Introduktion till rapporter

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

När du använder en databas använder du vanligtvis rapporter för att visa, formatera och sammanfatta data. Du kan till exempel skapa en rapport av typen lista om du vill visa telefonnummer för alla dina kontakter, eller en sammanfattningsrapport om du vill summera försäljningen för företaget över olika regioner och tidsperioder.

Denna artikel ger en översikt över rapporter i Microsoft Access 2010 och introducerar funktioner som lagts till eller tagits bort. Här beskrivs också hur du skapar en rapport, hur du sorterar, grupperar och sammanfattar data samt hur du förhandsgranskar och skriver ut en rapport.

Du hittar det är mycket enklare att skapa meningsfull rapporter om databasen har en väl utformad tabellstruktur och relationer. En introduktion till att planera och utforma en databas finns i artikeln grundläggande databasdesign.

Artikelinnehåll

Översikt

Nyheter

Skapa en ny rapport

Lägga till gruppering, sortering och summering

Markera värden med hjälp av villkorsstyrd formatering

Ordna ett professionellt utseende med hjälp av teman

Lägga till bilder

Förhandsgranska och skriva ut en rapport

Översikt

En rapport är ett databasobjekt som används för att visa och sammanfatta data. Med hjälp av rapporter är det möjligt att distribuera eller arkivera ögonblicksbilder av dina data, antingen genom att de skrivs ut, konverteras till PDF- eller XPS-filer eller exporteras till något annat filformat.

Förhandsgranskning av en rapport för en anställd

Rapporter kan ge information om enskilda poster, sammanfatta flera poster, eller både och. Du kan också använda rapporter i Access för att skapa etiketter till utskick eller för något annat syfte.

Det är möjligt att skapa ”obundna” rapporter som inte visar data, men i denna artikel kommer vi anta att en rapport är bunden till en datakälla, som till exempel en tabell eller en fråga.

Klientrapporter jämfört med webbrapporter

Access 2010 innehåller en ny funktion som låter dig skapa en ”webbdatabas” genom att publicera en Access-databas till en SharePoint-server som kör Access Services. När du skapar en webbdatabas visas Access-rapporter i webbläsaren med hjälp av SQL Server Reporting Services. Denna omvandling innebär däremot vissa begränsningar på vilka funktioner som du kan använda i de rapporter som du vill visa i webbläsaren. Men om rapportvisning i webbläsaren är tillräcklig för dina behov kan du använda alla funktioner som rapportutformaren erbjuder i Access.

Rapportens delar

Designen för en rapport i Access, är uppdelat i avsnitt. Du kan visa rapporten i designvyn och dess avsnitten i en klientdatabas. I en Layout Visa, avsnitten är inte lika uppenbara, men de finns kvar och kan väljas ut med hjälp av den nedrullningsbara listrutan i gruppen markering på fliken Format. Om du vill skapa användbara rapporter måste du förstå hur varje avsnitt fungerar. Avsnittet du väljer att infoga en beräknad kontroll avgör exempelvis hur resultatet beräknas i Access. Följande lista är en sammanfattning av avsnittstyperna och deras användning:

  • Rapporthuvud    Det här avsnittet skrivs ut en gång, i början av rapporten. Använd rapporthuvudet information som normalt kan visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen summa i rapporthuvud är beräknas summan för hela rapporten. Rapporthuvud skrivs ut före sidhuvudet.

  • Sidhuvud    Det här avsnittet skrivs ut högst upp på varje sida. Till exempel använda ett sidhuvud ska upprepas rapportrubriken på varje sida.

  • Grupphuvud    Det här avsnittet skrivs ut i början av varje ny grupp med poster. Använd grupphuvudet om du vill skriva ut på gruppens namn. Till exempel i en rapport som är grupperad efter produkt, använda grupphuvudet ska skrivas ut på produktnamn. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen summa i grupphuvudet är summan för den aktuella gruppen. Du kan ha flera gruppen sidhuvud avsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till. Mer information om hur du skapar gruppen sidhuvuden och sidfötter finns i avsnittet lägga till gruppering, sortering och summering.

  • Detaljer    Det här avsnittet skrivs ut en gång för varje rad i datakällan. Det här är placerar du kontrollerna som utgör huvuddelen av rapporten.

