioner med de elektroniska motsvarigheterna.

  • Programmerbart gränssnitt för arkivhandlingsinsamling     Arkivhandlingscentret stöder en uppsättning tjänster som underlättar arkivhandlingsinsamling. Med arkivhandlingscentrets programmerbara gränssnitt kan organisationer konfigurera både dokumenthanterings- och e-postsystem för att automatiskt skicka filer till webbplatsen för arkivhandlingscenter. Innehåll kan skickas till arkivhandlingscentret via en webbtjänst genom användning av SOAP-protokollet eller via e-post genom användning av SMTP-protokollet.

  • Cirkulation av arkivhandlingar     Arkivhandlingscentret har en cirkulationslista för arkivhandlingar som automatiskt cirkulerar inkommande arkivhandlingar (oavsett om de skickas automatiskt eller manuellt till korrekt plats, baserat på arkivhandlingstyp. När en arkivhandling skickas till arkivhandlingscentret medföljer ofta ytterligare relaterad information, till exempel granskningshistorik och metadata. En arkivhandlings granskningshistorik lagras i arkivhandlingscentret som en XML-fil och en arkivhandlings metadata lagras både i en XML-fil och i metadatakolumner på webbplatsen för arkivhandlingscenter.

  • Undantag     Med arkivhandlingscentret kan organisationer ta arkivhandlingar som är föremål för juridisk granskning som en del av en process eller relevanta för en granskning eller undersökning, och placera dem i en undantagslista. När arkivhandlingar placeras i ett undantag berörs de inte av någon aktiv förfalloprincip, och de skyddas då mot att förstöras. Exempel: I händelse av en process placerar en organisation relevanta arkivhandlingar som kan behöva produceras i ett undantag, och dessa arkivhandlingar är tillgängliga tills processen har slutförts. Arkivhandlingar kan placeras i mer än ett undantag samtidigt. Hanterare av arkivhandlingar kan också söka i arkivhandlingscentret efter arkivhandlingar som behöver placeras i ett undantag.

Överst på sidan

Utforma en webbplats för arkivhandlingscenter

På den högsta nivån rör det sig om två huvudsakliga steg för att utforma en webbplats för arkivhandlingscenter för att implementera ett program för arkivhandlingshantering:

  1. En organisation måste utveckla en strategi för poster och ett formellt poster plan för att hantera. Det här är ett samarbetsdokument som som handlar om att koordination mellan hanterare av arkivhandlingar, efterlevnadstjänstemän, IT-personalen och informationsarbetare.

  2. En organisation måste sedan Konfigurera en eller flera arkivhandlingscenter webbplatser för implementering av dess planen för hantering av arkivhandlingar.

I avsnitten nedan beskrivs kort de primära element som ingår i vart och ett av dessa steg.

Planering för arkivhandlingshantering

Organisationen bör utveckla en formell plan för strategin för arkivhandlingshantering innan den kan konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter som lösning för arkivhandlingshantering. De specifika elementen i en formell plan för arkivhandlingshantering är troligtvis unika för individuella organisationer eller företag. I så gott som alla planer för arkivhandlingsplanering ingår dock följande dokument och processer:

  • Filplan     I en filplan beskrivs de typer av dokument eller objekt som en organisation ser som officiella affärsarkivhandlingar. Information om var dessa arkivhandlingar är lagrade samt information som särskiljer en typ av arkivhandling från en annan ges. Filplanen fungerar som en omfattande samling principer, processer och riktlinjer för att skapa, lagra och hantera arkivhandlingar. En filplan ska täcka alla arkivhandlingar, oavsett media, inklusive papper, e-post och elektroniska filer. Den måste också ange hur varje arkivhandling klassificeras, säkras och slutligen förstörs. Vidare ska filplanen innehålla hänsyn till speciella kategorier av arkivhandlingar, till exempel konfidentiella, viktiga eller privilegierade arkivhandlingar, eller arkivhandlingar med yrkeshemligheter. Slutligen måste filplanen specificera de personer som ansvarar för att hantera varje typ av arkivhandling.

  • Lagringsschema     I ett lagringsschema anges hur länge varje arkivhandling i filplanen måste bevaras (dess lagringstid) samt processen för att göra sig av med den när den når slutet av denna period (dess dispositionsprocess). Riktlinjerna i ett lagringsschema baseras vanligtvis på juridiska behov, risker för organisationen och affärsbehov. I ett lagringsschema beskrivs också vanligtvis de eventuella riskhanteringshändelser som bestämmer lagringstiden för varje arkivhandlingstyp.

  • Dokument för efterlevnadskrav     I ett dokument för efterlevnadskrav definieras de regler som IT-system för arkivhandlingshantering måste följa, vilken duglighet de måste ha samt de typer av regelbunden övervakning som de måste stödja för att säkerställa efterlevnad.

  • Formell process för att inaktivera dispositionen av arkivhandlingar     I denna process, som ofta kallas ett undantag, ges detaljer om hur en organisation inaktiverar dispositionen av arkivhandlingar när händelser, till exempel processer, granskningar eller undersökningar, inträffar.

  • System för att övervaka och rapportera hanteringen av arkivhandlingar     För att säkerställa att anställda arkiverar, kommer åt och hanterar arkivhandlingar i enlighet med definierade principer och processer, måste ett program för arkivhandlingshantering ha en process eller ett system för övervakning och rapportering av hanteringen av arkivhandlingar.

Överst på sidan

Konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter

När en organisation har utfört detaljerad planering av arkivhandlingshantering och utvecklat en formell plan för arkivhandlingshantering, kan den skapa och konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter för att implementera programmet.

Du behöver följa följande steg för att konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter:

  1. Skapa dokumentbibliotek eller listor för att hantera och lagra varje typ av arkivhandling som anges i filplanen.

    Vi rekommenderar att du skapar ett dokumentbibliotek för varje innehållstyp i arkivhandlingsplanen.

    När arkivhandlingar skickas till arkivhandlingscentret cirkuleras de till relevant lista eller bibliotek.

  2. Skapa kolumner för relevanta dokumentbibliotek, listor eller innehållstyper. Kolumnerna ska innehålla och visa metadata för varje arkivhandlingstyp som anges i filplanen.

  3. Ange informationshanteringsprinciperna för varje arkivhandlingstyp på webbplatsen för arkivhandlingscenter. Dessa principer ska återspegla de lagringstider och granskningskrav som anges i organisationens filplan och lagringsschema.

  4. Konfigurera cirkulationslistan för arkivhandlingar för att cirkulera varje arkivhandlingstyp till lämplig plats. När arkivhandlingar skickas till webbplatsen för arkivhandlingscenter, antingen manuellt eller programmässigt, används denna tabell i Office SharePoint Server 2007 för att fastställa hur arkivhandlingen på webbplatsen för arkivhandlingscenter ska klassificeras och var den ska skickas.

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×