  • Gruppfot    Det här avsnittet skrivs ut i slutet av varje grupp med poster. Använd en gruppfot om du vill skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp. Du kan ha flera gruppen sidfot avsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till.

  • Sidfot    Det här avsnittet skrivs ut i slutet av varje sida. Använd en sidfot om du vill skriva ut sidnummer eller information per sida.

  • Rapportfot    Det här avsnittet skrivs ut en gång, i slutet av rapporten. Använd en rapportfot om du vill skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

Obs!: I designvyn visas rapportfoten nedanför sidfoten. I alla andra vyer (layoutvyn, till exempel, eller när rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas) visas rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista grupp sidfot eller detaljerade raden på sista sidan.

Början av dokumentet

Nyheter

At skapa en rapport i Access 2010 går till på ungefär samma sätt som att skapa en rapport i Access 2007. Men i Access 2010 finns det några nya funktioner som gäller för rapporter:

  • Delade bildgalleri    Du kan nu koppla en bild till en databas och använda bilden på flera objekt i Access 2010. Uppdatera enstaka bild uppdaterar den överallt där det används över hela databasen.

  • Office-teman    I Access 2010 nu kan du använda vanliga Microsoft Office-teman till tillämpa som utformats uppsättningar med teckensnitt och färger för alla Access-formulär och rapporter samtidigt.

  • Mer kraftfull villkorsstyrd formatering    Access 2010 innehåller mer kraftfulla verktyg för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till upp till 50 regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp med kontroller och i klienten rapporter, du kan lägga till datafält om du vill jämföra data över poster.

  • Mer flexibla layouter    I Access 2010 är design standardmetoden för rapporter att lägga till kontroller i layouter. Dessa rutnät för att justera och ändra storlek på kontroller enkelt eller krävs för rapporter som du vill återge i en webbläsare. Även om layouter själva inte i Access 2010, finns det några ändringar i de olika sätt som du använda dem för att flytta, justera och ändra storlek på kontroller. Mer information finns i video Introduktion till formulär- och rapportlayouter.

Början av dokumentet

Skapa en ny rapport

Steg 1: Välj en datakälla

Datakällan för en rapport kan vara en tabell, en namngiven fråga eller en inbäddad fråga. Datakällan måste innehålla alla rader och kolumner med de data som du vill visa på rapporten.

  • Om de data som du vill använda finns i en befintlig tabell eller fråga väljer du den tabellen eller frågan i navigeringsfönstret och fortsätter sedan till Steg 2: Välj ett rapportverktyg.

  • Om datakällan inte redan finns gör du något av följande:

Mer information om hur du skapar tabeller eller frågor finns i artiklarna Introduktion till tabeller eller Introduktion till frågor.

Mer information om hur du skapar och välja datakällor finns i artikeln Ange datakällan för en rapport.

Steg 2: Välj ett rapportverktyg

Rapportverktygen finns i gruppen Rapporter på fliken Skapa i menyfliksområdet. I följande tabell ges en kortfattad beskrivning av hur varje verktyg fungerar:

Webbkompatibla rapporter

Rapporter som skapas med hjälp av dessa verktyg är kompatibla med funktionen Publicera i Access Services och kommer att kunna visas i en webbläsare. Observera att webbkompatibla objekt anges med en jordglob i objektets ikon.

Bild av knapp

Verktyg

Beskrivning

Bild av knapp

Rapport

Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret.

Bild av knapp

Tom rapport

Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar åtgärdsfönstret Fältlista. Access skapar en datakällfråga när du drar fält från fältlistan till rapporten.

Mer information om Publicera till Access Services funktionen finns i artikeln Skapa en Access-databas att dela på webben.

Klientrapporter

Rapporter som skapas med hjälp av dessa verktyg är inte kompatibla med funktionen Publicera i Access Services. Om du lägger till klientrapporter i en webbdatabas kommer det inte att förhindra att databasen kan publicera data, men klientrapporterna kommer inte att kunna visas i webbläsaren. Du kan däremot använda en klientrapport då databasen har öppnats i Access.

Bild av knapp

Verktyg

Beskrivning

Bild av knapp

Rapport

Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret.

Bild av knapp

Rapportdesign

Öppnar en tom rapport i designvyn, där du kan lägga de fält och kontroller som du vill använda.

Bild av knapp

Tom rapport

Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar åtgärdsfönstret Fältlista. När du drar fält från fältlistan till rapporten skapar Access en inbäddad fråga och sparar den i egenskapen Datakälla för rapporten.

Bild av knapp

Rapportguiden

Visar en guide i flera steg, där du kan ange fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ. Guiden skapar en rapport baserad på de val som du gör.

Bild av knapp

Etiketter

Visar en guide som låter dig välja standardetikettstorlek eller en egen etikettstorlek samt vilka fält som du vill visa och hur du vill att de ska sorteras. Guiden skapar etikettrapporten baserad på de val som du gör.


Steg 3: Skapa rapporten

  1. Klicka på knappen för det verktyg du vill använda. Om en guide visas följer du stegen i guiden och klickar på Slutför på den sista sidan.

    Access visar rapporten i layoutvyn.

  2. Formatera rapporten tills den ser ut som du vill:

    • Ändra storlek på fält och etiketter genom att markera dem och sedan dra kanterna tills de har önskad storlek.

    • Flytta ett fält genom att markera det (och dess etikett, om sådan finns) och dra det sedan till den nya platsen.

    • Högerklicka på ett fält och använd kommandona i snabbmenyn om du vill sammanfoga eller dela celler, ta bort eller välja fält och utföra andra formateringsåtgärder.

      Dessutom kan du använda de funktioner som beskrivs i följande avsnitt för att göra din rapport mer attraktiv och lättläst.

Början av dokumentet

Lägga till gruppering, sortering och summering

Det snabbaste sättet att lägga till gruppering, sortering eller summor i en rapport är att högerklicka på det fält som du vill använda gruppering, sortering eller summa för och sedan klicka på önskat kommando på snabbmenyn.

Du kan också lägga till gruppering, sortering eller summering med hjälp av rutan Gruppera, sortera och summera medan rapporten är öppen i layoutvyn eller designvyn:

  1. Om rutan Gruppera, sortera och summera inte redan är öppen klickar du på Gruppera och sortera i gruppen Gruppera, sortera och summera på fliken Design.

  2. Klicka på Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering och markera sedan det fält som du vill gruppera eller sortera.

  3. Klicka på Mer på en rad för gruppering eller sortering om du vill ange fler alternativ och lägga till summor.

Mer detaljerad information om gruppering, sortering och summering finns i artikeln Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport.

Början av dokumentet

Markera värden med hjälp av villkorsstyrd formatering

Access 2010 innehåller mer kraftfulla verktyg för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till upp till 50 regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp av kontroller och i klientrapporter kan du lägga till datastaplar för att jämföra data mellan olika poster.

Lägga till villkorsstyrd formatering :

  1. Öppna rapporten i layoutvyn genom att högerklicka på den i navigeringsfönstret och sedan klicka på Layoutvy.

  2. Markera alla kontroller som du vill tillämpa villkorsstyrd formatering. Om du vill markera flera kontroller håller du ned SKIFT eller CTRL-tangenten och klickar på kontrollerna.

  3. Klicka på Villkorsstyrd formatering i gruppen Kontrollformatering på fliken Format.

    Access öppnar dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering.

  4. I dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering klickar du på Ny regel.

  5. I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du ett värde under Välj en regeltyp:

    • Om du vill skapa en regel tillämpas för varje post var för sig ska du välja Kontrollera värden i den aktuella posten eller använd ett uttryck.

    • Om du vill skapa en regel som jämför poster med varandra genom att använda datastaplar klickar du på Jämför med andra poster.

Obs!:  Alternativet Jämför med andra poster är inte tillgängligt för webbdatabaser.


  1. Under Redigera regelbeskrivningen anger du den regel som kommer att avgöra när formateringen ska tillämpas och önskad formatering då regelns kriterier uppfylls.

  2. Klicka på OK för att återgå till dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering.

  3. Om du vill skapa ytterligare en regel för denna kontroll eller uppsättning av kontroller upprepar du proceduren från steg 4. Klicka annars på OK för att stänga dialogrutan.

Mer information om att lägga till villkorsstyrd formatering i en rapport finns i video Använd villkorsstyrd formatering i rapporter.

Början av dokumentet

Ordna ett professionellt utseende med hjälp av teman

Du kan nu använda Office 2010-teman med en Access-databas, vilket hjälper dig att skapa en enhetlig stil för alla Office-dokument.

Viktigt!: Om du väljer ett Office-tema (eller teckensnitt eller färg) tillämpas det på alla formulär och rapporter i databasen (inte bara på den som du arbetar med).

  1. Öppna en rapport i layoutvyn genom att högerklicka i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layout VISA.

  2. På fliken Design i gruppen teman och väljer tema, färg eller teckensnitt som du vill använda:

    Bild av menyfliksområdet

    • Använd galleriet Tema för att samtidigt ange färger och teckensnitt för ett fördefinierat schema.

    • Använd gallerierna Färger eller Teckensnitt om du vill ange färger eller teckensnitt separat.


Mer information om hur du använder Office-teman finns i videon göra dina Access-formulär och rapporter mer konsekvent och tilltalande med Office-teman.

Början av dokumentet

Lägga till bilder

Traditionellt har bilder i Access kontrollerats genom enskilda bildkontroller på varje formulär eller rapport. Då en bild som användes på flera formulär och rapporter ändrades behövde varje enskild bildkontroll uppdateras manuellt. I Access 2010 kan du nu koppla en bild till en databas en enda gång och sedan använda den bilden med flera objekt. En uppdatering av den enda bildfilen gör att den automatiskt uppdateras på alla platser där den används över hela databasen. Det är mycket användbart för till exempel företagslogotyper eller bakgrundsbilder som används överallt i en databas.

Lägga till en bild

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill lägga till bilden i och klickar sedan på Layoutvy .

  2. Klicka i rapporten på den plats där du vill lägga till bilden.

  3. Klicka på Infoga bild i gruppen Kontroller på fliken Design.

  4. Gör något av följande:

    • Använd en befintlig bild    Om bilden du vill använda redan finns i galleriet klickar du på den för att lägga till det i rapporten.

    • Ladda upp en ny bild    Klicka på Bläddra längst ned i galleriet. Navigera till den bild som du vill använda i dialogrutan Infoga bild och klicka sedan på Öppna.

      Access lägger till den valda bilden i rapporten.

Lägga till en bakgrundsbild

Obs!:  Bakgrundsbilder kan inte läggas till i webbkompatibla rapporter.

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på den rapport som du vill lägga till bakgrundsbilden i och klickar sedan på Layoutvy .

  2. Klicka på Bakgrundsbild i gruppen Bakgrund på fliken Format.

  3. Gör något av följande:

    • Använd en befintlig bild    Om bilden du vill använda redan finns i galleriet klickar du på den för att lägga till det i rapporten.

    • Ladda upp en ny bild    Klicka på Bläddra längst ned i galleriet. Navigera till den bild som du vill använda i dialogrutan Infoga bild och klicka sedan på Öppna.

      Access lägger till den valda bilden i rapporten.

Början av dokumentet

Förhandsgranska och skriva ut en rapport

Förhandsgranska en rapport

  1. Öppna den rapport som du vill förhandsgranska eller välj den i navigeringsfönstret.

  2. På fliken Arkiv klickar du på Skriv ut och klickar sedan på Förhandsgranska.

    Access öppnar rapporten i förhandsgranskningsläget. Du kan använda kommandona på fliken Förhandsgranska för att göra något av följande:

    • Skriva ut rapporten

    • Ändra sidstorlek eller layout

    • Zooma in eller ut, eller visa flera sidor åt gången

    • Uppdatera data i rapporten

    • Exportera rapporten till något annat filformat.

  3. När du vill återgå till databasens arbetsyta klickar du på Stäng förhandsgranskning i gruppen Stäng förhandsgranskning på fliken Förhandsgranska.

Skriva ut en rapport

Förutom att skriva ut en rapport från förhandsgranskningsvyn kan du även skriva ut den utan att förhandsgranska den:

  1. Öppna den rapport som du vill förhandsgranska eller välj den i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på Skriv ut på fliken Arkiv.

    • Om du vill skicka rapporten direkt till standardskrivaren utan att ange skrivaralternativ klickar du på Snabbutskrift.

    • Om du vill öppna en dialogruta där du kan välja skrivare, ange antal kopior och andra alternativ klickar du på Skriv ut.

Början av dokumentet

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Hade du nytta av den här informationen?

Bra! Andra synpunkter?

Hur kan vi förbättra den?

Tack för din feedback!

×